Apa itu sistem manajemen transportasi (TMS)?

TMS bisa hadir sebagai solusi berbasis cloud atau solusi lokal, meskipun yang pertama lebih mudah beradaptasi untuk menangani tenaga kerja yang bergerak saat ini.

TMS membantu bisnis global melacak pengiriman penting mereka, memungkinkan otomatisasi dalam skala besar, dan membantu berbagai organisasi dalam rantai pasokan berkolaborasi untuk menjaga agar ekonomi global tetap berjalan. Beralih ke perangkat lunak TMS dapat membantu perusahaan melihat operasi mereka dengan lebih baik dalam hal indikator kinerja utama organisasi.

Beberapa tahun terakhir telah menyoroti pentingnya rantai pasokan yang terhubung secara global di mana banyak tugas diotomatisasi, sehingga setiap organisasi memahami di mana barang berada pada waktu tertentu dan dapat mengomunikasikan tindakan mereka kepada orang lain dalam ekosistem rantai pasokan.

Rantai pasokan yang terintegrasi dan digerakkan oleh perangkat lunak membantu memastikan bahwa barang dapat mencapai tujuan tepat waktu dengan masalah sesedikit mungkin, menyediakan grosir, pengecer, dan penyedia e-commerce dengan barang yang mereka butuhkan untuk dijual kepada pelanggan akhir rantai pasokan global: konsumen.

TMS sering menggunakan teknologi canggih seperti fungsi machine learning (ML) dan kecerdasan buatan (AI) untuk mengoptimalkan proses manual yang ada dalam operasi transportasi mereka, yang menyita waktu karyawan yang berharga. Sementara beberapa pelanggan akan membeli TMS mereka berdasarkan harga, yang lain memilih solusi yang unggul dalam menyediakan beberapa komponen di bawah ini:

Sistem manajemen gudang (WMS): Dengan memahami jadwal masuk dan keluar barang saat ini, manajer gudang dapat memaksimalkan ruangnya sebanyak mungkin tanpa pernah melebihi kapasitas.

Alur kerja: TMS membantu menetapkan, mengotomatisasi, dan memantau alur kerja yang membuat siklus hidup rantai pasokan berjalan lancar dan meningkatkan pengoptimalan rute. Alih-alih mengandalkan pekerjaan manual seperti panggilan, email, atau teks, alur kerja otomatis dapat menangani perutean, pemilihan operator, pelacakan pengiriman, dan faktur tanpa campur tangan manusia yang tidak perlu.

Pengadaan: TMS membantu perusahaan untuk memusatkan dan memahami pendekatan pengadaan mereka dengan membandingkan vendor dan distributor, menyimpan semua syarat dan ketentuan pada satu platform, dan lebih efektif mengamati dampak perubahan vendor pada pengiriman jangka pendek dan jangka panjang.

Order management: Ini melacak pembuatan dan penyelesaian pesanan. Jika beberapa pesanan berasal dari pelanggan yang sama, TMS dapat menghilangkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi keseluruhan dengan menggabungkan pesanan tersebut.

Faktur: Aspek pengiriman yang memakan waktu adalah menagih pelanggan dan membayar faktur kepada pemasok. Solusi TMS dapat mengotomatiskan proses ini sehingga permintaan pembayaran dan penagihan diperiksa keakuratannya dan uang bertukar tangan tanpa campur tangan manusia. Ini menghilangkan pengurasan biaya yang signifikan dari semua organisasi di rantai pasokan.

API: Komponen kunci dari setiap TMS adalah kemampuan untuk memanfaatkan perangkat lunak dan sistem eksternal melalui API. Banyak TMS modern tersedia untuk dibeli atau lisensi yang sesuai dapat bekerja dengan banyak perangkat lunak dan solusi internal, seperti ERP dan SCM, melalui API.

Seluruh rantai pasokan adalah ekosistem yang rumit yang bergantung pada berbagai organisasi yang berbagi informasi sedekat mungkin dengan waktu nyata sehingga rantai tersebut tidak terputus. Setiap organisasi yang bergantung pada manajemen armada menemukan nilai dalam perangkat lunak manajemen transportasi.

Perusahaan yang memiliki atau memproduksi barang yang dikirim melalui moda transportasi yang berbeda. Misalnya, laut, kereta api, jalan raya, atau udara, atau kombinasinya seperti antarmoda, memerlukan visibilitas waktu nyata dan jangka panjang di seluruh rantai pasokan.

Itu berarti mereka membutuhkan informasi yang terorganisir dengan baik untuk mengelola faktur mereka, memantau arus barang, memahami status produk mereka saat ini di armada, dan melacak pengiriman.

Perusahaan yang mengoperasikan kendaraan armada yang mengangkut bahan baku dan pasokan harus menggunakan TMS untuk melacak kargo yang mereka kirimkan atas nama pengirim.

Penyedia layanan logistik berada di antara pengirim dan penyedia layanan kargo dan mereka mengatur peralatan kargo tertentu. Mereka perlu mengetahui status peralatan pelanggan mereka dan persyaratan pengiriman yang diharapkan untuk mendukung mereka dengan solusi yang tepat saat dibutuhkan.

Manajer gudang dan pekerja lapangan pengiriman harus memiliki dasbor real time untuk melihat di mana pengiriman berada; dengan cara ini dasbor dapat mengakomodasi mereka dengan jumlah staf dan ruang yang sesuai di dalam gedung dan lapangan untuk bongkar muat dan penyimpanan yang efisien.

Di ujung rantai pasokan, perusahaan-perusahaan ini perlu tahu kapan barang akan tiba untuk dijual kepada konsumen. TMS menyediakan visibilitas real-time sehingga mereka dapat mengelola stok rak mereka dan berkomunikasi dengan pelanggan.

Sistem manajemen transportasi mencakup beberapa manfaat yang dapat membantu semua jenis organisasi di seluruh rantai pasokan untuk berkolaborasi dan mengelola proses mereka dengan lebih baik.

Penghematan biaya: Dengan mengoptimalkan rute dan tujuan pengiriman, perusahaan dapat mengurangi biaya dan mendorong efisiensi. Bisnis mencurahkan sejumlah besar tenaga kerja manual untuk memelihara dan memperbarui jaringan spreadsheet yang kompleks. Perangkat lunak TMS membantu mengelola kerumitan ini dengan memusatkan informasi ini dalam satu alat.

Selanjutnya, ini mengurangi biaya tenaga kerja jangka panjang, membebaskan karyawan untuk bekerja pada masalah tingkat yang lebih tinggi. Beberapa pengirim membutuhkan pengiriman kurang dari muatan truk (LTL), di mana apa yang mereka kirimkan digabungkan dalam satu truk dengan barang dari pengirim lain.

Mampu melacak pengiriman mereka di antara barang lainnya adalah penting. Dengan mengotomatiskan pembuatan dan analisis data internal dan eksternal, organisasi pengiriman dapat menghasilkan insight baru untuk membantu mereka meningkatkan profitabilitas dan meningkatkan efisiensi, seperti pembuatan faktur dan bongkar muat barang yang lebih cepat.

Peningkatan kolaborasi: Pengiriman pada rantai pasokan global membutuhkan kolaborasi yang signifikan di antara jaringan transportasi - antara pengirim, perantara pengiriman, penyedia layanan pengiriman, dan entitas lainnya. Dengan menyelaraskan semua pada satu perangkat lunak berbasis cloud, beberapa organisasi dapat memiliki pandangan holistik tentang seluruh rantai pasokan.

Perkiraan yang ditingkatkan: Pengiriman pada rantai pasokan global memerlukan proyeksi yang akurat (tautan berada di luar ibm.com) untuk merencanakan pemuatan, pengambilan, dan perutean pengiriman.¹ Jenis visibilitas ke dalam rantai pasokan ini memungkinkan organisasi untuk merencanakan dan mengoptimalkan efisiensi untuk diri mereka sendiri dan klien mereka. Dengan melacak pengiriman pada jadwal yang berbeda-beda, organisasi memiliki pandangan yang lebih baik secara keseluruhan terhadap bisnis mereka.

Meningkatkan kepuasan pelanggan: Di setiap langkah rantai pasokan, ada serah terima dari penyedia bahan baku ke produsen ke pengirim ke pengecer dan pengecer ke pelanggan. Kepuasan mereka dan kepuasan pelanggan mereka bergantung pada pengiriman yang tepat waktu atau pemberitahuan keterlambatan sehingga mereka dapat membuat rencana alternatif. Menggunakan TMS untuk melacak pergerakan dan memberi tahu semua peserta jika ada penundaan (atau jika ada sesuatu yang akan dikirimkan sebelum tanggal dan waktu yang diperkirakan) membuat semua orang senang.

Dokumentasi yang lebih baik: Dengan mengotomatiskan proses pengiriman barang, TMS meningkatkan dokumentasi dalam beberapa cara; ini termasuk menstandarkan semua dokumen untuk kepatuhan, membuat rantai lacak balak digital, memungkinkan pembaruan pengiriman secara real-time, dan membuat arsip dokumen secara otomatis.

Tender otomatis: Tender adalah proses di mana pengirim dapat meminta beberapa penawaran dari operator untuk kebutuhan pengiriman yang mereka miliki. TMS dapat mengatur semua informasi yang dimiliki pengirim tentang ekspedisi potensial, dapat menghubungi mereka secara otomatis(tautan berada di luar ibm.com) dengan informasi dan persyaratan utama, dan menerima penawaran, menghemat biaya, dan mengurangi pekerjaan manual yang tidak perlu.²

Mobilitas: Meskipun banyak organisasi terutama akan menjalankan TMS mereka dan mengelola alur kerja mereka di komputer desktop, memiliki aplikasi seluler sangat penting untuk bisnis tangkas yang memiliki pekerja yang terus-menerus bepergian.

Organisasi yang ingin menerapkan solusi TMS otomatis mungkin akan mengalami beberapa kesulitan awal, namun pada akhirnya, manfaat dari solusi manajemen transportasi lebih besar daripada tantangannya.

Meskipun demikian, ada beberapa masalah khusus yang harus diperhatikan oleh setiap organisasi ketika mereka bertransisi ke perangkat lunak TMS otomatis, sehingga mereka dapat melalui transformasi dengan sukses.

Adopsi pengguna: Untuk organisasi dengan pendekatan manual yang unik dalam mengelola logistik, mungkin akan sulit untuk menghentikan pendekatan historis untuk sistem yang baru. Seringkali, ketika perusahaan memperkenalkan sistem baru, karyawan mungkin akan kembali ke proses yang sudah ada jika mereka merasa bingung dengan sistem yang baru.

Manajemen perlu berkomunikasi dengan jelas dan menjustifikasi pengambilan keputusan mereka dengan data untuk membantu tim mereka memahami nilai teknologi ini dalam pekerjaan mereka. Menyediakan pendidikan orientasi untuk menunjukkan cara kerja berbagai modul juga akan mempercepat proses ini.

Integrasi ke dalam ERP dan SCM yang sudah ada: TMS baru membutuhkan integrasi dengan perangkat lunak dan sistem yang sudah ada. Kompleksitas integrasi ini tergantung pada perangkat lunak dan sistem yang dimiliki perusahaan, dukungan TI, biaya integrasi tersebut, dan bagaimana perusahaan dapat melakukan integrasi tanpa mengganggu proses bisnis yang ada.

Partisipasi mitra: Meskipun TMS dapat bermanfaat bagi satu organisasi dalam rantai pasokan untuk mengelola bagian mereka dalam proses transportasi, nilainya bersifat eksponensial bagi setiap mitra dan pemasok yang memanfaatkannya.

Kegagalan dalam mengintegrasikan mitra perusahaan ke dalam dan menggunakan perangkat lunak berarti perusahaan harus mengelola berbagai aliran komunikasi dan logistik, sehingga meminimalkan efektivitas solusi.