Pemetaan proses adalah metode yang mendorong pemahaman yang lebih baik tentang proses dan membantu organisasi mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Pemetaan proses secara visual merepresentasikan alur kerja, sehingga tim dapat memahami proses dan komponennya dengan lebih jelas. Ada berbagai macam peta proses, dan Anda mungkin mengenalnya dengan nama yang berbeda, seperti diagram alir, peta proses terperinci, peta dokumen, peta proses tingkat tinggi, peta proses yang dirender, swimlane, diagram rantai nilai tambah, peta aliran nilai, diagram alir, diagram alir proses, model proses, atau diagram alur kerja. Diagram visual ini biasanya merupakan komponen dari manajemen proses bisnis (BPM) perusahaan.
Peta proses menguraikan setiap langkah dalam suatu proses, mengidentifikasi pemilik tugas dan merinci jadwal yang diharapkan. Mereka sangat membantu dalam mengkomunikasikan proses di antara para pemangku kepentingan dan mengungkapkan bidang perbaikan. Sebagian besar peta proses dimulai pada tingkat makro dan kemudian memberikan detail lebih lanjut seperlunya.
Baca mengapa IBM dinobatkan sebagai pemimpin dalam laporan IDC MarketScape: Worldwide AI Governance Platforms 2023.
Daftarkan eBook di penyimpanan data AI
Ada beberapa jenis peta proses. Beberapa teknik pemetaan meliputi:
- Diagram alur dasar adalah peta visual, yang memberikan rincian dasar dari suatu proses seperti input dan output.
- Peta penyebaran, yang juga dikenal sebagai diagram alir lintas fungsi, menampilkan hubungan antara tim yang berbeda. Peta-peta ini sering kali menggunakan diagram swimlane untuk mengilustrasikan bagaimana sebuah proses mengalir di seluruh perusahaan, sehingga lebih mudah untuk menemukan kemacetan atau redundansi.
- Peta proses terperinci menunjukkan versi proses yang paling detail, yang berisi rincian seputar sub-proses apa pun.
- Peta proses tingkat tinggi, yang juga dikenal sebagai peta rantai nilai atau peta top-down, menunjukkan pandangan makro dari suatu proses, termasuk elemen-elemen proses utama seperti pemasok, input, proses, output, atau pelanggan (SIPOC).
- Peta proses yang diberikan mewakili kondisi saat ini dan/atau kondisi proses di masa mendatang untuk menunjukkan area yang berpotensi untuk peningkatan proses.
- Value stream map (VSM) adalah teknik lean six sigma, yang mendokumentasikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengembangkan produk atau layanan kepada pengguna akhir.
Peta proses menggunakan representasi visual, seperti simbol dasar untuk menggambarkan setiap elemen dalam proses. Beberapa simbol yang paling umum adalah panah, lingkaran, berlian, kotak, oval dan persegi panjang. Simbol-simbol ini dapat berasal dari Model Proses Bisnis dan Notasi (BPMN) atau Unified Modeling Langu age (UML) (tautan berada di luar IBM), yang merupakan metode grafis notasi untuk peta proses.
Kebanyakan organisasi hanya perlu menggunakan beberapa simbol yang paling umum untuk melengkapi peta proses. Beberapa simbol tersebut antara lain:
- Sebuah persegi panjang digunakan untuk mewakili proses tertentu dan kegiatan dan fungsinya.
- Panah digunakan untuk menunjukkan arah aliran dan hubungan antar anak tangga.
- Oval sering digunakan untuk menunjukkan titik awal atau akhir dari suatu aliran proses.
- Berlian digunakan untuk menunjukkan titik keputusan. Proses akan dilanjutkan dengan mengikuti jalur yang telah ditentukan tergantung pada keputusannya.
- Persegi panjang dengan salah satu ujungnya membulat, sering digunakan sebagai simbol penundaan, yang menunjukkan jeda dalam proses sebelum aliran berlanjut.
Saat mengembangkan peta proses bisnis Anda sendiri, Anda akan ingin memanfaatkan metodologi ini:
- Pilihlah satu proses untuk difokuskan. Untuk membuat dampak terbesar, Anda mungkin ingin memprioritaskan proses yang berjuang untuk mencapai hasil, atau proses yang berdampak pada kepuasan pelanggan.
- Libatkan orang-orang yang tepat. Kumpulkan mereka yang memiliki pengetahuan mendalam tentang proses yang ingin Anda optimalkan. Para ahli materi pelajaran (subject matter expert/SME) ini akan membantu Anda menentukan informasi penting dalam keseluruhan proses, seperti pemangku kepentingan, urutan langkah, jadwal, sumber daya, dan lain-lain. Mereka juga dapat menyoroti beberapa area masalah, seperti kemacetan dan redundansi, yang dapat membahayakan efisiensi. Selama tahap proses ini, Anda ingin mendokumentasikan semua informasi yang relevan di sekitar proses.
- Buat garis besar peta proses. Pada langkah ini, Anda harus menentukan di mana proses saat ini dimulai dan diakhiri, serta urutan langkah di antaranya. Meskipun tingkat kerinciannya dapat bervariasi, informasi seputar input, output, metrik, dan pemangku kepentingan biasanya disertakan.
- Gunakan simbol-simbol diagram alir dasar untuk menyempurnakan peta proses. Perbaiki peta proses saat ini dengan memanfaatkan simbol diagram alur dasar. Perangkat lunak pemetaan proses umumnya digunakan untuk menyelesaikan langkah ini.
- Dapatkan umpan balik. Validasi peta proses yang disempurnakan dengan anggota tim untuk mengonfirmasi dokumentasi proses yang akurat, memastikan bahwa langkah-langkah tidak berulang atau hilang. Ketika pemangku kepentingan telah menyetujui langkah-langkah proses dalam kondisi saat ini, mulailah meminta umpan balik seputar potensi pengoptimalan proses. Hal ini dapat melibatkan penghapusan langkah-langkah untuk tujuan penyederhanaan atau penggabungan yang baru untuk memungkinkan lebih banyak kolaborasi atau jaminan kualitas.
- Menerapkan dan mengamati dampak dari perubahan proses. Lakukan proof of concept (POC) dengan sebagian tim sebelum melakukan perubahan secara luas di seluruh organisasi. Hal ini meminimalkan risiko terhadap bisnis, dan memberikan kesempatan untuk memasukkan umpan balik tambahan untuk mengoptimalkan proses, sehingga manajemen dapat beralih ke proses baru dalam skala yang lebih besar dengan lebih lancar. Pemantauan proses secara teratur akan memungkinkan peningkatan berkelanjutan dari waktu ke waktu.
Untuk tips lebih lanjut tentang cara membuat peta proses yang efektif, baca blog ini.
Tujuan utama pemetaan proses bisnis adalah untuk membantu organisasi menjadi lebih efisien dan efektif dalam mencapai tugas atau tujuan tertentu. Hal ini dilakukan dengan memberikan transparansi yang lebih besar seputar pengambilan keputusan dan aliran proses yang pada gilirannya membantu mengidentifikasi redundansi dan kemacetan di dalam dan di antara proses. Karena peta proses memanfaatkan isyarat dan simbol visual, peta ini memudahkan untuk mengkomunikasikan suatu proses kepada khalayak luas. Hal ini dapat meningkatkan keterlibatan, karena dokumentasi bentuk panjang bisa jadi lebih membosankan bagi pemilik untuk membuat dan bagi pengguna akhir untuk mengonsumsinya.
Dengan memanfaatkan templat yang telah dibuat sebelumnya dalam perangkat lunak pemetaan proses, tim dapat dengan mudah berkolaborasi dan bertukar pikiran tentang cara merampingkan proses kerja, sehingga memungkinkan peningkatan proses bisnis. Dengan demikian, bisnis juga dapat mengatasi tantangan spesifik dengan lebih baik, seperti orientasi dan retensi karyawan atau penurunan penjualan.
Beberapa manfaat spesifik dari pemetaan proses meliputi:
- Pemberdayaan yang lebih baik untuk uji skenario dan penilaian
- Peningkatan standardisasi dan kesadaran akan peran dan tanggung jawab
- Identifikasi aspek-aspek yang rentan dari suatu proses dengan lebih mudah
- Peningkatan kinerja tim dan kepuasan karyawan
- Kurva pembelajaran yang lebih pendek untuk karyawan selama pelatihan
Singkirkan catatan tempel tentang cara melihat dan memahami proses bisnis yang lebih baik
IBM Cloud Pak® untuk Otomasi Bisnis adalah seperangkat komponen perangkat lunak terintegrasi yang dirancang untuk mengotomatisasi pekerjaan dan mempercepat pertumbuhan bisnis.
Apakah Anda baru saja mulai memetakan proses dalam organisasi Anda atau mencoba membangun apa yang telah dilakukan orang lain sebelum Anda, berikut ini lima tips yang perlu dipertimbangkan.
Pelajari tentang penambangan proses, sebuah metode yang menerapkan algoritme khusus pada data log peristiwa untuk mengidentifikasi tren, pola, dan detail tentang bagaimana suatu proses berlangsung.