Pertumbuhan yang cepat membawa perubahan besar pada distributor pusat data TIM. Untuk mendukung ekspansi lebih lanjut dan meningkatkan fleksibilitas, perusahaan ingin menstandarisasi proses dan menyederhanakan proses penerimaan staf baru.

Dengan memilih solusi IBM Blueworks Live™ berbasis cloud yang mudah digunakan, TIM memperoleh kemampuan untuk menangkap dan mengelola proses secara kolaboratif di semua departemen.

Dalam beberapa tahun terakhir, TIM AG telah berhasil mempertahankan tingkat pertumbuhan yang konsisten. Perusahaan berencana untuk memanfaatkan peluang apa pun untuk pertumbuhan di masa depan.

Untuk mencapai tujuannya, manajemen perusahaan mengalihkan lensa ke dalam. Secara khusus, mereka ingin terus menganalisis dan mengambil keuntungan dari pengetahuan dan pengalaman karyawan serta mengoptimalkan proses bisnis.

Christian Franzen, Pemimpin Tim Penjualan Internal dan Manajemen Proses di TIM, menjelaskan: “Untuk memenuhi tuntutan volume bisnis yang lebih besar, kami sering mempekerjakan anggota staf baru. Pelanggan kami mengharapkan karyawan ini untuk menunjukkan tingkat kompetensi yang tinggi. Terlebih lagi, kami terus berusaha mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk orientasi staf baru untuk memanfaatkan kapasitas mereka dengan lebih cepat.

"Pada saat yang sama, kami bertujuan untuk lebih meningkatkan produktivitas karyawan dan efisiensi perusahaan seiring dengan pertumbuhan kami. Justru efisiensi itulah yang kami sampaikan kepada pelanggan kami."

Untuk mengatasi tantangan ini, TIM mulai mencari solusi manajemen proses baru yang dapat memberikan dukungan terbaik untuk pendekatan dan rencana masa depannya. Christian Franzen menambahkan: "Kami ingin agar semua staf dapat berpartisipasi secara aktif. Mereka seharusnya dapat dengan mudah memberikan saran untuk perbaikan, tanpa harus membuang waktu untuk membuat diagram proses."

Setelah mengevaluasi berbagai alat bantu yang ada di pasaran, TIM memilih IBM Blueworks Live sebagai dasar untuk mentransformasi pendekatannya terhadap manajemen proses bisnis untuk mempersiapkan pertumbuhan di masa depan.

“Kami memilih IBM Blueworks Live karena menawarkan kemampuan manajemen proses yang kami cari, dan sangat ramah pengguna,” kata Christian Franzen. “Selain itu, model pengiriman cloud membantu kami menjaga lingkungan TI kami tetap sederhana. Karena ini adalah solusi cloud, kami dapat memulai dengan cepat, tanpa lead time yang lama, investasi di muka atau biaya administrasi.

"Saat ini, semua karyawan, baik yang berada di kantor pusat maupun di salah satu dari dua kantor internasional kami, memiliki akses cepat ke dokumentasi proses terbaru di satu tempat," lanjutnya. "Kami menyebutnya 'satu alat untuk semua', karena alat ini menawarkan alat manajemen pengetahuan terpusat untuk semua proses, mulai dari perlindungan liburan hingga audit."

Dengan secara otomatis menghasilkan diagram alir yang mudah dipahami, solusi ini membantu TIM memformalkan dan menstandarisasi proses berdasarkan praktik terbaik, menyimpan panduan, templat dokumen, dan dokumentasi pendukung lainnya bersama dengan informasi proses.

Dengan menggunakan REST API dari IBM Blueworks Live, TIM AG secara otomatis membuat cadangan dokumen dan artefak lainnya yang disimpan di cloud. Itu termasuk, misalnya, proses dalam format standar BPMN 2.0 yang terbuka. Selain itu, data dari solusi cloud dapat diintegrasikan dengan aplikasi dan sistem lainnya.

"Berkat keahlian tim IBM Blueworks Live, kami memulai dengan cepat dengan solusi dan menyesuaikannya dengan kebutuhan kami, misalnya ketika menerapkan cadangan lokal otomatis," tambah Christian Franzen. "Ini adalah produk hebat yang mencapai keseimbangan yang tepat antara kesederhanaan dan fungsionalitas yang kaya."

Kini semua karyawan dapat menemukan informasi proses yang mereka butuhkan di satu lokasi, staf tidak perlu lagi memeriksa sistem yang berbeda untuk mempelajari alur kerja dan templat terkait. Waktu yang mereka hemat kini dapat digunakan dengan lebih produktif.

Secara khusus, TIM memberikan gambaran singkat mengenai prosedur inti, yang sangat berguna dalam membantu karyawan baru untuk cepat memahami prosedur tersebut. Christian Franzen menjelaskan: "Sejauh ini, kami telah menerima masukan yang sangat baik dari para staf baru. IBM Blueworks Live membantu kami mengurangi waktu orientasi hingga 50 persen, sehingga karyawan baru bisa memulai dengan lebih cepat dan bekerja dengan lebih efisien. Dan bagi para manajer, menjadi lebih mudah untuk bekerja dengan tim yang sedang berkembang, karena staf dapat mencari tahu sendiri, alih-alih meminta nasihat dari atasan mereka. Hal ini terbukti sangat menghemat waktu.”

Peningkatan kolaboratif

Antarmuka pengguna yang intuitif dan presentasi alur kerja yang didesain dengan baik, memungkinkan TIM untuk mempercepat penangkapan prosesnya. Penggunaan yang mudah juga berkontribusi pada tingkat penerimaan pengguna yang tinggi di seluruh perusahaan.

Christian Franzen berkomentar: "Dengan menggunakan IBM Blueworks Live, setiap karyawan dapat mengomentari alur kerja dan menyarankan bagaimana kami dapat melakukan sesuatu dengan lebih baik, sehingga kami dapat memanfaatkan pengalaman praktis dan pengetahuan institusional mereka. Pendekatan kolaboratif ini telah membuka berbagai optimasi proses dan mendorong peningkatan yang berkelanjutan."

Menstandarkan alur kerja

Proses yang didokumentasikan dengan jelas juga memungkinkan standarisasi di semua tim dalam perusahaan. Christian Franzen memberikan sebuah contoh: "Di masa lalu, beberapa tim memiliki proses yang berbeda untuk tugas-tugas yang serupa. Dengan menyepakati satu cara standar, kami telah meningkatkan produktivitas di semua tim. Hal ini membuat organisasi kami lebih fleksibel secara keseluruhan, karena menjadi lebih mudah untuk menyerahkan tugas kepada anggota tim lainnya, misalnya, ketika ada karyawan yang sedang berlibur."

Dengan IBM Blueworks Live, TIM telah mendapatkan fondasi yang dapat diandalkan untuk pengoptimalan yang lebih umum dari alur kerja internalnya.

Christian Franzen menyimpulkan: "Dengan mengurangi waktu orientasi untuk staf baru dan memfasilitasi peningkatan proses kolaboratif secara bertahap untuk meningkatkan efisiensi, IBM Blueworks Live adalah pendorong penting untuk pertumbuhan bisnis di masa depan."

TIM AG adalah distributor nilai tambah terkemuka untuk solusi pusat data di wilayah berbahasa Jerman, yang berkantor pusat di Wiesbaden, Jerman. Mempekerjakan lebih dari 160 orang, perusahaan ini menyediakan berbagai produk dan layanan yang komprehensif termasuk solusi lengkap untuk penyedia layanan TI.