Pemeliharaan fasilitas adalah manajemen berkelanjutan, perbaikan dan pemeliharaan fasilitas dan aset fisiknya. Hal ini memastikan beragam fasilitas seperti bangunan komersial, rumah sakit, universitas dan pabrik beroperasi secara efektif, efisien, dan aman.
Teknisi pemeliharaan fasilitas melakukan berbagai tugas, termasuk lanskap, perbaikan darurat, pengendalian hama, pemeliharaan atap dan tempat parkir. Mereka memelihara berbagai bagian dari fasilitas dan sistem bangunannya. Ini termasuk sistem kelistrikan; sistem pemanas, ventilasi, dan pendingin udara (HVAC); perpipaan; serta keamanan dan pemeliharaan.
Meskipun pemeliharaan fasilitas berkaitan dengan manajemen fasilitas, pemeliharaan fasilitas berada di subdisiplin yang berbeda. Manajemen fasilitas melibatkan perencanaan strategis, koordinasi, dan pengawasan semua aspek operasi fasilitas di seluruh siklus hidupnya. Pemeliharaan fasilitas berfokus lebih spesifik pada tugas harian dalam memelihara fasilitas.
Pemeliharaan bangunan adalah subdisiplin pemeliharaan fasilitas yang memerlukan pemeliharaan bangunan itu sendiri. Pemeliharaan yang dilakukan pada bangunan tempat tinggal, termasuk kompleks apartemen, dianggap sebagai pemeliharaan properti.
Ada banyak manfaat pemeliharaan fasilitas. Pemeliharaan fasilitas secara rutin memastikan bahwa semua aset modal, sistem, dan infrastruktur berfungsi secara optimal. Manajemen aset ini membantu meminimalkan waktu henti, malfungsi, dan gangguan, sehingga menghasilkan produktivitas yang berkelanjutan dan kelancaran operasi. Pekerjaan pemeliharaan yang tepat juga dapat memperpanjang masa pakai aset, yang menunda kebutuhan akan penggantian atau peningkatan yang mahal.
Pemeliharaan fasilitas juga berperan penting dalam menjaga keselamatan penghuni, pengunjung, dan masyarakat. Fasilitas komersial sering kali tunduk pada berbagai peraturan dan standar, seperti standar kesehatan dan keselamatan, peraturan lingkungan, dan pedoman bangunan. Persyaratan dari Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja AS (OSHA), misalnya, bertujuan untuk menyediakan lingkungan kerja yang aman. Pemeliharaan fasilitas yang tepat membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan—menghindari denda, hukuman, dan tanggung jawab hukum.
Terakhir, banyak fasilitas menggunakan energi dalam jumlah yang signifikan untuk pemanasan, pendinginan, penerangan, dan operasi lainnya. Pemeliharaan peralatan yang memakan energi secara efektif (seperti unit HVAC) dapat mengurangi pemborosan energi dan menurunkan biaya utilitas. Pemeliharaan fasilitas juga dapat secara langsung mendukung strategi keberlanjutan organisasi dengan peningkatan hemat energi, langkah-langkah konservasi air, dan strategi pengurangan limbah.
Skema pemeliharaan yang komprehensif biasanya meliputi beberapa jenis pemeliharaan fasilitas:
Jenis perawatan ini melibatkan tugas pemeliharaan rutin terjadwal yang dilakukan secara berkala untuk mencegah potensi masalah. Tugas pemeliharaan preventif meliputi pembersihan, pelumasan, penyesuaian dan penggantian suku cadang.
Juga dikenal sebagai pemeliharaan reaktif, pemeliharaan korektif berkaitan dengan perbaikan atau penggantian peralatan atau sistem yang gagal atau tidak berfungsi. Pemeliharaan korektif dimulai sebagai respons terhadap kegagalan atau kerusakan.
Jenis pemeliharaan ini menggunakan data dan analitik lanjutan untuk memprediksi kapan peralatan atau sistem kemungkinan akan gagal. Pemeliharaan prediktif dapat membantu mencegah kegagalan peralatan yang tidak terduga dan mengoptimalkan jadwal dan sumber daya pemeliharaan.
Fasilitas harus menjaga kepatuhan terhadap peraturan, kode, standar, dan kebijakan keselamatan yang berlaku, seperti sertifikasi keselamatan kebakaran. Pemeliharaan kepatuhan mungkin termasuk inspeksi, pengujian, dokumentasi, dan pelaporan rutin.
Pekerja pemeliharaan fasilitas sering kali membutuhkan pelatihan dan peningkatan keterampilan agar selalu mengikuti praktik industri terbaik, teknologi, kredensial, dan peraturan industri terbaru. Misalnya, pekerja pemeliharaan dapat meningkatkan keterampilan dengan mendapatkan sertifikasi yang ditawarkan oleh International Facility Management Association (IFMA).
Rencana pemeliharaan fasilitas umumnya melibatkan beberapa langkah penting untuk memastikan bahwa fasilitas beroperasi dengan baik dan efisien:
1. Menilai kondisi saat ini: Lakukan penilaian menyeluruh terhadap fasilitas yang ada untuk menentukan kondisi saat ini. Proses ini mungkin terdiri dari inspeksi dan audit terhadap sistem, peralatan, dan infrastruktur.
2. Menentukan tujuan pemeliharaan: Tetapkan tujuan pemeliharaan yang jelas dan terukur yang selaras dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Contohnya termasuk peningkatan keandalan peralatan, mengurangi waktu henti, memperpanjang masa pakai aset, meningkatkan keselamatan, dan mengoptimalkan efisiensi energi.
3. Mengembangkan strategi pemeliharaan: Kembangkan pendekatan, metode, dan sumber daya yang diperlukan untuk pemeliharaan yang efektif. Strategi ini dapat mencakup pemeliharaan preventif, pemeliharaan korektif, dan rencana pemeliharaan prediktif, serta alokasi sumber daya, penjadwalan, dan penentuan prioritas tugas pemeliharaan.
4. Membuat jadwal pemeliharaan: Susun jadwal pemeliharaan yang menguraikan frekuensi dan waktu pelaksanaan tugas pemeliharaan. Dalam menyusun jadwal ini, pertimbangkan tingkat urgensi peralatan atau sistem, kebutuhan operasional, dan sumber daya yang tersedia.
5. Menetapkan prosedur pemeliharaan: Buatlah prosedur perawatan yang jelas dan komprehensif dengan petunjuk langkah demi langkah untuk melakukan tugas perawatan. Prosedur-prosedur ini harus distandarisasi dan dikomunikasikan kepada tim pemeliharaan untuk pelaksanaan yang konsisten.
6. Mengalokasikan sumber daya: Tentukan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan rencana pemeliharaan, termasuk personel, peralatan, peralatan, bahan, dan anggaran.
7. Dokumentasi dan pelaporan: Buat sistem untuk mendokumentasikan semua aktivitas pemeliharaan, termasuk perintah kerja, inspeksi, perbaikan, dan informasi relevan lainnya.
8. Memantau dan terus meningkatkan: Tinjau dan perbarui rencana secara berkala berdasarkan masukan, metrik kinerja, dan persyaratan yang berubah. Identifikasi area yang perlu ditingkatkan dan terapkan tindakan perbaikan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi program pemeliharaan.
Pemeliharaan fasilitas dapat menghadirkan berbagai tantangan bagi manajer fasilitas:
Salah satu tantangan yang paling umum dijumpai adalah kendala anggaran. Sumber daya keuangan yang terbatas dapat berdampak pada kemampuan untuk melaksanakan tugas pemeliharaan yang diperlukan, membeli suku cadang atau peralatan pengganti, atau mempekerjakan profesional pemeliharaan yang terampil.
Infrastruktur yang usang dapat membebani anggaran yang terbatas. Ini dapat menimbulkan tantangan yang mahal dalam hal peningkatan kebutuhan pemeliharaan, biaya perbaikan yang lebih tinggi, dan suku cadang pengganti yang lebih mahal dan sulit ditemukan.
Mempekerjakan personel pemeliharaan yang berkualitas dan berpengalaman, memberikan pelatihan berkelanjutan, serta mengikuti standar industri dan praktik terbaik dapat menjadi hal yang sulit, terutama di pasar kerja yang kompetitif.
Terdapat peningkatan penggunaan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) dan perangkat lunak manajemen fasilitas berbantuan komputer (CAFM). Solusi perangkat lunak pemeliharaan fasilitas ini memiliki kemampuan canggih seperti otomatisasi untuk menyederhanakan perencanaan, penjadwalan, pelacakan aset, dan pelaporan pemeliharaan.
Organisasi menggunakan data dari perangkat Internet of Things (IoT), sensor, dan sumber lain untuk memprediksi dan mengidentifikasi kebutuhan pemeliharaan potensial berdasarkan kondisi aktual dan kinerja aset.
Organisasi mengadopsi standar bangunan hijau, langkah-langkah hemat energi seperti pencahayaan LED, sistem HVAC pintar, dan sumber energi terbarukan. Mereka juga berfokus pada pengurangan limbah dan daur ulang.
Banyak organisasi mengalihdayakan manajemen dan layanan pemeliharaan fasilitas ke penyedia khusus untuk mendapatkan keahlian, menemukan penghematan biaya, dan meningkatkan kualitas layanan.
Organisasi mengandalkan data untuk melacak dan menganalisis kinerja aset, aktivitas pemeliharaan, efektivitas biaya, dan metrik lainnya untuk membuat keputusan yang tepat, mengoptimalkan strategi pemeliharaan, dan terus meningkatkan praktik pemeliharaan fasilitas.
Alat dan teknik manajemen tenaga kerja yang sedang berkembang, seperti aplikasi seluler, komunikasi waktu nyata dan program pelatihan, dapat membantu menyederhanakan operasi dan meningkatkan produktivitas tenaga kerja.
Kelola portofolio real estat di seluruh masa pakainya dengan manajemen aset yang cerdas dan sistem manajemen tempat kerja terintegrasi (IWMS).
Gunakan manajemen aset cerdas, pemantauan, pemeliharaan prediktif, dan keandalan dalam satu platform.
Mengidentifikasi fasilitas dan proses yang intensif menggunakan sumber daya, menganalisis manfaat keuangan dan lingkungan, serta mengotomatiskan pengurangan karbon.
Manajemen fasilitas membantu memastikan fungsionalitas, kenyamanan, keamanan dan efisiensi bangunan dan lahan, infrastruktur, dan real estat.
Manajemen energi adalah pemantauan, pengendalian, dan optimasi konsumsi energi organisasi secara proaktif dan sistematis untuk menghemat penggunaan dan mengurangi biaya energi.
Manajemen aset perusahaan (EAM) adalah kombinasi perangkat lunak, sistem, dan layanan yang memelihara dan mengendalikan aset dan peralatan operasional.
Bangunan hijau merupakan pendekatan konstruksi dan pengembangan yang hemat sumber daya yang mempertimbangkan dampak lingkungan dan kesehatan manusia.
Pemeliharaan prediktif membangun atas pemantauan berbasis kondisi untuk mengoptimalkan kinerja dan umur hidup peralatan dengan terus menganalisis kesehatannya secara real time.
Keberlanjutan adalah ambisi jangka panjang bagi manusia untuk hidup berdampingan di Bumi tanpa menghabiskan sumber daya alamnya.