Un'azienda di fitness ha cercato di promuovere una crescita globale attraverso una maggiore automazione, innovazione ed efficienza nelle operazioni finanziarie. L'azienda si è rivolta a IBM Services per scegliere la soluzione ERP più adatta al proprio business, un'applicazione Microsoft Dynamics 365 basata sul cloud, e per ottenere servizi di implementazione e supporto a livello mondiale.
Per stimolare la crescita, un leader internazionale nel settore del fitness era alla ricerca di un service provider con presenza globale, know-how locale nei mercati chiave ed esperienza nelle best practice per aggiornare il proprio sistema ERP.
L'azienda ha scelto IBM Services per supportare tutte le fasi della soluzione, dall'analisi del prodotto all'implementazione fino alla manutenzione, per l'offerta Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations.
delegando il supporto a IBM prima di adottare la nuova soluzione basata sul cloud
Fitness e motivazione sono spesso due facce della stessa medaglia. Per molti anni, questa azienda ha cercato di aiutare le persone ad avvicinarsi al fitness progettando esperienze di allenamento altamente coinvolgenti che sincronizzano i movimenti con la musica. Attraverso una rete di franchising e altri partner commerciali, concede in licenza programmi di fitness di gruppo in una vasta gamma di categorie di esercizi a quasi 20.000 centri benessere in 100 paesi. Ogni settimana, questi programmi ispirano milioni di persone in tutto il mondo a fare esercizio fisico.
L'azienda continua a crescere, anche attraverso l'espansione della distribuzione di offerte on-demand per aumentare il totale delle esperienze di allenamento settimanali multicanale a 100 milioni.
Una crescita di questa portata richiede la stessa concentrazione e disciplina di un qualsiasi programma di allenamento di successo. Per espandere l'attività, il team dirigenziale aveva bisogno di consolidare e ottimizzare i sistemi di business globali dell'azienda. In ambito finanziario, l'azienda si affidava al software ERP Microsoft Dynamics AX 2009 con un'infrastruttura legacy on-premises e flussi di lavoro manuali e cartacei. L'applicazione era prossima alla fine del ciclo di vita del supporto. Inoltre, la base di utenti del software era cresciuta rapidamente dopo l'acquisto da parte dell'azienda di diversi franchising in tutto il mondo, ma molti utenti erano insoddisfatti perché ritenevano il prodotto obsoleto. L'azienda desiderava funzionalità ERP più potenti per consentire livelli più elevati di automazione, innovazione ed efficienza in tutta l'organizzazione. Era inoltre determinata a offrire un'esperienza d'uso sempre eccellente a dipendenti, collaboratori e clienti, indipendentemente dalla loro ubicazione.
"Per noi è importante essere efficienti al 100% in tutto ciò che facciamo. Stiamo crescendo a un ritmo tale che i processi manuali non sono più sufficienti", spiega il responsabile tecnico dell'azienda. "Sapevamo di dover cambiare".
Il responsabile tecnico ha adottato un approccio indipendente dal fornitore per effettuare l'upgrade del software ERP, restringendo le opzioni alla soluzione SaaS (software-as-a-service) Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations e ad altre due offerte. Ha deciso di affidarsi a professionisti esterni per valutare e confrontare a fondo le offerte e, potenzialmente, per implementare e gestire la soluzione su una piattaforma cloud, una volta selezionata. Il team intendeva utilizzare un processo di selezione completo basato sulle procedure migliori del settore. Richiedeva inoltre la presenza globale e l'esperienza necessarie a eseguire implementazioni con rischi minimi e in conformità con le norme e i regolamenti di ciascun paese.
L'azienda ha scelto di collaborare con IBM Services nelle molteplici fasi della sua implementazione ERP globale. "Avevamo bisogno di un partner locale con una portata veramente globale", afferma il responsabile tecnico. "Questo è il motivo principale per cui abbiamo scelto IBM. A ciò si sono aggiunti altri vantaggi, come un solido processo di selezione, modelli di distribuzione e prezzi flessibili e la possibilità di sfruttare risorse in sedi diverse, a seconda delle competenze e delle conoscenze".
L'azienda ha iniziato a collaborare con IBM Services nel marzo 2018. Nell'ambito di un IBM Microsoft Dynamics Value Assessment, i consulenti IBM hanno guidato i team IT e finanziari attraverso una valutazione approfondita del software ERP. Utilizzando la metodologia IBM Enterprise Design Thinking™, hanno aiutato l'organizzazione ad allineare i requisiti della soluzione orientata al business con le best practice. Nel corso del processo, sono stati affrontati sostanzialmente tutti gli aspetti associati all'adozione di ciascuna offerta, compreso il modo in cui ognuna di esse avrebbe influenzato i processi di pianificazione del bilancio, previsione, reporting e altri processi finanziari dell'azienda, l'impatto sull'infrastruttura IT e sul personale, l'aumento dell'efficienza e la riduzione dei rischi. I consulenti IBM hanno anche identificato i potenziali problemi degli utenti e hanno fatto un brainstorming delle soluzioni. Hanno quindi condotto un'analisi costi-benefici per determinare il valore previsto associato alle licenze e all'implementazione di ciascuna offerta.
Al termine del periodo di valutazione, il responsabile tecnico ha scelto senza esitazione la soluzione Microsoft Dynamics 365. "Il processo di IBM mi ha dato la fiducia necessaria per presentarmi davanti al consiglio di amministrazione, mettermi la mano sul cuore e dichiarare che ero assolutamente convinto che quella fosse la strada giusta da percorrere", afferma.
Nel luglio 2018, prima dell'implementazione di Microsoft Dynamics 365 a livello mondiale, IBM® Services ha assunto la gestione e le licenze del software Microsoft Dynamics AX on-premises dell'azienda. Sostituendo i servizi di supporto IT locali con le risorse in outsourcing dell'IBM Client Innovation Center (CIC) in India, l'azienda ha realizzato notevoli risparmi sui costi durante la fase di transizione in cui IBM ha contribuito a pianificare un'implementazione ERP multifase.
Insieme, le due aziende hanno progettato nuovi modelli di business e processi finanziari utilizzando le funzionalità standardizzate di Microsoft Dynamic 365 con pochissime personalizzazioni. "Sia IBM che il nostro team sono stati molto rigorosi nell'allinearsi alle funzioni pronte all'uso, e i vantaggi che ne derivano sono piuttosto evidenti", spiega il responsabile tecnico, sottolineando una maggiore velocità di implementazione, aggiornamenti mensili del software semplificati e un TCO significativamente ridotto. Una volta che l'azienda avrà automatizzato e consolidato le sue principali operazioni finanziarie utilizzando funzioni standardizzate, aggiunge, potrà introdurre altre funzionalità più innovative, attingendo, se necessario, alla conoscenza approfondita di IBM della roadmap dei prodotti Microsoft. "IBM pone l'innovazione al centro ed è alla costante ricerca di modi per migliorare il nostro business. Per quanto riguarda l'applicazione Microsoft Dynamics 365, so di aver ricevuto ottimi consigli", afferma.
L'implementazione globale è iniziata presso la sede centrale dell'azienda. Sfruttando gli strumenti di migrazione dei dati di Microsoft Dynamics 365, IBM ha trasferito rapidamente i dati dalla precedente applicazione on-premises alla nuova soluzione SaaS, distribuita su una piattaforma di cloud computing Microsoft Azure. L'azienda, tra i primi ad adottare le tecnologie cloud, aveva già spostato altri sistemi mission-critical su una piattaforma cloud. Gli specialisti IBM hanno contribuito a perfezionare la strategia cloud per accogliere la nuova offerta Microsoft Dynamics 365. Nel luglio 2019, la soluzione è entrata in funzione rispettando tempi e budget, e successivamente IBM si è dedicata all'implementazione in altre aree geografiche.
Per ogni implementazione, IBM può generare valore aggiunto coinvolgendo esperti in materia di riservatezza dei dati, in materia fiscale o in altri ambiti in grado di comprendere le complessità locali dell'operare in ciascuna regione. Ad esempio, IBM contribuisce a garantire che l'azienda prevenga il furto dei dati dei titolari di carta di credito rispettando il Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) ovunque l'azienda opera. Inoltre, IBM può fornire un accesso rapido agli specialisti del software Microsoft Dynamics presenti in ogni area geografica e fungere da punto di contatto iniziale per contattare Microsoft in caso di problemi. Una volta completata ogni implementazione, IBM fornirà servizi di manutenzione e supporto continui attraverso la sua rete mondiale di data center.
L’azienda trae vantaggio in molteplici modi dalla collaborazione con IBM. Nel 2018, ha realizzato un risparmio di circa il 50% trasferendo la gestione dell'applicazione Microsoft Dynamics AX on-premises a IBM. Sfruttando la sua alleanza con Microsoft e le sue conoscenze in materia di licenze cloud, IBM ha anche aiutato l'azienda a selezionare il modello di licenza Microsoft Dynamics AX più adatto alle sue necessità di business, generando un significativo risparmio sui costi di licenza nel 2018.
Inoltre, collaborando con IBM per implementare la soluzione Microsoft Dynamics 365 utilizzando funzioni standardizzate, l'azienda può semplificare e velocizzare in modo significativo le implementazioni. Evitando molteplici personalizzazioni, come avveniva in precedenza con l'applicazione Microsoft Dynamix AX, è possibile mantenere un TCO basso, ridurre al minimo i rischi associati agli aggiornamenti del software e incrementare notevolmente l'efficienza, soprattutto per quanto riguarda le transazioni interne all'azienda.
Ad esempio, l'azienda ora genera rendiconti finanziari chiave, compresi i report di fine mese, utilizzando processi automatizzati e semplificati. In precedenza, i centri di costo interni dell'azienda potevano attendere anche diversi giorni prima di ricevere i report di fine mese da uno strumento di reporting di terzi. Ora, ogni centro di costo può generare il proprio report dettagliato di fine mese, con le transazioni in sospeso chiaramente evidenziate, rafforzando di conseguenza i controlli interni e riducendo i tassi di errore quasi a zero. L'azienda riduce anche le spese di ufficio a livello aziendale riducendo il consumo di carta.
Infine, con processi completamente automatizzati supportati da una soluzione progettata per garantire disponibilità e prestazioni elevate, l'organizzazione dispone ora di una forza ERP fondamentale per aumentare la soddisfazione di dipendenti e collaboratori. È in grado di offrire una migliore esperienza ai clienti, ad esempio con una fatturazione più rapida e processi di pagamento con carta di credito conformi agli standard PCI DSS.
Grazie al rapporto continuativo con IBM, l'azienda si trova in una posizione migliore per promuovere l'automazione, l'innovazione e l'efficienza in tutta l'organizzazione e raggiungere i suoi obiettivi di crescita. "Grazie a IBM, abbiamo un'enorme flessibilità e copertura», afferma il responsabile tecnico. "Possiamo fare affidamento su diversi livelli di capacità per risolvere vari problemi. Non è più necessario aspettare l'intervento di un partner. Ho una grande fiducia nella capacità di IBM di lavorare con noi."
L'azienda crea e distribuisce programmi di fitness di gruppo pensati per motivare gli utenti attraverso il movimento e la musica. La sua offerta comprende programmi di allenamento con i pesi, allenamento a intervalli ad alta intensità, yoga, ciclismo, danza, arti marziali e altre aree. L'azienda opera in tutto il mondo.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, aprile 2020.
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