Diterbitkan: 8 Maret 2024
Kontributor: Alice Gomstyn, Alexandra Jonker
Kantor cerdas adalah ruang kantor yang dilengkapi dengan teknologi tempat kerja inovatif yang meningkatkan pengalaman karyawan, meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi energi.
Teknologi utama yang mendukung kantor cerdas antara lain otomatisasi, Internet of Things dan sistem manajemen tempat kerja yang terintegrasi. Pencahayaan cerdas, termostat cerdas, ruang konferensi cerdas , dan meja cerdas juga biasa ditemukan di kantor cerdas.
Dalam publikasi ini, kami ingin memberikan panduan untuk membantu pendekatan Anda terhadap pelaporan ESG.
Dua tren utama mendorong para pemimpin bisnis untuk mulai menerapkan teknologi kantor cerdas:
Munculnya teknologi cerdas: Teknologi cerdas lahir dari beberapa kemajuan teknologi: komersialisasi Internet pada tahun 1990-an, kemunculan berbagai benda "cerdas" seperti televisi yang terhubung ke Internet pada tahun 2000-an, pertumbuhan jaringan seluler, dan perkembangan analitik data.1 Saat ini, teknologi cerdas yang dilengkapi dengan kemampuan pengumpulan data dan konektivitas semakin banyak diterapkan untuk meningkatkan keberlanjutan dan pengalaman pengguna di berbagai lingkungan, seperti di berbagai kota, lahan pertanian, dan rumah. Tidak terkecuali lingkungan perkantoran, dengan pasar kantor cerdas global yang diproyeksikan mencapai USD 122,6 miliar pada tahun 2032.2
Meningkatnya pekerjaan jarak jauh dan hybrid: Lonjakan pekerjaan jarak jauh selama pandemi COVID-19 (dan meningkatnya tempat kerja hybrid sejak saat itu) telah menghasilkan tenaga kerja yang lebih terdistribusi daripada sebelumnya. Hal ini mendorong permintaan akan teknologi kantor cerdas yang memfasilitasi kolaborasi antara pekerja jarak jauh dengan anggota tim di kantor .
Bisnis yang mengadopsi solusi kantor cerdas dapat memperoleh banyak manfaat.
Teknologi kantor cerdas dapat membantu perusahaan mengidentifikasi ketika ruang mereka kurang dimanfaatkan, sehingga mereka dapat menentukan kapan dan bagaimana cara mengatur ulang tata letak kantor mereka, mengurangi jejak karbon real estat , dan menghemat uang untuk biaya sewa dan/atau biaya pemeliharaan. Jika ruang kantor menyusut karena sistem kerja hybrid atau pergeseran ke lebih banyak pekerja jarak jauh, alat manajemen kantor cerdas dapat membantu memfasilitasi praktik berbagi ruang seperti hot desking (ruang kerja tersedia untuk siapa saja). Solusi kantor cerdas juga dapat mencakup alat untuk meningkatkan efisiensi energi yang dapat menurunkan tagihan listrik.
Meningkatkan efisiensi energi juga membantu perusahaan mengurangi jejak karbon mereka. Hal ini merupakan manfaat utama bagi bisnis yang berfokus pada pencapaian tujuan ESG dan memuaskan pemangku kepentingan yang sadar lingkungan.
Solusi kantor pintar dapat memungkinkan penyesuaian kondisi lingkungan dalam ruangan, yang menurut penelitian dapat membantu meningkatkan kesejahteraan karyawan.3 Pada gilirannya hal ini dapat meningkatkan produktivitas dan retensi karyawan.
Karena serangan siber makin sering melanda perusahaan, kantor pintar dapat menyertakan berbagai teknologi untuk mendukung kontrol akses dan mengurangi kemungkinan keamanan data dibobol.
Sementara inovasi terus membentuk masa depan pekerjaan, kantor pintar saat ini sering menampilkan teknologi ini:
Internet of Things adalah jaringan perangkat fisik, kendaraan, peralatan, dan objek lain yang tertanam dengan sensor, perangkat lunak, dan konektivitas jaringan. Fitur tertanam ini memungkinkan objek untuk mengumpulkan data. Dalam kasus kantor cerdas, sensor menangkap data real-time tentang tingkat hunian, pola penggunaan kantor, lalu lintas pejalan kaki, suhu, kondisi pencahayaan, dan banyak lagi untuk menginformasikan keputusan tentang penerapan sumber daya yang optimal di dalam kantor.
Sistem manajemen tempat kerja yang terintegrasi membantu para pemimpin bisnis dan manajer fasilitas mengoptimalkan real estat dan ruang kerja milik perusahaan. Dalam teknologi IWMS terdepan, data yang diambil oleh sensor IOT dan perangkat cerdas dianalisis oleh kecerdasan buatan (AI) untuk memberikan insight tentang manajemen ruang yang strategis. IWMS juga dapat memberdayakan karyawan ketika digunakan untuk membuat aplikasi seluler yang disesuaikan. Karyawan dapat menggunakan aplikasi ini untuk melakukan berbagai hal seperti memesan meja (dikenal juga sebagai pemesanan meja) atau membuat permintaan pemeliharaan dengan beberapa ketukan pada ponsel cerdas mereka ketimbang menghabiskan waktu untuk menelepon.
Ruang konferensi cerdas dan ruang cerdas pintar sering kali dilengkapi dengan berbagai fitur seperti kemampuan konferensi video dan papan tulis interaktif. Semua fitur ini memadukan lingkungan kerja fisik dan virtual, membantu karyawan di lokasi dan karyawan jarak jauh bekerja lebih cerdas bersama-sama.
Sistem pencahayaan cerdas dapat menghitung jumlah cahaya alami di kantor dan menyesuaikan pencahayaan kantor sepanjang hari kerja sesuai kebutuhan. Hal ini membantu memberikan keseimbangan yang tepat antara pencahayaan alami dan buatan, sehingga karyawan memiliki visibilitas yang mereka perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Sistem pencahayaan cerdas juga dapat menyalakan dan mematikan lampu secara otomatis, bergantung pada apakah ruangan atau area ditempati atau tidak, sehingga mengurangi konsumsi listrik.
Termostat cerdas dan sistem kontrol iklim cerdas dapat menyesuaikan secara otomatis aliran udara, pemanasan dan pendinginan, serta karbon dioksida dan tingkat kelembapan sebagai respons terhadap hunian di seluruh kantor dan kondisi dalam ruangan yang terdeteksi oleh sensor IoT . Penyesuaian dinamis dan real-time tersebut dapat meningkatkan kenyamanan karyawan dan menurunkan konsumsi energi.
Otomatisasi adalah penggunaan teknologi untuk melaksanakan tugas dengan input minimal dari manusia. Di kantor cerdas, otomatisasi mendukung penyesuaian instan yang dilakukan oleh sistem pencahayaan cerdas dan termostat pintar.
Meja yang terhubung ke sistem reservasi kadang-kadang disebut meja cerdas. Istilah ini juga digunakan untuk merujuk pada meja elektrik yang mudah disesuaikan dengan preferensi tinggi badan karyawan, menjadikannya tambahan yang berguna untuk kantor dengan ruang kerja bersama.
Melalui sistem kontrol akses cerdas, teknologi seperti biometrik—mulai dari pemindaian sidik jari hingga pengenalan wajah—dan autentikasi multifaktor digunakan untuk manajemen pengunjung dan mencegah akses tidak sah ke data. Sistem ini juga dapat mengidentifikasi aktivitas yang mencurigakan, termasuk ketika orang yang tidak berwenang mencoba memasuki kantor.4
Teknologi kantor cerdas digunakan di seluruh dunia, baik di sektor publik maupun swasta.
- Teradyne, sebuah perusahaan manufaktur peralatan pengujian di Massachusetts, menggunakan IWMS untuk mengukur pemanfaatan kantor, menekan jejak real estatnya , dan menerapkan strategi manajemen ruang kerja baru.
- Di Victoria, Australia, manajer fasilitas Rumah Sakit Royal Melbourne menggunakan platform manajemen tugas digital yang dapat diakses melalui perangkat seluler mereka, untuk menanggapi 600 jenis permintaan layanan yang berbeda. Platform yang didukung IWMS telah membantu menurunkan waktu respons dan mengurangi limbah yang terkait dengan proses lama berbasis kertas.
- Dengan memasang teknologi cerdas di gedungnya, U.S. General Services Administration mampu mengurangi emisi gas rumah kaca operasional tahunan sebesar 51% sejak tahun 2008.5
- Selama pandemi COVID-19, IBM Global Real Estate menggunakan IWMS untuk menganalisis pemanfaatan ruang dan memungkinkan pengalaman kerja yang lebih aman bagi karyawan di 370 lokasi.
Kelola portofolio real estat di seluruh masa pakainya dengan manajemen aset yang cerdas dan sistem manajemen tempat kerja terintegrasi (IWMS).
Teknologi bangunan cerdas yang menciptakan tempat kerja yang cocok untuk semua orang.
Membuat keputusan perencanaan ruang yang tepat untuk memaksimalkan pemanfaatan ruang dan menyediakan ruang kerja yang lebih produktif, interaktif, dan fleksibel bagi penghuninya.
Manajemen kinerja aset (APM) adalah pendekatan strategis untuk mengelola aset yang digunakan perusahaan dalam operasi bisnis sehari-hari mereka.
Temukan bagaimana IBM Global Real Estate membantu memimpin jalan masuk kembali ke kantor yang lebih cerdas.
Pelajari bagaimana IBM menyederhanakan proses untuk pengalaman pelanggan, staf, dan pasien yang lebih baik di The Royal Melbourne Hospital di Australia.
Struktur yang cerdas dan terhubung memungkinkan untuk terlibat dengan penghuni dengan cara baru.
Kota cerdas adalah area perkotaan di mana teknologi dan pengumpulan data dapat membantu meningkatkan kualitas hidup serta keberlanjutan dan efisiensi operasi kota.
Catatan kaki
1“The Digital Revolution: Internet of Things, 5G and Beyond” (tautan berada di luar ibm.com), Communications of the Association for Information Systems, Mei 2016
2”Smart Office Market Report by Component (Hardware, Software, Service), Office Type (Retrofit, New Construction), Technology (Wireless Technology, Wired Technology), and Region 2024-2032” (tautan berada di luar ibm.com), IMARC Group, 2023
3”Smart offices: A productivity and well-being perspective” (tautan berada di luar ibm.com), International Journal of Information Management, Volume 51, April 2020
4”The importance of access control in modern offices” (tautan berada di luar ibm.com), SecurityInfoWatch.com, 19 Oktober 2023
5”First Look: Federal buildings agency cuts emissions 51% since 2008” (tautan berada di luar ibm.com), Axios, 21 April 2023