Diterbitkan: 12 Juli 2024
Kontributor: Matius Finio, Amanda Downie
Procure to pay (P2P) adalah proses end-to-end yang digunakan organisasi untuk memperoleh barang dan jasa. Proses ini mencakup permintaan, pengadaan, pesanan pembelian, penerimaan, penagihan, dan pembayaran, serta membantu memastikan operasi pengadaan yang efisien dan kepatuhan terhadap kebijakan.
Manajemen pengadaan yang efektif sangat penting bagi organisasi untuk memperoleh sumber daya penting, mempertahankan kontrol biaya, dan membangun hubungan positif dengan pemasok. Procure to pay adalah proses bisnis yang komprehensif yang mencakup seluruh siklus perolehan barang dan jasa, mulai dari permintaan awal hingga pembayaran akhir kepada pemasok. Alur proses ini mengintegrasikan berbagai fungsi, termasuk sistem pengadaan, keuangan, dan utang usaha, dengan tujuan menciptakan alur kerja tanpa hambatan yang meningkatkan efisiensi dan akurasi operasional. Meskipun sering disingkat P2P, pengadaan untuk membayar tidak boleh disamakan dengan teknologi jaringan peer-to-peer, yang juga disebut P2P. Proses procure to pay juga kadang-kadang disebut sebagai purchase to pay.
P2P adalah proses, bukan teknologi. P2P bisa menjadi proses otomatis yang menggunakan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dan solusi perangkat lunak lainnya untuk merampingkan dan mengintegrasikan berbagai tahapannya. Otomatisasi dalam P2P meningkatkan efisiensi dengan mengurangi tugas manual, meminimalkan kesalahan, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan, dan memberikan visibilitas real-time ke dalam kegiatan pengadaan. Meskipun banyak organisasi menerapkan sistem P2P otomatis untuk mengoptimalkan operasi mereka, tingkat otomatisasi bervariasi tergantung pada alat dan praktik spesifik yang ada. Dengan mengelola setiap tahap siklus procure to pay secara cermat, organisasi dapat menentukan peluang untuk optimalisasi. Pada akhirnya, pengawasan ini berkontribusi pada kesehatan dan daya saing bisnis secara keseluruhan dengan mendukung pengambilan keputusan strategis dan mendorong operasi rantai pasokan yang berkelanjutan.
Proses P2P dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan akan barang atau jasa dalam organisasi. Kebutuhan ini diformalkan melalui permintaan pembelian , yang menjalani proses persetujuan oleh pemangku kepentingan terkait. Setelah disetujui, peng daan dimulai, dengan melibatkan pemilihan pemasok yang sesuai dan mendapatkan penawaran atau tawaran. Pesanan pembelian (PO) dikeluarkan untuk pemasok yang dipilih.
Setelah pengiriman, departemen penerima memverifikasi bahwa pesanan dan tanda terima barang cocok dengan pesanan pembelian. Pemasok mengirimkan faktur untuk barang atau jasa yang dikirim, yang dicocokkan dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan. Setelah verifikasi, faktur disetujui untuk pembayaran, dan pembayaran dilakukan ke pemasok, sehingga menyelesaikan transaksi.
Seluruh proses P2P dirancang untuk merampingkan aktivitas pengadaan, mengurangi kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan organisasi. Dengan mengotomatisasi dan mengintegrasikan berbagai tahap pengadaan, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan mempertahankan kontrol yang lebih baik atas aktivitas pengadaan mereka.
Pelajari tentang tantangan saat ini yang dihadapi rantai pasokan dan cara untuk meningkatkan ketahanan secara keseluruhan.
Berlangganan buletin IBM
Procure to pay sangat penting karena menyediakan pendekatan terstruktur dan terpadu untuk mengelola proses pengadaan dan keuangan. Proses ini memungkinkan organisasi untuk memperoleh barang dan jasa yang diperlukan secara efisien sambil tetap menjaga kontrol yang ketat atas pengeluaran. Pendekatan terstruktur ini membantu mencegah pengeluaran yang tidak sah, mengurangi risiko perbedaan keuangan, dan membantu memastikan bahwa semua pembelian diperlukan dan selaras dengan anggaran dan kebijakan organisasi. Dengan memusatkan data pengadaan, perusahaan dapat menganalisis pola pengeluaran, menegosiasikan persyaratan yang lebih baik dengan pemasok, dan mengidentifikasi peluang penghematan biaya.
P2P juga menghilangkan inefisiensi operasional dengan mengotomatisasi dan menstandardisasi berbagai langkah, seperti membuat pesanan pembelian, mencocokkan faktur, dan memproses pembayaran. Otomatisasi ini mempercepat siklus pengadaan dan meminimalkan kesalahan manusia, sehingga menghasilkan transaksi yang lebih akurat dan andal. Pembayaran tepat waktu dan akurat yang difasilitasi oleh proses P2P yang dikelola dengan baik meningkatkan hubungan pemasok, sehingga memastikan tingkat layanan yang lebih baik dan manajemen rantai pasokan yang efektif. Sepanjang proses ini, indikator kinerja utama (KPI) mengukur efisiensi, akurasi, dan kinerja. Secara keseluruhan, P2P mendukung manajemen dan pelaporan keuangan yang lebih baik, menawarkan visibilitas waktu nyata ke dalam komitmen keuangan dan membantu pengambilan keputusan yang lebih tepat.
Organisasi menyesuaikan proses pengadaan mereka berdasarkan berbagai faktor seperti biaya, ketersediaan, keberlanjutan, dan kebutuhan spesifik lainnya. Setiap organisasi menyusun strategi pengadaan uniknya yang selaras dengan tujuan bisnisnya. Langkah-langkah umum dalam proses procure-to-pay adalah:
Setelah kebutuhan diidentifikasi, permintaan pembelian formal dibuat. Dokumen internal ini memperinci barang atau jasa yang diperlukan dan diserahkan untuk persetujuan. Alur kerja permintaan dan persetujuan membantu memastikan bahwa permintaan pembelian ditinjau dan diotorisasi oleh personel yang tepat, sesuai dengan anggaran dan kebijakan pengadaan perusahaan.
Setelah disetujui, fase pengadaan dimulai. Langkah pemilihan vendor ini melibatkan memilih pemasok yang sesuai dan mendapatkan penawaran atau tawaran. Tim pengadaan mengevaluasi pemasok potensial berdasarkan faktor-faktor seperti harga, kualitas, waktu pengiriman, dan keandalan. Langkah ini memastikan bahwa pemasok terbaik dipilih untuk memenuhi kebutuhan organisasi. KPI dapat membantu menilai efektivitas dan kinerja pemasok selama fase ini.
Setelah permintaan pembelian disetujui oleh manajemen terkait, proses pembelian berlanjut, dan pesanan pembelian dikeluarkan untuk pemasok. PO adalah dokumen formal yang menguraikan syarat dan ketentuan pembelian, termasuk jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan detail terkait lainnya. PO bertindak sebagai kontrak yang mengikat antara organisasi dan pemasok.
Setelah pengiriman, departemen penerima memverifikasi bahwa barang atau jasa sesuai dengan pesanan pembelian dalam hal kuantitas dan kualitas. Langkah ini melibatkan pemeriksaan barang yang dikirim untuk memastikan barang tersebut memenuhi persyaratan yang ditentukan. Segala ketidaksesuaian atau masalah akan ditangani pada tahap ini.
Pemasok mengirimkan faktur untuk barang atau jasa yang dikirim. Faktur, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan ditinjau untuk memastikan bahwa keduanya cocok. Proses pencocokan ini memverifikasi bahwa barang atau jasa telah diterima sesuai pesanan dan jumlah faktur sudah benar. Proses pencocokan tiga arah ini membantu mencegah kesalahan dan perbedaan dalam penagihan. Setiap perbedaan diselesaikan sebelum persetujuan faktur dan maju ke tahap pembayaran.
Ketika faktur diverifikasi dan disetujui, pembayaran diproses. Organisasi mengeluarkan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan ketentuan yang disepakati. Langkah terakhir ini menyelesaikan transaksi dan menutup siklus pengadaan.
P2P merampingkan dan meningkatkan proses pengadaan dan keuangan dalam suatu organisasi. Pendekatan komprehensif ini membantu memastikan bahwa setiap langkah mulai dari permintaan hingga pembayaran dikelola dan terintegrasi secara efisien, yang menghasilkan beberapa manfaat:
Pemodelan prediktif tingkat lanjut: Sistem P2P menggunakan analitik data, penambangan proses , dan alat digital lainnya untuk mengidentifikasi potensi masalah dan peluang. Platform tingkat lanjut dapat memodelkan perubahan sebelum implementasi untuk memastikan tidak ada konsekuensi yang tidak terduga, yang selanjutnya meningkatkan efisiensi proses.
Manajemen dan pelaporan keuangan yang lebih baik: Dengan mengintegrasikan pengadaan dengan sistem keuangan, organisasi dapat memperoleh visibilitas waktu nyata atas komitmen dan kewajiban keuangan mereka. Integrasi ini mendukung forecasting dan penganggaran keuangan yang akurat bersama dengan pengambilan keputusan yang lebih tepat. Proses P2P yang diimplementasikan dengan baik juga menyediakan jejak audit yang komprehensif, sehingga lebih mudah untuk melacak transaksi dan memastikan akuntabilitas.
Penghematan biaya: Proses P2P memungkinkan organisasi untuk mengadopsi prosedur yang lebih hemat biaya yang meningkatkan keuntungan. Perusahaan dapat membangun hubungan yang kuat dengan pemasok pilihan, menegosiasikan harga yang lebih baik, dan meningkatkan manajemen order management, manajemen pemasok, manajemen inventaris , dan manajemen pengeluaran. Solusi otomatisasi dan perangkat lunak menghemat waktu, meningkatkan forecasting dan mencegah pembelian mendadak yang dipicu oleh permintaan produksi yang mendadak.
Efisiensi operasional yang meningkat: Mengotomatiskan dan menstandardisasi proses mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas seperti membuat pesanan pembelian, mencocokkan faktur, dan memproses pembayaran. Efisiensi ini tidak hanya mempercepat siklus pengadaan, tetapi juga meminimalkan kesalahan manusia, sehingga transaksi menjadi lebih akurat dan dapat diandalkan. Alur kerja otomatis dapat memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan persyaratan peraturan, sehingga mengurangi risiko ketidakpatuhan.
Visibilitas yang lebih besar: Solusi P2P menawarkan visibilitas lengkap dan kontrol internal atas seluruh siklus pengadaan, sehingga memberikan insight penuh kepada organisasi tentang arus kas dan komitmen keuangan. Dengan mencatat semua transaksi, sistem ini memudahkan pelacakan aktivitas dan mengidentifikasi peluang pengoptimalan.
Peningkatan efisiensi: Memusatkan proses pengadaan, rantai pasokan, dan utang dagang untuk meminimalkan kesalahan manusia dan operasi yang terpisah-pisah. Sistem P2P membantu merampingkan alur kerja, mempercepat pemrosesan faktur, dan mengidentifikasi area untuk perbaikan berkelanjutan.
Peningkatan kecepatan: Solusi e-procurement, sistem elektronik yang mengotomatiskan proses pengadaan, memungkinkan perusahaan memodernisasi proses manual yang memakan waktu. Dengan proses pengadaan yang efisien, organisasi dapat merespons dengan cepat gangguan rantai pasokan. Hal ini membebaskan waktu dan sumber daya serta mempercepat persetujuan pemasok baru.
Pencegahan penipuan yang tangguh: Sistem P2P yang kuat mencakup pencocokan faktur yang ketat dan beberapa poin peninjauan, melindungi dari penipuan dan favoritisme. Langkah-langkah ini meningkatkan manajemen kontrak dan manajemen vendor, memastikan kontrak diberikan kepada vendor yang memenuhi syarat dan pembelian sesuai dengan harga yang telah disepakati, sehingga mengurangi risiko praktik yang tidak etis.
Hubungan pemasok yang lebih kuat: Sistem P2P membina hubungan pemasok yang lebih kuat dengan memastikan pembayaran yang tepat waktu dan akurat serta memberikan visibilitas terhadap status faktur. Keandalan ini membantu menjaga pengiriman produk yang berkualitas tinggi dan tepat waktu serta meningkatkan kemungkinan pemasok untuk bekerja lebih dari yang seharusnya selama masa-masa kritis.
Kontrol yang lebih ketat atas pengadaan dan pengeluaran: P2P membantu organisasi mempertahankan kontrol atas aktivitas pengadaan dan pengeluaran mereka. Dengan memiliki proses yang terstruktur, perusahaan dapat memastikan bahwa semua pembelian diperlukan, disetujui, dan sesuai anggaran. Pengawasan ini membantu mencegah pengeluaran yang tidak sah dan mengurangi risiko perbedaan keuangan. Dengan memusatkan data pengadaan, organisasi juga dapat menganalisis pola pengeluaran, menegosiasikan persyaratan yang lebih baik dengan pemasok, dan mengidentifikasi peluang penghematan biaya.
Procure to pay awalnya berevolusi sebagai proses manual berbasis kertas, dengan otomatisasi yang secara bertahap diperkenalkan selama beberapa dekade terakhir. Mengingat kompleksitas proses P2P di berbagai organisasi, tidak mengherankan jika beberapa vendor perangkat lunak Procure to pay menawarkan apa yang mereka gambarkan sebagai solusi lengkap untuk mengotomatiskan dan mengintegrasikan setiap langkah.
Solusi Procure-to-pay menggunakan berbagai perangkat lunak dan platform untuk mengelola proses P2P, masing-masing menawarkan fitur berbeda untuk menyederhanakan operasi pengadaan dan keuangan. Sistem ERP seperti SAP dan Oracle ERP mengintegrasikan pengadaan dengan proses bisnis lainnya, sementara perangkat lunak pengadaan khusus seperti Coupa dan SAP Ariba berfokus pada otomatisasi aktivitas pengadaan. Solusi otomatisasi utang dagang, misalnya, Tipalti dan AvidXchange, menawarkan layanan seperti faktur elektronik untuk menyederhanakan proses pembuatan faktur dan pembayaran. Platform e-procurement seperti Procurify menawarkan solusi berbasis cloud untuk seluruh siklus P2P. Perangkat lunak manajemen pengeluaran seperti Spendesk membantu mengendalikan dan mengoptimalkan pengeluaran organisasi. Platform-platform ini sering kali terdiri dari beberapa modul yang dapat mencakup manajemen hubungan pemasok, manajemen faktur, dan modul pengadaan, yang selanjutnya meningkatkan kolaborasi pemasok dan pemrosesan faktur, memastikan pembayaran yang akurat dan tepat waktu.
Ketika memilih solusi procure-to-pay (P2P), sebuah organisasi harus benar-benar mengidentifikasi fitur dan fungsi utama yang dibutuhkan, seperti kemampuan otomatisasi, integrasi dengan ERP dan sistem keuangan yang sudah ada, serta dukungan untuk visibilitas dan analitik secara real-time. Penting untuk memilih solusi yang menawarkan modul komprehensif untuk seluruh siklus P2P, memastikan alur kerja yang mulus dari permintaan hingga pembayaran. Organisasi juga harus mempertimbangkan keramahan pengguna, skalabilitas, dan opsi kustomisasi platform untuk memastikan platform dapat beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis. Mengevaluasi rekam jejak penyedia, dukungan pelanggan, dan sumber daya pelatihan sangat penting untuk implementasi yang sukses dan operasi yang berkelanjutan. Selain itu, menilai total biaya kepemilikan, termasuk biaya penyiapan awal, lisensi, dan pemeliharaan, akan membantu menentukan efektivitas biaya dan potensi laba atas investasi dari solusi tersebut.
Percepat transformasi pengadaan Anda dari sumber hingga pembayaran dengan menggunakan akses yang lebih besar ke data, insight, dan teknologi baru yang canggih.
Transformasikan proses pengadaan Anda dengan otomatisasi dan AI generatif yang didukung oleh IBM watsonx Orchestrate.
Dari konsultasi hingga implementasi solusi SAP Ariba dan IBM watsonx, kami adalah mitra transformasi digital Anda yang membantu menemukan kembali operasi pengadaan, pengambilan keputusan, dan proses manajemen kontrak Anda.
5 cara kecerdasan digital dan alur kerja cerdas mendorong pengadaan yang cerdas.
Kerja lebih cerdas dengan pendekatan yang tangkas dan berbasis wawasan terhadap pengadaan perusahaan dan utang dagang.
Jawablah beberapa pertanyaan untuk mengetahui posisi Anda dalam perjalanan Anda menuju AI dan pelajari cara watsonx Orchestrate dapat memberikan manfaat terbaik bagi Anda.
Pelajari bagaimana para profesional pengadaan dapat mengambil peran utama dalam membangun hubungan strategis dan berinovasi di seluruh rantai nilai.
Pelajari bagaimana teknologi baru yang unik dalam AI generatif tampaknya siap untuk menjungkirbalikkan dunia operasi sekali lagi.
Dampak pengadaan terhadap segala hal, mulai dari keuntungan hingga kualitas produk dan pemberian layanan tidak boleh diabaikan, itulah sebabnya "keunggulan pengadaan" merupakan hal yang layak untuk diupayakan.