Sistem manajemen kepatuhan (CMS) adalah sistem terintegrasi yang digunakan untuk memenuhi persyaratan peraturan, kebijakan internal, dan standar industri. CMS yang efektif membantu organisasi menghindari area ketidakpatuhan dan mencapai kepatuhan terhadap peraturan yang berkelanjutan.
Seperti namanya, sistem manajemen kepatuhan hanyalah sebuah sistem. Sistem ini tidak terdiri dari satu bagian teknologi atau proses tertentu, tetapi lebih merupakan kumpulan alat, proses bisnis, dan kontrol internal yang bekerja sama untuk mengurangi risiko kepatuhan dan membantu organisasi memenuhi tanggung jawab kepatuhan mereka. Sistem manajemen kepatuhan dapat mencakup apa saja mulai dari penilaian risiko hingga pelatihan kepatuhan.
Memiliki sistem manajemen kepatuhan yang efektif sangat penting untuk upaya kepatuhan organisasi dan strategi manajemen risiko yang lebih luas. Hal ini dibutuhkan karena ketidakpatuhan terhadap persyaratan kepatuhan dapat mengakibatkan konsekuensi berat, termasuk denda, gangguan bisnis, dan peningkatan risiko pelanggaran data.
Saat ini, sistem manajemen kepatuhan sering kali bekerja dengan otomatisasi tingkat tinggi dan secara proaktif mengidentifikasi potensi risiko, sehingga memungkinkan organisasi untuk segera mengambil tindakan korektif dan mengatasi masalah kepatuhan secara real time.
Manajemen kepatuhan dan sistem manajemen kepatuhan terkait erat, meskipun secara teknis terpisah.
Manajemen kepatuhan mengacu pada strategi yang lebih luas yang diterapkan organisasi untuk mematuhi peraturan. Namun, sistem manajemen kepatuhan (CMS) adalah seperangkat alat dan kontrol praktis yang digunakan untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses kepatuhan ini. Dengan kata lain, manajemen kepatuhan adalah pendekatan secara keseluruhan, sementara CMS adalah solusi praktisnya.
Dapatkan insight untuk mempersiapkan dan merespons serangan siber dengan kecepatan dan efektivitas yang lebih besar dengan IBM Security X-Force Threat Intelligence Index.
Daftar untuk memperoleh laporan Biaya Pelanggaran Data
Saat ini, organisasi menghadapi makin banyak peraturan kepatuhan di seluruh industri dan yurisdiksi. Peraturan kepatuhan ini seringkali rumit dan spesifik untuk industri, seperti HIPAA, untuk industri perawatan kesehatan, atau spesifik secara regional, seperti GDPR, untuk Uni Eropa.
Kegagalan untuk mematuhi persyaratan kepatuhan seringkali dapat membawa denda berat dan masalah hukum. Misalnya, pada Mei 2023, otoritas perlindungan data Irlandia menjatuhkan denda USD 1,3 miliar pada Meta yang berbasis di California untuk pelanggaran GDPR.
Selain itu, sikap konsumen terhadap masalah kepatuhan dan keamanan siber bergeser. Dalam studi McKinsey baru-baru ini, 85 persen responden mengatakan penting untuk mengetahui kebijakan privasi data perusahaan sebelum melakukan pembelian. Bisnis mulai melihat bahwa kepatuhan bukan hanya harga yang harus dibayar untuk melakukan bisnis, kepatuhan mungkin bagus untuk bisnis.
Namun, memenuhi peraturan kepatuhan bisa menjadi tantangan tersendiri. Banyak organisasi yang semakin mendunia dan memiliki banyak kantor di seluruh dunia dengan karyawan dan pelanggan di beberapa wilayah, semuanya dengan persyaratan peraturan yang berbeda. Organisasi-organisasi ini mungkin akan kesulitan untuk tetap berada di depan dalam memenuhi persyaratan kepatuhan, terutama karena undang-undang dan peraturan terus berubah seiring dengan munculnya teknologi baru. Organisasi juga berisiko menambah lapisan kompleksitas kepatuhan setiap kali mereka menambahkan inisiatif bisnis baru atau metode penanganan data.
Sistem manajemen kepatuhan (CMS) membantu organisasi menghadapi lingkungan peraturan yang kompleks ini dan tetap patuh. Hal ini memudahkan untuk secara otomatis memeriksa area ketidakpatuhan secara real-time dan merespons peraturan dan persyaratan hukum yang berubah-ubah.
CMS yang efektif juga memungkinkan organisasi menstandarkan upaya kepatuhan mereka di seluruh wilayah dan menyesuaikan pendekatan mereka agar tetap sesuai dengan peraturan dan standar industri tertentu. Secara lebih luas, CMS juga membantu menegakkan standar etika dan membangun budaya kepatuhan dan akuntabilitas perusahaan.
Sementara CMS yang efektif dapat mencakup banyak elemen, umumnya CMS berpusat pada tiga komponen ini:
Dewan direksi berfokus pada penciptaan budaya kepatuhan dari atas ke bawah. Mengingat banyaknya tanggung jawab mereka yang lain, mereka mungkin tidak ingin memprioritaskan kepatuhan, namun, pada akhirnya mereka bertanggung jawab untuk mengembangkan dan mengelola program manajemen kepatuhan.
Setelah mereka membuat CMS yang efektif, mereka kemudian harus mengkomunikasikan kebijakan tersebut kepada manajemen senior dan semua pemangku kepentingan lainnya di perusahaan dan di luarnya, termasuk kontraktor dan penyedia layanan pihak ketiga.
Hanya dengan pengawasan dewan direksi, organisasi dapat menunjukkan bahwa mereka melakukan upaya kepatuhan secara serius dan membuat kebijakan seragam yang memungkinkan setiap orang dalam organisasi memenuhi undang-undang dan peraturan perlindungan konsumen negara.
Manajemen senior mungkin juga perlu menunjuk seorang kepala bagian kepatuhan atau manajer untuk memimpin fungsi kepatuhan dan memastikan pengawasan manajemen yang efektif. Para pemimpin ini biasanya melapor secara langsung dan terus menerus kepada Dewan Komisaris agar mereka selalu mendapat informasi mengenai masalah kepatuhan, sehingga mereka dapat membuat penyesuaian strategis dan taktis terhadap program manajemen kepatuhan sesuai kebutuhan.
Beberapa tanggung jawab petugas kepatuhan dapat mencakup:
Menetapkan dan menerapkan kebijakan dan prosedur kepatuhan
Menjamin bahwa baik manajemen maupun staf menjalani pelatihan karyawan secara menyeluruh tentang undang-undang dan peraturan perlindungan konsumen
Mengevaluasi masalah kepatuhan yang muncul dan potensi risiko baru
Menangani keluhan konsumen melalui proses penanganan keluhan konsumen yang terstandardisasi dan terdokumentasi dengan baik
Mengkomunikasikan kegiatan kepatuhan dan temuan audit kepatuhan kepada Dewan Komisaris
Mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menerapkan tindakan korektif dan terus memperbarui program kepatuhan
Program kepatuhan adalah jantung dari sistem manajemen kepatuhan. Ini berfungsi sebagai hub pusat untuk merancang dan mengimplementasikan semua kontrol kepatuhan dan tindakan pencegahan. Biasanya, program-program ini mencakup kebijakan, prosedur, dan praktik yang terstruktur, termasuk kontrol internal dan proses kepatuhan, yang ditegakkan oleh manajemen senior.
Program kepatuhan yang dirancang dengan baik dapat mencakup penilaian risiko, pelatihan karyawan, mekanisme pelaporan, tindakan korektif, serta audit kepatuhan dan pemantauan kepatuhan.
Karyawan harus mengacu pada program kepatuhan sebagai panduan kepatuhan resmi mereka. Dengan begitu, semua orang beroperasi dengan standar yang sama dan secara konsisten dan akurat memenuhi tanggung jawab kepatuhan mereka. Untuk alasan ini, penting juga untuk membuat program pelatihan kepatuhan yang terstruktur agar karyawan mengetahui tanggung jawab mereka dan dapat menyelaraskan diri dengan pedoman kepatuhan dan kebijakan internal yang berlaku.
Organisasi juga harus mempertimbangkan untuk membuat struktur pelaporan yang konsisten dan transparan. Hal ini meningkatkan efisiensi dan komunikasi serta memungkinkan tim kepatuhan untuk memberikan tugas kepada anggota staf yang sesuai dengan alur kerja yang jelas yang melacak permintaan dan tindakan perbaikan.
Keluhan konsumen dapat membantu organisasi mengidentifikasi potensi masalah kepatuhan terhadap peraturan. Sering kali, pelanggan adalah orang pertama yang menemukan potensi risiko, dan menanggapi keluhan ini dengan cepat dapat menginspirasi loyalitas pelanggan sekaligus membantu organisasi mengambil tindakan korektif yang cepat untuk menghindari hukuman peraturan. Selain itu, pihak berwenang sering kali meneliti bagaimana organisasi menangani keluhan konsumen, sehingga menanggapi dengan cepat dan efektif dapat membantu meningkatkan kepatuhan dan posisi organisasi terhadap peraturan.
Audit kepatuhan adalah komponen penting lainnya dari sistem manajemen kepatuhan. Baik internal maupun eksternal, audit ini melibatkan penilaian yang tidak memihak atas kepatuhan dan ketaatan organisasi terhadap kebijakan, prosedur, dan persyaratan peraturan internal. Mereka sangat penting dalam menjaga kepatuhan berkelanjutan dan mengidentifikasi potensi risiko kepatuhan.
Untuk audit eksternal, auditor eksternal yang tidak memihak umumnya memberikan tinjauan independen terhadap kebijakan dan protokol kepatuhan. Sebaliknya, departemen audit internal organisasi biasanya akan melakukan audit internal. Kedua jenis audit ini tidak bias dan harus diakhiri dengan laporan audit yang menguraikan temuan dan saran untuk perbaikan.
Karena independensi ini, audit kepatuhan dapat memberikan organisasi, terutama organisasi yang lebih besar, ketelitian tambahan dan lebih banyak pemeriksaan dan keseimbangan. Dokumen ini juga dapat berfungsi sebagai catatan historis untuk aktivitas kepatuhan dan bahkan dapat dibagikan dengan pihak berwenang untuk menunjukkan akuntabilitas selama audit peraturan.
Meskipun audit kepatuhan dapat menimbulkan stres, organisasi dapat membantu menyederhanakan prosesnya dengan menguasai standar-standar yang relevan dan menyimpan catatan yang terorganisir untuk membantu auditor menemukan informasi yang diperlukan dengan cepat.
Di sela-sela audit kepatuhan, organisasi dapat melakukan penilaian risiko dan pemantauan kepatuhan yang berkelanjutan.
Pemantauan kepatuhan melibatkan pengawasan operasi secara aktif untuk mengidentifikasi area ketidakpatuhan. Ini membantu organisasi mematuhi persyaratan peraturan dan melindungi kepentingan konsumen secara real time. Ketika potensi risiko muncul, pemantauan kepatuhan membantu menangkapnya lebih awal, kemudian melakukan tindakan korektif dan remediasi yang cepat untuk mencegah terulangnya risiko tersebut.
Metode pemantauan kepatuhan lainnya termasuk wawancara karyawan, meninjau kebijakan dan prosedur, menilai efektivitas pelatihan, dan membandingkan praktik nyata dengan pengungkapan eksternal. Langkah-langkah ini dapat membantu organisasi memantau upaya kepatuhan secara real time dan mengubah sistem manajemen kepatuhan mereka sesuai kebutuhan.
Untuk menerapkan sistem manajemen kepatuhan (CMS) yang efektif, organisasi harus mempertimbangkan untuk mengambil pendekatan strategis yang dimulai dengan memahami kebutuhan bisnis mereka dan berlanjut melalui penerapan dan dukungan berkelanjutan.
Langkah-langkah umum yang perlu dipertimbangkan meliputi:
Sebelum mengadopsi CMS, pahami tujuan kepatuhan dan manajemen risiko Anda untuk memandu pemilihan dan penyiapan CMS Anda. Misalnya, jika Anda adalah lembaga keuangan, identifikasikan apakah kepatuhan terhadap kerangka peraturan tertentu, seperti ISO atau SOX, diperlukan. Lalu pilih alat manajemen kepatuhan yang mencakup alat khusus industri dan perangkat lunak GRC (tata kelola, risiko, dan kepatuhan).
Setelah mengidentifikasi kebutuhan Anda, sesuaikan CMS Anda. Penyesuaian ini dapat mencakup penyesuaian sistem agar cocok dengan struktur organisasi atau proses bisnis Anda, menetapkan peran untuk pengguna, atau mengintegrasikannya secara mulus dengan alur kerja dan alat kepatuhan yang ada.
Seperti yang telah disebutkan, CMS yang efektif membutuhkan dukungan dari dewan direksi dan manajemen senior. Libatkan para pemangku kepentingan ini di awal proses dan jelaskan tanggung jawab mereka. Jika para pemimpin tidak terlibat atau tidak memahami peran mereka, mungkin akan sulit untuk menciptakan budaya kepatuhan dan menciptakan kesalahan selama penerapan.
Ingatlah, kepatuhan adalah proses berkelanjutan yang melibatkan seluruh organisasi. Lakukan sesi pelatihan karyawan secara menyeluruh untuk menunjukkan kepada karyawan cara menavigasi CMS dengan percaya diri. Pertimbangkan juga untuk mengingatkan karyawan tentang "alasan" di balik upaya kepatuhan dan berbagi risiko serta dampak ketidakpatuhan.
Untuk lebih menekankan pentingnya kepatuhan, tetapkan garis pertanggungjawaban yang jelas. Dalam setiap tahap siklus program kepatuhan, jelaskan ekspektasi karyawan, kemudian secara aktif menegakkan protokol disipliner.
Mempertahankan CMS yang efektif adalah proses yang berkelanjutan. Memprioritaskan pemantauan dan penyempurnaan kepatuhan yang berkelanjutan untuk menjaga sistem tetap relevan dengan kebutuhan kepatuhan organisasi Anda.
Menyederhanakan kebijakan, audit, dan berbagi laporan untuk kepatuhan otomatis
Dapatkan keyakinan dan efisiensi yang lebih besar dalam proses kepatuhan Anda dengan modul IBM OpenPages Regulatory Compliance Management.
Bersiaplah dengan lebih baik untuk menghadapi pelanggaran dengan memahami penyebabnya dan faktor-faktor yang meningkatkan atau mengurangi biaya. Lihat laporan terbaru untuk mendapatkan insight dan rekomendasi tentang cara menghemat waktu dan membatasi kerugian.
Data compliance is the act of handling and managing personal and sensitive data in a way that adheres to regulatory requirements, industry standards and internal policies involving data security and privacy.
Informasi keamanan dan manajemen acara, atau SIEM, adalah solusi keamanan yang membantu organisasi mengenali dan mengatasi potensi ancaman dan kerentanan keamanan sebelum mereka memiliki kesempatan untuk mengganggu operasi bisnis.