Roti adalah kehidupan. Setiap hari di Finlandia dan wilayah Baltik, ribuan orang pergi ke toko kelontong setempat untuk membeli roti yang baru saja dipanggang dari roti paling populer di Finlandia, Vaasan Ruispalat.
Bagi Vaasan Ltd, produsen roti Finlandia berusia 172 tahun yang merupakan bagian dari Lantmännen Group di Swedia, siklus produksinya sangat singkat dan penuh tuntutan. Oven-ovennya harus memproduksi dan mengantarkan ribuan roti dan produk panggang lainnya ke seluruh wilayah setiap hari kecuali hari Minggu. Tidak boleh ada stok berlebih dan tidak boleh ada kekurangan, dan persaingannya sangat ketat.
Di pasar yang sudah jenuh saat ini, perencanaan dan otomatisasi yang tepat sangat penting untuk kesuksesan. Tidak ada yang memahami hal ini lebih baik daripada Joonas Alasaari, Pengendali Bisnis Senior di Vaasan. “Kami harus sangat berhati-hati dengan biaya produksi kami,” katanya. "Dan kami harus memahami baik jangka pendek maupun jangka panjang ke mana arah kapasitas kita."
Lonjakan Permintaan Besar
Untuk memenuhi lonjakan permintaan pandemi COVID-19, Vaasan memasok roti ke 3000 toko kelontong setiap hari kecuali hari Minggu
Forecasting yang Lebih Baik
Forecasting konsumsi energi yang lebih baik meningkatkan kemampuan untuk menegosiasikan harga energi
Secara umum, Vaasan memiliki pemahaman yang baik tentang perencanaan kapasitas jangka pendek, karena permintaan jarang berubah, dan sistem perencanaannya juga memperhitungkan fluktuasi musiman. Namun, bisakah toko roti merespons secara memadai ketika pandemi COVID-19 membuat permintaan meroket untuk semua jenis produk pokok, termasuk roti?
"Selama 10 atau 15 tahun kami telah mencoba untuk membuat kapasitas produksi kami sedekat mungkin dengan volume normal kami yang sebenarnya, dan kemudian dalam satu malam kami mendapatkan pesanan dua kali lipat dan tiga kali lipat dari para pelanggan toko roti kami," kata Alasaari. "Kami harus segera menjawabnya dan memberi tahu mereka berapa banyak yang bisa kami penuhi."
Vaasan telah berinvestasi dalam solusi otomatisasi dan perencanaan selama beberapa tahun. Dengan bantuan penasihat tepercaya, Mitra Bisnis IBM Intito Finlandia, Vaasan mengandalkan solusi IBM Planning Analytics dan IBM Cognos Analytics untuk menyederhanakan dan mempercepat proses perencanaan dan pelaporan bisnisnya. Solusi ini memungkinkan bisnis untuk melakukan penganggaran, forecasting, dan proses keuangan lainnya di satu tempat di seluruh organisasi.
"Kami telah bekerja sama dengan Vaasan tahap demi tahap," kata Petri Sipola, Chief Executive Officer dan Penasihat Senior di Intito. "Mereka memiliki budaya perencanaan penjualan dan operasi yang sangat kuat di perusahaan. Mereka juga ingin melihat bagaimana rencana operasi mereka dapat berkorelasi dengan perencanaan keuangan. Jadi, sedikit demi sedikit, solusi ini telah menerima lebih banyak kemampuan dan menjadi lebih tangguh. IBM Planning Analytics mendukung proses mereka, tidak seperti beberapa solusi lain yang membutuhkan kompromi pada prosesnya."
Saat ini, Vaasan menggunakan algoritme prediktif bawaan yang didukung AI dari Planning Analytics di tiga area penting dalam bisnis: memprediksi konsumsi energi dan penetapan harga, menganalisis tren pusat biaya, dan melakukan perencanaan produk jangka panjang.
Menggunakan Planning Analytics untuk memprediksi konsumsi energi membantu perusahaan merencanakan dan menegosiasikan harga energi dengan lebih baik dengan produsen. Algoritme ini memperhitungkan input eksternal seperti perkiraan suhu di luar ruangan beserta perkiraan produksi. Hal ini memberikan Vaasan pandangan yang lebih akurat tentang kebutuhan energi di masa depan, yang kemudian digunakan untuk membuat perjanjian pembelian di masa depan dengan produsen dan membeli sumber energi yang lebih berkelanjutan. Sebelumnya, estimasi kasar bulanan dibuat secara manual dan tidak memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
Vaasan juga menggunakan Planning Analytics untuk menganalisis tren pusat biaya. Karena harus bekerja hanya dalam rentang waktu empat jam untuk menutup pembukuan setiap akhir bulan, tim keuangan tidak dapat meninjau setiap item secara manual. Sekarang, solusi ini secara otomatis meninjau laporan bulanan, membandingkannya dengan tren historis dan menandai setiap outliers atau anomali untuk segera ditindaklanjuti.
Akhirnya, Vaasan dan Intito mengembangkan model perencanaan jangka panjang yang menggunakan data kinerja historis untuk memprediksi penjualan di masa depan. Perusahaan membandingkan estimasi yang didorong oleh AI ini dengan yang dibuat oleh perencana penjualan untuk mengatasi proyeksi yang terlalu optimis jika penjualan produk mulai menurun.
Ketika Vaasan perlu bereaksi terhadap lonjakan permintaan produknya pada awal pandemi COVID-19, mereka menyadari bahwa mereka sudah memiliki alat yang tepat. "Kami tahu bahwa kami sepenuhnya memegang kendali atas angka-angka tersebut," kata Alasaari.
Setelah perusahaan menentukan berapa banyak pesanan yang merupakan permintaan aktual dan bukan sekadar respons terhadap pelanggan toko roti yang panik, perusahaan memasukkan angka-angka tersebut ke dalam Planning Analytics. Vaasan dengan cepat dapat meyakinkan toko roti bahwa mereka dapat terus menyediakan produknya. “Kami dapat memberikan angka yang cukup pasti mengenai kapasitas maksimum dan kilogram yang dapat kami sediakan untuk memenuhi lonjakan permintaan selama masa-masa awal COVID-19,” kata Alasaari.
Biasanya, Vaasan menggunakan IBM Planning Analytics untuk perencanaan keuangan bulanan dan membuat proyeksi untuk tahun fiskal saat ini dan yang akan datang. Solusi ini menggabungkan data yang spesifik, real-time dan historis tentang pasokan, permintaan dan faktor ekonomi eksternal saat ini. Sebagai hasilnya, perusahaan dapat terus mengurangi kelebihan kapasitas dan menawarkan bauran produk yang diminta pelanggan.
Vaasan memiliki repositori data yang mendalam dan luas, yang mencakup data penggunaan energi historis yang digunakan oleh solusi Planning Analytics untuk memprediksi penggunaan energi. Proyeksi konsumsi energi yang lebih akurat akan membantu perusahaan menyempurnakan proses perencanaan keuangan. "Sekarang kami memiliki perkiraan yang cukup akurat tentang konsumsi energi dan harga energi kami," kata Alasaari. "Ini masuk ke dalam laba rugi kami untuk bulan-bulan mendatang, dan kami tahu berapa biaya energi kami enam atau delapan bulan dari sekarang berdasarkan volume yang kami harapkan untuk diproduksi."
Membuat forecast konsumsi energi yang akurat dulunya merupakan tugas manual yang panjang dan membosankan, yang makin rumit karena perusahaan beroperasi di berbagai negara dan harus membeli energi dari berbagai penyedia. Vaasan mendukung otomatisasi tugas-tugas manual yang biasa ini yang dapat dilakukan oleh solusi Planning Analytics dengan lebih cepat dan lebih akurat.
"Kami mengejar otomatisasi karena kami memiliki orang-orang yang baik," kata Alasaari. “Mereka adalah orang-orang pintar, orang-orang bijak. Kami ingin mereka melihat ke masa depan dan tidak perlu melakukan pekerjaan manual yang membosankan jika kami dapat mengotomatiskannya.” Solusi Planning Analytics dapat melakukannya, dalam kata-kata Alasaari, "dengan lebih cepat, lebih murah, dan dengan akurasi yang lebih baik."
Ketika berbicara tentang kecepatan, implementasi modul analisis pusat biaya hanya membutuhkan waktu beberapa minggu untuk diimplementasikan dan diuji. "Instalasi dan implementasinya dilakukan dengan sangat cepat dengan menggunakan REST API dari solusi Planning Analytics," ujar Sipola. Modul pusat biaya adalah paket prebuilt yang dapat berjalan di platform apa pun, termasuk perangkat lunak IBM Watson Studio, yang memperluas kemampuan solusi Planning Analytics.
Alasaari berharap dapat memperluas penggunaan modul analisis pusat biaya ke area bisnis lainnya, termasuk menandai anomali dalam pesanan harian. "Jika kami melihat bahwa pelanggan biasanya memesan hamburger dan hot dog roll dari kami setiap hari Rabu, tetapi pesanannya hilang minggu ini, kami dapat menyelidiki apakah pelanggan lupa memesan, apakah pesanan terselip di suatu tempat dalam prosesnya, atau sesuatu yang lain telah terjadi." Ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membantu mengurangi kekurangan produk.
Vaasan telah mengambil pendekatan modul per modul untuk memperluas perencanaan dan analisis dan menggunakan solusi Planning Analytics di seluruh organisasi mereka. Ketika setiap implementasi berhasil membuktikan nilainya, perusahaan akan beralih ke implementasi berikutnya. Hubungannya dengan Intito merupakan inti dari strategi yang sedang berjalan ini. Seperti yang dikatakan Sipola, "Sangat menyenangkan bagi kami bahwa kami dapat membangun hubungan yang saling percaya sehingga kami menjadi perpanjangan tangan dari organisasi Vaasan."
Karena Intito adalah Mitra Bisnis IBM yang berharga, Intito dapat menghadirkan fungsionalitas terbaru untuk Vaasan. "Kami bisa mengujicobakan hal-hal baru yang menarik dan menyenangkan, jadi ini merupakan hal yang saling menguntungkan," pungkas Sipola.
Berkantor pusat di Helsinki, Finlandia, Vaasan (tautan berada di luar ibm.com) telah memanggang roti dan makanan panggang lainnya sejak tahun 1849. Toko roti asal Finlandia ini juga beroperasi di negara-negara Baltik, mengantarkan roti segar dan penganan manis ke lebih dari 3.000 toko setiap harinya. Vasaan memiliki sekitar 1.400 karyawan di Finlandia, Estonia, Latvia dan Lithuania, dan merupakan bagian dari Lantmännen, sebuah koperasi pertanian Swedia dan pemimpin di bidang pertanian, permesinan, bioenergi, dan produk makanan di Eropa Utara.
Tentang Intito Finlandia
Mitra Bisnis IBM Intito (tautan berada di luar ibm.com) didirikan pada tahun 2014 dengan misi untuk membangun solusi perencanaan yang membantu bisnis membuat keputusan yang lebih baik dengan mengotomatiskan proses. Perusahaan, yang berbasis di Helsinki, Finlandia, ini menyediakan solusi layanan lengkap mulai dari desain hingga implementasi dan dukungan berkelanjutan kepada pelanggannya.
Catatan kaki
© Hak Cipta IBM Corporation 2022. IBM Corporation, IBM Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Januari 2022.
IBM, logo IBM, ibm.com, Cognos, IBM Watson, dan With Watson adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di "Informasi hak cipta dan merek dagang" di https://www.ibm.com/id-id/legal/copytrade.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Mitra Bisnis IBM menetapkan harga mereka sendiri, yang dapat bervariasi. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.