Frederick Taylor, seorang insinyur mesin, berjasa atas teori manajemen ilmiah yang menjadi dasar dari workflow. Dia berusaha meningkatkan efisiensi industri dengan menganalisis proses manufaktur secara empiris dengan tujuan mengurangi limbah dan menstandarisasi praktik terbaik.

Teori-teorinya bersama dengan teori Henry Gantt — pengembang bagan Gantt yang populer — terus menginformasikan manajemen proyek dan teknik industri hari ini. Workflow membantu merencanakan dan memantau proyek dengan cara yang metodis dan logis, memungkinkan tim mencapai tenggat waktu dan tonggak penting.

Konsep workflow juga telah digunakan dalam disiplin ilmu terkait yaitu riset operasi, yang menerapkan metode analitis untuk memeriksa sifat pekerjaan. Dalam riset operasi, teknik-teknik dari statistik, teori permainan, dan kecerdasan buatan digunakan dalam kombinasi dengan ilmu manajemen untuk memecahkan masalah dunia nyata yang kompleks.

Karena workflow terdiri dari tugas-tugas langkah demi langkah yang terpisah, workflow dapat dengan mudah divisualisasikan melalui diagram atau diagram alur. Pemetaan workflow, juga dikenal sebagai pemetaan proses, memberikan pemahaman yang lebih dalam tentang keseluruhan proses workflow, memungkinkan pengoptimalan dan/atau otomatisasi penuh atau sebagian.

Diagram workflow dibuat menggunakan langkah-langkah berikut:

1. Tentukan proses untuk dipetakan. Beberapa tipe workflow mandiri dengan parameter yang sangat sempit dan sedikit variasi dalam proses internalnya; yang lain lebih longgar didefinisikan. Untuk membuat dampak terbesar, Anda mungkin ingin memprioritaskan proses yang berjuang untuk mencapai hasil, atau proses yang berdampak pada kepuasan pelanggan.
   
   
2. Mengumpulkan informasi dan mengidentifikasi pemangku kepentingan. Kumpulkan mereka yang memiliki pengetahuan mendalam tentang proses yang ingin Anda optimalkan. Pakar materi pelajaran (UKM) ini memberikan lebih banyak pemahaman tentang di mana handoff dalam proses terjadi, seperti pemangku kepentingan, urutan langkah, jadwal, sumber daya, dll. Mereka juga dapat menyoroti beberapa area masalah, seperti kemacetan dan redundansi, yang dapat membahayakan efisiensi. Selama tahap proses ini, Anda ingin mendokumentasikan semua informasi yang relevan di sekitar proses. 
    
3. Garis besar langkah-langkah workflow. Tentukan di mana proses saat ini dimulai dan diakhiri serta urutan langkah di antaranya. Meskipun tingkat perinciannya dapat bervariasi, informasi seputar input, output, metrik, dan pemangku kepentingan biasanya disertakan.
   
   
4. Merepresentasikan proses workflow sebagai diagram alir. Alat bantu workflow akan ideal untuk dokumentasi, menyediakan tempat terpusat tanpa kertas bagi anggota tim untuk berbagi dan mengakses informasi proses dengan mudah. Selama tahap ini, redundansi dalam proses dapat lebih mudah dilihat, menginspirasi cara untuk merampingkan proses tertentu. 
   
   
5. Dapatkan umpan balik. Tinjau templat workflow ini dengan para pemangku kepentingan untuk mendapatkan validasi dan umpan balik. Ketika tim mengidentifikasi area di mana kesalahan atau kemacetan sering terjadi, mereka dapat secara kolektif menyelaraskan perbaikan proses-misalnya konsolidasi, eliminasi, atau penyusunan ulang langkah-langkah. Metodologi proses yang populer, seperti Six Sigma dan filosofi Kaizen tentang perbaikan berkelanjutan, juga dapat diterapkan selama tahap ini.
   
   
6. Menyelesaikan diagram alur. Hal ini harus mencakup penyesuaian berdasarkan umpan balik. Mesin workflow mengotomatiskan sebagian cara kerja tim, memajukan setiap individu ke tugas berikutnya dalam proses tertentu.

Proses manual rentan terhadap kesalahan manusia, inefisiensi, dan inkonsistensi yang dapat mengganggu kualitas produk dan pengalaman pelanggan, sementara sistem otomatis pada dasarnya efisien, konsisten, dan dapat diskalakan. Manajemen proses bisnis (BPM) dapat membantu mengotomatiskan tugas-tugas biasa menggunakan teknologi yang dikenal sebagai otomatisasi proses robotik (RPA). RPA sangat cocok untuk melakukan tugas-tugas yang berulang seperti secara otomatis menghasilkan respons email ketika pelanggan mengisi formulir permintaan, pemrosesan transaksi, atau berkomunikasi dengan banyak database saat memproses klaim asuransi.

Hampir semua prosedur operasional dalam industri apa pun dapat digambarkan sebagai workflow, dengan asumsi bahwa prosedur tersebut terdiri dari langkah-langkah yang dapat diulang. Beberapa kasus penggunaan meliputi:

• Pesanan pembelian perusahaan: Workflow persetujuan mendukung manajer dan tim keuangan dan pengadaan dalam organisasi. Manajemen melalui proses persetujuan untuk menetapkan anggaran dengan tim keuangan mereka dan bagian pengadaan membantu mereka dalam memastikan bahwa agensi pihak ketiga memenuhi persyaratan perusahaan dan hukum untuk kemitraan.
   
• e-commerce: Setelah pelanggan mengirimkan pesanan dan informasi kartu kredit, transaksi diproses, dan pembayaran diterima. Barang yang dipesan kemudian diambil dari gudang dan dikemas untuk dikirim. Paket tersebut kemudian dikirim ke pelanggan.
  
  
• Orientasi karyawan baru: Saat karyawan baru bergabung dengan tim, karyawan baru tersebut harus menyelesaikan orientasi workflow yang biasanya mencakup dokumen legal, akses ke sumber daya IT, serta pelatihan dan orientasi yang relevan dengan organisasi.
  
  
• Layanan dan dukungan pelanggan: Sistem tiket adalah bagian dari workflow digital. Sistem ini dirancang bagi tim dukungan untuk menjawab berbagai pertanyaan secara real-time dan menyelesaikan masalah secara sistematis dengan mengikuti langkah-langkah rutin.
  
  
• Pendaftaran Rekening Bank: Saat nasabah baru membuka rekening, mereka akan melalui serangkaian tugas yang berurutan. Nasabah memberikan verifikasi identitas dan kemudian lembaga keuangan memberikan laporan pengungkapan dan informasi rekening yang relevan. Catatan transaksi didokumentasikan dan dipelihara untuk tujuan audit.
  
  
• Manajemen perawatan kesehatan: Untuk setiap pasien yang mengunjungi klinik medis, prosedur triase, diagnosis, dan manajemen standar diikuti.
  
  
• Job dan flow shop di bidang manufaktur: Produk dapat bergerak melalui proses dalam urutan langkah linier yang tidak pernah berubah (flow shop) atau produk dapat bergerak melalui mesin yang berbeda dalam pola yang berbeda-beda tergantung pada apa yang diproduksi (job shop). Proses industri adalah tempat di mana konsep workflow yang kompleks pertama kali digunakan, dan tetap menjadi istilah yang umum di bidang manufaktur hingga hari ini.

Dengan menggunakan sistem otomatis atau strategi analitik formal untuk meningkatkan workflow di seluruh perusahaan, para pemangku kepentingan dapat melihat banyak manfaat, termasuk:

• Pengambilan keputusan yang lebih baik (lebih berbasis data, rasional, dan konsisten).
  
  
• Mengurangi biaya dan risiko.
  
  
• Proses operasional yang lebih cepat dan dengan lebih sedikit hambatan.
  
  
• Pemahaman yang lebih dalam tentang operasi dan cara menjembatani kesenjangan antara kondisi saat ini dan kondisi masa depan yang diinginkan.
  
  
• Pengalaman pelanggan yang lebih baik dan lebih konsisten.
  
  
• Penghapusan tugas yang membosankan dan berulang dari fungsi pekerjaan, membebaskan karyawan untuk berfokus pada pekerjaan yang lebih kreatif dan lebih penting.
  
  
• Aplikasi, sistem, dan teknologi kognitif canggih yang terintegrasi