Sejak 1847, Siemens telah berkembang menjadi perusahaan manufaktur industri terbesar di Eropa, dengan operasi bisnis yang berfokus pada produk industri, energi, perawatan kesehatan, infrastruktur, dan kota. Organisasi ini selalu mencari cara inovatif untuk melayani pelanggan globalnya dengan lebih baik. Untuk mencapai tujuan ini, Siemens menetapkan strategi transformasi digital.

Strategi ini bertujuan untuk memungkinkan pertumbuhan bisnis jangka panjang dan profitabilitas yang lebih kuat melalui struktur perusahaan yang disederhanakan. Akibatnya, grup ini memisahkan Siemens AG, Siemens Healthineers AG, dan Siemens Energy AG menjadi perusahaan independen, yang berkolaborasi dalam ekosistem bersama yang memiliki kepentingan dan layanan bersama.

Talenta telah menjadi mesin dari program transformasi yang sedang berlangsung ini. Olaf Reichert, Manajer Senior TI dan Kepala Layanan Pengembangan di Siemens AG, menjelaskan: "Dalam beberapa tahun terakhir, berbagai skill dan kompetensi yang dibutuhkan di seluruh grup telah berkembang secara substansial. Sebagai contoh, dengan akuisisi platform kode-rendah Mendix, Siemens telah memperluas portofolio solusinya dan kemudian domain dan keahlian TI-nya."

Di masa lalu, banyak negara mengandalkan sistem dan proses mereka sendiri untuk HCM, termasuk administrasi SDM sehari-hari serta kemampuan seperti pemrosesan penggajian dan manajemen talenta. Banyak sistem HCM inti yang digunakan secara global sudah mendekati masa akhir dukungan berdasarkan peta jalan produk, dan Siemens menyadari adanya peluang berharga untuk pendekatan yang berbeda.

“Sebelumnya, lokasi menggunakan infrastruktur on premises untuk menjalankan sistem HCM mereka sendiri,” lanjut Reichert. “Selain menaikkan biaya kami, cara kerja ini secara signifikan meningkatkan kompleksitas dukungan dari layanan bersama SDM serta dari perspektif TI. Dari sudut pandang karyawan, pendekatan lama menawarkan kemampuan layanan-mandiri terbatas, yang dapat membuatnya memakan waktu untuk menyelesaikan perjalanan SDM umum. Untuk mengatasi tantangan ini sambil meningkatkan pengalaman karyawan serta mendapatkan manfaat dari penawaran SaaS, kami memutuskan untuk mengganti proses global yang berbeda dengan standar yang terpadu dan konsisten.”

Siemens mencari solusi yang memungkinkan pendekatan peluncuran yang umum dan dipercepat untuk manajemen SDM di ketiga perusahaan Siemens, yang digerakkan oleh SDM dan organisasi Global Shared Services.

Untuk mewujudkan visinya, Siemens HR, Global Shared Services dan departemen TI mengeluarkan permintaan proposal (RFP) untuk solusi HCM yang baru. Setelah melalui proses evaluasi yang mendalam, perusahaan menentukan bahwa solusi Workday berbasis cloud—yang diimplementasikan oleh tim pakar industri dan teknologi dari IBM—merupakan solusi yang paling sesuai dengan target transformasi digitalnya.

"RFP kami menyertakan kriteria fungsional SDM dan TI," komentar Reichert. "Dari sisi fungsional, kami mencari solusi yang bisa memberikan perjalanan tanpa hambatan untuk contoh penggunaan SDM yang umum—baik untuk manajer maupun karyawan. Di sisi TI, kami menargetkan solusi yang akan menyederhanakan kebutuhan manajemen, pemeliharaan, dan dukungan kami, sehingga tim Global Shared Services kami dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk aktivitas bernilai tambah. Dari semua solusi yang kami pertimbangkan, kami paling terkesan dengan Workday Human Capital Management. Kombinasi kemampuan HCM yang canggih dari Workday dan pengalaman IBM yang mendalam dalam proyek-proyek HR berskala besar yang serupa meyakinkan kami bahwa kami bisa mencapai tujuan kami untuk proses HR yang sederhana dan penyediaan layanan TI yang ramping."

Reichert melanjutkan: "Kami ingin menghindari biaya dan kerumitan pekerjaan integrasi manual, sehingga fakta bahwa Workday menawarkan serangkaian solusi yang terintegrasi penuh, termasuk Manajemen Absensi, Kompensasi, dan Manajemen Talenta—semuanya disampaikan dari cloud—menjadi sangat menarik. Selama RFP, solusi Workday juga jauh melampaui vendor lain dalam hal pengalaman pengguna, yang meyakinkan kami bahwa solusi ini adalah pilihan yang optimal. Yang terpenting, hubungan strategis yang erat antara tenaga kerja IBM bersertifikat dan Workday memberi kami ketenangan pikiran sejak awal bahwa tim proyek IBM kami memiliki pengetahuan untuk memanfaatkan sebaik mungkin kemampuan seluler baru ini—membantu kami mengganti proses kertas lokal serta sistem HCM yang lama, meningkatkan fleksibilitas, dan mendukung penawaran SDM global."

Pada awal tahap perencanaan, Siemens mendefinisikan pendekatan peluncuran global bersama dengan bisnisnya-Siemens AG, Siemens Healthineers AG, dan Siemens Energy AG-mengelompokkan negara-negara untuk peluncuran regional. Namun, bahkan pendekatan terkelompok ini membutuhkan hingga 10 contoh Workday yang terpisah, menciptakan sekitar 30 aliran kerja paralel untuk implementasi. Untuk membantu mengelola kompleksitas ini, mengurangi risiko bisnis dan mempercepat penerapan, Siemens melibatkan dukungan pakar dari IBM Services.

"Layanan IBM sangat direkomendasikan kepada kami, dan sejak awal sudah jelas bahwa IBM memiliki pengetahuan teknologi yang mendalam dan pengalaman proyek global yang akan membantu kami untuk sukses," kenang Reichert. Fakta bahwa IBM menggunakan solusi Workday sendiri—dan mengimplementasikan solusi tersebut secara internal dengan menggunakan konsultan dan sumber daya teknis mereka sendiri—membuat kami yakin bahwa kami berada di tangan yang tepat."

Bekerja sama dengan IBM Services, Siemens memutuskan untuk memulai implementasi Workday Human Capital Management di wilayah Eropa Barat Daya. Penerapan rangkaian lengkap ini mencakup aplikasi untuk Manajemen Absensi, Kompensasi dan Manajemen Talenta, serta integrasi dengan sistem penggajian SDM yang lama. Untuk seluruh dunia, perusahaan memilih untuk menerapkan Manajemen Talenta Workday terlebih dahulu, dan memperkenalkan komponen solusi lainnya secara bertahap di setiap negara. Untuk memfasilitasi peluncuran ini, Siemens menggunakan teknologi IBM Watson yang lama untuk memperkaya proses SDM dengan kemampuan AI.

"Banyak dari sistem HCM global kami yang sangat disesuaikan, berdasarkan persyaratan hukum dan pajak tertentu dari yurisdiksi setempat—khususnya solusi penggajian lama kami," jelas Reichert. "IBM membantu kami mengidentifikasi peluang untuk mempercepat penerapan solusi baru berdasarkan template Global Process dengan mengelompokkan negara-negara yang serupa ke dalam peluncuran regional, misalnya menciptakan 'wilayah Eropa Barat Daya'. Rekomendasi dari IBM serta jejak global IBM ini terbukti sangat berharga, karena memungkinkan kami untuk menghindari kerumitan yang signifikan dalam upaya mendesain ulang beberapa proses spesifik negara pada saat yang bersamaan."

Selama penerapan awal Workday Human Capital Management, IBM mengembangkan metodologi inovatif untuk membantu merampingkan peluncuran solusi ke wilayah global lainnya. Dinamakan Metode Pabrik IBM, pendekatan ini digerakkan oleh pola dan templat yang dapat diulang (seperti templat Proses Global), yang dilapisi dengan kerangka kerja tata kelola yang kuat dan pendekatan standar untuk mengevaluasi dan menyetujui permintaan perubahan spesifik negara untuk solusi Workday.

Reichert menambahkan: "Kami sangat terkesan dengan efisiensi yang kami peroleh dengan Metode Pabrik IBM. Dengan menerapkan pendekatan-pendekatan praktik terbaik yang dikembangkan melalui kerja sama dengan IBM Services, kami akan dapat mengganti sistem HCM lama di seluruh dunia dengan penawaran Workday secara signifikan lebih cepat."

Dengan mengikuti IBM Factory Method, Siemens telah berhasil menerapkan proses Admin SDM dan Manajemen Talenta Workday di 35 negara di seluruh Eropa dan Asia Pasifik. Perusahaan memprediksi bahwa peluncuran akan selesai dalam 24 bulan ke depan—jauh sebelum batas waktu akhir masa pakai untuk sistem HCM-nya saat ini. Untuk memungkinkan Siemens fokus pada kegiatan inti, perusahaan melibatkan IBM Application Management Services untuk memberikan pemeliharaan dan dukungan berkelanjutan.

"Ini adalah proyek kompleks yang melibatkan 30 alur kerja paralel, namun IBM Services membantu kami memangkas kerumitan ini dan mencapai penerapan solusi Workday kami dengan lancar—termasuk implementasi besar-besaran Workday Manajemen Talenta di seluruh bisnis global," komentar Reichert. "IBM telah memungkinkan kami untuk membuka sinergi dan efisiensi biaya untuk Workday di ketiga perusahaan Siemens, dan kami sangat terkesan dengan profesionalisme tim IBM."

Seiring dengan semakin cepatnya penerapan solusi Workday, Siemens yakin bahwa standardisasi global untuk proses SDM akan membuka efisiensi biaya dan meningkatkan pengalaman karyawan.

"Karena kami terus beralih dari sistem HCM lama ke Proses Global yang telah ditetapkan yang disediakan melalui cloud Workday, kami akan menciptakan peluang untuk menonaktifkan infrastruktur on premises yang mahal," ujar Reichert. "Pada saat yang sama, menyelaraskan kebijakan dan proses SDM global kami akan memungkinkan organisasi Global Shared Services kami untuk memberikan kemampuan HCM kepada bisnis global secara lebih efisien, dan meningkatkan dukungan yang diberikan kepada organisasi bisnis global."

Yang paling penting, solusi Workday baru yang diaktifkan oleh IBM memberdayakan Siemens untuk memperkuat posisinya sebagai perusahaan pilihan global—membantunya untuk menarik, mempertahankan, dan mengembangkan talenta yang dibutuhkan untuk mentransformasi Siemens menjadi perusahaan digital.

“Saat ini, 40.000 karyawan Siemens di 35 negara dapat mengakses kemampuan SDM layanan-mandiri dengan aman dan nyaman langsung dari ponsel cerdas mereka,” komentar Reichert. “Talenta terbaik di bidang teknologi semakin mengharapkan perusahaan untuk memungkinkan mereka berinteraksi dengan HR secara cepat dan lancar melalui saluran digital. Kami yakin proyek kami dengan IBM dan Workday memainkan peran penting dalam membantu kami memenuhi kebutuhan industri ini.”

Berkantor pusat di Munich, Jerman, Siemens (tautan berada di luar ibm.com) merupakan perusahaan teknologi yang berfokus pada industri, infrastruktur, mobilitas, dan perawatan kesehatan. Contohnya adalah pabrik yang hemat sumber daya, rantai pasokan yang tangguh, bangunan yang lebih cerdas, jaringan cerdas, dan transportasi canggih. Siemens Group mempekerjakan sekitar 293.000 orang di seluruh dunia, dengan pendapatan tahunan sekitar EUR 57 miliar.