Nel 2020, la scuola ha subito un'espansione su larga scala di edifici e strutture, ma le soluzioni mobili non erano all'altezza delle modifiche proposte. Il dipartimento di gestione delle strutture ha cercato di aggiornare il proprio ambiente mobile con un nuovo software e di implementare nuovamente l'ultima versione di Maximo sul mercato. Il progetto avrebbe dato ai team di manutenzione la possibilità di tenere traccia delle condizioni degli asset e delle anomalie in modo più efficiente, utilizzando il monitoraggio remoto, mettendo soluzioni mobili nelle mani di tutto il personale delle strutture e consentendo l'accesso ai dati quando non c'era una rete.

Il team desiderava anche una nuova piattaforma che potesse essere personalizzabile e consentire l'incorporazione di strumenti di sviluppo esistenti. Tali funzionalità avrebbero facilitato la transizione per i dipendenti senza la necessità di ulteriore formazione per apprendere nuovi strumenti. Cornell si è rivolta a IBM per ricevere assistenza per la fase successiva della revisione della sua piattaforma di manutenzione.

"Non avevamo molta esperienza interna nell'implementazione del nuovo sistema. Era Maximo, ma non era quello che è oggi. Era comunque molto più robusto degli strumenti interni a cui eravamo abituati", afferma Becraft. "Inoltre, abbiamo impiegato molto tempo per una standardizzazione generale dei nomi, ad esempio quello di un'unità di trattamento dell'aria. C'erano così tanti componenti della standardizzazione e avremmo raggruppato tutto sotto un unico titolo di sistema e registrato i dati. Ma avevamo bisogno di assistenza per comprendere la granularità di ciò che volevamo fare, nonché le best practice per i piani di lavoro per i tipi di asset e risorse di cui disponevamo." 

Con l'aiuto della consulenza di IBM, il team di Cornell ha integrato i sistemi legacy nell'ultima versione di Maximo, insieme alla nuova soluzione mobile che avrebbe consentito un maggior numero di utenti. È stato istituito un programma di formazione per i dipendenti e, nel giro di pochi mesi, la base di utenti è cresciuta da 10 utenti pilota a 260.

"È stata una grande vittoria per noi perché tutto ciò che dovevamo fare in Maximo potevamo poi farlo all'interno della soluzione mobile", spiega Becraft. "Non aveva un proprio database separato da Maximo; ne era un'estensione."

I benefici di Maximo sui dispositivi mobili includono:

• Monitoraggio remoto di tutte le operazioni
• Supporto dell'AI nelle operazioni per rilevare anomalie
• Uno spazio di lavoro più sicuro per tutti
• Gestione della manutenzione, sempre e ovunque
• Maggiore produttività per i tecnici
• Conoscenze migliorate per i team, per comprendere e agire meglio sullo stato degli asset

Quando la pandemia di COVID-19 ha fatto chiudere Cornell nel 2020 e i campus sono stati svuotati di studenti e personale, la necessità di manutenzione e gestione delle strutture non si è fermata. Sebbene il nuovo sistema fosse dotato di funzionalità offline, la maggior parte degli utenti doveva essere presente nel campus per utilizzarlo durante la condivisione dei dispositivi, ma ciò non era più fattibile. La necessità di richiedere più licenze Maximo e dispositivi mobili è diventata più importante.

Prima del COVID-19, non tutti all'interno delle strutture avevano un dispositivo mobile. I pittori, ad esempio, non avevano bisogno di accedere a Maximo prima della pandemia. Avrebbero compilato un modulo, lo avrebbero consegnato a un coordinatore amministrativo e avrebbero inserito il loro orario e gli ordini di lavoro particolari. Tuttavia, con il personale amministrativo al di fuori del campus e l'incapacità di registrare gli orari, il reporting accurato sul lavoro è diventato più difficile da acquisire.

"Quando è arrivato il Covid, non avevamo molto personale nel campus e i registri di lavoro sono diventati critici per noi per capire dove qualcuno aveva interrotto un lavoro. Inoltre, con le persone che hanno bisogno di prendere un congedo per malattia per un lungo periodo, avevamo bisogno di sapere dove altri tecnici potevano prendere il posto di quella persona", afferma Kristi Cooley, IT Manager di Cornell. "Abbiamo anche dovuto pensare alla sicurezza, a mantenere i dipendenti fisicamente separati e a non condividere più dispositivi."

L'accesso a Maximo e ai dispositivi mobili aiuta i tecnici a intervenire in caso di emergenza in tempo reale. Gli utenti possono essere sul campo a lavorare su una cosa e avere accesso agli ordini di lavoro immediati in arrivo. Possono assumere o riassegnare l'attività a qualcuno in una posizione migliore o con risorse più appropriate per svolgerla, anche se si tratta di un team in un'altra zona.

"Con il COVID-19, dovevamo adottare un approccio semplificato alla nostra manutenzione e ai diversi tipi di lavoro di cui eravamo responsabili", spiega Becraft. "Avevamo una nuova leadership nella nostra divisione che credeva nel processo decisionale basato sui dati. Avevamo bisogno che il sistema ci desse le risposte che nessun altro poteva dare. La leadership ha iniziato a guardare cosa c'era in ogni ordine di lavoro e chi era assegnato a quel team e ad altri. 'Avevano bisogno di condividere le risorse? Se un team ha un arretrato significativo in una zona, qualcuno in un'altra zona potrebbe offrire supporto per farlo uscire dall'arretrato?'"

In precedenza, Cornell utilizzava Maximo come sistema di consegna e fatturazione del lavoro. Ora viene utilizzato anche come strumento di gestione del lavoro per prevedere la manutenzione preventiva e integrare la manutenzione correttiva e il lavoro di progetto. L'ultimo aggiornamento, abilitato da Maximo, supporta oltre 800 richieste di servizio al giorno e porta efficienza e ottimizzazione. Elimina i processi manuali ridondanti e la costosa carta perforata specializzata e migliora il servizio clienti e il supporto agli utenti Maximo.

"Grazie a Maximo abbiamo eliminato completamente la carta", aggiunge Becraft. "Nessuno usa la carta per i progetti di lavoro o manutenzione, e siamo in grado di diventare un'organizzazione di manutenzione di livello superiore grazie a tutte le informazioni che possiamo conservare in un unico sistema su tutti gli edifici e tutti i sistemi al loro interno."

Il team amministrativo può ora allocare le risorse, ad esempio il fabbisogno di personale, in modo più efficiente. Ciò che prima richiedeva cinque sviluppatori IT è ora gestito da due, consentendo al team di spostare i dipendenti in altre aree essenziali. Ad oggi, l'attuale numero di licenze e dispositivi mobili è salito a 377 utenti.

Il risparmio sui costi aggiuntivi, solo per quanto riguarda l'ispezione, parla da solo. Il nuovo ambiente sostituisce una soluzione di ispezione autonoma, eliminando la necessità di facilitare lo scambio di dati Maximo con quel sistema in modo costante. I componenti di Maximo per la conformità e la regolamentazione hanno anche migliorato l'efficienza del dipartimento di manutenzione dell'università.

"Una delle cose di cui siamo entusiasti è il nuovo modulo di ispezione di Maximo", aggiunge Becraft. "Solo negli ultimi sei mesi, ha creato così tante opportunità di efficienza ed efficacia per tutti i nostri gruppi. Ora possiamo utilizzare Maximo invece dei registri cartacei per il reporting e i dati arrivano fino agli asset da ispezionare."

Cooley aggiunge: "La conformità è una parte importante. Abbiamo un sistema in grado di tracciare tutto ciò che dobbiamo fare per ciò che è richiesto dalle diverse agenzie. Abbiamo uno strumento che ci consente di comunicare a tutti i livelli dell'organizzazione e offre un livello di fiducia e responsabilità nel lavoro. Dimostra cosa serve davvero per mantenere un campus".

In futuro, il dipartimento di gestione delle strutture continuerà a lavorare per implementare pienamente la sua visione e standardizzazione in tutte le strutture dell'organizzazione per diventare un'operazione più sostenibile. Uno degli obiettivi è quello di liberare il campus dai rifiuti materiali e di utilizzare ulteriormente le risorse già presenti sul campo. L'università prevede di aggiornare Maximo, abilitato dall'AI, per aiutare il suo personale sul campo a identificare i fattori prestazionali, migliorare l'affidabilità della manutenzione e aumentare l'utilizzo degli asset, riducendo così i costi di manutenzione.

"Abbiamo esempi di grande successo, ma anche varie aree di miglioramento. Ma gli asset, in generale, hanno fatto molta strada", afferma Becraft. "Per quanto riguarda la sostenibilità, stiamo lavorando sull'ottimizzazione della supply chain. Stiamo usando il sistema per aiutarci a non avere tonnellate di materiali dappertutto nel campus o a preordinarli prima di averne bisogno in modo da averli a portata di mano. La nostra roadmap prevede anche l'onboarding di più utenti e una manutenzione più predittiva. Abbiamo un nuovo sistema di automazione degli edifici che vorremmo integrare meglio."

Becraft continua dicendo: "Spesso prestiamo più attenzione a ciò che dobbiamo ancora fare rispetto a ciò che abbiamo realizzato finora, ma dall'inizio a dove siamo ora c'è una crescita incredibile. Ciò che Maximo realmente fa è darci la capacità di prendere decisioni basate sui dati. Ci ha permesso di ottenere le risorse adeguate per fare ciò di cui abbiamo bisogno per sostenere l'università e le sue missioni".

Situata a Ithaca, New York, Cornell (link esterno a ibm.com) è un'università privata di ricerca sulla concessione di terreni statutaria della Ivy League, fondata nel 1865. Il corpo studentesco comprende più di 15.500 studenti universitari e 10.000 laureati provenienti da tutti i 50 stati americani e 119 paesi. L'istituzione è divisa in sette college universitari e sette divisioni di laureati nel suo campus principale.