Ada tiga jenis sistem peranti lunak ERP: sistem di tempat, sistem berbasis cloud, dan sistem hybrid. Semuanya berbeda satu sama lain dan memiliki kelebihan dan kekurangan, tergantung pada kebutuhan bisnis dan pendekatan ERP. Salah satu dari sistem peranti lunak perencanaan sumber daya perusahaan ini dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan dan profitabilitas.

ERP di tempat: Peranti lunak ini, juga disebut sebagai ERP on premises, diterapkan di tempat dan sebagian besar dikontrol secara internal, atau oleh perusahaan. Bisnis akan memilih opsi ini jika bisnis tersebut ingin memegang kendali penuh atas peranti lunak dan keamanan ERP. Jika Anda memilih opsi peranti lunak ERP ini, Anda akan membutuhkan sumber daya TI khusus on premises untuk menangani pemeliharaan teknis dan aplikasi.

ERP berbasis cloud: Sistem ERP berbasis cloud, sering disebut sebagai peranti lunak sebagai layanan, atau SaaS, berarti pihak ketiga mengelola peranti lunak ERP di cloud. Dengan menggunakan teknologi seperti kecerdasan buatan (AI) dan machine learning, sistem opsi fleksibel ini dapat memberikan efisiensi otomatisasi yang lebih besar dan memungkinkan karyawan untuk mencari data organisasi di perangkat apa pun melalui internet. IBM, Infor, Microsoft, Oracle, dan SAP menawarkan solusi ERP baru.

Ini adalah model populer untuk peranti lunak ERP karena skalabilitas, kelincahan, dan biayanya yang lebih rendah. Kekurangan utamanya adalah risiko keamanan yang Anda ambil ketika mempercayai vendor ERP. Data untuk bisnis Anda bersifat rahasia dan membutuhkan penanganan yang hati-hati.

ERP Hybrid: Sistem ini diperuntukkan bagi perusahaan yang mencari karakteristik model di tempat dan SaaS untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka. Dalam model ini, beberapa aplikasi dan data ERP akan berada di cloud dan beberapa lainnya berada secara on premises. Hal ini kadang-kadang dapat disebut sebagai ERP dua tingkat.

Sistem ERP didasarkan pada berbagai modul berbeda yang ada untuk mendukung proses bisnis tertentu. Ada sejumlah modul tertentu yang mendasari sistem ERP dan ada aplikasi pihak ketiga untuk mengakses fitur tambahan. Beberapa modul paling populer tercantum di bawah ini dan memberi Anda opsi penerapan.

Keuangan dan akuntansi: Modul keuangan dan akuntansi sering kali menjadi yang terpenting bagi banyak sistem ERP. Tujuan utama dari modul ini adalah untuk membantu bisnis memahami prospek keuangan mereka dan menganalisis keseluruhan bisnis. Fitur utama dari modul ini adalah melacak utang usaha (AP) dan piutang usaha (AR), serta menutup pembukuan secara efisien dan menghasilkan laporan keuangan dan harga. Modul ini dapat mengotomatisasi tugas-tugas yang berkaitan dengan penagihan dan menyimpan informasi keuangan penting untuk bisnis Anda, seperti pembayaran vendor, manajemen kas, dan rekonsiliasi akun. Hal ini juga memberikan metrik yang jelas bagi perusahaan dan dapat membantu dalam operasi perencanaan produksi.

Pengadaan: Modul pengadaan, atau modul pembelian, membantu bisnis mendapatkan bahan dan layanan yang mereka butuhkan untuk memproduksi barang mereka. Modul ini membantu mengotomatisasi pembelian, serta melacak dan menganalisis setiap penawaran yang masuk. Dengan modul pengadaan, perusahaan dapat menyimpan daftar vendor dan menautkan pemasok ke item tertentu, yang pada gilirannya dapat membina hubungan baik dengan pemasok.

Manufaktur: Modul manufaktur, sering disebut sebagai sistem eksekusi manufaktur, merupakan komponen perencanaan dan eksekusi yang penting untuk peranti lunak ERP. Modul ini membantu produsen merencanakan produksi dan menyediakan semua yang diperlukan untuk produksi. Modul manufaktur dapat memperbarui status barang yang sedang dalam proses, serta memberikan informasi real time untuk barang yang sedang dalam proses atau barang jadi. Modul ini juga biasanya mencakup solusi perencanaan kebutuhan material (MRP), yang merupakan sistem manufaktur asli pembuat perkakas Black and Decker.¹

Penjualan: Modul penjualan bertanggung jawab untuk menjaga jalur komunikasi yang terbuka kepada pelanggan dan calon pelanggan. Sistem ini dapat menggunakan wawasan berbasis data untuk meningkatkan penjualan dan membuat keputusan yang ditargetkan serta membantu dalam pembuatan faktur ketika ada promosi atau peluang upselling. Fitur lainnya, termasuk solusi rantai pasokan, menawarkan manajemen inventaris dan order management yang bermanfaat termasuk dasbor, intelijen bisnis yang lebih baik, dan teknologi Internet of Things (IoT).

Manajemen hubungan pelanggan: Modul manajemen hubungan pelanggan (CRM) , atau modul layanan, membantu perusahaan memberikan layanan yang luar biasa. Dengan menyimpan informasi pelanggan, seperti panggilan telepon, email, dan riwayat pembelian sebelumnya, bisnis memiliki data yang dibutuhkan untuk melayani pelanggan saat ini dan yang akan datang dengan lebih baik. Modul ini memudahkan staf untuk mengakses informasi yang diperlukan ketika pelanggan datang dan melihat bahwa staf menciptakan pengalaman yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan berkat data yang disimpan dari peranti lunak ERP.

Manajemen sumber daya manusia: Modul sumber daya manusia mengelola kemampuan dasar, seperti waktu, kehadiran, dan penggajian. Modul ini menyimpan data semua karyawan dan menyimpan dokumen yang berkaitan dengan masing-masing karyawan, seperti tinjauan kinerja atau deskripsi pekerjaan. Jika perusahaan menginginkannya, perusahaan dapat memiliki seluruh rangkaian manajemen sumber daya manusia (HCM) dan menghubungkannya ke ERP untuk memberikan fungsionalitas SDM yang lebih kuat. 

Meskipun perangkat lunak akuntansi yang berdiri sendiri dan perangkat lunak ERP memiliki kemiripan, kedua sistem ini berbeda. Solusi ini bergantung pada apa yang dapat dilakukan dan dicakup oleh setiap sistem peranti lunak. Peranti lunak akuntansi biasanya mencakup pelaporan keuangan, utang dan piutang, perbankan, dan informasi pendapatan penjualan dasar.

Sementara itu, peranti lunak ERP modern mencakup berbagai modul yang dapat menjangkau setiap aspek bisnis Anda. Akuntansi hanyalah satu modul dalam daftar panjang fitur lain yang dapat disediakan oleh teknologi ERP. Peranti lunak ERP dibuat untuk kebutuhan industri yang spesifik dan dapat disesuaikan dengan hampir semua kebutuhan perusahaan.

Peranti lunak akuntansi memiliki keterbatasan lain dalam hal penjualan, manajemen hubungan pelanggan, dan aksesibilitas data real-time. Peranti lunak ERP memiliki modul khusus untuk manajemen penjualan dan tidak terpaku pada apa yang dapat dilakukan oleh peranti lunak akuntansi. ERP mengintegrasikan semua informasi keuangan ke dalam satu basis data dan dapat dilakukan di cloud untuk kemudahan akses.

Jika bisnis kecil Anda berkembang dengan cepat, bisnis Anda mungkin berkembang melebihi kemampuan peranti lunak akuntansi tradisional dan bisnis Anda mungkin ingin mencari peranti lunak data akuntansi dalam satu paket, seperti ERP. Memiliki semua data yang terpusat adalah kunci bagi bisnis kecil dan besar untuk mendapatkan wawasan dan memiliki banyak modul yang tersedia melalui peranti lunak ERP dapat membantu Anda saat bisnis Anda berubah.

Manfaat ERP sangat luas, dengan manfaat yang paling menonjol adalah peningkatan produktivitas, pengurangan biaya operasional, fleksibilitas, dan informasi yang terintegrasi. Penawaran penerapan ERP intelijen bisnis jauh lebih substansial daripada penawaran peranti lunak akuntansi tradisional.

Kebutuhan akan data yang akurat dan real-time sangat penting bagi hampir semua industri, apa pun industrinya. Berikut beberapa bisnis yang mengandalkan solusi ERP.

Utilitas: Perusahaan Utilitas harus secara konstan meninjau aset modalnya. Oleh karena itu, pengorganisasian aset tanpa ERP dapat menjadi suatu tantangan. Peranti lunak ERP dapat membantu perusahaan utilitas melakukan forecasting permintaan untuk layanan di masa depan dan mengganti aset yang sudah tua.

Perusahaan jasa: Perusahaan seperti akuntansi, pajak, teknik, dan perusahaan jasa profesional lainnya memerlukan peranti lunak ERP yang kuat dan memberikan data real-time saat dibutuhkan. Bisnis layanan profesional tidak mampu mengalami penundaan. Peranti lunak ERP membantu mereka tetap sesuai jadwal dan mengurangi biaya dan pemanfaatan sumber daya.

Pedagang grosir: Bagi sebagian besar bisnis grosir dan importir, mengurangi biaya distribusi dan meningkatkan inventaris adalah dua elemen kunci kesuksesan. Cara terbaik untuk menjaga bisnis tetap teratur dan berjalan secara efisien yaitu melalui peranti lunak ERP dengan modul yang disesuaikan dengan kebutuhan. Dengannya, pedagang grosir dapat menangani manajemen inventaris, pembelian, dan logistik umum untuk bisnis mereka.

Peritel: Banyak pembelian dilakukan secara online berkat ecommerce dan saluran penjualan lainnya, yang telah mengubah lingkungan ritel secara substansial dalam beberapa tahun terakhir. Bisnis ritel bergantung pada data yang terintegrasi karena mereka membutuhkan peranti lunak ERP untuk memberikan opsi layanan mandiri kepada pelanggan. Solusi ERP dapat membantu pesanan pembelian dan manajemen gudang. Peritel juga dapat memanfaatkan ERP untuk meningkatkan tingkat pengembalian pelanggan dan meningkatkan konversi situs web.