Diterbitkan: 8 Januari 2024
Kontributor: Gita Jackson, Michael Goodwin
Alur kerja digital adalah proses yang diselesaikan secara elektronik menggunakan komputer dan perangkat lunak—dan sering kali otomatisasi—alih-alih secara manual.
Secara umum, ini istilah keren untuk mengatakan bahwa Anda menggunakan komputer dan teknologi modern dalam bekerja dan memanfaatkan semua fitur tempat kerja berbasis komputer untuk menyelesaikan pekerjaan. Alur kerja manual adalah alur kerja yang dilakukan dengan tangan, tanpa komputer dan perangkat lunak.
Setelah mendigitalkan alur kerja, organisasi sering kali mengotomatiskan prosesnya untuk mengurangi atau menghilangkan kebutuhan akan manusia. Sering kali, transisi ke alur kerja digital ini membantu membuat proses menjadi lebih efisien dan memberikan waktu bagi karyawan untuk berfokus pada pekerjaan yang lebih krusial. Alur kerja digital mungkin sesederhana mengirim faktur PDF melalui email ke klien sebagai ganti dari faktur kertas, atau serumit mengotomatiskan proses orientasi karyawan baru.
Sejak pandemi COVID-19, alur kerja digital menjadi semakin populer—dan tidak terhindarkan—seiring organisasi beralih ke proses bekerja jarak jauh. Dalam sebuah laporan dari Insight (tautan berada di luar ibm.com), perusahaan riset tersebut melaporkan bahwa satu dari tiga responden yang disurvei mengatakan bahwa mereka akan meninggalkan pekerjaan mereka jika pekerjaan jarak jauh tidak lagi memungkinkan. Dalam survei Statista, lebih dari 60% orang yang disurvei (tautan berada di luar ibm.com) mengatakan mereka sudah bekerja di tempat yang menyediakan pilihan untuk bekerja dari rumah bagi pekerjanya.
Dalam dunia bisnis modern, alur kerja digital sekarang sudah sama jamaknya seperti alur kerja manual yang terlebih dulu ada.
Pelajari bagaimana otomatisasi cerdas dapat memberikan keunggulan kompetitif pada operasi bisnis Anda.
Daftar untuk menerime buku elektronik tentang mitos observabilitas
Alur kerja digital digunakan untuk meningkatkan proses di berbagai industri dan contoh penggunaan. Beberapa contoh alur kerja digital meliputi:
Dalam proses manual, resume pelamar harus dianalisis oleh manusia, yang bisa memakan waktu. Dengan perangkat lunak otomatisasi, Anda dapat mengatur filter untuk kata kunci tertentu guna membantu mengidentifikasi pelamar terbaik yang lolos ke tahap proses selanjutnya.
Pengiriman berkelanjutan memungkinkan kode baru dalam program yang lolos pemeriksaan kualitas agar otomatis ditambahkan ke basis kode, dan kemudian didorong ke produksi. Integrasi berkelanjutan mengambil semua perubahan kode baru dan kemudian secara otomatis menggabungkannya kembali ke basis kode utama. Membuat perubahan kode secara manual akan butuh proses persetujuan yang memperlambat implementasi pembaruan kode secara signifikan.
Memproses pembayaran secara manual sering kali memerlukan kolaborasi antar departemen untuk memastikan jumlah uang yang tepat dibayarkan kepada orang yang tepat. Jika faktur yang memerlukan persetujuan otomatis diterima oleh pihak yang tepat untuk menyetujuinya, Anda dapat mempersingkat waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas ini.
Untuk mendigitalkan dan mengotomatiskan alur kerja Anda, Anda perlu memahami cara kerja prosesnya secara manual. Anda dapat melakukannya melalui audit alur kerja:
Membuat peta semua proses manual Anda bisa jadi sulit dan memakan waktu, tetapi proses ini membantu mengidentifikasi peluang alur kerja digital untuk sistem alur kerja manual Anda saat ini.
Proses yang membutuhkan banyak waktu, tetapi berulang dan relatif mudah diselesaikan adalah kandidat yang sempurna untuk otomatisasi, seperti entri data dasar.
Ada banyak aplikasi yang tersedia untuk membantu mendigitalkan alur kerja Anda. Meskipun Anda dapat menggunakan solusi canggih seperti kecerdasan buatan, beberapa alat otomatisasi jauh lebih sederhana, seperti pembuatan templat untuk mempermudah pembuatan faktur.
Setelah Anda mengidentifikasi proses manual utama untuk diotomatisasikan, Anda dapat mulai membangun alur kerja digital. Beberapa area umum untuk implementasi alur kerja digital adalah proses sumber daya manusia seperti orientasi karyawan, proses bisnis seperti entri data, dan proses keuangan seperti persetujuan faktur. Ada perangkat lunak alur kerja digital yang khusus memfasilitasi masing-masing operasi bisnis spesifik ini.
Alur kerja digital baru Anda mungkin tidak berfungsi dengan sempurna di awal, dan itu bukan masalah. Setelah proses tertentu didigitalkan, sebaiknya lakukan audit proses secara rutin untuk memastikan bahwa alur kerja berfungsi sebagaimana mestinya dan mendorong efisiensi yang lebih besar.
Misalnya, jika Anda menggunakan perangkat lunak otomatisasi untuk menyaring resume kandidat potensial, tetapi menyadari bahwa Anda melewatkan pelamar berbakat, Anda mungkin perlu memeriksa dan menyesuaikan metrik dan kata kunci yang sudah dilatih untuk ditandai oleh perangkat lunak tersebut.
Setelah Anda menerapkan proses Anda, penting untuk terus mengoptimalkan alur kerja Anda seiring dengan berkembangnya kebutuhan bisnis dan teknologi.
Alur kerja digital, manajemen proses bisnis (BPM), dan otomatisasi proses bisnis (BPA) semuanya berkaitan dengan erat. BPA mengacu pada proses mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dan memakan waktu sehingga karyawan memiliki waktu dan energi mental untuk berfokus pada tugas-tugas yang lebih penting. Mengotomatiskan tugas-tugas tersebut membantu membangun alur kerja digital.
BPM adalah filosofi untuk meningkatkan manajemen alur kerja Anda dengan menyelaraskan proses bisnis, termasuk alur kerja digital yang diotomatiskan, di bawah strategi yang menyatukannya. Praktik BPM yang andal yang mencakup audit rutin terhadap alur kerja membantu Anda memahami tugas apa saja yang harus didigitalkan dan diotomatisasikan.
Mengembangkan tempat kerja Anda melalui alur kerja digital dapat membantu bisnis Anda menghemat waktu dan uang. Ini juga dapat menciptakan lebih banyak transparansi dalam cara tugas diselesaikan. Seiring waktu, alur kerja digital dapat membantu Anda memahami cara menyempurnakan proses bisnis Anda lebih jauh.
Alur kerja digital memungkinkan Anda menyederhanakan dan melancarkan proses bisnis yang butuh banyak tenaga kerja. Memang tidak semua proses alur kerja digital itu efisien, tetapi banyak jenis alur kerja manual yang tidak efisien.
Misalnya, melakukan semua pembukuan Anda secara manual memberikan peluang untuk kesalahan manusia, dan bisa memakan waktu. Pembukuan digital mengurangi beberapa risiko yang tidak bisa dihindari saat proses matematika dilakukan oleh manusia.
Otomatisasi alur kerja digital mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang berulang, seperti mengirim email selamat datang kepada karyawan baru selama proses orientasi. Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas manual ini, lebih banyak waktu yang dapat digunakan untuk tugas-tugas yang lebih penting sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Alur kerja digital menciptakan catatan bersama yang membantu semua anggota tim selalu mengetahui perkembangan tugas atau proses. Transparansi ini membantu menjaga akuntabilitas semua pemangku kepentingan atas tugas mereka dalam proyek dan memastikan proyek berjalan sesuai rencana. Catatan proses bersama juga dapat bermanfaat dalam menjawab pertanyaan atau memecahkan kesenjangan yang mungkin timbul.
Ketika Anda mengotomatiskan proses manual, Anda juga membuat data tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk proses ini. Ini dapat memberi Anda wawasan yang lebih baik tentang hambatan yang Anda alami dan memungkinkan Anda untuk terus menyesuaikan alur kerja Anda.
Selama pandemi COVID-19, pekerjaan jarak jauh menjadi sangat populer. Meskipun datang ke kantor adalah hal yang biasa, makin banyak karyawan yang beradaptasi diri untuk menghabiskan sebagian waktu mereka untuk bekerja di luar kantor. Alur kerja digital adalah penopang untuk pekerjaan jarak jauh, dan hal tersebut tidak akan mungkin terwujud tanpanya.
Alur kerja digital dapat memberikan nilai besar bagi organisasi Anda, tetapi proses ini bukan tanpa tantangan. Beberapa kendala umum meliputi:
Untuk menerapkan alur kerja digital, Anda harus memahami teknologi dan bagaimana hal itu menguntungkan tempat kerja Anda. Tidak semua perangkat lunak otomatisasi alur kerja digital diciptakan sama, dan beberapa solusi mungkin tidak sesuai untuk tempat kerja Anda atau tugas yang sedang dikerjakan.
Misalnya, jika Anda bekerja di kantor kecil yang menuntut kehadiran langsung semua karyawan, mungkin Anda tidak perlu menerapkan alur kerja digital untuk rapat.
Memperkenalkan proses baru ke dalam alur kerja sering kali membutuhkan pelatihan atau pelatihan ulang, tetapi proses digital mungkin saja lebih rumit. Bukan masalah jika Anda tidak tahu cara menggunakan komputer, tetapi pelatihan yang dibutuhkan untuk transformasi digital di tempat kerja Anda mungkin terasa sulit bagi beberapa karyawan Anda.
Selain itu, alur kerja digital dilakukan secara digital, dan khususnya untuk pekerjaan jarak jauh, membutuhkan komputer dan stabilitas internet yang dapat menangani alur kerja baru. Jika alur kerja sepenuhnya digital dan karyawan Anda tidak dapat mengakses alat yang mereka butuhkan karena pemadaman internet, mereka tidak akan dapat menyelesaikan tugas.
Proses bisnis tertentu tidak perlu didigitalkan, atau setidaknya tidak seluruhnya. Memang benar bahwa mengirim email bolak-balik membuat catatan percakapan yang dapat dicari yang membuat orang akuntabel. Namun, jika keputusan perlu dibuat dengan cepat, panggilan telepon mungkin lebih efisien.
IBM Instana menyebarkan observabilitas secara luas dengan menyediakan solusi yang bisa digunakan oleh siapa saja untuk mendapatkan data yang mereka inginkan dengan konteks yang mereka butuhkan. Dibangun khusus untuk cloud native, tetapi tetap ramah teknologi, platform ini secara otomatis dan terus-menerus menyediakan data dengan ketelitian tinggi—granularitas satu detik dan jejak dari ujung ke ujung. Dengan konteks ketergantungan logis dan fisik di seluruh perangkat seluler, web, aplikasi, dan infrastruktur.
Tingkatkan produktivitas dengan perangkat lunak otomatisasi alur kerja yang melancarkan berbagai macam proses dan tugas.
Otomatiskan alur kerja digital Anda untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan wawasan—baik di lokasi maupun di cloud.
Temukan solusi yang memberikan otomatisasi cerdas secara cepat dengan alat yang tidak membutuhkan banyak kode.
Bagaimana BlueIT menggunakan IBM Turbonomic dan IBM Instana untuk memastikan kinerja aplikasi dan mengurangi emisi karbon.
Ikuti terus konten terbaru dan bergabunglah dengan grup pengguna Alur Kerja untuk memperdalam keterampilan dan pemahaman Anda.
IBM dinobatkan sebagai Pemimpin dalam The Forrester Wave: Digital Process Automation Software. Q4 2023