Quella lettera, nonostante la sua umile origine, ha dato il via a un importante caso della Corte Suprema che ancora oggi risuona nel panorama della giustizia negli Stati Uniti. Grazie alla sentenza Gideon v. Wainwright, il diritto degli imputati penali di ricevere una difesa pubblica gratuita è stato dato per scontato dai cittadini statunitensi dal 1963.

Recentemente, tuttavia, l'Administrative Office of the Courts (AOC) di uno Stato del sud-est degli Stati Uniti ha visto cosa occorrerà affinché i tribunali di oggi continuino a mantenere la promessa di Gideon v. Wainwright.

Collaborando con il business partner IBM Prolifics e applicando la tecnologia di automazione IBM, l'AOC ha trasformato i processi amministrativi sovraccarichi e ha apportato efficienze critiche al suo sistema di difesa pubblica.

La storia dell'AOC illustra come l'automazione dei processi possa accelerare drasticamente il lavoro e come i moderni sistemi giudiziari dipendano dalla tecnologia più avanzata per proteggere un diritto costituzionale fondamentale: la giustizia per tutti.

Quando Matt Garst, Head of North America Sales di Prolifics, si è messo recentemente in contatto con l'AOC dello Stato sudorientale per vedere come avrebbe potuto aiutarlo ad aumentare l'efficienza, non stava pensando a Clarence Gideon. Ma Gideon era, almeno in parte, la ragione per cui l'AOC voleva parlare con Garst.

Quando Gideon inviò quell'appello scritto a matita alla Corte Suprema nel 1962, era stato condannato per aver fatto irruzione in una sala da biliardo a Panama City, in Florida, e aver rubato birra, vino e 5 dollari di resto. Quando andò a processo per la prima volta, nel 1961, chiese che lo Stato della Florida gli fornisse un avvocato, citando il suo diritto a un processo equo ai sensi del Sesto Emendamento della Costituzione degli Stati Uniti. Il giudice gli rispose che la Florida fornisce rappresentanza gratuita solo nei casi di pena di morte. Dovendosi difendere da solo, Gideon fu condannato.

L'anno successivo, tuttavia, dopo aver ricevuto l'appello di Gideon, la Corte Suprema votò 9 a 0 che giustizia non era stata fatta. Gideon ottenne un nuovo processo. Questa volta, un avvocato difensore finanziato dallo stato discreditò la testimonianza precedente e chiamò un nuovo testimone. Gideon fu dichiarato non colpevole. Da allora, in tutti i 50 Stati, gli imputati che non possono permettersi una rappresentanza legale, etichettati dai tribunali come indigenti, possono richiedere e ricevere una rappresentanza efficace dallo Stato.

Oggi, mettere in pratica Gideon v. Wainwright dipende dai programmi di corte statali chiamati Indigent Defense Systems, o sistemi di difesa degli indigenti. Ed è proprio questo che l'AOC voleva discutere con Garst e il team di Prolifics.

L'AOC cercava un modo per alleviare i processi sovraccarichi legati alla difesa degli indigenti. Lo Stato ha una delle 10 popolazioni in più rapida crescita negli Stati Uniti. Per i suoi tribunali, ciò significa un costante aumento del carico di lavoro e una domanda sempre maggiore di difesa pubblica.

Per un determinato caso nel sistema di difesa degli indigenti, fornire una rappresentanza pubblica efficace ed equa significa arruolare uno o più avvocati difensori e altre risorse, come esperti, investigatori o interpreti. E significa pagare queste risorse per il loro lavoro. È qui che l'AOC ha dovuto affrontare sfide significative.

Quando un difensore pubblico o un'altra risorsa ha lavorato su un caso, per essere pagato deve inviare una richiesta all'AOC. L'AOC sottopone la richiesta a un processo interno per assicurarsi che sia conforme a tutti i regolamenti, quindi la invia all'ufficio del Presidente della Corte Suprema, che concede l'approvazione per il pagamento della risorsa.

L'AOC utilizzava tre processi separati, in gran parte manuali, per facilitare questo ciclo. Come spiega Garst: "Si trattava di accedere a un sistema, fare un lavoro, disconnettersi, accedere a un altro sistema, fare un altro lavoro, disconnettersi da quello, accedere a un altro sistema... E la tecnologia sottostante doveva essere mantenuta. Ogni volta che effettuavano un aggiornamento, si verificava un'interruzione. Dal punto di vista amministrativo e tecnologico, era un incubo gestionale".

Con 135.000 richieste all'anno (e in costante aumento), questi processi, e il personale il cui lavoro manuale li manteneva in movimento, faticavano a tenere il passo. "Vedevano che il loro carico di lavoro stava aumentando significativamente", ricorda Garst. "Avevano più volume di quanto potessero gestire. Stavano riscontrando problemi in cui le persone non venivano pagate, venivano pagate in ritardo o venivano pagate per l'importo sbagliato." In effetti, più di 70.000 richieste rimanevano in sospeso a causa di semplici errori che non potevano essere risolti fino a quando il personale amministrativo non avvisava manualmente i richiedenti.

Oltre a creare inconvenienti e confusione per i difensori pubblici, i problemi mettono a rischio l'intero sistema di difesa degli indigenti. Come spiega Garst: "Ogni agenzia statale viene controllata due o tre volte l'anno. Se l'ufficio del controllore rileva eventuali violazioni, può farti chiudere. Immagina cosa succederebbe se venisse chiuso l'Administrative Office of the Courts, ne parlerebbero tutti i giornali. Quindi la percezione pubblica è una seria preoccupazione, e questo ha visibilità fino all'ufficio del governatore".

L'AOC sapeva di dover sostituire le attività manuali e i processi disgiunti con un sistema unificato e automatizzato. Era necessario sia accelerare l'elaborazione delle richieste sia fornire una tracciabilità completa ai fini del reporting. Ha consultato diversi fornitori di soluzioni oltre a Prolifics, tra cui alcuni dei più grandi operatori di servizi professionali a livello mondiale. "Eravamo in competizione con aziende mille volte più grandi della nostra", afferma Garst. "Il nostro vantaggio era che siamo abbastanza grandi per essere scalabili ma abbastanza piccoli per essere agili." Per l'AOC questa è stata la combinazione vincente. Uno dei maggiori offerenti ha stimato dai tre ai cinque anni per trovare una soluzione. Garst e il team di Prolifics si sono impegnati a mettere in produzione una soluzione in meno della metà del tempo. Hanno vinto il contratto. Poi hanno mantenuto la loro promessa.

Prolifics costruisce soluzioni IT. Garst e i suoi collaboratori sono quindi abituati a lavorare con i reparti IT dei loro clienti, ottenendo l'approvazione di CIO e CTO. Il progetto con l'AOC è stato diverso fin dall'inizio e il collegamento tra due ambiti apparentemente distinti, l'informatica e la giustizia, era molto chiaro. Invece di lavorare con i responsabili delle operazioni IT, Prolifics ha lavorato con avvocati. Invece che da un CIO, l'approvazione doveva arrivare dal giudice capo dello Stato. "Ogni volta che incontravo il cliente", spiega Garst, "entravo nella stanza e tutti i presenti erano avvocati. C'era un libro, che era la legge. E così, per qualsiasi modifica che volessero apportare, per qualsiasi cosa che volessero fare, il libro veniva aperto. L'intero sistema è stato progettato in base alla lettera della legge".

A causa della natura atipica dell'impegno, la collaborazione era particolarmente importante. Il team di Prolifics aveva bisogno di capire meglio l'AOC e l'AOC aveva bisogno di capire le ultime novità che l'IT aveva da offrire. Come spiega Garst: "Abbiamo dovuto ridurre tutto al livello più semplice per far capire loro cos'era possibile". Un approccio di design thinking, con il coinvolgimento dell'AOC in ogni fase del processo, ha guidato la collaborazione e la creazione di soluzioni durante l'intero processo.

Il primo passo è stata una sessione di scoperta e consulenza di tre settimane. "Prima di iniziare a girare le viti", dice Garst, "volevamo aprire il cofano e capire davvero le sfide significative che stavano affrontando, comprendendo l'ambiente attuale e gli obiettivi per l'ambiente futuro".

"Quindi ci sono state molte sessioni di lavagna. I principali stakeholder, gli utenti influenti, come la direttrice dell'AOC, sono stati coinvolti direttamente nel processo di definizione di ciò che andava fatto per la prima fase, e hanno portato idee."

All'inizio, l'AOC sperava di applicare gran parte della codifica dei pochi sistemi esistenti e, secondo le parole di Garst, di "imbullonare alcuni nuovi componenti". Il team di Prolifics, d'altra parte, ha ritenuto che fosse necessario un approccio dal basso.

"Alcuni degli utenti", spiega Garst, "fanno parte di questo processo da oltre 40 anni. Quindi sono abituati e pensano: 'Voglio solo che faccia la stessa cosa'".

Prolifics ha ribaltato il pensiero con domande del tipo: Dove volete andare? Quali miglioramenti e funzionalità vi aiuterebbero a operare in modo più efficiente? Quale sarebbe il processo ideale? Dalle domande sono emerse nuove idee, che Prolifics ha integrato nella presentazione di un processo futuro che rappresentava una maggiore efficienza e una totale trasparenza. Il team dell'AOC è stato convinto.

In tribunale, il verdetto dipende dalle prove. Per l'AOC, era giunto il momento che Prolifics dimostrasse di poter mantenere le promesse del futuro processo.

Utilizzando i componenti software della soluzione IBM Cloud Pak for Automation e un'offerta del business partner IBM Intellective, il team Prolifics ha creato un unico framework integrato che automatizza l'intero processo delle richieste di difesa degli indigenti, dall'invio iniziale, al workflow e al reporting, fino all'approvazione da parte del giudice capo e, infine, il pagamento. "Abbiamo semplificato gran parte del processo", afferma Garst. "Il sistema non è solo a thread singolo. È automatizzato al punto che se qualcosa rimane fuori dal processo in una coda, passa automaticamente al passaggio numero due o al numero tre per mantenere il processo in corso."

Quando il funzionario del controllore avvia un audit, tutti i dettagli sono prontamente disponibili. "L'intero processo è completamente trasparente", afferma Garst. "In ogni fase del processo, si può vedere chi è la persona incaricata e dove ci sono ostacoli."

Gli errori non restano più in attesa di essere riportati al passaggio precedente. Le notifiche istantanee consentono ai mittenti e agli altri utenti di capire immediatamente se c'è qualche errore, in modo che possano risolvere il problema sul momento, senza ulteriori interventi.

L'automazione aiuta anche ad allineare la soluzione a quel libro che gli avvocati consultavano sempre. Utilizzando la componente del motore di regole di IBM Cloud Pak for Automation, Prolifics e il team dell'AOC hanno creato molteplici workflow per favorire la razionalità e l'efficienza e hanno messo in atto regole che garantiscono che tutte le decisioni procedurali siano conformi alla legge statale.

E come appare il nuovo sistema agli utenti? Quanto è amichevole con i veterani di 40 anni? È qui che entra in gioco il software Unity di Intellective. "Sapevamo di aver bisogno di un front-end molto intuitivo e facile da usare", afferma Garst. "Abbiamo scelto la soluzione di navigazione dei contenuti Intellective Unity. Si integra con tutti i componenti di Cloud Pak for Automation e fornisce un'interfaccia utente altamente ricca e personalizzabile."

Le soluzioni IBM e Intellective vengono eseguite in un ambiente cloud privato interno ospitato in un data center statale per soddisfare i requisiti statali per la residenza dei dati sensibili nello Stato.

In quanto fornitore globale di servizi e soluzioni di ingegneria IT, il business partner IBM Prolifics lavora a stretto contatto con i clienti per comprendere la loro visione e utilizzare la propria esperienza nel settore e nella tecnologia per accelerare l'immissione di tale visione sul mercato.