Una società sussidiaria del gruppo La Poste, Asten Santé era alla ricerca di uno strumento avanzato di budgeting per migliorare l'efficienza operativa. L'azienda ha scelto IBM Cognos Analytics e IBM Planning Analytics (nuovo nome di TM1) per sviluppare diversi moduli chiave per i team, un progetto che ha richiesto oltre 3 anni.
IBM Cognos Analytics
IBM Planning Analytics (nuovo nome di TM1)
Asten Santé è un importante provider di servizi di assistenza sanitaria domiciliare che si occupa ogni giorno di quasi 120.000 pazienti in tutta la Francia. Originariamente organizzazione senza scopo di lucro, è ora una società sussidiaria del gruppo La Poste ed è affiliata a La Poste Santé & Autonomie.
Più di tre anni fa, Asten Santé ha avviato una discussione sull'implementazione di uno strumento per automatizzare la realizzazione del budget e facilitarne l'analisi. "Stavamo cercando uno strumento decisionale e di guida per i nostri team gestionali e operativi." spiega Laurence Paquereau, Group Control Manager, Asten Santé.
La diversità delle attività dell'azienda rende il processo di generazione delle vendite sempre più complesso... così come la sua affiliazione con il gruppo La Poste. "Far parte del gruppo La Poste significa passare attraverso 5 fasi di bilancio all'anno: 1 budget e 4 preventivi. In altre parole, le fasi di realizzazione e sviluppo del budget vengono eseguite cinque volte all'anno, il che rappresenta un workload significativo. Disporre di uno strumento di budgeting ci ha quindi consentito di velocizzare queste operazioni, garantendo al tempo stesso un livello maggiore affidabilità e sicurezza."
Asten Santé si è rivolta subito a Next Decision, un partner con il quale aveva collaborato in precedenza a progetti di business intelligence, nonché alle soluzioni IBM Cognos TM1 e IBM Planning Analytics. "In una posizione precedente, uno dei controller di gestione del team aveva lavorato con queste soluzioni IBM: conosceva l'efficacia degli strumenti e i vantaggi che potevamo trarne." nota Laurence Paquereau.
Asten Santé ha deciso di iniziare con un primo modulo contabile su conti economici analitici.
"Il nostro obiettivo era quello di collegare IBM Planning Analytics a SAGE, al fine di estrarre i dati effettivi e creare un modulo di realizzazione del budget dedicato agli estratti conto. Questo primo modulo è un trampolino di lancio fondamentale verso argomenti più tecnici e arricchenti." spiega Laurence Paquereau, Group Control Manager, Asten Santé.
Da allora, sono stati sviluppati diversi altri moduli:
Attività e vendite aziendali: questo modulo si collega allo strumento aziendale Isadom per estrarre i dati chiave (pazienti, trattamenti, ecc.) e ottenere quindi una proiezione di budget per l'anno.
Beni di consumo per i pazienti: gli operatori sanitari hanno bisogno di un numero significativo di beni di consumo. Questo modulo, che aiuta a valutare tali esigenze e calcolare i margini, viene utilizzato più spesso dai team operativi per ottimizzare i propri consumi.
Asset: l'azienda ha implementato un modulo per le previsioni CAPEX in base alle proiezioni di attività. Questo strumento è utilizzato principalmente dal dipartimento di controllo della gestione.
Sono state intraprese ulteriori iniziative, come la produzione di conti economici per agenzia.
Per ogni modulo, il metodo di sviluppo è lo stesso: "il nostro esperto Next Decision inizia con una pagina bianca e annota le nostre esigenze durante le sessioni di workshop. Questo consente di creare il modulo nel corso delle nostre discussioni. In realtà vediamo il modulo prendere vita sulla carta, ancor prima che lo strumento esista!"
Con lo sviluppo di nuovi moduli, Asten Santé è passata dalla semplice costruzione di un budget alla creazione di un vero e proprio strumento di gestione finanziaria. La soluzione è solida e include aggiornamenti quotidiani di dati contabili e operativi.
"Attualmente utilizziamo IBM Planning Analytics in diversi modi." spiega Laurence Paquereau, Group Control Manager, Asten Santé. "Oltre alle previsioni di bilancio, produciamo ogni mese dei report per la direzione, i direttori regionali, i direttori di filiale e i vari responsabili dei servizi di supporto (vendite, marketing, ecc.). Una volta al mese, produciamo analisi più dettagliate, in particolare relative a margini, per i team operativi. Utilizziamo questa soluzione quotidianamente nel nostro reparto di controllo della gestione, sia per attività di controllo sia di analisi."
I team Asten Santé e Next Decision stanno attualmente lavorando su un modulo FTE (equivalente a tempo pieno) che valuterà le risorse umane necessarie per svolgere le attività pianificate nella proiezione di budget. Asten Santé spera di finalizzare questa soluzione nel primo trimestre del 2024. Un altro progetto su cui stiamo lavorando è quello di fornire conti economici per attività, che fornirebbero alla direzione un quadro più accurato delle prestazioni dell'azienda, attività per attività. Ancora una volta, questo progetto è previsto per il 2024.
Infine, i cambiamenti nel team di controllo della gestione renderanno necessaria la formazione di nuove figure dedicate al controllo, facilitando il trasferimento di competenze. "Il 2024 sarà l'anno del consolidamento del nostro EPM." conclude Laurence Paquereau.
Protagonista nel settore dell'assistenza sanitaria a domicilio, Asten Santé assiste i pazienti durante l'intero percorso sanitario, affrontando patologie acute e croniche, nonché le problematiche legate alla perdita di autonomia dovuta a invecchiamento o disabilità.
Le origini di Asten Santé come associazione e la sua affiliazione al gruppo La Poste la rendono un attore unico nel settore dell'assistenza sanitaria a domicilio, con un approccio pratico e pienamente dedito sia nei confronti dei pazienti, sia dei team dell'assistenza sanitaria.
Asten Santé offre una vasta gamma di servizi medico-tecnici a domicilio ai pazienti affetti da: apnea notturna, insufficienza respiratoria cronica, infusione, nutrizione, terapia insulinica, morbo di Parkinson...
Da 50 anni, i nostri team multidisciplinari di esperti lavorano a fianco degli operatori sanitari per assicurare un'assistenza completa e personalizzata al paziente e per garantire il rispetto delle indicazioni di trattamento.
Noi di Asten Santé consideriamo ogni paziente unico, con la sua storia, i suoi bisogni e le sue preoccupazioni specifiche e, di conseguenza, diamo sempre priorità alla dimensione umana della nostra professione.