AusNet è un'azienda che vive secondo i propri valori. E uno dei suoi valori fondamentali è prendersi cura del benessere delle persone: dipendenti e clienti. È un compito impegnativo. L'azienda, una delle maggiori società di trasmissione e distribuzione di energia a Victoria, Australia, tiene accese le luci di 1,5 milioni di clienti grazie a più di 1.300 dipendenti.
Quel senso di comunità che parte dall'interno. "AusNet ha una cultura molto inclusiva," afferma Bernie Repacholi, Head of People Systems and Enablement di AusNet. "I nostri dipendenti stringono relazioni significative e durature. Le persone sono profondamente legate al nostro obiettivo di arrivare rapidamente a un futuro sostenibile."
"Questo si traduce anche in ciò che facciamo per i clienti, perché operiamo nelle comunità in cui viviamo," continua. "Svolgiamo un ruolo fondamentale nel fornire accesso all'energia a queste comunità, un'energia sostenibile, sicura, affidabile e pulita."
Nel 2021 l'azienda ha tenuto un atteggiamento antropocentrico dopo aver dopo aver scoperto l'erogazione di pagamenti inferiori al dovuto a dipendenti attuali ed ex dipendenti, a seguito dell'applicazione relativa ad accordi e premi aziendali applicabili sul posto di lavoro.
AusNet ha scelto di essere trasparente per risolvere il problema. "Uno dei valori fondamentali di AusName è che facciamo quello che è giusto," afferma Repacholi. "Volevamo davvero essere all'altezza di quel valore." L'azienda ha comunicato volontariamente il problema alle autorità di regolamentazione e ne ha parlato con i dipendenti, che hanno poi ricevuto una compensazione.
Allo stesso tempo, AusNet ha iniziato a lavorare con IBM con cui aveva già un rapporto esistente, per valutare la sua piattaforma per le risorse umane. La piattaforma era costituita da tre sistemi separati. Anche se funzionava, per i manager e i loro dipendenti era difficile e dispendioso in termini di tempo capire a quale sistema poter accedere per un determinato scopo.
Nell'ambito degli obblighi legislativi di tenuta dei registri delle presenze, l'azienda richiedeva ai dipendenti la compilazione dei fogli di presenza. La maggior parte dei dipendenti non era abituata e per loro era diventato difficile orientarsi nel sistema.
AusNet aveva bisogno di modernizzare i processi delle risorse umane esistenti consolidando i propri molteplici sistemi, riducendo gli interventi manuali e accelerando le attività delle risorse umane per dipendenti e manager.
riduzione dei tempi amministrativi per le risorse umane stimata nei prossimi 5 anni
processi aziendali su 3 sistemi consolidati in 1
Nel determinare l'approccio migliore per rinnovare il proprio sistema di risorse umane, AusNet ha preso in considerazione due opzioni principali: il miglioramento dell'attuale piattaforma, che includeva moduli di talenti obsoleti di SAP SuccessFactors, o la sostituzione del suo sistema antiquato con SAP SuccessFactors Employee Central, un sistema informativo delle risorse umane (HRIS) basato su cloud. In qualità di consulente per la trasformazione del progetto, SAP SuccessFactors Consulting Services, parte di IBM Consulting™ Business Transformation Services, ha individuato il problema da una prospettiva sistemica e ha consigliato l'ultima soluzione.
Con SAP SuccessFactors Employee Central come base, AusNet ha scelto diversi moduli aggiuntivi per soddisfare i requisiti aziendali e migliorare la produttività. Innanzitutto, ha selezionato un modulo di orari e presenze per garantire che i dipendenti fossero pagati correttamente. Inoltre, ha incrementato i suoi moduli di talento esistenti.
Lavorando come un solo team, un altro valore interno di AusNet, IBM e AusNet hanno unito le proprie forze con gli esperti SAP per implementare la soluzione nel luglio 2022, utilizzando un unico project manager per guidare lo sforzo. Costruire un sistema software e un quadro di conformità sugli accordi aziendali è stata una sfida impegnativa. Il processo ha richiesto molte ore per l'incorporazione di regole aziendali, informazioni provenienti da documenti legali e metriche di conformità.
Mentre il team IT di AusNet ha avviato il progetto ed è stato fortemente coinvolto per tutto il tempo, il team delle risorse umane ha guidato gran parte della progettazione del sistema. Utilizzando una combinazione di principi agili e una progettazione incentrata sull'uomo, il team è stato comunque costretto a sollecitare input dai dipendenti in base ai requisiti di conformità.
"Eravamo piuttosto decisi nel coinvolgere dipendenti e manager riguardo al modo in cui volevamo che partecipassero," afferma Repacholi. “Abbiamo creato un gruppo di riferimento aziendale con il compito di garantire che le persone coinvolte nel progetto sapessero cosa stava succedendo. Alcune cose erano in discussione e altre no. Per questo abbiamo fatto in modo che il piano di cambiamento fosse davvero chiaro."
Allo stesso tempo, il team è rimasto fedele alla pratica della trasparenza di AusNet, contattando i dipendenti per tutta la durata del progetto. AusNet ha inoltre coinvolto un gruppo di test quando è stato necessario. "Ci sono state alcune cose che abbiamo scoperto lungo il percorso e che hanno richiesto un ripensamento del lavoro di configurazione," spiega Repacholi. "Il vantaggio è stato che IBM ci ha detto: 'Qualunque cosa dobbiamo fare per arrivare alla fine, continueremo ad adattare il sistema per soddisfare i requisiti su misura di AusNet, assicurandoci che sia fatto bene."
Alla fine, il team ha implementato la soluzione e ha consolidato 38 processi aziendali da tre sistemi in uno.
Oggi, AusNet sta raccogliendo i frutti del suo nuovo sistema di risorse umane. La velocità di immissione sul mercato è fondamentale per attrarre e trattenere i talenti. A tal fine, il nuovo sistema ha accelerato notevolmente il processo di approvazione delle assunzioni di AusNet. Le nuove richieste di posizione in precedenza dovevano superare tre livelli di approvazione. L'approvazione finale è arrivata dal general manager esecutivo, che potrebbe richiedere fino a due settimane. Ora, un team di conformità è l'unico team dedicato all'approvazione e al rilascio delle approvazioni ogni giorno.
I dipendenti possono ora compilare facilmente i fogli presenze sui propri dispositivi mobili e sono entusiasti dagli ulteriori vantaggi offerti dal sistema. "Le persone adorano la visibilità di funzionamento," afferma Repacholi. "I leader dispongono di dashboard dei fogli presenze in cui possono vedere i modelli relativi alla quantità di tempo dedicata ai progetti. Il sistema incorpora regole aziendali per il monitoraggio del tempo e le applica automaticamente se, ad esempio, i dipendenti hanno diritto a indennità o straordinari."
La direzione ora sa esattamente quanto vengono pagati i dipendenti in base alle ore di lavoro. Questa capacità apre inoltre scenari su salute e benessere quando i dipendenti dedicano ore supplementari. La direzione può vedere e rispondere rapidamente a quelle aree dell'azienda in cui ci sono sfide di risorse.
Con il framework di conformità codificato nel sistema, AusNet è in grado di fidarsi dell'accuratezza dei dati e dei sistemi sottostanti. Senza che la direzione faccia riferimento a fogli di calcolo quando si assegnano i dipendenti a nuove posizioni, il sistema assegna automaticamente i punti di retribuzione corretti senza interventi manuali, informazioni che sono chiaramente visibili a tutti i dipendenti.
Nei prossimi cinque anni, AusNet prevede che sarà in grado di ridurre i tempi amministrativi delle risorse umane fino al 50%. L'azienda attualmente sta approfondendo possibili e ulteriori caratteristiche e funzioni all'interno di SAP SuccessFactors, come il rinnovamento del processo di onboarding e l'ulteriore miglioramento delle esperienze dei dipendenti.
"In questo progetto, ci siamo uniti e abbiamo lavorato come un unico team con un risultato condiviso," conclude Repacholi. "Sapevamo che IBM avrebbe continuato a collaborare anche dopo il lancio. È davvero un rapporto che si basa sulla fiducia reciproca. Noi ci fidiamo di IBM e IBM si fida del fatto che noi forniremo le informazioni necessarie per costruire soluzioni che in ultima analisi servano le nostre esigenze."
Con sede a Melbourne, in Australia, AusNet (link esterno a ibm.com) è un'azienda di trasmissione e distribuzione dell'energia che gestisce tre reti regolamentate di elettricità e gas a Victoria, in Australia. La società è privata e appartiene alla Australian Energy Holdings No 4 Pty Limited, una società controllata da Brookfield Asset Management.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America. Ottobre 2023.
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