L'effetto farfalla. Nella cultura pop, è un concetto che implica che un piccolo cambiamento alla condizione iniziale di un sistema può avere conseguenze profonde sul sistema nel suo insieme.
Nel caso del Bureau voor Normalisatie (NBN), l'organizzazione belga per l'elaborazione e la pubblicazione di norme, questo piccolo cambiamento è avvenuto sotto forma di bot basato sul software IBM® Robotic Process Automation.
Le norme hanno un ruolo non trascurabile: migliorano la qualità di prodotti e servizi, promuovono l'efficienza e facilitano gli scambi commerciali, supportando inoltre le economie nazionali e il commercio globale livellando il campo da gioco. Solo in Belgio, lo sviluppo e la pubblicazione di una norma aggiuntiva incrementa, in media, il prodotto interno lordo (PIL) di USD 2,04 milioni all'anno, secondo uno studio pubblicato nel 2020 da VUB (Vrije Universiteit Brussel).
In qualità di membro del Comitato Europeo di normazione (CEN) belga, l'NBN contribuisce allo sviluppo e alla pubblicazione delle norme europee (EN). In media, il CEN pubblica circa 1.100 norme EN all'anno, pubblicate poi in Belgio dall'NBN, per mandato legale, come norme nazionali (NBN EN).
L'NBN è anche l'ente nazionale membro dell'Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione (ISO) e contribuisce allo sviluppo e contemporaneamente alla pubblicazione degli standard ISO. Sebbene l'NBN non sia tenute ad adattare tutti gli standard ISO come standard belgi (NBN ISO), tradizionalmente ne pubblica una selezione ogni anno. Negli ultimi anni, però, la domanda da parte delle industrie belghe di standard NBN ISO è aumentata. Nel 2020, l'NBN si è concentrato sulla pubblicazione di un maggior numero di standard ISO.
Risultati migliori
Utilizzando il software RPA, l'NBN registra 2.150 standard ISO all'anno, rispetto agli 800 del passato
Risparmio di tempo
Nel 2021, il tempo risparmiato utilizzando il software di automazione è stato di 650 ore
Il lavoro, tuttavia, doveva essere svolto manualmente. Poiché lo strumento di automazione interno esistente non era progettato per supportare gli standard ISO, l'NBN doveva raccogliere e inserire manualmente le informazioni. Il processo ha richiesto otto settimane o più, limitando così il numero di standard ISO che l'NBN poteva pubblicare ogni anno.
"È stato un lavoro noioso e ripetitivo", afferma la Production Expert NBN Catherine Michel, responsabile del processo di pubblicazione. “Per registrare uno standard, ci sono diversi campi da compilare. Ogni campo deve essere copiato da un sito o da una schermata diversa, ricercando le informazioni necessarie. Questo aumenta i rischi di commettere errori. Inoltre, i dipendenti non possono occuparsene per tutta la giornata, in quanto hanno altri compiti da svolgere".
Nell'ottobre 2020, l'NBN ha ingaggiato Parplex, un'azienda tecnologica specializzata in soluzioni software di automazione dei processi robotici (RPA). Ellen Bartholomeeusen, Operations Manager NBN, afferma: “Il fatto che Parplex fosse un Business Partner IBM ha rappresentato per noi un fattore importante. Abbiamo scelto Parplex perché ci ha proposto la soluzione migliore.”
La collaborazione è iniziata con un progetto pilota incentrato sull'elaborazione di un piccolo sottoinsieme di schede. Nel gennaio 2021, dopo il successo del pilota, Parplex si è focalizzata sull'automazione dell'intero processo di implementazione degli standard ISO come standard belgi e alla configurazione del bot Otis. Parplex, lavorando in maniera costante, ha perfezionato e convalidato il bot per ogni fase. Dopo i test end-to-end, l'NBN ha introdotto Otis a maggio 2021.
Nordine Vandezande, titolare di Parplex, spiega: “Il software RPA di IBM ha tutte le funzionalità necessarie per costruire un bot e automatizzare il processo di votazione di NBN. Abbiamo configurato il processo completo: creazione delle schede e raccolta delle informazioni dalle norme. Il bot è attivo ogni sera, e funziona in base a fogli di calcolo che contengono metadati relativi all'ISO, come il numero e la descrizione della norma. Analizzando i fogli di calcolo, il bot sa quali schede deve creare e quali invece deve chiudere”.
Otis viene eseguito su una workstation completamente configurata da Parplex. Si integra con il sistema PIM (Product Information Management) interno, con il sito Web ISO e con le piattaforme SaaS (Software as a Service) dell'NBN. Ciò garantisce che le informazioni arrivino a destinazione in tempo reale.
“Ogni mattina vediamo immediatamente quali schede elettorali sono state implementate correttamente", aggiunge Michel, "sono contrassegnate con 'ok'. In alcuni casi, il bot non può compilare un campo perché mancano le informazioni nei sistemi ISO o per altri motivi. In questi casi, il bot evidenzia che è necessario l'intervento umano sul campo per correggere o compilare il campo mancante".
Bartholomeeusen apprezza inoltre la capacità del sistema di segnalare errori e bug. "Ci semplifica il lavoro mostrandoci cosa non ha funzionato, così da permetterci di completare i nostri compiti molto rapidamente", afferma. "Direi che solo il 5% delle implementazioni degli standard richiede l'intervento manuale. Dal punto di vista della velocità e della qualità, l'adozione del bot è stato un grande valore aggiunto".
Il numero di standard NBN ISO pubblicati ogni anno è aumentato esponenzialmente.
Nel 2019, NBN ha pubblicato solo 140 standard NBN ISO. Nel 2020, con il supporto di studenti stagisti e cinque persone che si occupavano della creazione di schede di votazione, ne ha pubblicati 800. Nel 2021, invece, utilizzando la tecnologia di automazione, ha registrato 2.150 standard ISO NBN: un aumento del 1.435% in soli due anni.
"Grazie a Parplex possiamo elaborare un gran numero di norme", afferma Michel. “Al momento del primo lancio del bot, abbiamo eseguito test e rilevato eccezioni. Ogni volta, Nordine è stato in grado di potenziare il bot per gestire le eccezioni, rendendolo sempre più performante".
“Abbiamo fatto enormi progressi", continua, "entro il prossimo anno avremo gestito gli standard ISO che non figuravano nel nostro catalogo. Con la tecnologia di automazione IBM, abbiamo reso il nostro catalogo di standard più accurato, più rapidamente. Continueremo quindi la nostra collaborazione con Parplex".
Altrettanto importante per l'NBN è migliorare la qualità dei dati e risparmiare tempo. Il centro chiude circa 4.000 votazioni nazionali all'anno. Per le votazioni relative allo sviluppo di norme EN e ISO, l'NBN stima di aver risparmiato circa 150 ore di lavoro all'anno nel 2020 e nel 2021. Per gli standard NBN ISO, le ore risparmiate nel 2021 sono state 500.
"Liberare la nostra forza lavoro da compiti ripetitivi e noiosi è molto importante per noi", afferma Bartholomeeusen. "Così, inoltre, i clienti hanno un accesso più rapido ai nostri contenuti". Michel concorda: “Come dipendente NBN, sono molto contenta di potermi concentrare su compiti di maggior valore e più qualitativi. Per questo, il bot è il mio più caro amico".
Istituita per legge nel 2003 e pienamente attiva dal 2007, l'NBN (link esterno a ibm.com) è un'agenzia del governo nazionale belga responsabile di agevolare lo sviluppo, la pubblicazione e la vendita di norme belghe europee e internazionali. È attivo in un'ampia gamma di settori, tra cui energia, edilizia, prodotti di consumo e altro ancora. L'NBN fornisce anche servizi volti a promuovere la diffusione e l'uso delle norme e vanta un portfolio di 42.000 norme. L'NBN ha sede a Bruxelles.
Il Business Partner IBM Parplex (link esterno a ibm.com) è un fornitore pluripremiato di soluzioni, servizi e supporto per l'automazione robotica dei processi (RPA). Con oltre 20 anni di esperienza nell'automazione dei processi, Parplex sa come evitare le insidie più frequenti e come aiutare i clienti a implementare con successo l'RPA. Parplex ha sede a Heusden-Zolder, in Belgio.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, agosto 2022.
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