La pandemia di COVID-19 ha determinato un rallentamento per molte aziende. Ad esempio, le vendite al dettaglio, i viaggi e gli eventi sportivi hanno tutti subito forti flessioni. Ma la risposta mondiale al virus ha anche spinto all'innovazione, ispirando molte organizzazioni a sviluppare nuovi modi per svolgere il loro lavoro più importante mantenendo i dipendenti il più possibile al sicuro e in salute.
Il percorso di Kuwait National Petroleum Company (KNPC) verso l'automazione illustra questo fenomeno. Circa un anno prima della pandemia, il team IT di KNPC ha iniziato a digitalizzare e automatizzare il flusso di importanti comunicazioni interdipartimentali utilizzando un software basato sulla tecnologia IBM Cloud Pak for Business Automation. Stavano mettendo a punto l'automazione dei processi per quattro reparti e si stavano preparando a coinvolgere altri reparti quando la pandemia ha cambiato tutto.
Improvvisamente, condividere documenti fisici e consegnarli agli stakeholder dell'organizzazione è diventata una proposta potenzialmente pericolosa. Adottare un approccio individuale alla digitalizzazione del processo per ulteriori dipartimenti non era più accettabile. Per mantenere i documenti aziendali critici in movimento, il reparto IT, guidato da Anfal Al Rashed, Project Head for Digitized and Automated Solutions, avrebbe dovuto accelerare l'implementazione e cercare di coinvolgere l'intera azienda il più rapidamente possibile.
Riduzione del tempo del ciclo
Ciclo di promemoria ridotto da 5 giorni a <3 ore
Risparmi
La soluzione ha contribuito a far risparmiare più di 607.740 fogli di carta
Nel 2019, KNPC ha iniziato a utilizzare Easy Memo, un'applicazione aziendale sviluppata dal business partner IBM EBLA Computer Consultancy Company, che consente alle aziende di comporre, rivedere, approvare e distribuire promemoria o lettere elettroniche. Easy Memo utilizza le funzionalità di gestione dei contenuti di IBM Cloud Pak for Business Automation per archiviare in modo sicuro i promemoria e la corrispondenza business-critical di KNPC.
La soluzione consente inoltre a KNPC di firmare digitalmente i documenti in modo conforme ai requisiti stabiliti dai tribunali kuwaitiani, classificarli secondo la tassonomia unica di KNPC e monitorarli mentre vengono sottoposti a processi di revisione e approvazione. Inoltre, Easy Memo consente a KNPC di rispondere in maniera conforme ai promemoria elettronici, includere allegati ai promemoria ed eseguire ricerche di contenuti completi.
I dipendenti dei primi quattro dipartimenti KNPC che hanno adottato l'applicazione Easy Memo si stavano appena abituando al nuovo workflow quando è iniziata la pandemia. Per Al Rashed e il reparto IT era chiaro che l'intera organizzazione aveva bisogno della soluzione digitale, ma ottenere il consenso degli altri 29 dipartimenti di KNPC rappresentava una sfida completamente nuova.
Fortunatamente, Al Rashed e il reparto IT sapevano esattamente cosa fare. “Abbiamo chiesto al nostro responsabile IT di inviare un promemoria elettronico con firma digitale a tutti i responsabili di reparto. Si è innescata una reazione a catena: un dipartimento dopo l'altro hanno chiesto di usare Easy Memo", racconta Al Rashed.
Successivamente, il team ha introdotto sulla piattaforma 2-4 nuovi dipartimenti ogni mese. “Non abbiamo nemmeno avuto bisogno di condurre sessioni di formazione. Una breve sessione di sensibilizzazione è stata più che sufficiente per far capire ai dipendenti di cosa si trattava e come utilizzarlo", osserva Al Rashed.
A dicembre del 2020, tutti i 33 reparti di KNPC usavano Easy Memo per condividere, modificare, firmare e archiviare i promemoria e la corrispondenza. Ciò include 168 divisioni e circa 5.000 dipendenti. In tutto, KNPC ha automatizzato 26 processi di core business.
I vantaggi della nuova soluzione sono stati rapidi e notevoli. Per cominciare, il ciclo medio di preparazione della corrispondenza critica è passato da cinque giorni a tre ore. L'organizzazione non ha più bisogno di corrieri o di depositi di carta e il consumo di carta e inchiostro è diminuito notevolmente, con un risparmio di circa 80 alberi e 303 cartucce d'inchiostro.
Le modifiche sono più facili da apportare e anche per i documenti sottoposti a più cicli di modifica il processo è più rapido. La soluzione consente inoltre ai dipendenti di seguire l'avanzamento dei promemoria mentre si spostano all'interno dell'azienda, in modo da individuare ed eliminare facilmente gli ostacoli.
Inoltre, le spese per il lavoro connesse alla presentazione di documenti fisici, ovvero circa 6 KWD per file, sono state eliminate, così come quelle connesse alla localizzazione di documenti non compilati correttamente (KWD 37) e alla riproduzione di documenti perduti (KWD 68). In media, Easy Memo aiuta i dipendenti di KNPC a dedicare circa il 75% di tempo in meno alla corrispondenza interna rispetto al passato.
Ora, il reparto IT sta esaminando le modalità con cui IBM e Easy Memo possono semplificare ulteriormente i processi. "Stiamo esaminando il riconoscimento vocale basato su Watson e siamo anche molto interessati a utilizzare la Robotic Process Automation (RPA) per eliminare parte del lavoro noioso che svolgiamo", conclude Al Rashed.
Fondata nel 1960, KNPC (link esterno a ibm.com) è responsabile della raffinazione del petrolio greggio e della vendita e distribuzione di tutti i prodotti petroliferi nel mercato kuwaitiano. L'azienda dispone di due raffinerie con una capacità di raffinazione totale di 800.000 barili al giorno e gestisce 63 stazioni di rifornimento, incluse 3 stazioni mobili, con l'intenzione di mettere in servizio altre 82 stazioni nei prossimi 5 anni. KNPC impiega circa 6.000 persone di diverse nazionalità.
EBLA (link esterno a ibm.com) è considerata una delle più grandi aziende IT gestite professionalmente in Medio Oriente e una delle principali aziende di integratori di sistemi nella regione del Golfo Arabo. Fondata nel 1993, EBLA ha uffici in Kuwait e Qatar. I suoi 250 dipendenti si concentrano sulla vendita e sul supporto di una gamma completa di soluzioni aziendali.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, novembre 2021.
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