Di AS, layanan publik seperti perawatan kesehatan, pemeliharaan jalan, dan pendidikan disediakan oleh pemerintah negara bagian. Negara-negara memberikan layanan ini melalui proses pengadaan-ke-pembayaran empat langkah yang meliputi: pemilihan layanan, kepatuhan, penerimaan dan rekonsiliasi, dan terakhir, pembayaran. Jika dilakukan dengan benar, proses ini memastikan lembaga pemerintah dapat meningkatkan kualitas dan ketersediaan layanan publik tanpa meningkatkan pengeluaran pemerintah.
Pada tahun 2020, salah satu pemerintah negara bagian terbesar di Amerika mencari solusi analisis proses baru. Negara baru saja mengintegrasikan sistem manajemen kedua ke dalam proses pengadaannya, yang mengharuskan kedua sistem tersebut, SAP SRM dan SAP ECC, untuk bertukar data secara real time.
Sistem SAP SRM menghasilkan kontrak pembelian, keranjang belanja, dan pesanan pembelian. Pesanan pembelian ini kemudian direplikasi ke sistem SAP ECC, yang mengelola tugas-tugas akuntansi seperti finalisasi pesanan pembelian dan faktur.
Karena transfer data terjadi antara sistem dan aktivitas proses yang berbeda, intelijen bisnis tradisional gagal memindai data dengan benar untuk mencari inefisiensi. Tanpa cara untuk menganalisis data yang dikumpulkan, negara tidak dapat memantau dampak dari sistem SAP SRM yang baru terintegrasi atau mendeteksi penyimpangan selama proses pengadaan — menciptakan masalah yang mahal.
Negara beralih ke IBM untuk menerapkan solusi proses penambangan yang dapat mengidentifikasi dan memperbaiki masalah proses yang mahal.
Mengurangi waktu tunggu
Penurunan waktu proses dari 5 hari menjadi 15 jam setelah menyelesaikan tugas pengiriman pembayaran
Penghematan biaya
Mengurangi biaya maverick sebesar USD 1,4 juta setelah mengoreksi urutan pemrosesan faktur
Penambangan proses adalah teknik yang menerapkan algoritme penambangan data khusus pada proses sistem untuk lebih memahami alur kerja, mengungkap kemacetan, dan mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti ke dalam manajemen proses.
IBM mengembangkan alat IBM® Process Mining , solusi perangkat lunak yang secara otomatis menemukan, memantau, dan mengoptimalkan proses bisnis untuk mencapai efisiensi operasional. Solusi Process Mining disertakan sebagai kemampuan dasar di semua penawaran IBM Cloud Pak for Automation, termasuk IBM Cloud Pak® for Business Automation.
Negara bagian ini menggunakan IBM Process Mining untuk memetakan alur kerjanya saat ini dan melacak kemajuan integrasi sistem SAP SRM. Dengan menggunakan alat penemuan perangkat lunak, data dari kedua sistem manajemen dioptimalkan untuk membuat model proses tunggal yang komprehensif. Dengan proses ujung ke ujung yang dipetakan, negara dapat memantau semua aktivitas prosesnya dan meninjau kinerja lembaga tertentu.
Analisis proses ini mengungkapkan beberapa area peluang yang kritis.
Pertama, negara mengharapkan data pesanan pembelian ditransfer ke SAP ECC secara instan. IBM Process Mining menemukan bahwa dalam banyak kasus, transfer data membutuhkan waktu sekitar tujuh hari untuk diselesaikan. Penundaan ini menciptakan waktu proses yang lebih lama dan menghambat kemampuan negara untuk menyediakan layanan publik yang baru.
Selanjutnya, negara mengetahui bahwa beberapa agensi telah membuat aliran transfer data terbalik selama aktivitas pesanan pembelian. Di Departemen A, 70% pesanan pembelian dibuat langsung di SAP ECC dan kemudian direplikasi pada SAP SRM, sementara Departemen B melakukan 100% pesanan pembeliannya dengan cara yang sama. Yang terakhir menghasilkan aliran transfer data tak terduga yang menyebabkan penyimpangan proses, waktu tunggu yang lebih lama, dan masalah kepatuhan.
Terakhir, negara menemukan bahwa dua lembaga menyelesaikan langkah-langkah faktur dengan urutan yang salah. Prosedur yang tepat untuk membayar faktur adalah: faktur didaftarkan, faktur dikirim pembayaran dan faktur dikliringkan.
Departemen C tidak melakukan aktivitas kirim pembayaran. Badan tersebut juga menghapus faktur sebelum mendaftarkannya, sebuah penyimpangan proses yang merugikan negara sebesar USD 1,2 juta dari lebih dari 60 juta pengeluaran. Ketika faktur didaftarkan sebelum izin, proses tersebut menghasilkan penurunan yang signifikan dalam pengeluaran ini.
Departemen D mengirimkan faktur pembayaran, mendaftarkan faktur, dan kemudian mengklarifikasinya. Melakukan proses yang tidak sesuai dengan pesanan membuat negara harus mengeluarkan biaya tambahan sebesar 0,2 juta dolar AS untuk pengeluaran sebesar 10 juta dolar AS. Ketika proses tersebut dilakukan dengan urutan yang benar, negara dapat menghindari ketidakpatuhan dan biaya yang terkait.
IBM Process Mining memberikan pandangan yang rumit tentang proses pengadaan end-to-end. Tingkat visibilitas yang baru ini membantu negara bagian menghilangkan kesenjangan prosesnya, mengelola dan memantau aktivitas proses antar sistem, serta mengembangkan struktur tata kelola yang sukses untuk diikuti oleh semua lembaga.
Selain itu, negara bagian ini menggunakan dasbor khusus untuk memverifikasi statistik agensi secara visual dan membandingkan varian proses di berbagai departemen. Dasbor IBM Process Mining menyediakan:
- Tampilan Kinerja, yang menjelaskan aktivitas tertentu, menunjukkan kinerja setiap aktivitas proses dalam hal waktu (durasi dan transisi), pengerjaan ulang, biaya, dan penyelarasan KPI. Negara bagian ini menggunakan Tampilan Kinerja untuk menganalisis waktu transfer data antara dua sistemnya, sebuah analisis yang tidak dapat dilakukan oleh intelijen bisnis tradisional.
- Analisis Jalur, yang menunjukkan jalur yang paling sering dilalui antar aktivitas dengan menggunakan fitur varian kasus perangkat lunak.
- Pemeriksaan Kesesuaian, yang mengidentifikasi dampak waktu dan biaya dari penyimpangan jalur proses dengan membandingkan perilaku aktual dari proses yang berjalan dengan perilaku yang diharapkan dari proses.
Analisis terperinci pada dasbor IBM Process Mining memungkinkan negara bagian untuk sepenuhnya menganalisis dampak sistem SAP SRM barunya terhadap waktu proses, deteksi varian, dan kesenjangan proses untuk manajemen perubahan.
Dengan wawasan berbasis data yang tersedia setiap saat, negara akhirnya memiliki kekuatan untuk meningkatkan proses pengadaan yang memberikan layanan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih hemat biaya kepada warganya.
Pemerintah negara bagian AS ini bertanggung jawab untuk mengelola layanan publik yang berkontribusi pada kesuksesan dan kesejahteraan warganya. Negara bagian ini menggunakan IBM Process Mining untuk menyediakan lebih banyak layanan publik tanpa meningkatkan pengeluarannya.
*Klien yang ditampilkan dalam studi kasus ini awalnya bekerja sama dengan myInvenio, yang mulai menjalankan bisnis sebagai IBM pada tanggal 1 Agustus 2021. Produk myInvenio dalam studi kasus ini, myInvenio Process Mining, sekarang dikenal sebagai IBM Process Mining.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2022. IBM Corporation, Hybrid Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Maret 2022.
IBM, logo IBM, ibm.com, dan IBM Cloud Pak adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang dari IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web pada "Informasi hak cipta dan merek dagang" di ibm.com/trademark.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.