Ketika mengelola portofolio Anda, apakah Anda mengetahui fasilitas dan aset apa saja yang Anda miliki? Dapatkah Anda membangun kerangka kerja anggaran yang kredibel? Dapatkah Anda menjustifikasi strategi investasi Anda dengan para pemangku kepentingan Anda? Jika belum, mungkin inilah saatnya untuk mempertimbangkan penilaian kondisi fasilitas yang komprehensif (FCA).
Selama bertahun-tahun University of California (UC) berjuang untuk mengelola program pemeliharaan yang ditangguhkan. Pada saat itu, tidak ada jalur yang jelas untuk menentukan aset apa saja yang dimiliki universitas, bagaimana kondisinya, apa risiko kerusakan aset dan seberapa besar backlog pemeliharaan yang ditangguhkan. Mengelola bagian portofolio yang memenuhi syarat negara di 10 kampus, dan 2.300 bangunan seluas lebih dari 62 juta kaki persegi—ditambah sistem infrastruktur kampus—merupakan hal yang menakutkan dalam situasi terbaik.
Ditambah lagi dengan lebih dari 20 sistem berbeda yang digunakan untuk mengelola siklus hidup portofolio aset di seluruh universitas, dan bahkan panggilan data sederhana—seperti panggilan untuk pemeliharaan yang ditangguhkan—menjadi sangat berat. Sedemikian rupa sehingga panggilan tahunan untuk pemeliharaan kampus yang ditangguhkan telah menjadi sebuah kompilasi spreadsheet. Ketika informasi aset dan biaya diperoleh secara berbeda di setiap lokasi, tidak ada prioritas yang jelas yang ditetapkan untuk proyek mana yang perlu ditangani terlebih dahulu untuk melindungi misi UC (Pendidikan, Penelitian, dan Pelayanan Publik).
Nathan Brostrom, Wakil Presiden Eksekutif dan Kepala Pejabat Keuangan di Kantor Presiden Universitas California (UCOP), menjelaskan: "Kami tidak memiliki penilaian yang baik mengenai kebutuhan kami dalam hal pemeliharaan yang ditangguhkan untuk gedung atau infrastruktur. Setiap kampus melakukan pekerjaan yang baik dalam mencoba menilai kebutuhan mereka, tetapi tidak ada standar yang sama dalam melakukan hal tersebut."
Namun, sebagai lembaga publik, menyusun permintaan anggaran yang kredibel dan dapat dipertanggungjawabkan kepada negara dan pemangku kepentingan lainnya tidak hanya diharapkan, tetapi juga mewakili pengelolaan keuangan yang bertanggung jawab. Mendapatkan dana yang memadai selalu menjadi tantangan, dan melakukan semua hal yang harus dilakukan tidaklah cukup. Tetapi dengan mengembangkan pendekatan inovatif untuk menerapkan jumlah modal yang tepat untuk proyek yang tepat dan pada waktu yang tepat, kasus substantif dapat dibuat untuk setiap dolar investasi yang diminta.
Dengan realisasi ini, pada tahun 2015 Brostrom menciptakan tim untuk mengembangkan program baru yang terbaik di kelasnya di UC yang disebut Integrated Capital Asset Management Program (ICAMP). Program baru ini akan membuka jalan bagi sistem manajemen siklus hidup aset yang lebih efisien.
Rich Powers, Manajer Program tim, menjelaskan lebih lanjut: "Kami memiliki tanggung jawab kami: memberikan layanan yang sesuai dengan kebutuhan di seluruh portofolio. Kami memulai dari bawah ke atas. Kami merancang program ini untuk mengatasi kerumitan pengelolaan portofolio aset di berbagai sistem dengan memperkenalkan sistem manajemen aset properti tunggal yang baru-bersama dengan standar prioritas aset, biaya, dan risiko umum yang akan ditangkap oleh tim pemeriksa dengan menggunakan proses penilaian kondisi fasilitas yang terstandardisasi di seluruh sistem."
Kesempatan Pemeliharaan
Kesempatan pemeliharaan yang ditangguhkan terkait bangunan diidentifikasi sebesar USD 6,7 miliar pada tahun 2022
Aset & Kesempatan
Menginventarisasi 125.000 aset dan mencatat 41.000 peluang pemeliharaan yang ditangguhkan
UCOP dan IBM bekerja sama untuk mengimplementasikan sistem terintegrasi jangka panjang untuk memelihara real estat universitas yang luas. UCOP menerapkan salah satu FCA terbesar dan terluas di seluruh sistem universitas dengan menggunakan IBM® TRIRIGA® Application Suite. Sistem manajemen tempat kerja terintegrasi (IWMS) memberikan fitur aplikasi yang dapat diperluas dan skalabilitas seiring dengan perkembangan permintaan.
Tim ICAMP memulai dengan mengkonfigurasi modul FCA IBM TRIRIGA dan membangun sistem untuk mendukung ekspansi ke modul lain, yang di masa depan akan dapat memberikan pengalaman manajemen siklus hidup aset yang lebih kaya dan lebih terintegrasi.
Untuk mengatasi berbagai sistem dan konvensi manajemen aset yang digunakan di setiap kampus, ICAMP mulai mengembangkan dan mengintegrasikan katalog standar aset bangunan dan infrastruktur, menerapkan kerangka kerja klasifikasi bangunan Uniformat. Katalog ini juga mencakup unit ukuran dan siklus hidup standar untuk setiap aset dan biaya aktivitas remediasi lengkap untuk mengatasi pemeliharaan yang ditangguhkan.
"Kemampuan katalog (BSC & Assemblies) dalam TRIRIGA sangat hebat," jelas Powers, "dan benar-benar membentuk DNA dasar program ini... ini adalah cara kami mencapai hasil yang sesuai dengan keinginan kami."
Blok bangunan dasar berikutnya yang perlu dirancang adalah metode untuk menentukan risiko yang mungkin ditimbulkan oleh potensi kegagalan setiap aset terhadap fasilitas dan misinya. Untuk mengatasi hal ini, ICAMP mengembangkan seperangkat peringkat risiko yang terstandardisasi.
Ron Kalich, Direktur Manajemen Aset Fasilitas dan ICAMP di UCOP, menjelaskan: "Kami membangun klasifikasi risiko dan kerangka kerja penentuan prioritas berdasarkan dua komponen utama: kemungkinan kegagalan dan konsekuensi kegagalan. Bersama-sama, kedua dimensi ini akan memungkinkan kami untuk mengukur risiko kegagalan aset; hal ini juga akan memecahkan masalah daftar pemeliharaan yang ditangguhkan yang tidak diprioritaskan dan memberikan kemampuan untuk memberi peringkat dan kode warna pada peluang pemeliharaan yang ditangguhkan sebagai Merah, Kuning, dan Hijau."
Tanpa orang, sistem hanyalah sebuah sistem, jadi untuk langkah selanjutnya dalam rencana ini, ICAMP bekerja sama dengan kampus-kampus untuk membentuk elemen dasar yang paling penting dalam program ini, yaitu tim FCA. UC memilih pendekatan hibrida untuk latihan pembangunan tim: di beberapa kampus, tim FCA dikelola oleh personel pemeliharaan yang sudah ada yang telah memasang dan memelihara banyak aset sejak pemasangan awal; di kampus lain, di mana membangun tim dari sumber daya pemeliharaan bukan merupakan pilihan, UC memperkenalkan kemitraan dengan Parsons, pemimpin yang diakui dalam inventaris aset fasilitas dan penilaian kondisi, untuk melengkapi staf lokal.
Bersama-sama, tim ini akan menjalani program pelatihan awal yang ekstensif tentang proses dan sistem UC FCA dan mempelajari apa artinya melakukan FCA berkualitas tinggi.
Dr. Hayden Collins, Sr. Pimpinan Program FCA di Parsons, menjelaskan: "Kami semua tidak hanya dilatih tentang metodologi dasar, tetapi kami juga memperkenalkan pertemuan kalibrasi rutin di seluruh tim kampus untuk memastikan produk kerja kami dapat diulang dan konsisten. Kami menggunakan temuan-temuan kontrol kualitas kami untuk mengidentifikasi perbaikan-perbaikan utama. Jenis berbagi pengetahuan ini menciptakan siklus yang baik."
Selama empat tahun ke depan, tim ini akan bergerak melalui 2.300 gedung, serta sistem infrastruktur kampus, menggunakan platform ICAMP-TRIRIGA untuk menginventarisasi lebih dari 125.000 aset, mengakses kondisinya, memberikan peringkat risiko, dan menghitung biaya lebih dari 41.000 peluang pemeliharaan yang ditangguhkan. "Pada akhirnya", Powers menjelaskan, "kami telah mengidentifikasi jaminan pemeliharaan yang ditangguhkan sebesar USD 6,7 miliar yang semuanya diukur melalui katalog standar dan proses FCA kami."
Susan Fish, Direktur Manajemen Aset, Layanan Fasilitas di UC Berkeley, mengatakan: "Terlihat jelas bahwa data yang ditangkap di ICAMP melengkapi apa yang kami miliki di [IBM] Maximo. Hal ini mengisi bagian-bagian yang hilang, seperti tingkat kekritisan aset terhadap misi kampus dan risiko aset terhadap operasi. Kami sekarang memiliki informasi yang memungkinkan tim membuat keputusan yang lebih baik untuk mengantisipasi dan mengambil tindakan korektif atau mengganti aset sebelum aset tersebut rusak dan mengganggu operasional."
Di masa lalu, backlog terdiri atas deretan proyek dalam spreadsheet dan tidak jelas mana yang menjadi prioritas dan mana dari banyak proyek yang harus didanai terlebih dahulu. Saat data mengalir ke sistem, sudut pandang baru dari backlog mulai muncul. Data tidak hanya mampu menangkap detail dalam backlog tetapi dapat digulung oleh skor risiko keseluruhan dan warna, bersama dengan urgensi untuk memulihkan peringkat, memungkinkan ICAMP untuk menunjukkannya dalam kategori yang lebih berbeda dan dikelola dari kebutuhan prioritas.
Sekarang para pengambil keputusan dapat merujuk kepada matriks "Total Pemeliharaan yang Ditangguhkan berdasarkan Warna Risiko & Jangka Waktu Tindakan" dan menunjukkan berapa banyak dana yang dibutuhkan untuk menangani pemeliharaan yang ditangguhkan dengan prioritas tertinggi (Merah dan Kuning) hingga yang paling rendah (Hijau) dalam waktu satu hingga lima tahun mendatang.
Kalich menjelaskan: "aset demi aset, kami sekarang dapat menunjukkan kepada pengguna kami aset mana saja yang memiliki peluang pemeliharaan yang ditangguhkan dan mana yang paling mungkin berdampak pada operasi mereka. Selain itu, kami sekarang memiliki cakrawala kebutuhan investasi lima tahun yang dibangun ke dalam sistem sehingga kami dapat memulai analisis dan pengambilan keputusan."
Di institusi besar seperti UC, selalu ada begitu banyak permintaan yang bersaing untuk mendapatkan dana modal, misalnya, fasilitas, dan renovasi baru untuk mendukung pertumbuhan pendaftaran, transisi ke energi bersih, menangani perbaikan seismik, pembaruan sistem, dan pemeliharaan yang ditangguhkan sehingga memanfaatkan data seperti yang disediakan oleh ICAMP diperlukan untuk membantu menerapkan modal secara lebih efisien.
Kebutuhan ini mengarah pada dimensi pengambilan keputusan berbasis data yang berharga lainnya yang ditumpangkan ICAMP pada data, yaitu kemampuan untuk merujuk silang peluang pemeliharaan yang ditangguhkan dengan beberapa inisiatif utama dan tujuan strategis UC. Proyek pemeliharaan yang ditangguhkan sekarang dapat ditandai untuk menunjukkan apakah proyek tersebut dapat dikaitkan dengan proyek energi atau dekarbonisasi, proyek seismik, atau apakah proyek tersebut dapat digabungkan ke dalam program keselamatan atau keberlanjutan yang lebih besar. Referensi silang ini memungkinkan UC untuk memfokuskan proyek-proyek yang akan memenuhi berbagai tujuan, sehingga memaksimalkan setiap dolar yang dapat diinvestasikan.
Kalich mencatat bahwa alokasi pendanaan negara terbaru membawa banyak dimensi dari data ICAMP ke dalam fokus: "Karena kami dapat mengidentifikasi kebutuhan pemeliharaan yang ditangguhkan dengan prioritas tinggi dan menunjukkan bagaimana kami dapat mendukung tujuan-tujuan lain seperti keberlanjutan, kami dapat menyajikan kasus yang lebih menarik untuk pendanaan. Hanya dalam dua tahun terakhir, kami telah menerima USD 475 juta, 30% lebih banyak dari total pendanaan selama enam tahun sebelumnya. UC kini memiliki data yang kredibel dan kemampuan untuk menggunakannya untuk membuat strategi investasi dan permintaan pendanaan yang dapat dipertanggungjawabkan."
ICAMP tidak hanya mendukung kepemimpinan UC dengan mengembangkan strategi investasi di seluruh sistem yang lebih dapat dipertanggungjawabkan, tetapi juga membuat perbedaan di tingkat kampus, di mana sumber daya pendanaan yang memadai selalu menjadi tantangan dan di mana memanfaatkan setiap investasi secara maksimal merupakan hal yang sangat penting. Namun, untuk memaksimalkan setiap investasi dibutuhkan kolaborasi lintas fungsi dan data yang dapat dipercaya oleh pengguna akhir.
Powers menjelaskan: "Proses FCA secara desain menciptakan pendekatan sistematis untuk mengumpulkan data aset dan mencatat peluang pemeliharaan yang ditangguhkan. Namun, hal ini juga menciptakan percakapan antara inspektur FCA, manajer fasilitas, dan tim pendukung pemeliharaan, di mana mereka dapat bekerja sama untuk membuka informasi yang sering kali hanya ada di kepala orang atau tersimpan dalam buku catatan. Dengan cara ini, FCA memastikan bahwa apa yang diketahui oleh para pakar tidak hilang ditelan zaman, tetapi juga memberikan pandangan yang komprehensif mengenai kebutuhan kami dari lapangan ke kantor tim yang merencanakan dan melakukan investasi penting."
Fish mengatakan bahwa UC Berkeley merupakan contoh yang baik dari kolaborasi baru dan lebih baik dalam hal pengambilan keputusan berdasarkan data di tempat kerja: "Tim kami selalu mencari cara untuk menerapkan dana pemeliharaan yang ditangguhkan bersama dengan dana investasi lainnya untuk mendapatkan hasil maksimal dari proyek yang diberikan. Di Perpustakaan Moffitt, Perencanaan Fasilitas dan Modal bekerja sama untuk menggabungkan pendanaan pemeliharaan yang ditangguhkan dan sumbangan pribadi yang signifikan. Dengan demikian, kami dapat memulai renovasi besar-besaran yang akan memperbarui sebagian besar ruang dan menangani komponen penting seperti kontrol pencahayaan dan perlengkapan, serta kontrol bangunan yang telah memburuk setelah melewati masa pakainya. Sebagai hasilnya, tim menangani sistem bangunan yang sudah tua dan mencapai berbagai tujuan, termasuk keberlanjutan dan meningkatkan kemampuan kami untuk mendukung misi penelitian dan pendidikan kami yang bernilai tinggi."
Karena semakin banyak tim di UC mulai melihat persimpangan data FCA dengan inisiatif signifikan seperti seismik atau keberlanjutan, ini akan meningkatkan pengambilan keputusan berbasis data. Kalich menambahkan, "Alat dan pendekatannya akan sangat berharga dalam membantu mendorong praktik terbaik baru untuk manajemen siklus hidup aset dan menciptakan strategi investasi yang optimal."
Mengelola portofolio tidak pernah mudah, terutama dalam lingkungan ekonomi, teknis, dan operasi yang terus berubah. Jadi, menciptakan sistem dan proses yang dinamis untuk mengelola data portofolio menjadi lebih penting dari sebelumnya.
Dalam model konsultan FCA yang lama, para teknisi akan mengunjungi sebuah fasilitas mungkin setiap tiga sampai lima tahun sekali dan menyusun daftar kebutuhan serta menyediakan buku sebagai referensi. Dalam model UC, Kalich menjelaskan, "Kami memiliki sistem yang hidup di ICAMP. Ketika personel dan pengawas pengawas membuat perubahan pada data, data tersebut diperbarui di dasbor manajemen utama dua kali sehari. Hal ini menjaga data tetap segar, terkini dan dapat ditindaklanjuti, yang merupakan suatu keharusan dalam portofolio bernilai lebih dari USD 40 miliar."
Fish menggemakan sentimen ini: "Di UC Berkeley, penilaian kondisi fasilitas bukan hanya sebuah inisiatif sekali jadi. Sekarang tim manajemen fasilitas dan operasi memperbarui aset, menangkap aspek-aspek data tersebut secara real time, dan menunjukkan perubahan pada kesehatan aset dari waktu ke waktu."
Sehubungan dengan masa depan ICAMP-TRIRIGA, Kalich mencatat: "Ada begitu banyak kemampuan lain di dalam platform ini yang dapat dimanfaatkan, termasuk manajemen aset modal, penganggaran modal, dan manajemen proyek modal. Ada sejumlah manfaat tambahan dan contoh penggunaan yang dapat menghasilkan efisiensi operasional dan investasi mulai dari perencanaan, pengadaan, hingga keberlanjutan."
UC mengubah paradigma dan memungkinkan para pemimpin fasilitas dan pemangku kepentingan untuk membuat keputusan berbasis data yang beradaptasi dengan keadaan saat ini, berimprovisasi berdasarkan data yang baik bila diperlukan, dan mengatasi tantangan dan kebutuhan yang muncul.
University of California didirikan pada tahun 1868 dengan hanya sepuluh anggota fakultas dan 40 mahasiswa. Pada tahun 2022, universitas mempekerjakan lebih dari 150,000 orang dan mendidik lebih dari seperempat juta siswa per tahun. Ini mencakup 10 kampus dan enam pusat medis yang terdiri dari 6.000 bangunan. UCOP (tautan berada di luar ibm.com), yang terletak di Oakland CA, adalah kantor pusat universitas.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2022. IBM Corporation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Desember 2022.
IBM, logo IBM, ibm.com, CPLEX, dan ILOG adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang dari IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web pada "Informasi hak cipta dan merek dagang" di ibm.com/trademark.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Semua contoh klien yang dikutip atau dijelaskan disajikan sebagai ilustrasi tentang cara beberapa klien menggunakan produk IBM dan hasil yang mungkin telah mereka capai. Biaya lingkungan dan karakteristik kinerja yang sebenarnya akan bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi tiap-tiap klien. Hasil yang diharapkan secara umum tidak dapat diberikan karena hasil setiap klien akan bergantung sepenuhnya pada sistem dan layanan yang dipesan oleh klien. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DIBERIKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN KELAYAKAN UNTUK DIPERDAGANGKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN NON-PELANGGARAN. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.