Para pemain ski mengejar pemimpin revolusioner Gustav Eriksson Vasa. Dan ketika mereka mencapainya, mereka meyakinkan calon raja Swedia ini untuk kembali ke Mora bersama mereka dan memimpin perang melawan monarki Denmark saat ini. Dua setengah tahun kemudian, revolusi berakhir, dan Swedia adalah tanah bebas.

Sejarah yang kaya ini tersulam dalam tradisi balapan tahunan Vasaloppet, yang dinamai sesuai nama Vasa dan diselenggarakan di wilayah Mora dan Sälen di Swedia. Dan setiap tahun, sekitar 100.000 peserta berkompetisi dalam setidaknya satu dari lebih dari selusin perlombaan ski, jalan kaki, dan sepeda yang diselenggarakan oleh organisasi Vasaloppet pada bulan-bulan musim panas dan musim dingin.

"Balapan kami sudah berlangsung selama seratus tahun," kata Marcus Berndt, Koordinator Teknologi Vasaloppet. “Dan sejarah kita jauh lebih dari itu. Jadi, berkompetisi di salah satu acara kami sering kali merupakan hal yang sangat besar bagi sebagian besar peserta kami. Di Swedia, kurang lebih setiap orang memiliki seseorang dalam keluarga yang terhubung dengan Vasaloppet."

Dan ingin melanjutkan dan bahkan memperkuat tingkat hubungan budaya dan pribadi ini, organisasi mulai mencari cara untuk berkomunikasi dengan lebih baik dengan peserta lomba.

“Kami ingin menciptakan hubungan emosional dengan pengalaman balapan mereka yang berlangsung sepanjang tahun,” tambah Berndt. “Dan kami tahu cerita adalah kontainer yang sempurna untuk emosi itu.Kami dapat menghubungkan semua titik data yang berbeda tentang pengalaman mereka, dan masing-masing momen digital ini akan membantu menceritakan kisah hari mereka—akan membantu mereka mengingat perjalanan pribadi mereka.”

Tentu saja, Vasaloppet sudah mengabadikan beberapa momen untuk para pembalapnya. Tetapi, ia ingin mengintegrasikan foto-foto ini dengan lebih baik ke dalam narasi yang terpadu. Sebagai contoh, organisasi perlombaan bekerja sama dengan berbagai vendor dan sponsor selama bertahun-tahun untuk mengambil foto dan bahkan rekaman video untuk dibagikan kepada para pesaing. Tetapi video dan gambar ini selalu dikirim oleh organisasi luar yang menangkapnya, bukan Vasaloppet, yang berarti kisah perjalanan pembalap tiba sedikit demi sedikit dan sering kali tidak berurutan.

Menjelang peringatan 100 tahun balapan Vasaloppet, organisasi ini ingin melakukan sesuatu yang istimewa yang akan membantu membangun hubungan yang lebih kuat dengan para peserta. Dan setelah Lokakarya Pemikiran Desain IBM pada akhir tahun 2021, Vasaloppet memiliki rencana yang jelas.

"Kami telah bekerja sama dengan IBM dalam berbagai hal selama lebih dari 50 tahun," kata Berndt. "Mereka adalah salah satu sponsor utama kami, dan kami berpartisipasi dalam lokakarya ini bersama mereka dua atau tiga kali dalam setahun. Dan kami mengeksplorasi apa yang kami sebut 'tembakan bulan'—perubahan transformatif dan inovatif—untuk perlombaan ulang tahun, dan di situlah kami menemukan ide untuk Vasastory."

Daripada berkomunikasi melalui email dan postingan media sosial yang terputus-putus, Vasastory menyediakan akun unik untuk setiap peserta pada hari perlombaan melalui halaman web yang dipersonalisasi yang dapat dibagikan di media sosial. Pembalap, pada gilirannya, dapat mengakses Vasastory mereka melalui email ucapan selamat yang dikirim dalam waktu 30 menit setelah melewati garis finish.

Awalnya, Vasaloppet bekerja dengan IBM dan IBM Business Partner Atea untuk membangun solusi percontohan, didukung oleh teknologi integrasi data IBM dan IBM Db2 Warehouse cloud-native. Sebuah tim dari IBM iX, praktik desain pengalaman dalam IBM Consulting, berfokus pada front end dan desain untuk Vasastory baru, sementara tim IBM Client Engineering dan Atea membagi beban kerja untuk back end.

"Kami bekerja sama sebagai satu kesatuan untuk mewujudkannya," jelas Berndt. "Kami memiliki pengembang Java yang bekerja secara langsung dengan para pakar IBM untuk membangun—basis data back end, API, dan hal-hal seperti itu. Itu sangat kolaboratif."

Dan berdasarkan keberhasilan iterasi pertama ini, organisasi mulai memproduksi Vasastory penuh untuk semua balapan utamanya pada tahun 2022. “Kami masih memiliki beberapa pekerjaan yang harus dilakukan untuk acara estafet kami,” tambah Berndt. "Dan ada tantangan khusus untuk balapan malam hari kami—sulit untuk membuat Vasastory yang menarik jika kami tidak memiliki gambar."

Lingkungan IBM Cloud publik menjadi tuan rumah infrastruktur baru, dan IBM Db2 Warehouse mengonsolidasikan dan menyimpan berbagai silo data balapan yang diambil. Vasaloppet juga menggunakan peranti lunak IBM Cognos Analytics untuk mendapatkan wawasan tentang kumpulan informasi ini, mengidentifikasi tren dan menyusun statistik utama untuk dibagikan dengan sponsor, media, dan publik.

Selama tahun 2022, Vasaloppet secara konsisten mendorong peningkatan minat dan partisipasi dalam berbagai perlombaan dengan lebih dari 35.000 peserta membagikan Vasastory pribadi mereka secara online melalui media sosial.

"Kami sekarang berada dalam posisi untuk menggunakan storytelling untuk membangun rasa hubungan yang belum pernah terjadi sebelumnya dengan para peserta kami," kata Berndt. "Kami telah melihat selama beberapa waktu bahwa para pembalap semakin tertarik untuk memberi tahu dunia tentang partisipasi mereka—seperti mengambil tangkapan layar dari email ucapan selamat di tahun-tahun sebelumnya untuk diunggah di Instagram. Mereka ingin berbagi bahwa mereka adalah bagian dari acara ini. Bahwa mereka adalah bagian dari sejarah ini. Dan Vasastory menjadikannya mudah bagi mereka.”

Tentu saja, memiliki email ucapan selamat yang tersedia dalam waktu kurang dari 30 menit, juga merupakan suatu peningkatan yang nyata. "Selama bertahun-tahun, tidak pernah secepat ini," kata Berndt. "Kami memusatkan sebagian besar balapan kami selama seminggu di musim dingin dan seminggu di musim panas. Sebelumnya, kami akan menunggu hingga akhir minggu sebelum mengirimkan semua email secara bersamaan. Bisa jadi beberapa hari hingga lebih dari seminggu sebelum kami menghubungi para peserta. Sekarang, penceritaannya terjadi hampir secara instan.”

Sebagai bagian dari proyek ini, Vasaloppet juga mendigitalkan catatan dan citra ras historisnya, sehingga memungkinkan untuk menyiarkan sejarahnya yang luas dengan lebih mudah. Dan detail ini dapat diintegrasikan dengan lebih baik ke dalam cerita individu untuk membangun rasa kebersamaan dan koneksi.

"Inovasi hanyalah sebagian dari apa yang IBM lakukan," Berndt menyimpulkan. "Dan kami telah melihat hal itu selama bertahun-tahun kami bekerja sama. Dan Atea sangat cocok dengan hubungan itu. Saya menantikan kisah-kisah yang dapat kami bagikan dan jelajahi ke depannya."

Sebuah institusi budaya Swedia—setiap tahunnya, hampir 100.000 peserta berpartisipasi dalam acara Vasaloppet (tautan berada di luar ibm.com). Sejak kompetisi ski pertamanya pada tahun 1922, organisasi ini telah berkembang selama satu abad terakhir hingga kini menyelenggarakan lebih dari selusin balapan ski, sepeda, dan jalan kaki—termasuk salah satu kursus ski lintas negara terbesar di planet ini—selama "pekan balapan" yang terkonsentrasi di musim panas dan musim dingin.

Berfokus pada wilayah Nordik dan Baltik, IBM Business Partner Atea (tautan berada di luar ibm.com) menyediakan layanan dan solusi TI, yang mengkhususkan diri dalam manajemen produk dan infrastruktur. Secara keseluruhan, bisnis ini mempekerjakan lebih dari 7.500 staf yang tersebar di 85 kota di tujuh negara Eropa. Dan di Swedia sendiri, Atea memiliki lebih dari 30 kantor lokal, didukung oleh 2.700 karyawan dan konsultan.