Per ogni veicolo noleggiato, Fleet Hire Services deve gestire una montagna di informazioni, dai contratti di leasing e le fatture ai registri delle riparazioni. Avrebbe potuto trovare un modo più efficiente per sfruttare questi contenuti?

Fleet Hire Services ha collaborato con Open Connections per semplificare l'acquisizione e lo storage dei dati utilizzando le soluzioni IBM per la gestione dei contenuti aziendali, aiutando i team a gestire più efficacemente le operazioni complesse.

Da oltre 35 anni, le aziende di tutto il Regno Unito si rivolgono a Fleet Hire Services e alla sua filiale West Wallasey Car Hire Limited per i suoi servizi di noleggio auto flessibili. Per offrire a ogni cliente un'esperienza di noleggio eccezionale, i team devono gestire grandi volumi di contenuti dietro le quinte, dalla corrispondenza dei clienti e i contratti di noleggio fino all'applicazione di penali e alle fatture.

Con una flotta di 11.500 veicoli in costante espansione e un team relativamente piccolo a gestirli, Fleet Hire Services ha capito che la sua fiorente attività stava rapidamente diventando troppo grande per i processi di gestione dei documenti esistenti.

Tom Tierney, coordinatore dei progetti IT presso West Wallasey Car Hire Limited, racconta: “In passato, gestivamo le nostre operazioni tramite il cartaceo. Ad esempio, se un cliente chiamava per prenotare un'auto o un furgone, il nostro team di noleggio annotava i suoi dati, inseriva le informazioni nel nostro sistema di noleggio principale e stampava il contratto di noleggio e il foglio di controllo dei danni. E quando fornivamo il servizio ai clienti in tutto il Regno Unito, dovevano firmare direttamente loro i documenti, che venivano poi restituiti ai nostri scanner, dove i nostri team li scansionavano in un sistema separato per l'archiviazione. In seguito, aggiornavano il sistema di noleggio per modificare lo stato del veicolo. Era un processo molto complesso, che richiedeva molto tempo e impegno da parte del nostro personale, e si ripeteva in modo simile per quasi tutte le altre aree dell'azienda".

Fa un esempio: “Quando vogliamo rinnovare o espandere la nostra flotta, solitamente effettuiamo l'acquisto di numerosi veicoli. Non è quindi insolito per noi ricevere enormi quantità di fatture e bolle di consegna, per centinaia di veicoli, tutte in una volta. In passato, i team dovevano inserire manualmente le informazioni su ciascun veicolo, come il numero di immatricolazione, il numero del motore, il numero del telaio, il colore, la tassa RFL (Road Fund Licence), il costo di acquisto e molti altri dettagli nei nostri sistemi di back-end, un compito noioso e dispendioso".

Riconoscendo la necessità di un modo più efficace per gestire i suoi crescenti volumi di informazioni, Fleet Hire Services ha cercato una soluzione che potesse contribuire ad alleggerire la pressione dei team di back-office e a supportare modalità di lavoro più snelle e automatizzate.

La ricerca dell'azienda ha portato a Open Connections, un IBM Gold Business Partner, che ha proposto una potente piattaforma di acquisizione e gestione dei documenti basata sul software IBM per la gestione dei contenuti aziendali.

"Open Connections ci ha mostrato che IBM Enterprise Content Management avrebbe potuto portarci esattamente dove volevamo", ricorda Tom Tierney. "Ci siamo rivolti a loro con le nostre esigenze e una panoramica di come funzionavano i nostri processi esistenti e loro ci hanno aiutato a capire come avremmo potuto fare meglio le cose con le soluzioni IBM".

Fleet Hire Services ha iniziato in piccolo, introducendo IBM® Datacap e IBM® FileNet Content Manager come base per un modo più efficiente e coerente di acquisire e archiviare le informazioni sul noleggio dei veicoli. L'azienda ha collaborato con Open Connections per integrare le soluzioni IBM con le applicazioni di back-end, incluso il sistema di gestione dei noleggi. IBM Content Navigator offre un'interfaccia front-end intuitiva per la nuova piattaforma di gestione dei contenuti, consentendo agli utenti business di accedere facilmente alle informazioni.

Quando consegniamo un veicolo a un cliente, quest'ultimo firma un contratto di noleggio che contiene un codice a barre, che Fleet Hire Services poi scansiona. Datacap estrae automaticamente le informazioni chiave dall'immagine del documento e le invia al sistema di gestione dei noleggi. Questo processo attiva anche una funzione timer, che mostra per quanto tempo un determinato veicolo rimane bloccato in un certo stato, come "In consegna" o "In ritiro", il che indica che il documento non è stato restituito allo scanner. Per il futuro, Fleet Hire Services sta valutando la possibilità di introdurre app mobili e firme elettroniche per i documenti di noleggio, rendendo il processo più rapido e semplice per i clienti.

Basandosi su questo successo iniziale, Fleet Hire Services ha successivamente collaborato con Open Connections per estendere le soluzioni IBM di gestione dei contenuti aziendali a tutto il back-office.

"Una volta visto cosa potevano fare la soluzione IBM e Open Connections per i nostri processi di noleggio veicoli, ci siamo resi conto che c'era un enorme potenziale per ottimizzare molte altre aree operative", afferma Tom Tierney. "La nostra esperienza dimostra semplicemente quanto siano flessibili le soluzioni IBM: sebbene inizialmente le abbiamo introdotte per risolvere un'esigenza specifica, siamo stati in grado di adattare il software per migliorare molti altri processi.

“Il team di Open Connections è stato la forza trainante di tutta questa personalizzazione. Ci limitiamo a presentare loro un'idea o un problema che desideriamo risolvere e loro trovano un modo per farlo funzionare. Siamo rimasti molto colpiti dalla qualità del lavoro svolto, oltre che dal loro supporto e dalla loro consulenza: sono stati una risorsa inestimabile per questo progetto".

Il nuovo approccio alla gestione dei contenuti sta aiutando i team di tutta l'azienda a lavorare in modo più rapido ed efficiente. Per quanto riguarda la contabilità fornitori, Fleet Hire Services ha abbandonato l'elaborazione manuale delle fatture: oggi utilizza Datacap per estrarre automaticamente le informazioni chiave dai documenti di fatturazione man mano che arrivano, e archivia i dati in un repository FileNet Content Manager centrale. Il contenuto elettronico passa quindi ai sistemi contabili, pronto per la revisione e il pagamento.

Tom Tierney commenta: "Gestiamo centinaia di fatture e PCN (Penalty Charge Notices) al mese, e persino migliaia nei momenti di maggiore affluenza, quindi eliminare la necessità per il personale di inserire manualmente le informazioni da tutti questi documenti consente alla nostra forza lavoro di risparmiare molto tempo e fatica.

“Abbiamo anche iniziato a gestire in modo più intelligente le fatture e i PCN. Open Connections ci ha aiutato a sviluppare una funzione in grado di organizzare fatture e PCN in base alla data di emissione e alla scadenza del pagamento. Se una particolare fattura o PCN si avvicina alla data di scadenza, viene attivato un avviso che segnala al team l'imminente necessità di un pagamento. Questo rende molto più facile per il nostro personale rimanere al passo con il proprio carico di lavoro, perché può dare priorità alle voci più urgenti, assicurandosi che i nostri fornitori, comuni e polizia siano sempre pagati in tempo".

Inoltre, i nuovi insight sui contenuti aziendali hanno aiutato Fleet Hire Services a ottenere un considerevole risparmio sui costi.

Tom Tierney spiega: “Tutti i nostri veicoli devono essere tassati prima di poter essere utilizzati su strada. Se acquistiamo un veicolo, ma non intendiamo utilizzarlo immediatamente, dobbiamo richiedere una SORN (Statutory Off Road Notification) in modo che non venga tassato e utilizziamo un numero di riferimento dal libretto di circolazione di ciascun veicolo per compilarla.

"Poiché tendiamo ad acquistare veicoli in grandi quantità e ad aggiungerli gradualmente alla nostra flotta nel corso di pochi mesi, spesso accadeva di dover pagare tasse sui veicoli che erano fermi in concessionaria, una spesa del tutto inutile, semplicemente perché non avevamo una facile visibilità sullo status fiscale di ciascun veicolo".

E continua: “Oggi utilizziamo Datacap per estrarre automaticamente le informazioni dai registri dei veicoli e valutare se devono essere tassati o meno. Secondo le nostre stime, risparmiamo circa 1.200 GBP al mese evitando inutili costi fiscali, e tutto grazie alla migliore visibilità che otteniamo dalle soluzioni IBM per la gestione dei contenuti aziendali".

Mentre Fleet Hire Services continua ad espandere l'uso delle soluzioni IBM per la gestione dei contenuti aziendali, sia i suoi dipendenti che i clienti stanno raccogliendo i vantaggi di un migliore accesso e un migliore controllo delle informazioni.

Tom Tierney conclude: "Prima raccoglievamo molti dati, ma non riuscivamo a ricavarne molto. Grazie a IBM e Open Connections, ora sfruttiamo al massimo i nostri contenuti aziendali. I team dedicano molto meno tempo alla ricerca di documenti cartacei, alla stampa di documenti e all'inserimento dei dati in sistemi diversi; lavorano più velocemente e in modo più accurato. Di conseguenza, sono in grado di gestire volumi di lavoro più elevati, il che ci aiuta a far crescere l'azienda in modo redditizio, dal momento che possiamo evitare di aumentare il personale.

"E, cosa altrettanto importante, i guadagni in termini di efficienza consentono ai nostri dipendenti che ricoprono ruoli a contatto con i clienti di avere più tempo per concentrarsi sull'interazione con il cliente. Fornendo un servizio coinvolgente e reattivo ogni volta che un cliente ci contatta, rafforziamo la sua fedeltà, il che è vitale per garantire il successo della nostra attività”.

Fleet Hire Services (link esterno a ibm.com) è specializzata nella manutenzione e riparazione di veicoli commerciali e automobili. Offre anche servizi di noleggio di veicoli commerciali tramite la sua filiale West Wallasey Car Hire Limited. Fleet Hire Services gestisce attualmente una flotta di oltre 11.500 auto e veicoli commerciali leggeri e serve aziende grandi e piccole in tutto il Regno Unito.