Quando si tratta di processi aziendali, Ian Cottrell è un vero esperto, e ha le carte in regola per dimostrarlo. Dopo più di un decennio nel team tecnologico della società britannica di media e intrattenimento ITV, Cottrell è tornato all'università per conseguire il Master in Business Administration (MBA) con particolare attenzione alla gestione dei processi aziendali.
Così, nel 2014, quando ha assunto il nuovo ruolo di Director of Channel Operations in ITV, è rimasto un po' sorpreso dalla risposta che ha ricevuto quando ha chiesto di vedere i processi del suo nuovo team.
"Mi è stato dato un grosso manuale di istruzioni e diagrammi di processo che erano stati stampati e poi riposti in un armadio", ricorda. "Ho chiesto se era davvero quello che facevano. Mi hanno risposto di sì. Che l'ultima volta era stato effettivamente stampato.
Ciò significava che il team delle operazioni non era mai sicuro di quale fosse il processo corrente. Inoltre, era quasi impossibile vedere l'evoluzione delle interdipendenze tra processi e reparti, una situazione che può favorire inefficienze e sforzi duplicati.
Cottrell sapeva che doveva esserci un modo migliore. E lo ha trovato con l'offerta IBM Blueworks Live, un'applicazione di modellazione dei processi aziendali basata sul cloud software-as-a-service (SaaS). Oggi, Blueworks Live è al centro di tutto ciò che fanno Cottrell e il suo team.
Contenuti enormi
ITV deve programmare e monitorare 2,16 milioni di fotogrammi di contenuti ogni giorno
Riduzione degli incidenti
Oggi, l'azienda riscontra <1 incidente di programmazione al mese, in calo rispetto ai 6 al mese del 2015
Curva di apprendimento più rapida
Imparare a utilizzare Blueworks Live richiede < 1 ora
Tra i numerosi compiti che spettano a Cottrell e al team delle operazioni di ITV c'è pianificare la programmazione di ogni giorno fino a ogni fotogramma (o 25° di secondo), compresi i programmi, le pubblicità e gli annunci. "Il compito dei nostri team delle operazioni è mantenerci sempre in onda. Pianifichiamo ogni singolo fotogramma, che deve essere fluido sullo schermo", afferma Cottrell. Con il software IBM Blueworks Live, Cottrell e il team lavorano da un processo comune a cui gli utenti possono accedere facilmente da qualsiasi browser. Questo processo, come tutti i processi che il team ha acquisito nel software Blueworks Live, è in continua evoluzione.
“Se l'output è un insieme davvero ordinato di mappe di processo, qualcosa è andato storto. Non vogliamo che le cose siano statiche, non vogliamo che sia quell'archivio di diagrammi in un cassetto. Vogliamo cambiare, innovare e migliorare continuamente”, afferma Cottrell. "Se abbiamo una visione statica di un qualsiasi punto nel tempo, ciò ci impedisce di andare avanti o di cambiarlo. Blueworks Live è sempre rappresentativo di ciò che sta accadendo, che per me è la cosa più bella di questo strumento."
Oltre al processo di pianificazione, ITV utilizza il software Blueworks Live per gestire i processi di distribuzione dei contenuti, la connettività dei programmi live, la gestione dell'output e la distribuzione a piattaforme on-demand, la gestione delle campagne promozionali e altro ancora. Ogni processo ha una propria serie di requisiti e attività strettamente connesse, insieme a piani su cosa fare se qualcosa va storto.
Cottrell ritiene che il processo pubblicitario sia particolarmente interessante perché entrano in gioco tante considerazioni diverse. "All’interno dei processi commerciali, ci sono tutti i tipi di loop e convalide perché esistono una serie di regole aziendali. C'è molto controllo dei processi, perché alcune di queste cose sono attività di sistema e convalida primaria, mentre altre consistono nell'accertarsi di non trovarsi di fronte a un inserzionista competitivo o di non riprodurre un annuncio di gioco d'azzardo durante un programma per bambini".
Cottrell riconosce al software Blueworks Live di aiutare il suo team a lavorare in modo collaborativo e a comunicare in modo efficiente su tutti i processi. Da quando lui è entrato a far parte del team delle operazioni, ITV ha ridotto il numero di incidenti in onda da sei al mese a meno di uno al mese, un miglioramento notevole.
Ma Cottrell vuole fare ancora di più. Sta cercando di coinvolgere anche altri dipartimenti. "Se gli altri reparti riescono a capire cosa stiamo facendo con ciò che ci stanno danno, e se noi riusciamo a capire cosa serve loro per produrlo, allora vuol dire che stiamo iniziando a unirci. Affinché la gestione dei processi aziendali funzioni davvero, deve essere end-to-end", spiega.
Con Blueworks Live, è facile progredire verso questo obiettivo aggiungendo nuovi processi al framework esistente. Cottrell stima che la maggior parte dei dipendenti, anche quelli privi di background IT, richiede meno di un'ora per capire come funziona. Alla fine, gli piacerebbe che tutti in ITV lavorassero secondo lo stesso insieme di processi, in continua evoluzione ma sempre attuali.
"Ho questa sorta di visione felice in cui posso semplicemente cliccare in Blueworks e seguire tutto a 360 gradi. Ci stiamo avvicinando sempre di più a questo traguardo", conclude.
ITVLink esterno ha iniziato le trasmissioni nel 1955 e oggi è una delle più grandi società di produzione e distribuzione televisiva commerciale del Regno Unito. Oltre a produrre un'ampia varietà di contenuti propri, ITV ora gestisce un totale di sei canali e ha ampliato le proprie operazioni in tutto il mondo con la sua popolare stazione on demand, BritBox International. Con sede a Londra, ITV impiega conta più di 6.400 dipendenti.
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, agosto 2021.
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