1 Desember 2023
Kontributor: Alexandria Iacoviello, Amanda Downie
Manajemen Perubahan (CM) adalah metode yang digunakan organisasi untuk mengomunikasikan dan mengimplementasikan perubahan. Ini termasuk pendekatan terstruktur untuk mengelola orang dan proses melalui perubahan organisasi.
Proses manajemen perubahan membantu memastikan bahwa karyawan diperlengkapi dan didukung selama masa transisi. Ada beberapa alasan yang merupakan kebutuhan untuk manajemen perubahan. Merger dan akuisisi, penyesuaian kepemimpinan, dan penerapan teknologi baru adalah pendorong umum manajemen perubahan. Perubahan organisasi yang diperlukan untuk bersaing dengan transformasi digital yang cepat di seluruh industri menyebabkan perusahaan menerapkan produk baru dan proses baru. Namun, inovasi-inovasi ini sering kali mengganggu alur kerja, sehingga menghadirkan kebutuhan akan manajemen perubahan yang efektif.
Perubahan transformasional yang sukses lebih dari sekadar rencana komunikasi, namun juga melibatkan penerapan perubahan di seluruh budaya perusahaan. Memanfaatkan strategi manajemen perubahan dapat membuat para pemangku kepentingan mengadopsi inisiatif perubahan. Dengan mengaktifkan karyawan sebagai agen perubahan, dengan melibatkan mereka dalam alur kerja, tonggak bisnis dapat dicapai. Para pemimpin dapat dan harus menetapkan manfaat perubahan melalui pengembangan rencana manajemen perubahan yang komprehensif.
Ketahui bagaimana para pemimpin SDM memimpin dan menerapkan AI untuk mendorong transformasi SDM dan talenta.
Daftar untuk mendapatkan insight tentang SAP
Manajemen perubahan haruslah berupa rencana yang matang dan terstruktur yang tetap dapat beradaptasi dengan potensi perbaikan. Bagaimana pemimpin perubahan memilih untuk melakukan pendekatan terhadap manajemen perubahan organisasi akan bervariasi tergantung pada ukuran, kebutuhan, dan potensi dukungan karyawan.
Sebagai contoh, karyawan yang belum pernah mengalami upaya perubahan sebelumnya mungkin membutuhkan pendekatan yang lebih disesuaikan, seperti menerima bimbingan dari sumber daya manusia (SDM). Karyawan yang pernah mengalami perubahan di tingkat organisasi dapat menjadi kandidat yang baik dalam tim manajemen perubahan, yang menawarkan dukungan berwawasan kepada pimpinan dan sesama karyawan.
Manajemen perubahan yang sukses merupakan hasil kumulatif dari keberhasilan semua pemangku kepentingan dalam memahami inisiatif perubahan. Hal ini membutuhkan keterlibatan dan dukungan karyawan secara proaktif dengan mengundang mereka untuk memberikan masukan yang konstruktif, dan secara terus menerus mengomunikasikan proses bisnis atau perubahan ruang lingkup.
Ada beberapa metode manajemen perubahan organisasi yang dikembangkan dari beberapa psikolog dan pemimpin perubahan:
Dikembangkan oleh konsultan perubahan William Bridges, fokus dari kerangka kerja ini adalah reaksi orang terhadap perubahan. Penyesuaian para pemangku kepentingan utama terhadap perubahan sering kali dibandingkan dengan lima tahap kesedihan, tetapi model Bridges dijelaskan melalui tiga tahap:
- Akhir: Melepaskan proses lama.
- Zona netral: Ketidakpastian dan kebingungan saat peran baru sedang diidentifikasi.
- Awal yang baru: Penerimaan cara-cara baru.
Dimiliki oleh perusahaan patungan antara Capita dan Kantor Kabinet Inggris, Axelos mengembangkan ITIL. Kerangka kerja ini digunakan untuk mengelola operasi dan infrastruktur TI dengan menggunakan panduan terperinci. Tujuannya adalah untuk mendorong transformasi digital yang sukses melalui implementasi layanan TI yang bebas dari insiden selama proses manajemen perubahan.
Selama bertahun-tahun, ITIL telah diulang-ulang untuk meningkatkan proses dan memperluas perubahan. Ada empat versi dan yang terbaru, ITIL v4, berfokus pada penerapan DevOps yang tepat, otomatisasi, dan proses TI lain yang diperlukan.1 Dibuat untuk membantu transformasi digital di zaman modern, ITIL v4 didorong oleh Revolusi Industri Keempat.
John Kotter, seorang profesor dari Harvard, menciptakan prosesnya untuk para profesional yang ditugaskan untuk memimpin perubahan.2 Dia mengumpulkan faktor-faktor keberhasilan umum dari banyak pemimpin yang mengawasi perubahan dan mengembangkan proses delapan langkah berikut ini:
- Menciptakan rasa urgensi terhadap perubahan.
- Membangun koalisi pemandu.
- Membentuk visi dan inisiatif strategis.
- Mendaftarkan pasukan sukarelawan.
- Memungkinkan tindakan dengan menghilangkan hambatan.
- Menghasilkan kemenangan jangka pendek.
- Mempertahankan akselerasi.
- Melembagakan perubahan.
Sering disebut sebagai kerangka kerja “unfreeze- change-refreeze”, metode ini dikembangkan oleh psikolog Kurt Lewin selama tahun 1940-an.3 Metafora menandakan bahwa balok es tidak dapat mengubah bentuknya tanpa pecah. Namun demikian, proses mengubah balok es tanpa merusaknya, bisa dilakukan dengan mencairkan es, menuangkan air ke dalam cetakan baru, dan membekukannya lagi dalam bentuk yang baru. Lewin menarik perbandingan ini untuk strategi manajemen perubahan, menunjukkan bahwa memperkenalkan perubahan secara bertahap dapat membantu organisasi berhasil mencapai pembelian karyawan dan proses perubahan yang lebih lancar.
Pada akhir tahun 1970-an, konsultan McKinsey, Thomas J. Peters dan Robert H. Waterman, menulis sebuah buku berjudul In Search of Excellence.4 Dalam buku tersebut, sebuah kerangka kerja diperkenalkan melalui kemampuannya untuk memetakan faktor-faktor yang saling terkait yang dapat mempengaruhi kemampuan organisasi untuk berubah. Sekitar 30 tahun kemudian, kerangka kerja ini dikenal sebagai Kerangka Kerja McKinsey 7-S. Elemen-elemen kerangka kerja tersebut dipandang bersinggungan dengan cara yang berbeda tergantung pada budaya dan/atau institusi. Ketujuh elemen tersebut tidak memiliki urutan hierarki, yaitu:
Metodologi Prosci, yang dikembangkan oleh perusahaan Prosci, didasarkan pada berbagai penelitian yang meneliti bagaimana orang bereaksi terhadap perubahan. Metodologi ini terdiri atas tiga komponen utama: Segitiga Perubahan Prosci (PCT), model ADKAR, dan Proses 3 Fase Prosci.
Model PCT
Model PCT adalah kerangka kerja yang digerakkan oleh sponsor, manajemen proyek, dan manajemen perubahan. Model ini menempatkan kesuksesan sebagai pusat dari ketiga elemen ini dan digunakan dalam keseluruhan Metodologi Prosci.
Model ADKAR
Model ADKAR membahas salah satu bagian terpenting dalam manajemen perubahan, yaitu pemangku kepentingan. Kerangka kerja adalah akronim, yang melengkapi pemimpin perubahan dengan strategi yang tepat:
- Kesadaran akan perlunya perubahan
- Keinginan untuk berpartisipasi dan mendukung perubahan
- Pengetahuan tentang cara mengubah
- Kemampuan untuk menerapkan skill dan perilaku yang diinginkan
- Penguatan untuk mempertahankan perubahan
Proses 3 Fase Prosci
Proses 3 fase yang memiliki kerangka kerja yang terstruktur namun fleksibel. Tiga fase dari Metodologi Prosci adalah mempersiapkan pendekatan, mengelola perubahan, dan mempertahankan hasil.5
Pemangku kepentingan dapat bervariasi bergantung pada ukuran organisasi dan sifat perubahan. Misalnya, jika Anda mengubah proses yang secara langsung berdampak pada produk yang Anda tawarkan kepada klien, maka klien Anda adalah pemangku kepentingan penting dalam proses tersebut. Sedangkan jika Anda mengubah alat teknologi internal, klien Anda mungkin bukan pemangku kepentingan utama dalam perubahan tersebut.
Untuk menentukan pemangku kepentingan yang penting dalam strategi manajemen perubahan Anda, pertama-tama tentukan ruang lingkup perubahan. Selanjutnya, identifikasi siapa saja yang mengoperasikan dan menggunakan proses-proses tersebut secara konsisten. Mulailah dengan melibatkan para pemangku kepentingan tersebut, seiring berjalannya waktu, mungkin akan ada lebih banyak pemangku kepentingan utama yang perlu dipertimbangkan. Seperti yang telah dibahas, penting untuk bersikap fleksibel dalam menyesuaikan proses manajemen perubahan Anda. Pemangku kepentingan tambahan mungkin perlu disertakan dalam strategi manajemen perubahan pada tahap yang berbeda.
Pemangku kepentingan yang umum dalam manajemen perubahan biasanya adalah para eksekutif dan pimpinan, manajer menengah, karyawan lini depan, pengembang, manajer proyek, Subject Matter Experts (SME), dan calon klien. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang perlu diajukan saat menentukan pemangku kepentingan yang terlibat dalam manajemen perubahan:
- Siapa yang memimpin unit bisnis yang mengalami perubahan?
- Siapa pemilik proses yang mengalami perubahan?
- Siapa orang-orang yang mensponsori perubahan?
- Siapa orang-orang yang melakukan perubahan?
- Siapa orang-orang yang paling terpengaruh oleh perubahan yang terjadi sehari-hari?
Melalui transformasi digital yang cepat dan dunia yang terus berinovasi, manajemen perubahan telah menjadi alat penting bagi organisasi untuk meraih kesuksesan. Di antara berbagai metodologi manajemen perubahan, berikut ini adalah beberapa praktik terbaik yang dapat dipertimbangkan:
- Menetapkan visi dengan jelas dan buat tujuan dapat diukur.
- Dukungan dari karyawan sama pentingnya dengan sponsor eksekutif.
- Bersedia untuk menyesuaikan proses Anda, terutama jika proses tersebut tidak memberikan hasil yang diinginkan.
- Komunikasi yang efektif termasuk melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan bila diperlukan.
- Berkolaborasi dengan manajemen proyek dalam hal otomatisasi proses.
- Membuat rencana manajemen perubahan Anda berdasarkan toleransi risiko organisasi.
Transformasi perusahaan menuntut pendekatan digital berbasis pengalaman yang menginspirasi perubahan organisasi yang berkelanjutan.
Temukan kembali fungsi SDM Anda dengan desain yang berpusat pada karyawan, teknologi inovatif, dan model operasi yang dinamis.
Menata kembali Sumber Daya Manusia dengan AI sebagai intinya—memberikan nilai bisnis, mempercepat agenda digital, membuka potensi tenaga kerja, dan menciptakan ketangkasan.
Pelajari cara memaksimalkan kemitraan manusia dan teknologi untuk memimpin di era perubahan yang terus menerus.
AI generatif akan mengubah cara kita bekerja dan skill yang kita perlukan—dan hal ini terjadi lebih cepat dari yang kita perkirakan.
Bergabunglah dengan para pakar IBM untuk mempelajari cara mempersiapkan karyawan, sistem, dan bisnis Anda untuk masa depan pekerjaan menggunakan AI secara bertanggung jawab dengan mudah dan berskala.
Baca cara AI mengubah pekerjaan dan apa yang harus dilakukan oleh pemimpin SDM.
Baca tentang cara kelangkaan skill dan pergeseran demografi menentukan kontrak sosial yang baru
Pelajari cara menciptakan pengalaman kelas dunia untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan tenaga kerja yang mengutamakan skill.
Catatan kaki
1 ITIL Definition, Tech Target
2 Definitio, Kotter Inc.
3 Kurt Lewins Change Management , Tech Target
4 7-S Framework, McKinsey, 2008
5 Methodology Overview, Prosci