Beberapa langkah terlibat dalam penggunaan solusi DAM:

1. Membuat aset: Templat dan format file yang terstandardisasi menyiapkan file digital untuk dikodekan bahkan sebelum file tersebut dibuat. Standardisasi ini meningkatkan kemudahan pencarian dan pengambilan dokumen.
2. Pengkodean dan pengindeksan: Untuk menyederhanakan pencarian aset, metadata memungkinkan identifikasi konten digital melalui atribut seperti jenis aset (misalnya, kertas putih), versi (misalnya, baru), jenis media (misalnya, video) dan teknologi digunakan (misalnya, Photoshop.). Pengidentifikasi ini membuat indeks, mengelompokkan aset yang memiliki tag umum untuk meningkatkan kemampuan penelusuran.
3. Alur kerja: Pengindeksan ini kemudian dapat digunakan untuk alur kerja berbasis aturan, memungkinkan otomatisasi tugas dan proses.
4. Kontrol versi: Kontrol versi menjadi semakin penting untuk mengotomatiskan alur kerja, karena memastikan bahwa aset terbaru dan terkini digunakan dalam alur kerja yang ada. Ketika alur kerja baru dibuat, hal ini juga memastikan bahwa hanya versi terbaru yang diakses dan diteruskan untuk ditinjau dan digunakan.
5. Tata kelola melalui perizinan: Tata kelola melalui perizinan memastikan bahwa hanya mereka yang telah diberikan akses yang dapat menggunakan aset sesuai dengan yang telah ditetapkan. Kemampuan ini melindungi aset organisasi dari pencurian, korupsi yang tidak disengaja atau penghapusan.
6. Audit: Melakukan audit internal untuk mengevaluasi efektivitas DAM dan mengidentifikasi area perbaikan. Demikian juga, badan pengatur dapat mengaudit solusi DAM untuk memastikan teknologi dan proses organisasi mematuhi peraturan. Kedua jenis audit terjadi secara teratur di industri yang sangat diatur seperti keuangan dan perawatan kesehatan.

Anda dapat menerapkan solusi DAM di lokasi, di cloud, atau dalam topologi hibrida. Penyimpanan, pengelolaan, dan pengiriman aset berbasis cloud dapat menjadi pilihan yang hemat biaya, aman, terukur, dan fleksibel untuk organisasi Anda.

• Pengurangan biaya produksi dan alokasi sumber daya yang lebih baik. Sentralisasi aset dalam DAM memungkinkan organisasi untuk menemukan dan menggunakan kembali aset, mengurangi biaya produksi dan alur kerja ganda. Pengurangan biaya mendorong alokasi sumber daya di bidang bisnis lain. Keuntungan efisiensi yang dihasilkan membantu membawa aset dan solusi ke pasar lebih cepat.
• Lebih banyak transparansi organisasi. DAM memberikan pandangan yang jelas dan komprehensif kepada pengguna tentang aset digital, menciptakan dampak positif pada perencanaan dan pelaksanaan konten. Hal ini dapat meningkatkan kolaborasi di berbagai pemangku kepentingan atau memperkenalkan alur kerja yang lebih berdampak melalui penghapusan proyek yang berlebihan.
• Peningkatan konversi dan retensi pelanggan. Ketika bisnis mengatur konten dengan tepat berdasarkan tahap perjalanan pembeli pengguna, mereka dapat menyajikan konten dan materi pemasaran pada waktu yang tepat untuk audiens target mereka. DAM memungkinkan organisasi untuk mempersonalisasi pengalaman pelanggan, membangun dan memelihara hubungan yang lebih kuat. Proses ini pada gilirannya membantu memindahkan pelanggan potensial dan pelanggan yang sudah ada di sepanjang siklus pembelian lebih cepat dan lebih efektif.
• Konsistensi merek. DAM membantu memastikan bahwa pesan, pemosisian, representasi visual, dan cara lain dari kepatuhan terhadap merek konsisten. Dengan DAM, area fungsional dan unit bisnis dapat menggunakan kembali file kreatif dan aset lainnya untuk mendapatkan efisiensi dan menyajikan kebenaran tunggal ke pasar.
• Tata kelola dan kepatuhan. Lisensi, dokumentasi hukum, arsip, dan aset lainnya dapat memainkan peran penting dalam memenuhi tuntutan kepatuhan terhadap peraturan yang digerakkan oleh industri atau pemerintah. Kemampuan untuk mengatur dan mengambil materi-materi ini dengan cepat dapat menghemat waktu dan biaya, serta mengurangi gangguan pada proses bisnis inti.
  

Kemunculan desktop publishing pada akhir tahun 1980-an memungkinkan printer, penerbit dan pengiklan untuk mendigitalkan teks, grafis dan fotografi. Terlalu besar untuk sebagian besar hard disk internal, file-file ini ditransfer ke media eksternal dengan label metadata sederhana. Mereka ditempatkan dalam file dan folder hierarkis yang sederhana.

Pada tahun 1992, Canto Software merilis Cumulus — salah satu sistem DAM pertama. Ini adalah solusi on-premise, solusi yang berdiri sendiri, yang menampilkan pratinjau gambar mini, pengindeksan metadata dan kemampuan pencarian. Sementara solusi DAM awal membuat aset mudah ditemukan, diverifikasi, dan diambil, file masih tidak mudah dibagikan.

Pada awal 2000-an, DAM berbasis server memungkinkan berbagi file melalui Internet. Tak lama kemudian, penyimpanan cloud menawarkan cara lain untuk menyimpan, mengelola, dan mendistribusikan aset digital.

DAM dengan cepat berkembang menjadi perpustakaan terintegrasi yang mampu mengirimkan konten ke berbagai perangkat, sistem, dan repositori. Antarmuka pemrograman aplikasi (API) memungkinkan aset untuk dihubungkan ke berbagai aplikasi dan memenuhi persyaratan tertentu dengan cepat dan efisien.

Kini, kemampuan AI sudah umum disematkan ke dalam DAM-penandaan dan referensi silang aset secara cerdas, termasuk pengenalan video dan pengenalan suara. IBM Watson Video Enrichment dapat menganalisis aliran video dengan menggunakan teknologi deep learning sementara IBM Blockchain Platform memastikan keamanan DAM yang lebih baik. Menggunakan pembelajaran mesin, sistem DAM dapat mengantisipasi kebutuhan konten dan membuat rekomendasi kepada pengguna. Tugas-tugas pemasaran ini dilakukan dalam hitungan menit atau kurang, sehingga memungkinkan organisasi untuk merespons dalam waktu yang hampir seketika dan mendapatkan keunggulan kompetitif.

Ketika melihat platform DAM, penting untuk mengevaluasi apakah solusi yang Anda pilih menyediakan kemampuan yang mendukung kebutuhan Anda saat ini dan seterusnya. Solusi DAM yang sukses menyediakan kemampuan berikut ini:

• Mendukung siklus hidup aset dan izin berbasis peran: Solusi DAM Anda harus memungkinkan Anda untuk mengelola aset digital Anda mulai dari ide hingga konsep dan sepanjang siklus hidupnya. Sistem ini juga harus menyediakan hak akses dan izin dengan perincian yang Anda perlukan untuk menjaga integritas aset Anda.
• Integrasi: Solusi DAM Anda harus terintegrasi dengan solusi yang Anda miliki saat ini, seperti pembuatan dan distribusi aset, serta sistem apa pun yang Anda rencanakan untuk ditambahkan di masa mendatang.
• Fleksibilitas dua arah: Solusi DAM yang fleksibel dan lincah memberikan fleksibilitas untuk mencari aset ke segala arah. Fleksibilitas dua arah memungkinkan Anda untuk mencari metadata, seperti merek, untuk menemukan aset atau mencari aset tertentu untuk menemukan metadata. Kemampuan ini mendukung pencarian dan repurpose aset oleh kelompok fungsional lain dalam suatu organisasi.
• Kemampuan impor dan ekspor: Solusi DAM Anda seharusnya tidak membuat pulau data yang terisolasi. Solusi ideal Anda harus mencakup kemampuan untuk berbagi aset digital serta hasil pencarian dan data lainnya.
• Infrastruktur penyimpanan dan transfer yang stabil: Solusi DAM yang Anda pilih sama pentingnya dengan bagaimana dan di mana aset disimpan, dan kemampuan untuk mentransfer aset ke mana pun aset tersebut dibutuhkan. Apakah Anda memilih penyimpanan yang ditentukan oleh perangkat lunak di tempat atau penyimpanan berbasis cloud, pertimbangkan keandalan, fleksibilitas, skalabilitas, kinerja, dan kemampuan pemulihan untuk melindungi aset Anda.
• Efisiensi transfer file: Kecepatan dan efisiensi transfer file adalah penting karena secara langsung mempengaruhi kecepatan bisnis Anda. Kemampuan untuk berbagi dan menggunakan aset kapan dan di mana Anda membutuhkannya akan membantu menentukan keefektifan solusi yang Anda pilih.
  

DAM membantu organisasi di seluruh dunia menjaga hak akses, kontrol, dan integritas aset digital mereka untuk berbagai tujuan. Menerapkan DAM sebagai solusi holistik terpusat yang terhubung dengan strategi perusahaan dan fungsional dapat memberikan pengalaman pelanggan yang lebih konsisten dan menarik.

Menurut Forrester, “Lebih dari 2/3 perusahaan ingin mengirimkan konten mereka dengan lebih efisien. Perusahaan-perusahaan yang sukses kini menjadikan DAM sebagai bagian dari pengalaman digital dan strategi konten mereka yang lebih luas, bukan sebagai solusi tunggal." ¹ Ketahui lebih lanjut tentang IBM® Aspera® on Cloud, sebuah layanan yang di-host yang memungkinkan Anda untuk memindahkan dan berbagi file dan kumpulan data dengan cepat dan andal dalam berbagai ukuran dan jenis di lingkungan cloud hybrid.

Dengan IBM Aspera Connect, lakukan transfer file berkecepatan tinggi berbasis browser ke dan dari klien IBM Aspera dan aplikasi web. Selain itu, menggunakan IBM Aspera FASP High-Speed Transport untuk data massal memberikan alternatif yang optimal untuk transportasi berbasis TCP tradisional. IBM Aspera menawarkan solusi DAM yang cepat, andal, dan efisien untuk melayani kebutuhan manajemen aset Anda.