Dengan mengimplementasikan Oracle, salah satu alat perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) terkemuka di dunia, organisasi dapat mengubah proses bisnis mereka dan secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional. Perusahaan besar dan kecil semakin mendigitalkan dan mengelola banyak data. Sistem ERP seperti Oracle merampingkan proses bisnis dan mengurangi biaya, memanfaatkan informasi untuk membantu organisasi mengambil keputusan yang lebih baik dalam lingkungan yang berubah dengan cepat.

Perusahaan ini melayani 430.000 pelanggan di 175 negara (tautan berada di luar ibm.com) dan menawarkan solusi untuk ribuan contoh penggunaan. Karena sifat sistem Oracle Cloud ERP yang sangat dapat dikonfigurasi, hampir tidak ada dua implementasi yang sama. Platform ini telah digunakan untuk memodernisasi dan menyatukan ekosistem teknologi informasi (TI) dari perusahaan keuangan besar, menyederhanakan manajemen sumber daya manusia (HCM) di seluruh anak perusahaan merek, dan mengoptimalkan proses pelaporan (tautan berada di luar ibm.com) dalam pengaturan layanan kesehatan yang kompleks.

Perangkat lunak ini menyediakan platform terpadu dan terintegrasi untuk berbagai proses bisnis seperti manajemen rantai pasokan dan sumber daya manusia, memberikan pandangan holistik terhadap operasi organisasi dan menghilangkan silo data. Dengan menggunakan otomatisasi, Oracle dapat menyederhanakan tugas rutin untuk meningkatkan efisiensi operasional. Dan dengan kemampuan pelaporannya yang canggih, platform ini memungkinkan insight kinerja secara real-time, sehingga organisasi dapat mengambil keputusan yang tepat dan berbasis data dengan cepat.

Menerapkan Oracle bisa tampak menjadi tugas yang menakutkan. Dan sementara prosesnya, tergantung pada kompleksitasnya, terkadang dapat memakan waktu bertahun-tahun, adopsi yang sukses telah menghemat beberapa perusahaan puluhan juta dolar AS (tautan berada di luar ibm.com) dari waktu ke waktu. Dengan perencanaan yang cermat dan strategi organisasi yang solid, bisnis dari berbagai ukuran dapat memanfaatkan solusi cloud unik Oracle, mengurangi biaya dan merampingkan operasi. 

Migrasi ke Oracle membutuhkan perencanaan yang matang, baik jika bisnis bermaksud mengadopsi platform ini untuk mengelola satu proses saja, seperti keuangan atau sumber daya manusia, atau memigrasikan seluruh operasi organisasi ke dalam cloud. Bagi organisasi yang memulai transformasi digital, sangat penting untuk memvisualisasikan bagaimana sistem ERP akan berintegrasi dengan setiap aspek operasi bisnis. Sebelum memulai perjalanan adopsi Oracle mereka, para pemimpin bisnis harus mempertimbangkan beberapa pertanyaan kunci: 

• Persyaratan data atau struktur peraturan apa yang berlaku untuk organisasi saya? Meskipun implementasi Oracle agak lebih sederhana ketika solusi ERP digunakan sepenuhnya di cloud, beberapa organisasi memiliki persyaratan peraturan atau tempat tinggal data yang memerlukan penyimpanan data di tempat atau cloud khusus. Putuskan apakah organisasi Anda memerlukan beberapa data untuk disimpan on premises sebagai bagian dari solusi hybrid cloud (tautan berada di luar ibm.com), atau apakah private cloud "air-gapped" (tautan berada di luar ibm.com) adalah yang terbaik untuk kasus bisnis Anda. 
• Modul Oracle mana yang akan diadopsi oleh organisasi saya? Oracle menawarkan rangkaian lengkap solusi ERP dengan contoh penggunaan tertentu. Ini termasuk Oracle SCM untuk manajemen rantai pasokan, Oracle HCM untuk manajemen sumber daya manusia, dan Oracle Procurement untuk procure-to-pay. Perusahaan juga menawarkan aplikasi khusus industri melalui E-Business Suite (tautan berada di luar ibm.com). Teliti struktur harga dan putuskan modul spesifik mana yang paling cocok untuk organisasi Anda.
• Apakah organisasi saya akan memilih mitra implementasi? Bermitra dengan spesialis yang berpengalaman dan didukung Oracle dapat menyederhanakan proses implementasi dan secara signifikan mengurangi biaya adopsi secara keseluruhan. Teliti opsi mitra implementasi secara menyeluruh dan pertimbangkan untuk memilih perusahaan berprestasi dengan pengalaman bertahun-tahun dalam implementasi Oracle dari Oracle PartnerNetwork (tautan berada di luar ibm.com) untuk membantu Anda dalam perjalanan Anda.

Tahap perencanaan implementasi Oracle Cloud ERP sama pentingnya, jika tidak lebih penting, daripada penerapan. Proses perencanaan akan membutuhkan input yang signifikan dari berbagai pemangku kepentingan dan kepala departemen serta mitra dari TI. Organisasi harus meneliti setiap modul secara menyeluruh dan memutuskan edisi Oracle mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka, serta menentukan persyaratan sistem untuk perangkat lunak tertentu.

Tujuannya selama fase perencanaan proyek adalah untuk menerjemahkan pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan bisnis organisasi ke dalam cetak biru yang dapat ditindaklanjuti untuk migrasi dan implementasi Oracle. Tentukan dengan jelas tujuan proyek implementasi dan tentukan ruang lingkup, garis waktu dan anggarannya serta membuat rencana manajemen risiko. Ini juga merupakan waktu untuk menentukan data mana yang akan dimigrasikan, karena beberapa data lama mungkin paling baik disimpan dalam arsip yang aman. Mungkin berguna selama tahap ini untuk mempertimbangkan jenis pelatihan pengguna yang akan diberikan menjelang dan setelah penerapan.

Sejak 2006, Oracle telah menawarkan metodologi implementasi, Oracle Unified Method (OUM, link berada di luar ibm.com), pendekatan siklus hidup penuh untuk mengimplementasikan perangkat lunak ERP perusahaan. Untuk proyek yang kompleks, pertimbangkan untuk melatih tim internal tentang OUM, atau bermitra dengan pihak ketiga yang ahli dari Oracle PartnerNetwork. 

Menurut Oracle (tautan berada di luar ibm.com), praktik terbaik untuk proses perencanaan mencakup lima kategori informasi: 

• Definisi proyek: Ini adalah cetak biru yang akan mencakup informasi yang relevan untuk proyek implementasi. Ini akan mencakup pernyataan misi yang jelas dan peta jalan untuk adopsi Oracle bersama dengan anggaran proyek, persyaratan kepegawaian, jadwal dan penilaian risiko. Jika proyek melibatkan penyimpanan data on premises, proses ini juga akan menguraikan persyaratan untuk instalasi perangkat lunak dan perangkat keras.
• Tim proyek: Sangat penting untuk menetapkan manajer proyek untuk implementasi Oracle, serta untuk meminta input dari mitra bisnis dan karyawan di tempat yang memiliki pengalaman dalam proses bisnis yang akan dimigrasikan ke platform. Membentuk tim implementasi lintas kolaboratif dengan peran yang ditetapkan dengan jelas dan mengidentifikasi pemangku kepentingan utama untuk berkonsultasi dan menguji sistem saat proyek berjalan maju. 
• Desain proyek: Informasi yang dikumpulkan dalam tahap perencanaan ini mencakup aplikasi mana yang akan digunakan, aplikasi atau sistem pihak ketiga yang perlu diintegrasikan, dan bagaimana migrasi akan mengubah operasi bisnis sehari-hari. Ini juga akan menguraikan persyaratan pengguna tertentu, atau kelompok pengguna, dan mengidentifikasi bagaimana data akan disusun. 
• Peluncuran proyek: Ini adalah gambaran terperinci tentang bagaimana sistem baru akan diluncurkan, dan pada waktu yang tepat. Organisasi harus mengidentifikasi departemen mana yang akan dicakup oleh sistem baru, di lokasi mana dan dengan urutan seperti apa. Fase perencanaan ini juga mencakup proyeksi pencapaian proyek dan metrik yang terdefinisi dengan baik untuk sistem setelah diluncurkan. 
• Komunikasi proyek: Komunikasi internal sangat penting sejak awal proses implementasi; manajemen proyek yang sukses akan mencakup rencana terperinci untuk mengedukasi karyawan tentang manfaat dan contoh penggunaan Oracle. Organisasi harus menciptakan peluang untuk melibatkan tim internal dan memperhatikan manajemen perubahan. 

Setelah tim manajemen proyek berkumpul dan fase perencanaan terperinci selesai, implementasi dapat dimulai. Selama fase ini, platform dikonfigurasi untuk memenuhi persyaratan bisnis tertentu dan migrasi data inti dimulai. Oracle menyediakan berbagai templat untuk memfasilitasi definisi item karena data dikatalogkan dan dipindahkan ke cloud. Biasanya, Oracle menggunakan akronim CIDER untuk mewakili langkah-langkah implementasi Oracle: 

• Konfigurasi: Oracle adalah platform yang sangat mudah dikonfigurasi yang dapat digunakan untuk beberapa aktivitas bisnis inti. Selama konfigurasi, organisasi membangun arsitektur datanya dan mendefinisikan peran pengguna.
• Mengintegrasikan: Selama fase ini, Oracle digabungkan dengan sistem pihak ketiga dan solusi TI lama. Bekerja sama dengan departemen TI organisasi, tim implementasi proyek memastikan semua sistem yang diperlukan digabungkan. Organisasi bisa memilih untuk menerapkan platform cloud integration Oracle atau memanfaatkan Oracle Cloud Marketplace untuk menghubungkan aplikasi dan sumber data.
• Data: Ini adalah fase untuk konversi data dan migrasi data. Beberapa data dapat dipindahkan dari perangkat keras ke cloud. Semua informasi yang relevan harus diekstraksi dan dikonversi sebelum dimuat ke dalam sistem.
• Ekstensi: Setelah data relevan dimigrasikan, organisasi dapat mengimpor dan mengonfigurasi aplikasi dan ekstensi perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) Oracle yang ekstensif.
• Laporan: Oracle Cloud ERP memiliki banyak sistem pelaporan dengan kasus bisnis tertentu. Pada tahap implementasi ini, organisasi harus menentukan laporan mana yang paling baik ditangkap secara intermiten, dan jenis data apa yang lebih baik divisualisasikan melalui salah satu dasbor pemantauan real time dari platform. 

Ketika perusahaan game dan perhotelan di Las Vegas, Caesars Entertainment, mentransisikan operasi keuangannya ke Oracle Fusion Cloud, perusahaan tersebut menyadari pentingnya pengujian yang ekstensif: Baru-baru ini, Wakil Presiden transformasi keuangan perusahaan tersebut menyampaikan pelajaran yang telah dipelajari Caesars (tautan berada di luar ibm.com) dan menggarisbawahi pentingnya memberikan pengujian 'perhatian penuh' Anda dan melibatkan mitra dan pemasok dalam prosesnya. Dia juga merekomendasikan pengujian aplikasi dalam 'kondisi ekstrem' untuk memastikan tidak ada kejutan saat sistem diluncurkan. 

Implementasi Oracle yang lancar dan efisien mengharuskan sistem diuji secara berkala dan menyeluruh sebelum tanggal go-live. Data dan alur kerja yang akurat dan bersih mencegah gangguan dan waktu henti setelah sistem berjalan. Secara khusus, untuk memastikan keakuratan data, organisasi harus menguji variabel berikut: 

• Arsip data: Pastikan data lama yang mungkin belum diimpor ke Oracle diarsipkan dengan aman dan mudah diakses.
• Kualitas data: Pastikan data yang dimigrasikan bersih, benar, dan terkini. Periksa apakah data sesuai dengan hierarki data khusus. 
• Tanggung jawab dan peran: Pastikan semua identifikasi dan peran perusahaan dimasukkan dengan benar, dan hubungan di antara mereka dipetakan dengan benar.
• Keamanan: Pastikan semua data sensitif disimpan dengan benar. Hapus semua data yang tidak perlu.  
• Alur kerja: Verifikasi setiap alur kerja dari ujung ke ujung, menguji jalur alur kerja utama dan cabang untuk setiap kasus. 

Setelah proses pengujian ini, fase penerimaan pengguna memberikan kesempatan untuk input dari pemangku kepentingan utama. Eksekutif, kepala departemen, dan anggota tim lainnya yang akan menggunakan platform Oracle—dan mengajari orang lain untuk menggunakannya—harus terlibat dalam proses ini. Jika suatu aspek dari sistem Oracle tidak memenuhi ekspektasi pemangku kepentingan atau tidak selaras dengan cetak biru yang dikembangkan pada tahap perencanaan, maka sangat penting untuk memperbaiki kesalahan dan kemudian meninjau kembali masalah tersebut untuk memastikan proses implementasi memenuhi ekspektasi. 

Setelah pengujian ekstensif dan fase penerimaan pengguna, saatnya untuk implementasi akhir. Komunikasi internal yang cermat selama fase persiapan dan pengiriman akan memastikan peluncuran berjalan lancar. Organisasi harus memastikan sistem, pengguna, dan organisasi pada umumnya siap untuk implementasi penuh. Selama tahap ini, sangat berguna untuk membuat daftar final masalah yang belum terselesaikan untuk ditangani dan diperbaiki. Kata sandi dan nama pengguna kemudian dapat dikeluarkan untuk anggota tim. Pada minggu-minggu sebelum dan sesudah tanggal go-live awal, organisasi harus berinvestasi dalam pelatihan untuk pengguna akhir dan sesi umpan balik di seluruh saluran bisnis.

Dengan asumsi semua langkah ini telah diikuti dan anggota tim di seluruh organisasi telah diberitahu tentang praktik terbaik dan contoh penggunaan sistem yang baru, maka penerapan akan berjalan dengan lancar. Selama fase ini, baik tim TI maupun tim proyek harus memantau kinerja sistem bersama dengan metrik utama yang diidentifikasi pada tahap perencanaan. Meminta masukan berulang dari pengguna dan pemangku kepentingan utama akan menjamin masalah diidentifikasi sebelum muncul, dan bahwa sistem berjalan sebagaimana mestinya. Hal ini juga berguna, setelah penerapan awal, untuk mengadakan perayaan untuk mengucapkan selamat kepada tim atas kerja keras mereka, dan untuk mendapatkan masukan langsung dari pengguna sistem awal.

Selama hampir empat dekade, IBM telah menjadi salah satu mitra Oracle yang paling signifikan. Kami memiliki lebih dari 10.000 konsultan khusus Oracle Cloud yang telah membantu klien berhasil menyelesaikan lebih dari 6.500 proyek Oracle. IBM menawarkan layanan dan konsultasi Oracle kepada para klien yang mencakup peta jalan untuk setiap tahap investasi transformasi cloud mereka, mulai dari konsultasi, implementasi cloud, hingga manajemen.