Il commercio internazionale è una componente fondamentale dell'economia argentina. Nel 2021, le importazioni e le esportazioni insieme hanno rappresentato il 45% del prodotto interno lordo (PIL) del paese, secondo INDEC (il link PDF è esterno a ibm.com), il National Institute of Statistics e l'Ufficio del censimento dell'Argentina. E BBVA, la più antica banca privata del Paese, è un motore leader delle transazioni commerciali estere dell'Argentina.
Quindi, quando la pandemia del COVID-19 e la guerra in Ucraina hanno causato rapidi cambiamenti economici in tutto il mondo, richiedendo alla Banca Centrale d'Argentina di attuare nuove normative di emergenza sul commercio internazionale, BBVA e i suoi concorrenti avevano poco tempo per adattarsi.
"Abbiamo subito così tante modifiche ai nostri processi a causa dei cambiamenti nelle regole commerciali estere e della pressione del governo nel Paese", spiega Leonardo Rojas, Head of Operations di BBVA Argentina. In una giornata tipo, gli analisti del team delle operazioni di commercio internazionale della banca elaborano più di 400 transazioni commerciali, molte per clienti aziendali e alcune valutate in milioni di dollari. Le nuove normative richiedevano alle aziende di presentare documentazione e giustificazioni aggiuntive prima di effettuare pagamenti all'estero, il che a sua volta ha reso necessari numerosi nuovi processi di controllo per BBVA.
Aumento del 20%
Aumento dei volumi delle transazioni commerciali estere del 20% grazie a una maggiore produttività e a una migliore distribuzione dei carichi di lavoro
> Riduzione del 70%
Tempi di transazione ridotti del > 70% per migliorare l'assistenza clienti
I processi erano così nuovi che dovevano essere eseguiti manualmente. Il tempo complessivo di elaborazione delle transazioni è balzato a cinque o sei giorni, quando BBVA voleva limitarlo a due. “Le operazioni commerciali internazionali si effettuano con dollari americani”, spiega Rojas. "Il tasso di cambio tra dollari americani e peso argentini fluttua così tanto che è importante completare l'operazione rapidamente", spiega Rojas. "Per ogni giorno necessario all'elaborazione, i costi per il cliente potrebbero aumentare a causa delle variazioni del tasso di cambio."
E aggiungere più personale non era un’opzione praticabile. "L'applicazione di controlli più complessi ha comportato un maggiore carico di lavoro per il team", afferma Rojas, "ma l'aggiunta di più analisti avrebbe comportato maggiori costi operativi e commissioni più elevate per i nostri clienti. L'offerta di analisti di commercio internazionale è scarsa ed è un profilo molto richiesto”.
Rojas e il collaboratore Mauricio Vidaurrázaga, Head of Business Execution and Process Engineering, volevano provare a recuperare efficienza ottimizzando i processi. Sospettavano che si verificassero rilavorazioni involontarie mentre il team eseguiva tutti i controlli e i controlli appena imposti in aggiunta ai loro processi tradizionali. Ma avevano bisogno di un modo per individuare con precisione il luogo in cui ciò avveniva.
Nel novembre 2021, Rojas e Vidaurrázaga hanno lanciato il progetto di ristrutturazione dei processi di commercio internazionale di BBA e hanno testato diversi strumenti di process mining. Una demo del software IBM® Process Mining li ha convinti di aver trovato la loro soluzione e hanno contattato il team IBM Customer Success affinché li aiutasse a implementare il software su IBM Cloud® per evitare qualsiasi vincolo hardware presso la banca. I team IBM e BBVA hanno caricato in container anche il software Process Mining sulla piattaforma Red Hat® OpenShift®.
Come primo passo nel progetto di reingegnerizzazione, Rojas, Vidaurrázaga e il team hanno ottenuto registri degli eventi del sistema di commercio internazionale di BBVA dal team IT di BBVA e hanno inserito i dati nello strumento Process Mining, generando una mappa visiva dei processi di commercio internazionale che mostrava ogni fase e indicava flussi di processo tipici e atipici. Le analisi dello strumento hanno anche fornito statistiche sui tempi e sull'efficienza dei processi e fornito suggerimenti per miglioramenti. "Sospettavamo che ci fossero molte rielaborazioni, ma non sapevamo esattamente dove, quando e quale impatto avevano", racconta Vidaurrázaga. “Process Mining ci consente di fornire dati reali alla nostra percezione. Potremmo effettivamente vedere quando e dove i team ripetono le attività e potremmo quantificare l'impatto e iniziare ad analizzare le cause alla radice".
Hanno anche scoperto dei colli di bottiglia. Uno dei più importanti riguardava una fase del processo che si basava su un servizio di verifica della Banca Centrale disponibile solo tra le 08:00 e le 17:00. BBVA ha misurato l'impatto di questa restrizione e ha riordinato le attività di processo per ridurre al minimo il numero di verifiche rimandate al giorno successivo.
E hanno utilizzato lo strumento per allineare meglio i processi al comportamento della domanda. Come spiega Rojas: "Abbiamo visto più chiaramente che l'arrivo di nuove operazioni ha una curva di comportamento che segue gli orari di lavoro delle aziende clienti. Di solito è bassa al mattino presto, sale dalle 10:00 a mezzogiorno, rimane alta fino alle 15:00 e poi diminuisce. Questo ci ha aiutato a progettare una migliore distribuzione del carico di lavoro sul team”.
Tutta questa analisi del processo avrebbe potuto richiedere settimane, se il team di BBVA avesse tentato di eseguirla manualmente. Invece ha richiesto solo un paio di giorni e ha generato automaticamente degli insight che la banca ha utilizzato per apportare miglioramenti preziosi.
BBVA ha ridotto il tempo di elaborazione delle transazioni commerciali estere di oltre il 70%, da cinque o sei giorni a uno o due. "Abbiamo guadagnato anche in termini di produttività del team", afferma Rojas. "Possiamo elaborare il 20% di transazioni in più, rispettando comunque tutti i requisiti normativi e senza dover ampliare il team."
E se domani le norme dovessero cambiare nuovamente, il BBVA sarà preparato. "Con quello che sta succedendo nell'economia e grazie alla capacità di stare al passo con tutti i cambiamenti, Process Mining si è rivelato essenziale per i nostri clienti e per noi in un contesto in cui l'acquisizione e il tasso di cambio cambiano ogni giorno. Possiamo analizzare i processi più rapidamente che mai", afferma Rojas.
BBVA continuerà ad applicare il Process Mining per identificare opportunità di maggiore efficienza, e non solo nel commercio internazionale. "Stiamo ricevendo richieste da altri team", afferma Vidaurrázaga. "Vogliono fare quello che abbiamo fatto noi."
Fondata nel 1886 a Buenos Aires, BBVA Argentina (link esterno a ibm.com) è la più antica banca privata in Argentina. È una sussidiaria del Banco Bilbao Vizcaya Argentaria SA, il suo principale azionista dal 1996. BBVA Argentina offre servizi bancari al dettaglio e aziendali a una vasta base di clienti, dai privati e dalle PMI alle grandi aziende.
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