Con l'obiettivo di diventare uno Smart Hospital, l'Asan Medical Center (AMC) ha cercato di migliorare l'efficienza operativa e il servizio clienti impiegando tecnologie di trasformazione. AMC ha collaborato con IBM Services® per automatizzare l'assegnazione dei posti letto e le prenotazioni dei pazienti attraverso l'automazione intelligente, usando la metodologia IBM Garage™. Ciò ha aiutato l'AMC ad assegnare posti letti fino a 20 minuti più velocemente e a ridurre il carico di lavoro del personale ospedaliero di 3 ore al giorno.
Il settore sanitario sta cambiando a ritmo sostenuto nel tentativo di fornire una migliore assistenza ai pazienti, controllando al contempo i costi e migliorando le inefficienze operative. L'Asan Medical Center desiderava automatizzare la procedura di assegnazione dei posti letto per ridurre il carico di lavoro del personale ospedaliero, concedendogli più tempo per concentrarsi su attività di alto valore relative al servizio clienti.
Grazie alla metodologia IBM Garage, il team IBM Services ha collaborato con l'Asan Medical Center per ristrutturare flussi di lavoro complessi e semplificare i processi di assegnazione dei posti letto attraverso l'automazione intelligente. Come estensione del processo automatizzato di assegnazione dei posti letto, la Robotic Process Automation (RPA) è stata applicata anche a compiti correlati, come la registrazione dei pazienti, la modifica e la cancellazione delle prenotazioni.
Nel settore sanitario altamente competitivo della Corea del Sud, il servizio clienti e l'efficienza sono i principali punti di differenziazione—e la tecnologia sta diventando sempre più un fattore chiave.
Per stabilirsi come ospedale incentrato sul paziente, l'Asan Medical Center voleva migliorare il servizio fornito ai propri pazienti. Si è reso conto dell'opportunità di liberare il personale ospedaliero dal compito ripetitivo dell'assegnazione dei posti letto, che è un'attività complessa e manuale, la cui formazione richiede solitamente diversi mesi. L'AMC voleva automatizzare i processi critici e i complessi criteri di assegnazione dei posti letto.
Woo Ye-seon, Deputy Director dell'Asan Medical Center, spiega: “C'erano molti compiti ripetitivi nell'assegnazione dei posti letto e non avevamo abbastanza tempo per lavorare su compiti più importanti, come l'accoglienza dei clienti. Per questo motivo, volevamo dedicare più tempo all'accoglienza dei clienti o ai servizi, che sono attività ad alto valore aggiunto, riducendo le ore di lavoro del personale dedicate a compiti minori."
All'inizio del 2018 , il professor Kim Jong-Hyeok, Director, AMC Planning and Coordination Division, ha visitato l'IBM® Research Lab a New York per sperimentare le tecnologie più promettenti e rivoluzionarie, tra cui l'intelligenza artificiale, la blockchain, IBM Watson® e l'automazione intelligente. Il professor Kim Jong-Hyeok ha discusso in dettaglio con il team IBM della necessità di digitalizzazione e automazione negli ospedali e di come queste possano migliorare l'esperienza dei pazienti e del personale se applicate a determinate aree strategiche. Aggiunge inoltre: "Ho discusso di IBM Watson e Design Thinking con il personale del centro di ricerca, sono rimasto impressionato dal modo in cui lavorano, dal modo in cui innovavano le cose e dal lavoro di squadra."
In seguito, il team globale IBM ha visitato l'Asan Medical Center in Corea per condurre un workshop di tre giorni sul Design Thinking—una struttura incentrata sull'utente usata per risolvere i problemi in modo creativo e pratico, alla velocità e alla scala di un'impresa moderna. Durante il workshop, i team di IBM e AMC hanno analizzato i punti critici dell'ospedale, il loro ambiente attuale, gli obiettivi e le priorità previste per lo stato futuro. Ciò includeva una valutazione di tutti i dipartimenti idonei all’automazione e la selezione di quello che ne aveva maggiormente bisogno. Il professor Kim Jong-Hyeok ricorda che: "I team dei fornitori, dei trattamenti appropriati e dei medici hanno espresso un'enorme necessità di automazione e tra di loro abbiamo discusso su quale tipo di attività dovesse essere applicata per prima e abbiamo scelto di automatizzare l'assegnazione dei posti letto che era più vicina all'esperienza del cliente e al lavoro di interazione."
Usando la metodologia IBM Garage, IBM Services e l'Asan Medical Center hanno avviato un progetto di 12 settimane che ha coinvolto 35 dipartimenti. La fase iniziale del progetto era incentrata sulla definizione dei casi d'uso. Questo passaggio comprendeva l'individuazione dei processi e dei requisiti aziendali, la definizione e la configurazione dei requisiti dei dati e l'impostazione dei criteri di valutazione delle prestazioni per l'attività di assegnazione dei posti letto. Il team ha inoltre analizzato le potenziali attività che potrebbero essere automatizzate usando l'RPA e ha selezionato 2 candidati target del test.
Nella fase successiva, il team IBM Services ha analizzato tutti i flussi di lavoro e le regole per l'attività di assegnazione dei posti letto. I flussi di lavoro complessi sono stati ristrutturati e sono state definite nuove regole per l'assegnazione dei posti letto per rimuovere la ridondanza e migliorare l'efficienza. Sfruttando flussi di lavoro intelligenti, è stato ideato un sistema automatizzato in grado di assegnare i posti letto in base a una complessa interazione di vari insiemi di criteri. Ciò includeva le preferenze dei pazienti, i programmi degli interventi chirurgici, le circostanze particolari dei pazienti, lo stato di prenotazione di ciascun reparto e persino fattori come la distanza che il personale medico avrebbe dovuto coprire per soddisfare le esigenze di ciascun paziente.
Come estensione del processo automatizzato di assegnazione dei posti letto, la RPA è stata applicata a compiti correlati, come la registrazione dei pazienti o la modifica e la cancellazione delle prenotazioni.
L'implementazione dell'automazione intelligente per l'assegnazione dei posti letto ha aiutato l'Asan Medical Center a migliorare l'efficienza operativa e a fornire un servizio clienti migliore. Durante il progetto di 12 settimane, il tasso di errore nell'assegnazione dei posti letto è stato dello 0% per i 35 dipartimenti medici selezionati che hanno gestito quasi il 55% del totale dei pazienti ricoverati. I posti letto sono stati assegnati con un tempo massimo di 20 minuti più veloce rispetto al sistema manuale. Il personale AMC, coinvolto nella registrazione dei pazienti, è stato in grado di far risparmiare circa 3 ore al giorno, dando loro più tempo da dedicare alla cura dei pazienti.
Attualmente, oltre 100 registrazioni di ricoveri al giorno vengono gestite senza l'intervento umano. Considerando il fatto che anche la distanza percorsa dal personale medico viene presa in considerazione nel sistema di assegnazione dei posti letto, anche i turni dei pazienti sono più efficienti. Il professor Kim Jong-Hyeok, Director, AMC Planning and Coordination Division, aggiunge: “In un breve periodo, l’assegnazione automatizzata dei posti letto e l’RPA hanno migliorato l’efficienza del lavoro e abbiamo ottenuto una maggiore soddisfazione del personale. Ogni membro del personale precedentemente coinvolto nella registrazione dei pazienti ora può risparmiare circa tre ore al giorno”.
I flussi di lavoro intelligenti non sono solo automatizzati, ottimizzati e personalizzati ma sono anche dinamici e possono essere flessibili e scalabili agevolmente per creare nuovo valore. Ha aiutato l'AMC a collegare i processi end-to-end, eliminando i silo e dividendo le funzioni per esporre nuovi risultati. Kim Min-jung, Head – IBM Korea, Global Business Services, aggiunge: "È gratificante vedere la differenza fatta per la gestione efficiente dell'Asan Medical Center quando i flussi di lavoro intelligenti aiutano a dare un senso ai dati e agli approfondimenti di front e back office per aiutare gli operatori sanitari ad affrontare le attività amministrative in modo rapido ed efficiente. Automatizzando le attività di routine, questo sistema consente al personale ospedaliero di dedicare più tempo ad altre attività e concentrarsi sul miglioramento dell'assistenza ai pazienti."
Con l'obiettivo di trasformarsi in uno Smart Hospital, l'AMC mira a continuare a innovare usando tecnologie di trasformazione. Il professor Kim Jong-Hyeok conclude: "In futuro, il processo di creazione di processi ospedalieri più intelligenti e automatizzati si estenderà a vari campi. Penso che sia altamente applicabile alla ricerca, alla formazione e ai settori medici, come le richieste di risarcimento assicurativo, gli incarichi degli infermieri, il lavoro legato ai materiali e così via. In definitiva, penso che sarà possibile rendere più intelligenti i servizi medici complessivi dell’Asan Medical Center."
L'Asan Medical Center (link esterno a ibm.com) è la più grande istituzione medica coreana con un totale di 2.705 posti letto su circa 85.000 metri quadrati. Dalla sua fondazione avvenuta nel giugno 1989, l'Asan Medical Center ha raggiunto una reputazione medica di livello mondiale in quanto ha continuato a investire in modo aggressivo nella ricerca, nello sviluppo e nelle cure cliniche. Si impegna a diventare uno standard globale nel mondo della medicina e a stabilirsi come leader nello sviluppo medico in Corea. È stato leader nel campo dello sviluppo medico della Corea, curando i pazienti con l'aiuto di professionisti di grande esperienza e attrezzature all'avanguardia. Di conseguenza, l'Asan Medical Center riceve in media ogni giorno 2.540 pazienti ricoverati e 328 pazienti in emergenza, mentre esegue circa 67.228 interventi chirurgici complessi all'anno. Ad oggi, l'Asan Medical Center gode della reputazione di ospedale più visitato della Corea.
Legale
© Copyright IBM Corporation 2020
Luglio 2020 Prodotto in India
IBM, il logo IBM e ibm.com sono marchi di International Business Machines Corp., registrati in diverse giurisdizioni del mondo. Altri nomi di prodotti e servizi potrebbero essere marchi di IBM o di altre società. Un elenco aggiornato dei marchi IBM è disponibile sul Web in “Copyright and trademark information” all'indirizzo ibm.com/legal/copyright-trademark.