Ketangkasan bisnis adalah suatu keharusan bagi Sol Caribbean, Ltd. yang berkembang pesat. Perusahaan perminyakan ini telah berkembang secara eksponensial sejak diluncurkan pada tahun 2005. Saat ini, perusahaan ini bernilai miliaran dolar dan beroperasi di 23 negara di seluruh cekungan Karibia, memasok bahan bakar, minyak bumi cair, dan pelumas ke industri otomotif ritel, penerbangan, kelautan, truk, dan sebagainya.
Untuk mengoordinasikan dan mengotomatiskan proses capital expenditure (CapEx) di seluruh struktur organisasinya yang kompleks dan beragam, Sol Caribbean menggunakan IBM Cloud Pak for Business Automation. Koordinasi tersebut bukanlah tugas yang mudah. Perusahaan ini memulai sekitar 1.000 proyek per tahun di berbagai negara dan bisnisnya. Proyek-proyek tersebut sangat bervariasi dalam cakupannya, mulai dari pengembangan pom bensin baru hingga pembelian komputer kantor.
Sebelum melibatkan IBM pada tahun 2017, proses belanja modal perusahaan masih jauh dari kata tangkas. "Pada saat itu, seluruh proses dilakukan melalui email," kata Juan Lopez, Manajer Operasi Regional di Sol Caribbean. "Tidak ada repositori pusat, tidak ada cara untuk melacak dokumen-dokumen untuk sebuah proyek, tidak ada alur kerja dan tidak ada stempel persetujuan saat semua pemangku kepentingan telah menandatangani sebuah proyek."
"Ketika kami melakukan audit, sulit untuk menemukan dokumentasi pendukung untuk setiap proyek," lanjutnya. "Bisnis kami memiliki banyak aset, dan kami ingin memiliki kontrol yang lebih baik atas investasi kami. Dari proses persetujuan hingga penyelesaian, tidak ada cara untuk meninjau keberhasilan relatif sebuah proyek. Tidak hanya dalam hal uang yang dikeluarkan, tetapi juga bisnis apa yang dihasilkannya atau apakah proyek tersebut memiliki hasil yang baik atau buruk."
Perusahaan ini membutuhkan solusi teknologi untuk membantu mengelola proses belanja modal dengan lebih baik, melacak dan mengaudit proyek, serta meminimalkan risiko penipuan.
Otomatisasi Proses yang Luas
Mengotomatiskan proses belanja modal di 23 negara untuk 1.000 proyek per tahun
Alur Kerja yang Efisien
Merampingkan waktu persetujuan untuk proyek-proyek besar dari beberapa minggu menjadi 1 minggu atau kurang
Sol Caribbean bekerja sama dengan Mitra Bisnis IBM LPA Corporate Solutions (LPA) untuk membangun platform otomatisasi yang didukung oleh solusi IBM Cloud Pak for Business Automation, yang dioptimalkan untuk diterapkan di Red Hat OpenShift pada lingkungan cloud atau TI apa pun. Para eksekutif Sol Caribbean memilih solusi ini dibandingkan beberapa solusi lainnya berdasarkan prototipe LPA yang dipresentasikan selama proses seleksi. "Sistem ini menyentuh semua hal: manajemen proses bisnis, manajemen dokumen, manajemen konten, dan alur kerja otomatis," ujar Lopez.
Platform terpusat yang dihasilkan, yang ditempatkan on premises di Barbados pada server tervirtualisasi, sepenuhnya mengotomatiskan proses investasi perusahaan:
- Untuk memulai sebuah proyek, pengguna yang berwenang, biasanya manajer negara, masuk ke platform melalui antarmuka berbasis web dari solusi IBM, mengisi formulir aplikasi online dan mengirimkan dokumentasi pendukung yang diperlukan, yang disimpan dalam repositori terpusat untuk konten yang berhubungan dengan proyek. Repositori ini merupakan bagian dari komponen manajemen konten dari solusi IBM Cloud Pak for Business Automation, yang juga menggunakan skema keamanan yang tangguh untuk melindungi dokumen rahasia agar tidak terpapar ke pengguna yang tidak berwenang.
- Mesin berbasis aturan yang disertakan dalam komponen business automation workflow dari solusi IBM Cloud Pak for Business Automation kemudian secara otomatis menugaskan dan merutekan permintaan proyek ke peninjau yang sesuai menggunakan matriks otorisasi berdasarkan ambang batas anggaran, sektor bisnis, dan negara asal. Peninjau menyetujui atau menolak proyek dan menyerahkan justifikasi atas keputusan mereka.
- Sistem ini kemudian melacak setiap langkah proyek belanja modal, mulai dari persetujuan hingga penyelesaian proyek, dan dapat menghasilkan laporan tentang status proyek atau serangkaian proyek kapan saja selama pelaksanaan proyek atau setelah selesai. Selain itu, sistem ini terintegrasi ke dalam proses kolaboratif dengan sistem akuntansi untuk memastikan anggaran selaras dan sesuai dengan rencana.
Sejak implementasi platform ini pada tahun 2019, platform ini telah memenuhi janjinya. Dibuktikan dengan penerimaan positif dari salah satu pemasok bahan bakar dan produk minyak bumi terbesar di Kanada, Parkland Fuel Corporation, yang mengakuisisi Sol Caribbean pada bulan Januari 2019. "Kami telah mampu membuktikan nilai dari sistem ini kepada Parkland," ujar Lopez. "Para pemangku kepentingan di Parkland telah melihatnya dari berbagai sudut pandang dan mendukungnya."
Yang paling penting, ini memberikan peningkatan proses vital Sol Caribbean. Repositori terpusat memberikan pengguna akses ke dokumentasi proyek kapan saja, dari mana saja, memfasilitasi kepatuhan dan mempercepat waktu pemrosesan. "Kami memiliki kontrol yang jauh lebih baik dari perspektif kepatuhan," kata Lopez. "Kami merasa nyaman karena mengetahui bahwa kami memiliki dokumentasi untuk setiap proyek dan dapat mendukung audit apa pun. Proses persetujuan belanja modal disederhanakan, butuh waktu yang lebih singkat untuk mendapatkan persetujuan proyek karena semua orang tahu apa yang perlu dilakukan dan oleh siapa.
"Kami sekarang memiliki alat untuk melacak durasi proyek," lanjutnya, "yang membantu kami melakukan perbaikan berkelanjutan. Dan kami mulai menghasilkan informasi yang memungkinkan kami untuk melacak KPI, seperti persentase proyek yang sesuai anggaran atau tepat waktu."
Pencegahan penipuan adalah manfaat lainnya. "Kini telah ada checks and balances untuk memastikan kami dapat mengukur pengadaan terhadap alat investasi ERP kami," kata Elena Henckel-DaCosta, Managing Director LPA. “Kemampuan tersebut membantu kami meminimalkan potensi penipuan.”
Mesin aturan platform ini juga memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih cepat. Solusi IBM Cloud Pak for Automation dikonfigurasikan untuk menyertakan tonggak pencapaian dan tenggat waktu untuk peluncuran proyek. Jika peninjau melewatkan tenggat waktu, pemberi persetujuan akhir secara otomatis diberitahu melalui platform. "Di masa lalu, kami akan berputar selama berminggu-minggu untuk beberapa proyek yang lebih kompleks, mencoba untuk mencapai konsensus dalam pengambilan keputusan," kata Lopez. "Sekarang, setelah proyek dimulai, platform ini secara otomatis menetapkan jadwal, sehingga orang-orang diharuskan untuk memberikan masukan dalam jangka waktu tertentu. Pengambilan keputusan benar-benar harus lebih cepat. Sebagian besar persetujuan kami selesai dalam waktu seminggu."
Menurut LPA, rekomendasi di masa depan dapat mencakup penggunaan otomatisasi proses robotik untuk mengintegrasikan platform dengan sistem ERP Sol Caribbean. Area lain untuk eksplorasi di masa depan adalah penggunaan AI untuk meningkatkan analisis statistik dan pasar.
Sementara itu, Sol Caribbean menikmati manfaat dari platformnya saat ini. "Solusi ini melengkapi manajemen proses investasi kami," kata Lopez, "jadi saya sangat senang dengan solusi ini. Semua implementasi TI itu sulit; manajemen perubahan itu sulit. Hal ini membutuhkan banyak kerja keras dan komitmen, tetapi kami sekarang berada pada titik di mana sistem ini bekerja dengan baik."
Didirikan pada tahun 2005, Sol Caribbean (tautan berada di luar ibm.com) memasok produk minyak bumi di seluruh cekungan Karibia, dengan operasi di 23 negara. Berkantor pusat di Bridgetown, Barbados, perusahaan ini mendistribusikan bahan bakar, pelumas, dan gas petroleum cair melalui jaringan stasiun layanan dan kepada pelanggan komersial di industri perkapalan, penerbangan, angkutan truk, pertambangan, dan kapal pesiar mewah. Perusahaan ini diakuisisi pada awal 2019 oleh Parkland Corporation, pemasok bahan bakar dan produk minyak bumi independen terbesar di Kanada.
Didirikan pada tahun 1996, Mitra Bisnis IBM LPA (tautan berada di luar ibm.com) adalah sebuah grup perusahaan dengan kehadiran dan kepemimpinan internasional khusus untuk produksi dan integrasi solusi transformasi digital, termasuk manajemen proses bisnis, manajemen kasus, manajemen konten perusahaan, otomatisasi proses robotik, otomatisasi cerdas, AI, pengembangan aplikasi web dan portal, serta pengembangan e-commerce. Solusi-solusinya memungkinkan lebih dari dua ratus klien untuk mencapai keunggulan kompetitif melalui pengelolaan aset dan dokumen mereka secara cerdas, dan dengan mengoptimalkan proses-proses organisasi mereka yang penting. LPA memiliki kantor cabang di Argentina, Chili, Peru, Ekuador, Kolombia, dan Barbados.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Automation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Mei 2021.
IBM, logo IBM, ibm.com, FileNet, dan IBM Cloud Pak adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di "Informasi hak cipta dan merek dagang" di ibm.com/legal/copyright-trademark.
Red Hat dan OpenShift adalah merek dagang atau merek dagang terdaftar dari Red Hat, Inc. atau anak perusahaannya di Amerika Serikat dan negara lain.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.