Ma nessuna di queste caratteristiche è possibile senza un’infrastruttura sottostante sempre controllata e funzionante. Il Department of Enterprise Assets Management (DEAM) della città svolge un ruolo fondamentale nel mantenere l'infrastruttura sempre in perfetta efficienza.

Il dipartimento gestisce gli asset fisici delle istituzioni fondamentali della città, come il municipio, il tribunale, i centri ricreativi, le stazioni dei vigili del fuoco e i distretti di polizia. Nel complesso, il dipartimento gestisce ben 51 strutture. Gestisce inoltre i programmi di capitale per i nuovi progetti di costruzione della città.

L’impegno nei confronti dei cittadini e dei lavoratori comunali è fondamentale per la mission di DEAM. "La spina dorsale della manutenzione delle strutture è il suo servizio clienti", spiega Remy Saintil, Commissioner di DEAM. “I vigili del fuoco che vivono nelle caserme, ad esempio, hanno bisogno di un ambiente in cui possano essere produttivi ed essere sempre pronti a intervenire per spegnere gli incendi. Non possono preoccuparsi se il tetto perde o se l’impianto HVAC non funziona”.

Quando Saintil è entrato in DEAM nel 2020, il sistema di gestione degli asset del dipartimento oramai era antiquato. "Avevamo bisogno di un sistema che ci consentisse di creare programmi di manutenzione, accettare richieste di ordini di lavoro e di comunicare costantemente con chi aveva richiesto l'intervento", afferma Saintil. “Enterprise Asset Management è il nome del nostro dipartimento. Volevamo essere gli esperti in materia in quell’area e ottenere la nostra certificazione ISO 55001”.

La certificazione porta con sé numerosi vantaggi per una città. Organizzando la governance della gestione degli asset, la certificazione contribuisce a garantire che le strutture si mantengano al meglio e che i soldi dei contribuenti siano spesi bene. E migliorando il rating obbligazionario e assicurativo, si può far risparmiare denaro alla città.

Il processo di certificazione è rigoroso e prevede numerosi audit nell'arco di diversi anni. Solo otto entità negli Stati Uniti attualmente sono certificate, due delle quali si trovano nell'area di Atlanta: la Metropolitan Atlanta Rapid Transit Authority (MARTA) e l'aeroporto di Atlanta. Saintil e il suo team volevano realizzare una tripletta con la città di Atlanta, aggiungendo DEAM come terza entità.

Saintil ha fatto parte del team che ha guidato l'iniziativa di certificazione presso MARTA ed è stato a capo di un progetto separato di proof-of-concept che usava le funzionalità di manutenzione predittiva di IBM. Conosceva perfettamente i punti di forza della soluzione, soprattutto per quanto riguardava i requisiti di certificazione, che sono rigorosi e richiedono anni per essere completati. "Avevo bisogno di un robusto sistema di gestione aziendale con le funzioni più recenti", afferma. "Sapevo che queste funzionalità erano disponibili con IBM e IBM® Maximo® Application Suite, per questo motivo abbiamo intrapreso questo percorso"."

Fortunatamente, la città aveva già in essere un contratto per l'uso di IBM Maximo Application Suite per la gestione degli asset, con implementazioni on-premise di grande successo in diversi dipartimenti. La soluzione offre un'unica piattaforma integrata con accesso ad applicazioni per un completo monitoraggio, manutenzione e affidabilità nei rispettivi reparti. Questi reparti possono usare la piattaforma per pianificare e organizzare la manutenzione, monitorare gli ordini di lavoro e gestire i livelli di manutenzione, riparazione e operazioni dell'inventario (MRO) tutto all'interno di un'unica piattaforma.

Ma Saintil voleva sfruttare ancora di più le funzionalità della soluzione. Era particolarmente interessato all'uso come servizio gestito basato sui cloud, con IBM che ospita e gestisce la piattaforma su IBM^Cloud® e alle sue funzioni di manutenzione predittiva che usano IBM^Watson® Machine Learning.

La preparazione è stata fondamentale per il successo del progetto. Il team DEAM ha collaborato con IBM Expert Labs per creare un piano. Il primo passo è stato quello di formare i dipendenti su cosa fosse la gestione degli asset aziendali e su come potesse aiutarli a svolgere il loro lavoro. Oltre a fornire formazione sulla gestione degli asset, Saintil ha collaborato con il suo team affinché potesse ottenere la certificazione Maximo.

Poiché le precedenti implementazioni di IBM Maximo nella città erano state eseguite esclusivamente in loco, il team doveva aggiornare il contratto IBM in modo da poter eseguire la soluzione su IBM Cloud come servizio gestito. Ci è voluto del tempo per definire i dettagli con la legislazione della città, ma gli sforzi sono stati ripagati e il contratto è stato approvato nel 2021.

Una volta aggiornato il contratto, è entrato in gioco il team di progetto. Il team IBM ha coinvolto IBM Business Partner Aquitas Solutions per aiutarla nell'implementazione. "Aquitas ha esaminato il piano del processo, il tipo di informazioni relative ai nostri asset che avremmo dovuto raccogliere e il modo in cui le avremmo raccolte e inserite in Maximo", afferma Saintil. "Abbiamo deciso di utilizzare al meglio la sinergia e allo stesso tempo raccogliere informazioni relative alla valutazione delle condizioni delle attrezzature."

Durante le fasi di pianificazione e implementazione, IBM Customer Success era dietro le quinte, collaborando costantemente con i team DEAM e Aquitas, conducendo controlli mensili e fornendo approfondimenti e suggerimenti lungo il percorso.

La raccolta dei dati richiedeva tempo e impegno. «È stato un compito estenuante, che ha richiesto molte ore di lavoro», afferma Tiffany Burden, Director of Administration presso DEAM. «Ma una volta raccolte le informazioni, abbiamo collaborato con Aquitas per trasferirle nel sistema. E lo facciamo ancora. È un processo che non conosce fine—è in corso. La qualità del sistema dipende dalle informazioni che inserisci, per cui disponiamo anche di un team di persone che si occupa di verificare l'accuratezza dei dati."

Il processo di caricamento delle informazioni in Maximo è iniziato a metà del 2022 e nel marzo 2023 DEAM ha lanciato il suo nuovo sistema di gestione degli asset.

Il nuovo sistema di gestione degli asset costituisce la solida base di cui DEAM ha bisogno per ottenere la certificazione ISO 55001 e consente al dipartimento di fare cose che non aveva mai fatto prima.

"Questo sistema consente agli utenti—che tu sia un direttore, un commissario, un supervisore o un meccanico addetto alla manutenzione delle strutture—di accedere a una dashboard per una rapida consultazione", afferma Burden. “I nostri meccanici possono vedere immediatamente i ticket, mentre i supervisori possono vedere la posizione e lo stato di tutti i ticket aperti e chiusi. Possiamo inoltre raccogliere parametri di prestazione ed eseguire report."

I dati sono al centro di questa innovazione. "Non è possibile eseguire report senza cronologia", afferma Saintil. “Con le informazioni che stiamo raccogliendo adesso, stiamo creando quella storia. È qui che c'è una vera e propria miniera: disporre di dati usabili che possiamo sfruttare. Siamo quindi entusiasti di avere a disposizione questa funzionalità—raccogliere, formattare e archiviare correttamente i dati in un unico sistema di gestione degli asset—tutte cose che prima non esistevano. Ora che abbiamo a disposizione questa funzionalità, tutto è semplicemente fantastico. È meraviglioso."

Nel frattempo, secondo Saintil, la reazione dei dipendenti comunali è stata molto positiva. "La cosa più emozionante è vedere l'entusiasmo di chi lavora nelle caserme dei vigili del fuoco e nelle stazioni di polizia che, in caso di un problema, ora ha il modo per farcelo sapere."

La soluzione contribuirà inoltre alle iniziative di sostenibilità della città. Non solo aiuterà DEAM a mantenere e conservare gli asset della città, ma aiuterà anche le strutture a funzionare in modo più efficiente e i tecnici a risparmiare tempo e denaro alla città riducendo la necessità di spostamenti per controllare e riparare le attrezzature che non funzionano.

Il team prevede di continuare ad aumentare le funzionalità di Maximo, in particolare nell'area dell'AI. "L'uso di IBM Watson sarà fondamentale per noi", afferma Saintil. Ad esempio, la possibilità di caricare il manuale di un asset in Maximo, di inviare query e ottenere una risposta per ciò che non va in base alle domande e ai dati inseriti". Avere un sistema che ci guidi attraverso la causa principale del problema ci aiuterà moltissimo”.

La stratificazione della manutenzione predittiva può anche fornire informazioni preziose, ad esempio quando un tecnico ha bisogno di ulteriore formazione, come funziona una attrezzatura in un determinato giorno in particolari condizioni meteorologiche e come funzionerà in base alle informazioni raccolte.

"Una volta che questo sarà stato messo in atto, avremo un sistema davvero robusto, in cui non saremo più influenzati dalle condizioni ambientali", afferma Saintil. "Questa sarà la prova del nove".

La base per il successo futuro è salda, cementata dallo spirito di lavoro di squadra tra DEAM e IBM. "In questo momento IBM è il nostro migliore amico", afferma Saintil. “Il rapporto è stato fantastico. Non sempre è stato facile rispettare i regolamenti comunali. Ma anche dai tempi del MARTA, il rapporto con IBM è stato incredibile”.

DEAM (link esterno a ibm.com) è un ramo dell'amministrazione della città di Atlanta responsabile della gestione degli asset aziendali di 51 strutture cittadine, tra cui l'Atlanta City Hall, l'Atlanta Municipal Court, il Public Safety Headquarters, le stazioni dei vigili del fuoco e le stazioni di polizia. Il dipartimento supervisiona anche i nuovi progetti edilizi della città e gestisce l'inventario degli immobili di proprietà e in affitto. 

Informazioni su Aquitas Solutions

Con sede ad Atlanta, Georgia, il business partner IBM Aquitas Solutions (link esterno a ibm.com) è un fornitore di soluzioni IoT e di gestione degli asset aziendali. L'azienda è stata fondata nel 2006.