Menghitung segala sesuatu yang terjadi dalam satu kuartal dapat tampak seperti tugas yang lebih monumental jika organisasi Anda memiliki kantor di seluruh dunia dan portofolio penawaran dan layanan yang besar dan beragam.

Itulah situasi yang terjadi di Swiss Re Group, penyedia grosir reasuransi, asuransi korporasi, dan solusi manajemen risiko. Joseph Isip, Wakil Presiden Proyek Khusus Keuangan di Swiss Re, menjelaskan: “Kami memiliki lima atau enam tim yang berbeda yang berpartisipasi dalam proses penutupan, dan setiap tim memiliki prosedurnya sendiri. Tidak ada visibilitas antar tim dan serah terima tidak didefinisikan dengan jelas. Hal ini menyebabkan perlunya pengerjaan ulang dan pekerjaan tambahan untuk semua tim.”

Pertemuan juga sering dilakukan. Setiap hari selama periode penutupan, lebih dari 30 pemangku kepentingan berkumpul untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah. Sebuah proses yang memakan waktu dan rumit. Kata Isip, “Pertemuan-pertemuan itu memang perlu, tetapi tidak terlalu efektif.”

Isip dan Markus Echser, Kepala Alat Proses dan Otomasi di Swiss Re, percaya bahwa harus ada cara yang lebih baik. Jadi mereka memulai proyek otomatisasi, dengan tujuan untuk meningkatkan dan mengoptimalkan proses penutupan triwulanan. Hal ini, mereka harapkan, akan menjadi langkah pertama dalam langkah perusahaan menuju otomatisasi bisnis.

Tim Swiss Re memilih perangkat lunak IBM® Blueworks Live dan IBM Business Automation Workflow untuk membantu mentransformasi penutupan akhir kuartal departemen keuangan. Produk-produk ini merupakan bagian dari penawaran IBM Cloud Pak for Business Automation, sebuah rangkaian produk perangkat lunak yang ditujukan untuk membantu organisasi mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses bisnis dengan menggunakan alat bantu, laporan, dan dasbor dengan kode rendah, serta analisis yang didorong oleh AI.

“Ada banyak tim yang terlibat, jadi kami harus mengumpulkan mereka semua di ruangan yang sama dan memetakan semua tugas dan ketergantungan yang berbeda,” kata Isip. Dengan menggunakan antarmuka web yang intuitif, tim Swiss Re dari seluruh dunia dengan cepat berkolaborasi di seluruh lini bisnis untuk mendokumentasikan proses mereka di satu tempat. Jika model proses menunjukkan adanya peluang untuk otomatisasi, Swiss Re akan dapat mengekspornya ke alat bantu IBM Business Automation Workflow, yang akan memungkinkan perusahaan untuk memperkenalkan tindakan dan otomatisasi sesuai dengan kebutuhan."

Perangkat lunak IBM memungkinkan Swiss Re untuk mengambil pendekatan bertingkat untuk memecah tugas. Tim perusahaan mendefinisikan tugas tingkat tinggi — “laporan pembaruan,” misalnya — dan masing-masing tim untuk terus mengelola subtugas yang terlibat. Fitur canggih ini memungkinkan tim mempertahankan otonomi, tetapi juga memungkinkan Swiss Re untuk mendokumentasikan saling ketergantungan tugas tingkat tinggi. Bahkan, dengan solusi IBM, Swiss Re kini memiliki representasi visual yang dinamis dari keseluruhan alur kerja.

Solusi IBM juga memungkinkan Swiss Re untuk mengembangkan dasbor dan laporan khusus yang dapat dijalankan oleh manajemen dengan hanya mengklik tombol untuk melihat posisi mereka dalam proses akhir kuartal. Menambahkan laporan atau fitur dasbor baru juga mudah, dan departemen TI Swiss Re biasanya dapat memenuhi permintaan ini dalam waktu 24 jam.

Tetapi solusi ini menawarkan lebih dari sekadar dokumentasi, dasbor, dan laporan. Dengan semua proses yang didokumentasikan dalam perangkat lunak IBM, Swiss Re telah menemukan cara-cara baru untuk mengoptimalkan proses akhir kuartal, menghilangkan beberapa laporan dan mengurangi jumlah penjelasan yang dibutuhkan sistem. Danny Kyu, Analis Bisnis untuk Manajemen Proses Bisnis di Swiss Re, menjelaskan: “Pada awalnya, kami sangat sibuk melakukan perubahan dan perbaikan pada laporan dan dasbor. Namun dalam beberapa tahun sejak implementasi awal, kami telah benar-benar mengoptimalkan proses kuartal akhir, dan semuanya sangat stabil.”