Bagi The Master Lock Company, pertumbuhan global yang pesat berarti melakukan orientasi dan bertransaksi dengan lebih banyak mitra setiap tahunnya. Bagaimana perusahaan dapat memberdayakan tim EDI-nya yang ramping untuk mengelola kebutuhan yang meningkat?

The Master Lock Company memigrasikan proses integrasi mitra dagangnya ke IBM Sterling Supply Chain Business Network, sebuah solusi berbasis cloud yang kaya akan keamanan yang mengurangi pekerjaan manual untuk tim EDI. 

Ekspansi internasional dapat menjadi alat yang ampuh untuk mendorong pendapatan dan meningkatkan pangsa pasar, tetapi juga membawa tantangan. Beroperasi di wilayah geografis baru sering kali berarti menerima sejumlah besar mitra dagang tambahan, masing-masing dengan persyaratan lokal yang spesifik.

Inilah situasi yang dihadapi The Master Lock Company (TMLC), produsen dan pemasar global terbesar untuk gembok dan brankas. Memanfaatkan pertumbuhan organik dan akuisisi strategis, perusahaan telah meluncurkan operasi internasional di pasar-pasar baru di Asia, Amerika Tengah, dan Eropa.

Connie Rekau, Manajer EDI di The Master Lock Company, memulai: “Dari perspektif rantai pasokan, pertumbuhan internasional menciptakan banyak peluang tambahan. Mengelola persyaratan lokal di bidang-bidang seperti pengendalian pajak dan faktur sangat penting untuk mendukung bisnis.”

Bisnis ritel TMLC bergantung pada pertukaran data elektronik (EDI) untuk berkomunikasi secara efektif dengan mitra dagang global. Seperti banyak perusahaan terkemuka, perusahaan mengandalkan selama bertahun-tahun pada IBM Sterling Gentran® untuk mengintegrasikan dan mengelola integrasi EDI-nya. Namun, dengan rata-rata 40 mitra dagang baru yang harus bergabung setiap tahun, dan peningkatan kompleksitas yang dihasilkannya, tim EDI TMLC yang ramping mendekati batasnya.

“Kami tahu bahwa kami harus segera menambahkan setidaknya tiga setara pekerja penuh waktu [FTE] ke dalam tim EDI hanya untuk tetap beroperasi,” jelas Rekau. “Sebaliknya, jika kami dapat melakukan outsourcing pada aspek-aspek EDI yang paling memakan waktu, kami akan mampu mengelola pertumbuhan sekaligus meluangkan waktu untuk kegiatan pembangunan yang bernilai lebih tinggi. Kami mencari mitra untuk membantu kami mengadopsi pendekatan yang lebih sederhana dan efisien.”

Berdasarkan pengalaman positifnya dengan platform IBM Sterling Gentran, TMLC memutuskan untuk memigrasikan platform EDI-nya ke IBM Sterling Supply Chain Business Network, solusi berbasis cloud yang kaya keamanan untuk integrasi mitra dagang.

“Salah satu manfaat terbesar dari migrasi EDI kami ke IBM Sterling Supply Chain Business Network adalah kenyataan bahwa kami tidak lagi harus mendedikasikan sumber daya penuh waktu untuk aktivitas seperti pemetaan EDI,” komentar Rekau. “Saat kami perlu mengajak mitra dagang baru, kami cukup mengirimkan persyaratan kami ke IBM dan sebagian besar pekerjaan dilakukan untuk kami: kami hanya perlu memvalidasi bahwa integrasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.”

IBM Sterling Supply Chain Business Network diperkaya dengan IBM Sterling Business Transaction Intelligence, yang menyediakan kemampuan analisis kognitif untuk membantu bisnis mendapatkan wawasan yang lebih dalam tentang proses EDI menggunakan laporan visual dan kueri yang ditulis dalam bahasa alami.

“Jika salah satu transaksi EDI kami gagal karena alasan apa pun, IBM Sterling Supply Chain Business Network mengirimkan peringatan kepada kami, yang sangat berharga dalam tingkatan taktis karena hal ini membantu kami untuk segera mengetahui penyebab utamanya,” jelas Rekau. “Dengan IBM Sterling Business Transaction Intelligence, kami dapat menggali lebih dalam data EDI kami untuk mengidentifikasi pola-pola yang sebelumnya tidak terlihat jelas. Selain membangun kartu skor untuk melacak kinerja kami terhadap perjanjian tingkat layanan internal [SLA] dengan bisnis, kami telah menyiapkan laporan yang menyoroti mitra dagang dengan tingkat kesalahan yang lebih tinggi dari rata-rata.”

Dia menambahkan: “Jika kami mengirimkan nota pesanan yang salah kepada pelanggan, kami terekspos pada risiko penalti finansial. Karena IBM Sterling Business Transaction Intelligence sangat mudah digunakan, tim kepatuhan pelanggan kami kini dapat melihat status pesanan, pengiriman, dan pembayaran secara real time tanpa bantuan dari tim EDI, membantu kami untuk berhasil menolak chargeback untuk masalah data yang bukan merupakan kesalahan kami.”

Seiring dengan perluasan operasinya ke berbagai negara di seluruh dunia, TMLC harus selalu mengetahui berbagai persyaratan lokal untuk faktur elektronik. IBM Sterling Supply Chain Business Network Premium mencakup IBM Sterling E-Invoicing, sebuah platform yang memungkinkan bisnis untuk bertukar dokumen-dokumen ini secara otomatis, patuh, dan dapat diaudit sepenuhnya.

“Master Lock Company adalah pengguna awal IBM Sterling E-Invoicing,” komentar Rekau. “IBM terus-menerus mengadaptasi platform ini seiring dengan perubahan undang-undang dan standar integrasi, yang secara signifikan mengurangi kompleksitas operasi internasional kami.”

Saat ini, 95 persen dari semua pesanan EDI TMLC diproses melalui IBM Sterling Supply Chain Business Network tanpa campur tangan manual dari tim EDI.

“Migrasi kami dari IBM Sterling Gentran ke IBM Sterling Supply Chain Business Network merupakan proses yang lancar dan mudah, dan tim IBM melakukan pekerjaan yang luar biasa-terutama dalam hal pemindahan mitra dagang kami di Eropa,” tambah Rekau. “Kami selalu tahu bahwa kami bisa mengandalkan IBM untuk segera memenuhi permintaan ketika kami membutuhkan bantuan mereka, dan kami sangat menghargai daya tanggap dukungan mereka.”

Dengan mengotomatiskan proses EDI yang sangat penting dengan IBM Sterling Supply Chain Business Network, TMLC dapat melanjutkan pertumbuhannya yang pesat dan fokus pada pengembangan fungsi-fungsi untuk mendukung bisnis.

“Dengan mengadopsi model layanan terkelola, kami memperkirakan bahwa kami terhindar dari kebutuhan untuk mempekerjakan tiga FTE tambahan, yang merupakan penghematan biaya yang signifikan,” kata Rekau. “Kami yakin kami bisa mengakomodasi pertumbuhan mitra dagang saat ini dengan nyaman selama setidaknya 12 bulan ke depan dengan jumlah karyawan yang sama.”

Dia menambahkan: “Ketika saatnya tiba untuk menambah personel baru, melatih mereka akan jauh lebih cepat dan lebih mudah. Baru-baru ini kami memiliki orang baru yang bergabung dengan tim, dan dalam waktu kurang dari dua minggu dia sudah bisa bekerja dengan baik dengan IBM Sterling Supply Chain Business Network.”

Dengan IBM Sterling Business Transaction Intelligence yang mendukung pengguna EDI non-teknis di seluruh organisasi, TMLC dapat melacak transaksinya lebih cepat dari sebelumnya.

“IBM Sterling Business Transaction Intelligence memungkinkan pengguna bisnis kami untuk dengan mudah melacak pesanan dari awal hingga menjadi uang tunai,” jelas Rekau. “Sebelumnya, jika salah satu pelanggan kami menelepon untuk menanyakan status pesanan pembelian, personil manajemen pesanan kami harus menghabiskan banyak waktu untuk mengumpulkan informasi yang mereka butuhkan dari dokumen EDI teknis. Saat ini, tim kami menggunakan IBM Sterling Business Transaction Intelligence untuk mengatasi kompleksitas itu. Hasilnya, mereka dapat menemukan jawaban atas pertanyaan pelanggan dalam hitungan menit, dan menyampaikan informasi yang diperlukan kepada tim penjualan atau kepatuhan kami jika terjadi masalah.”

Dia menambahkan: “Wawasan bisnis semacam ini juga sangat berharga bagi tim piutang dagang kami. Jika pelanggan telah menerima salah satu faktur kami namun belum membayarnya, hal ini sering kali terjadi karena mereka membutuhkan informasi tambahan tentang pesanan tersebut. Sebelumnya, staf piutang kami mengandalkan tim EDI untuk mengambil data ini, namun berkat IBM Sterling Business Transaction Intelligence, mereka kini dapat mengambil sendiri informasi tersebut, yang menyederhanakan prosesnya.”

Dengan layanan terkelola untuk mendukung kebutuhan EDI yang berubah dengan cepat, TMLC sudah meluncurkan dukungan untuk model bisnis baru dengan cepat. Ketika TMLC mengakuisisi produsen brankas besar bernama SentrySafe, mereka perlu membawa 200 peta mitra dagang perusahaan dengan cepat, dan mendukung pesanan drop-ship untuk pertama kalinya.

”Jika kami melakukan migrasi EDI SentrySafe secara mandiri, kami memperkirakan butuh waktu setidaknya 12 bulan untuk menyelesaikan prosesnya,” kenang Rekau. “Dengan melibatkan IBM, kami menyelesaikan pekerjaan pemetaan hanya dalam waktu 6 bulan, 50% lebih cepat.”

Pada acara-acara ritel utama seperti Black Friday, keandalan IBM Sterling Supply Chain Business Network membantu TMLC memanfaatkan setiap peluang.

“Kami melihat lonjakan trafik EDI sekitar 250% pada beberapa titik di tahun ritel, dan banyak dari pelanggan yang membutuhkan pesanan mereka untuk dikirim hanya dalam waktu 48 jam,” Rekau menyimpulkan. “Waktu henti EDI yang tidak terencana berdampak langsung pada keberhasilan atau kegagalan tahun tersebut. Saya melaporkan ketersediaan IBM Sterling Supply Chain Business Network setiap bulan kepada tim eksekutif kami, dan tidak pernah kurang dari 100%. Seiring dengan pertumbuhan bisnis kami, kami yakin bahwa kami memiliki platform EDI yang kami butuhkan untuk secara efektif berinteraksi dengan lebih banyak mitra dagang di seluruh dunia.”

The Master Lock Company (tautan berada di luar ibm.com) diakui di seluruh dunia sebagai nama yang otentik dan terkemuka dalam gembok dan produk keamanan. Sejak didirikan pada tahun 1921, perusahaan terus menetapkan standar baru untuk desain, aplikasi, dan kinerja kunci. Berkantor pusat di Wisconsin, AS, TMLC adalah produsen dan pemasar gembok dan brankas global terbesar.