Diperbarui: 4 Juni 2024
Kontributor: Matthew Finio, Amanda Downie
Dalam bisnis, pengadaan mengacu pada cara perusahaan memperoleh barang dan jasa yang mereka butuhkan dari sumber eksternal agar dapat beroperasi secara efisien.
Pengadaan mengacu pada bagaimana perusahaan memperoleh barang dan jasa yang mereka butuhkan untuk operasi bisnis. Pengadaan yang efektif sangat penting bagi organisasi untuk memastikan bahwa mereka memiliki sumber daya yang tepat untuk beroperasi secara efisien dan mencapai tujuan mereka. Pengadaan melibatkan serangkaian langkah termasuk:
- Mengidentifikasi kebutuhan bisnis
- Mencari pemasok yang dapat diandalkan
- Menegosiasikan kontrak
- Mengelola hubungan dengan pemasok
- Memelihara catatan dari setiap langkah
Karena menyederhanakan proses ini dapat meningkatkan profitabilitas, tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan produk atau layanan yang diperlukan dengan nilai terbaik sekaligus menyeimbangkan berbagai faktor seperti kualitas dan waktu pengiriman. Ini adalah proses yang berkelanjutan—banyak perusahaan melakukan pemeriksaan jaminan kualitas dan analisis kinerja secara berkala, yang hasilnya dapat mengarah pada negosiasi ulang kontrak pemasok atau pencarian pemasok alternatif.
Di perusahaan yang lebih kecil, pengadaan mungkin ditangani oleh satu orang. Perusahaan besar sering kali memiliki departemen pengadaan yang dipimpin oleh seorang kepala bagian pengadaan yang mengawasi prosesnya. Komunikasi dan kolaborasi yang efektif di antara berbagai pemangku kepentingan, termasuk profesional di bidang pengadaan, tim hukum dan keuangan, serta pengguna akhir, sangat penting untuk keberhasilan hasil pengadaan.
Sebagai contoh, kemitraan antara bagian pengadaan dan keuangan memungkinkan tim keuangan untuk lebih memahami bagaimana memilih barang dan jasa yang tepat dapat memaksimalkan keuntungan. Menghasilkan penganggaran dan proyeksi yang lebih akurat. Kemitraan bisnis internal dalam modernisasi teknologi sering kali sangat penting untuk memastikan peningkatan berkelanjutan dan mengimplementasikan teknologi yang bermanfaat bagi operator pengadaan, keuangan dan akuntansi, serta rantai pasokan. Bersama-sama, mereka dapat mengoptimalkan alur kerja menyeluruh dengan data tepercaya, wawasan yang dipimpin AI, dan otomatisasi. Kepatuhan terhadap standar etika sangat penting selama proses pengadaan. Standar hukum juga harus diikuti, untuk memastikan praktik-praktik yang etis, memitigasi risiko, dan menjaga integritas operasi organisasi.
Jenis produk dan layanan yang diperoleh tim pengadaan beragam dan tergantung pada misi dan kebutuhan organisasi. Contohnya termasuk persediaan, peralatan kantor, furnitur, bahan baku untuk manufaktur, mesin, fasilitas, pekerja kontrak, layanan perekrutan, layanan terkait perjalanan, materi pemasaran, dan banyak lagi.
Dapatkan wawasan dari ratusan RFP tentang hal yang dicari oleh organisasi yang mengedepankan keberlanjutan dalam platform perangkat lunak ESG mereka.
Dapatkan studi Forrester tentang menciptakan kembali alur kerja
Pengadaan adalah bagian penting dalam memahami dan mengoptimalkan rantai pasokan karena membantu bisnis memilih pemasok yang memenuhi persyaratan dengan harga yang wajar. Jika dilakukan dengan baik, pengadaan secara efisien mengidentifikasi pemasok yang memiliki barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan dan dapat mengirimkannya dengan kapasitas, jadwal, dan harga yang tepat.
Pengadaan yang sukses mendukung citra merek dan reputasi perusahaan, sehingga perusahaan dapat memperoleh hal yang dibutuhkan dengan harga terjangkau untuk menawarkan barang dan layanan berkualitas kepada pelanggan. Hal ini juga dapat meningkatkan keuntungan—mengurangi dasar biaya pembelian bisnis sebesar 8-12% dan memberikan penghematan tambahan tahunan sebesar 2-3%.1
Tahapan proses pengadaan biasanya disebut sebagai siklus pengadaan, yang menegaskan bahwa ini bukan proses linier, melainkan proses yang berkelanjutan. Langkah-langkah spesifik dalam setiap tahap berbeda, tergantung pada ukuran organisasi, industri, dan sifat barang atau layanan yang dibeli.
Identifikasi kebutuhan: Tentukan barang atau layanan yang dibutuhkan dan spesifikasinya.
Identifikasi pemasok potensial: Gunakan penelitian, basis data industri, dan jaringan untuk melakukan prakualifikasi pemasok berdasarkan pengalaman, kapasitas, dan reputasi mereka.
Mengirimkan RFI: Menerbitkan permintaan informasi (RFI) untuk menentukan kemampuan setiap pemasok.
Mengirimkan RFP atau RFQ: Menerbitkan permintaan untuk proposal (RFP) atau permintaan untuk penawaran (RFQ) yang menetapkan kebutuhan, syarat, dan ketentuan organisasi Anda untuk menerima proposal terperinci dari pemasok.
Mengevaluasi dan memilih pemasok: Mengevaluasi penawaran atau proposal dari pemasok dan melakukan pemilihan berdasarkan biaya, kualitas, waktu pengiriman, dan pertimbangan lain yang relevan.
Melakukan negosiasi dan menyusun kontrak: Menegosiasikan syarat dan ketentuan dengan pemasok terpilih, termasuk harga, syarat pembayaran, dan jadwal pengiriman. Merancang dan menyelesaikan kontrak yang menguraikan syarat dan ketentuan yang disepakati.
Menerbitkan pesanan pembelian: Membuat dan menerbitkan pesanan pembelian (PO) ke pemasok terpilih, dengan menyebutkan detail transaksi termasuk kuantitas, harga, dan persyaratan pengiriman.
Menerima dan memeriksa barang yang dikirim: Memantau kinerja pemasok dalam memenuhi pesanan berdasarkan persyaratan yang telah disepakati dan memverifikasi bahwa barang dan layanan yang dikirim sesuai dengan spesifikasi yang dinegosiasikan.
Melakukan pencocokan tiga arah: Membandingkan pesanan pembelian, penerimaan barang atau layanan, dan faktur pemasok untuk memastikan jumlah, harga, dan pengiriman semuanya konsisten.
Menyetujui faktur dan memproses pembayaran: Menyetujui faktur untuk pembayaran dan memproses pembayaran sesuai dengan ketentuan pembayaran yang telah disepakati.
Menyimpan catatan: Menyimpan catatan yang akurat tentang seluruh proses pengadaan termasuk kontrak, pesanan pembelian, faktur, dan komunikasi.
Kinerja pemasok harus dievaluasi berdasarkan kriteria seperti kualitas, ketepatan waktu, dan kepatuhan terhadap persyaratan kontrak. Mempraktikkan manajemen hubungan pemasok (SRM), yang membina hubungan berkelanjutan dengan pemasok utama dengan memberikan masukan, mengatasi masalah, dan mengidentifikasi area untuk perbaikan dan penghematan biaya.
Manajemen pengadaan melibatkan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian proses yang berkaitan dengan perolehan barang atau layanan untuk suatu organisasi. Sering dikenal sebagai proses source-to-settle, manajemen pengadaan mencakup berbagai kegiatan penting untuk proses pengadaan, mulai dari sumber dan pembelian hingga negosiasi kontrak, manajemen hubungan pemasok (SRM), manajemen risiko, kepatuhan kebijakan, dan integrasi dengan utang usaha.
Tujuan utama dari manajemen pengadaan adalah untuk mendapatkan sumber daya yang diperlukan dengan nilai terbaik, mengelola hubungan dengan pemasok, dan memitigasi risiko yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa. Perangkat lunak pengadaan, juga dikenal sebagai perangkat lunak pengadaan elektronik, berperan penting dalam menyederhanakan proses. Dengan mengotomatiskan alur kerja, perangkat lunak ini memfasilitasi manajemen aktivitas pembelian yang efisien.
Selain otomatisasi, sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menganalisis penghematan biaya secara lebih efektif dan memantau kinerja pemasok mereka. Intinya, manajemen pengadaan, yang didukung oleh perangkat lunak pengadaan yang canggih, memastikan pendekatan yang sistematis dan efisien terhadap seluruh siklus pengadaan, sehingga berkontribusi terhadap pengambilan keputusan dan optimalisasi sumber daya yang lebih baik.
Teknologi berperan penting dalam proses pengadaan modern, menyederhanakan operasi, meningkatkan efisiensi, dan memberikan wawasan yang berharga. Berikut adalah beberapa teknologi yang digunakan dalam pengadaan:
Kecerdasan buatan (AI) dan machine learning (ML): AI dan ML dapat menganalisis kumpulan data yang besar untuk mengidentifikasi pola dan tren, sehingga membantu organisasi membuat keputusan pengadaan yang lebih tepat.
Teknologi Blockchain: Blockchain dapat meningkatkan transparansi dan ketertelusuran dalam proses pengadaan dan dapat digunakan untuk membuat catatan transaksi yang aman, memastikan integritas data yang terkait dengan kontrak, pembayaran, dan asal-usul produk.
Perangkat lunak manajemen kontrak (CMS): CMS mengotomatiskan seluruh proses kontrak dan melindungi tim pengadaan dari kesalahan penulisan dan kesalahan yang berpotensi menimbulkan konsekuensi hukum.
Solusi keamanan siber: Teknologi seperti enkripsi, kontrol akses yang aman, dan sistem deteksi ancaman membantu melindungi data dan sistem pengadaan dari akses yang tidak sah dan ancaman siber.
Manajemen dokumen elektronik: Sistem manajemen dokumen digital menyederhanakan proses penanganan kontrak, pesanan pembelian, dan dokumen terkait pengadaan lainnya, sehingga mengurangi dokumen dan meningkatkan efisiensi.
Platform eSourcing: Platform pengadaan elektronik memfasilitasi seluruh proses pengadaan, mulai dari mengidentifikasi pemasok potensial hingga negosiasi dan penyelesaian kontrak.
Platform eProcurement: Sistem pengadaan elektronik mengotomatiskan proses pembelian, mulai dari permintaan hingga pembayaran, dan dapat membantu mengelola katalog, membuat pesanan pembelian, dan melacak pengeluaran.
Aplikasi pengadaan seluler: Aplikasi seluler memungkinkan anggota tim pengadaan mengakses data pengadaan dari jarak jauh, menyetujui permintaan pembelian, dan melacak pesanan.
Analisis kinerja pengadaan: Dengan mengumpulkan dan menganalisis data pengadaan, organisasi dapat memperoleh wawasan berharga yang mengarah pada kinerja dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Perangkat lunak pengadaan-hingga-pembayaran (Procure-to-pay atau P2P): Perangkat P2P menyederhanakan proses pembelian dan sistem utang usaha serta melacak alur semua proses pengadaan.
Otomatisasi proses robotik (Robotic process automation atau RPA): RPA dapat mengotomatiskan dan meningkatkan akurasi proses pengadaan yang berulang seperti entri data dan pemrosesan faktur, sehingga anggota tim dapat berfokus pada aspek pengadaan yang lebih strategis.
Sistem manajemen hubungan pemasok (Supplier relationship management atau SRM): Sistem SRM membantu bisnis mengoptimalkan hubungan dengan pemasok, yang menyediakan alat untuk komunikasi dan pemantauan kinerja.
Perangkat lunak manajemen rantai pasokan (SCM): Perangkat lunak SCM menawarkan pandangan tentang semua pergerakan produk atau layanan saat mereka melalui rantai pasokan, memungkinkan pelacakan kinerja pemasok, pengiriman, dan gangguan.
Meskipun beberapa orang telah menggunakan istilah pengadaan dan pembelian secara bergantian, sejatinya kedua istilah ini berbeda. Pengadaan adalah strategi yang dimulai dengan menganalisis kebutuhan perusahaan dan merupakan bagian dari proses yang lebih luas. Sebaliknya, pembelian adalah langkah spesifik yang muncul di akhir proses pengadaan setelah proses pengadaan, harga, negosiasi persyaratan, dan tindakan lainnya selesai.
Di sisi lain, pengadaan hanyalah salah satu aspek—atau bagian—dari manajemen rantai pasokan. Manajemen rantai pasokan mencakup seluruh proses perolehan barang, termasuk logistik seperti pengiriman, pengelolaan gudang, transformasi barang menjadi produk dan distribusinya.
Ciptakan transformasi pada organisasi pengadaan Anda dengan proses yang disempurnakan untuk membuka nilai eksponensial.
Ciptakan keberlangsungan bisnis untuk alur kerja cerdas yang lebih baik demi mengubah organisasi Anda.
Manfaatkan kombinasi sumber daya manusia, proses, dan teknologi yang tepat untuk mendorong transformasi keuangan.
Pelajari 5 cara kecerdasan digital dan alur kerja cerdas mendorong pengadaan cerdas.
Meningkatkan arus kas, efektivitas penjualan, dan kepuasan pelanggan dengan pendekatan kolaboratif.
Jelajahi pendekatan tangkas dan berbasis wawasan kami untuk pengadaan perusahaan dan utang usaha.
Belajarlah untuk menciptakan efisiensi sembari memodernisasi proses daripada mengandalkan alih daya luar.
Jelajahi potensi peningkatan perubahan langkah dalam efisiensi, produktivitas manusia, dan kualitas.
Buka kekuatan jaringan digital revolusioner baru yang menghubungkan penjual dan pembeli.
Catatan kaki
1 Pengadaan, Bain & Company (tautan berada di luar ibm.com)