Galp è partita con la sua iniziativa di integrazione globale dalle regioni portoghesi delle isole Azzorre e Madeira, due mercati nazionali chiave per il suo business energetico downstream.
Catarina Ceitil, Head of ERP Transformation Program di Galp, afferma: “Grazie all'assistenza di IBM Services®, stiamo utilizzando le app mobili SAP Fiori connesse alla piattaforma SAP S/4HANA per consentire ai dipendenti delle nostre stazioni di servizio e minimarket di accelerare attività come ordinazione di scorte e raccolta di tagliandi di manutenzione. In futuro, utilizzeremo i dati dei punti vendita in tempo reale per identificare rapidamente il mix di prodotti ottimale per ogni negozio, sulla base di dettagliati comportamenti di acquisto dei clienti. Insieme, queste funzionalità contribuiranno a garantire che i clienti possano sempre trovare i prodotti preferiti sui nostri scaffali, facendoli tornare più e più volte”.
Continua: "Nelle nostre operazioni B2B, abbiamo iniziato a sostituire i processi manuali con workflow digitali automatizzati. Grazie alla collaborazione con IBM Services, questo impegno sta già avendo un impatto molto positivo sui nostri team di contabilità fornitori, dove abbiamo portato l'elaborazione diretta delle fatture al 75%. Ora stiamo liberando il nostro personale per concentrarci su attività a valore aggiunto, ottenendo un feedback estremamente positivo: in un recente sondaggio, il 76% degli intervistati ha dichiarato di ritenere il progetto un successo".
Galp si sta preparando per il futuro dell'energia. La strategia a lungo termine mira a costruire un portafoglio competitivo di asset, per passare dai servizi incentrati sul prodotto ai quelli sui clienti e per sfruttare le opportunità di transizione energetica non appena si presentano.
Come molti leader del settore energetico, Galp si affida ai sistemi aziendali SAP per gestire i propri processi end-to-end. Nel corso degli anni, i sistemi SAP ERP dell'azienda erano stati ampiamente personalizzati, rendendo difficile rispondere con agilità alle iniziative di trasformazione. Oltre a presentare sfide pratiche per le attività B2C, dove i processi complessi e laboriosi per la ricezione delle merci a volte portavano a errori di inventario negativi, i sistemi personalizzati stavano anche causando difficoltà nelle operazioni B2B di Galp.
"Anche apportare una piccola modifica alle soluzioni SAP ERP installate poteva richiedere fino a sei mesi di lavoro", conferma Catarina Ceitil. “Per realizzare le nostre ambizioni a lungo termine, a livello organizzativo, stiamo sostituendo i silo operativi con unità di business integrate, per consentire una maggiore efficienza e una migliore esperienza del cliente. Ad esempio, unendo le varie unità di business, possiamo offrire un unico punto di contatto per ogni cliente B2B, invece che separare gli account dei dirigenti, gli ordini di acquisto e le fatture per ogni area di prodotto".
Per accelerare la sua trasformazione, Galp ha rilevato che le capacità digitali sarebbero state cruciali. Nel breve termine, l'obiettivo è quello di consentire una maggiore integrazione tra le unità aziendali, promuovendo una maggiore efficienza interna e una maggiore praticità per i clienti. A lungo termine, l'azienda sfrutterà i suoi dati per incubare start-up innovative e sostenere nuovi modelli di business energetico.
"Quando abbiamo sentito parlare del lancio di SAP S/4HANA, abbiamo capito immediatamente che poteva essere un fattore chiave per il nostro progetto di trasformazione", ricorda Catarina Ceitil." "A differenza di altri fornitori che abbiamo preso in considerazione, SAP dispone di soluzioni mature progettate specificamente per i requisiti del settore petrolifero e del gas, ed eravamo molto fiduciosi che SAP S/4HANA avrebbe soddisfatto le nostre esigenze".
Per supportare l'azienda nel passaggio alla nuova soluzione SAP, Galp ha scelto IBM Services come partner di integrazione SAP.
"Fin dall'inizio, IBM ha dimostrato una solida conoscenza del settore petrolifero e del gas e una profonda competenza tecnica nelle soluzioni SAP", continua Catarina Ceitil. "Sono le persone a fare un'azienda e siamo rimasti molto colpiti dalle prestazioni del team IBM durante i colloqui e le tavole rotonde nel corso del processo di valutazione. Galp, IBM e SAP hanno creato un team in grado di portare al successo un progetto complesso e in più fasi".
Basandosi sul successo della conversione iniziale a SAP S/4HANA nelle Azzorre e a Madeira, Galp e IBM hanno appreso lezioni preziose che consentiranno loro di accelerare l'installazione in continuità della nuova piattaforma SAP in tutte le sedi dell'azienda nel mondo.
"Nella fase successiva, IBM continuerà ad assisterci nella nostra trasformazione, aprendo la strada a metodi di distribuzione agili e ibridi", spiega Catarina Ceitil. "Sfruttando gli sprint agili e iterativi nelle fasi di progettazione e realizzazione, oltre alle metodologie a cascata per la conversione finale di SAP S/4HANA (test, formazione e implementazione), siamo fiduciosi di poter completare la fase successiva del progetto in tempi stretti, avvicinandoci ai nostri obiettivi di trasformazione a lungo termine”.
Con i sistemi aziendali standardizzati e integrati al centro delle sue operazioni, Galp è in grado di aumentare le sue capacità digitali rapidamente e con la scalabilità necessaria per soddisfare la domanda futura.
Catarina Ceitil aggiunge: "In passato, apportare modifiche alle nostre applicazioni SAP ERP poteva richiedere fino a sei mesi di lavoro. Con le nostre nuove soluzioni SAP, è cambiato tutto. Recentemente abbiamo effettuato l'upgrade all'ultima versione della piattaforma SAP S/4HANA in sole 10 settimane. Di conseguenza, possiamo sfruttare le funzionalità avanzate rapidamente e senza alcun impatto negativo sulle nostre operazioni quotidiane".
Lavorando con IBM Services, Galp ha iniziato mappando i propri processi aziendali B2B e B2C a Madeira e nelle Azzorre, identificando le modifiche necessarie per creare flussi di lavoro integrati in SAP S/4HANA.
"La conversione iniziale a SAP S/4HANA è stata un'importante prova per la visione del progetto globale, abbiamo fissato scadenze stringenti per il go-live", afferma Catarina Ceitil. "IBM ha compreso i nostri obiettivi ed è sempre stata disponibile a essere flessibile per aiutarci a raggiungerli. All'inizio del progetto, IBM ha configurato un ambiente sandbox per SAP S/4HANA in IBM® Cloud, consentendoci di iniziare a lavorare immediatamente, senza attendere che l'infrastruttura AWS fosse pronta".
Inizialmente, IBM ha lavorato fianco a fianco con il team del progetto di Galp. A metà del progetto, è arrivata la crisi del COVID-19. Poiché il lockdown nazionale ha chiuso gli uffici in tutto il Portogallo, entrambi i team sono stati costretti a passare al lavoro da remoto.
"Di fronte all'interruzione per COVID-19, i team di IBM e Galp sono stati all'altezza della situazione, con consegne puntuali e pochissimi problemi di implementazione da risolvere", continua Catarina Ceitil. "IBM si è adoperata per garantire che i processi di progettazione, test e formazione potessero essere gestiti in remoto e che tutti fossero orientati verso gli stessi obiettivi in ogni fase. La collaborazione è stata un grande successo e siamo riusciti a fare il go-live solo un mese dopo la scadenza prevista".
Con sede a Lisbona, in Portogallo, Galp (link esterno a ibm.com) è un'azienda energetica impegnata nello sviluppo di soluzioni efficienti e sostenibili per le sue attività e per le sue offerte integrate ai clienti. Con 6.360 dipendenti operativi in 11 paesi, l'offerta dell'azienda comprende vari tipi di energia, dall'elettricità da fonti rinnovabili al gas naturale e ai combustibili liquidi. Galp estrae petrolio e gas naturale da giacimenti situati migliaia di metri sotto la superficie del mare, oltre a essere il più grande produttore iberico di energia solare.
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