Sebagai Manajer eBusiness untuk wilayah Amerika Utara di Saint-Gobain, Chase Shelby ditugaskan untuk mengganti sejumlah besar kertas yang dipertukarkan dengan klien dan vendor untuk pemesanan, pelacakan pengiriman, dan pembuatan faktur.
Perusahaan ini perlu mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi operasional, dan merampingkan proses manual. Dan diperlukan solusi otomatis untuk mencapai hal ini. Perwakilan layanan pelanggan (CSR) terhambat oleh proses entri pesanan manual dan merasa dibombardir oleh permintaan tagihan pemuatan, pelacakan pengiriman, dan faktur.
Perusahaan juga ingin melakukan orientasi pelanggan lebih cepat, menyederhanakan pemesanan dengan menawarkan produk vendor yang saling melengkapi, meningkatkan efisiensi pemesanan untuk pelanggan besar dan menerapkan solusi pertukaran data elektronik (EDI) yang dapat memberikan keunggulan kompetitif untuk menarik lebih banyak pelanggan dan vendor.
Saint-Gobain juga menginginkan solusi ini aman dan berbasis cloud.
Shelby mengatakan bahwa sebelum dipromosikan ke posisi eBusiness, dia adalah seorang CSR di Saint-Gobain. Dia menunjukkan bahwa dia harus secara manual menerima pesanan melalui telepon, memasukkannya dan menerima panggilan untuk memberikan informasi pelacakan atau permintaan alamat untuk memberikan dokumen pelanggan seperti faktur. Dia menggambarkan proses ini sebagai tidak efisien dan lambat. Pengalaman pribadinya yang membantu mendorong kebutuhan untuk menemukan solusi EDI yang lebih efisien.
Penghematan Biaya
Biaya yang dihemat dengan menggunakan teknologi EDI adalah 92% per pesanan baris
Operasi tanpa gangguan
Perusahaan sekarang dapat menerima dokumen 24 jam sehari, setiap hari dalam seminggu
Saint-Gobain memilih untuk menerapkan solusi IBM Sterling™ Supply Chain Business Network Premium berbasis cloud untuk membuat spesifikasi EDI untuk dikirim ke vendor. Hal tersebut memilih opsi ini karena keunggulan efisiensi biaya EDI dibandingkan proses manual.
Shelby menunjukkan bahwa solusi rantai pasokan IBM telah meningkatkan efisiensi dalam pemesanan, penagihan, dan pengiriman. Dia mengatakan bahwa pelanggan sekarang dapat menerima notifikasi pengiriman otomatis yang langsung masuk ke sistem mereka, melihat nomor pelacakan, mengetahui kapan pesanan mereka akan tiba dan mengakses semua informasi pengiriman terkait lainnya.
Menguraikan informasi terperinci yang diberikan EDI kepada pelanggannya, Shelby mengatakan bahwa Saint-Gobain sekarang dapat mengirimkan Pemberitahuan Pengiriman Lanjutan (Advanced Shipping Notices/ASN) ke pusat distribusi pelanggan. Ketika pelanggan memindai barcode pada produk yang mereka terima, barcode tersebut langsung terhubung dengan ASN yang dikirim oleh EDI dan menunjukkan semua yang ada di dalam setiap paket. Sebagai hasilnya, para pelanggan ini tidak perlu lagi menghubungi CSR untuk mendapatkan slip pengepakan atau dokumentasi terkait pengiriman lainnya.
"Kami memiliki produk yang dibuat sesuai pesanan dan produk stok," kata Shelby. "Sangat jarang kami memiliki satu pesanan pembelian, satu faktur, dan satu pengiriman yang berlawanan. Jadi, jika pelanggan memesan stok dan barang yang dibuat sesuai pesanan dalam satu PO, kita akan memiliki beberapa faktur dan ASN. Dengan menggunakan alat bantu analisis bisnis dari solusi ini, kami bisa masuk dan mencari nomor PO, mengembalikan semua ASN, semua faktur, dan semua dokumen yang relevan, lalu mengirimkannya ke pelanggan dalam satu kali permintaan."
Ia menyebutkan peningkatan penting lainnya yang diberikan solusi ini kepada perusahaan. Sebagai hasil dari penerapan solusi IBM, Saint-Gobain telah bermitra dengan perusahaan lain yang menjual barang-barang pelengkap. Dengan menggunakan solusi IBM Sterling, pelanggan dapat memesan langsung dari Saint-Gobain dan memesan produk pelengkap pada faktur yang sama. Saint-Gobain mengirimkan produknya ke pelanggan, dan mitranya mengirimkan produk pelengkapnya. Dan seluruh prosesnya ditangani melalui EDI.
"Pelanggan menikmati hal ini karena mereka hanya akan menerima satu faktur dari dua perusahaan dengan satu nomor pesanan pembelian," kata Shelby. "Kemitraan ini tidak hanya baik untuk kami berdua, dari segi penjualan, tetapi juga baik untuk pelanggan, yang tidak perlu berurusan dengan banyak vendor."
Sebagai pengguna Sterling Supply Chain Business Network Premium, Saint-Gobain memiliki akses ke para pakar pemetaan IBM yang ditugaskan untuk aspek-aspek penting dari solusi EDI produsen. "Hal ini memungkinkan kami untuk menjalankan beberapa proyek sekaligus karena saya bisa membuka masalah dengan IBM dan meminta mereka bekerja membuat peta untuk satu pelanggan, sementara saya menguji proyek yang lain," ujar Shelby.
Ia mengatakan bahwa dengan menggunakan sumber daya IBM, perusahaannya dapat melakukan onboarding pelanggan dengan lebih cepat dibandingkan jika ia melakukannya sendiri. Tidak hanya lebih cepat, tetapi prosesnya juga lebih ramping. “Saya mengisi formulir sederhana. Saya hanya mengisinya dengan informasi EDI pelanggan dan memberi tahu tim kami peta mana yang akan disalin," kata Shelby. Dia menambahkan bahwa formulir ini dapat disalin dan disesuaikan untuk setiap pelanggan agar sesuai dengan kebutuhan EDI masing-masing.
Saint-Gobain juga dapat memanfaatkan peningkatan visibilitas dan kemampuan AI yang hadir dengan solusi rantai pasokan premium IBM. Shelby mengatakan bahwa mengotomatiskan transfer dokumen dan pemberitahuan pengiriman faktur secara langsung ke dalam sistem pelanggannya memberikan mereka visibilitas yang lebih besar ke dalam proses. Dengan demikian, pelanggan tidak perlu menelepon atau mengirim email kepada Saint-Gobain untuk mendapatkan informasi tambahan, yang membebaskan CSR-nya untuk melakukan tugas-tugas bernilai tambah lainnya.
Saat mengomentari dampak pemindahan EDI rantai pasokan Saint-Gobain ke cloud, Shelby mencatat bahwa, "Kami dapat mengambil sebagian beban server yang kami miliki secara internal dan memindahkannya ke cloud, dengan IBM yang mengelolanya untuk kami melalui IBM Sterling Supply Chain Business Network Premium."
Solusi IBM menguntungkan Saint-Gobain karena solusi ini menghilangkan entri pesanan manual untuk CSR sehingga mereka bebas untuk bersikap proaktif, bukan reaktif, dengan pelanggan. "Mereka tidak menghabiskan waktu mereka untuk memasukkan pesanan setiap hari, menerima panggilan telepon dan meminta salinan faktur atau slip pengepakan," kata Shelby.
Manfaat lainnya adalah perusahaan sekarang dapat mengirim PO, ASN, dan faktur kepada pelanggan melalui EDI. Sebelumnya, pelanggan akan meminta informasi ini dari CSR perusahaan; sekarang, jumlah panggilan ini telah menurun drastis.
Shelby mencatat bahwa salah satu keuntungan efisiensi yang paling signifikan dari penggunaan EDI untuk PO adalah kecepatan dan akurasi yang lebih tinggi, dan perusahaan sekarang dapat menerima dokumen 24 jam sehari, setiap hari dalam seminggu. "Tujuan utama kami setiap tahun adalah membawa sebanyak mungkin pelanggan ke EDI. Saat ini kami berada di antara 50% dan 60%," kata Shelby.
Dengan akses yang diberikan solusi rantai pasokan IBM kepada para ahli pemetaan IBM, Saint-Gobain dapat menekan biaya EDI karena membutuhkan lebih sedikit pembuat peta dan administrator. Solusi tersebut juga memudahkan perusahaan untuk mengerjakan beberapa proyek secara bersamaan.
Penghematan biaya lain untuk Saint-Gobain terjadi melalui analisis solusi. Shelby mengatakan bahwa dengan menggunakan analitik, perusahaan bisa mengurangi biaya dengan mengidentifikasi proses yang kuno dan tidak efisien. Ia menyebutkan sebuah contoh: "Pada saat itu, ketika kami mengirimkan faktur ke pelanggan, kami juga akan mengirimkan kembali dokumen status ke sistem SAP kami untuk memberitahukan bahwa faktur tersebut telah diterima oleh IBM. Dengan menghilangkan proses ini, kami menghemat cukup banyak biaya dokumen bulanan kami."
Shelby mengatakan bahwa Saint-Gobain berencana untuk memperluas akses ke solusi IBM Sterling Business Transaction Intelligence ke departemen piutang perusahaan. Departemen itu sering datang ke tim eBusiness-nya untuk menanyakan apakah pelanggan telah berhasil menerima faktur melalui EDI. Tetapi mengizinkan departemen piutang untuk terhubung ke Sterling Business Transaction Intelligence akan mengurangi bolak-balik antar departemen dan sehingga dapat langsung mengakses data yang dimintanya.
Saint-Gobain (tautan berada di luar ibm.com) adalah produsen abrasif global terkemuka. Perusahaan ini merancang solusi yang disesuaikan untuk mendapatkan opsi terbaik untuk kinerja, biaya dan keamanan. Dengan pengalaman lebih dari 130 tahun dan lebih dari 10.000 karyawan, perusahaan ini melayani pelanggan melalui jaringan 60 fasilitas di hampir 30 negara. Perusahaan ini berkantor pusat di Worcester, Massachusetts.
Catatan kaki
© Hak Cipta IBM Corporation 2020. IBM Corporation, IBM Supply Chain, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, November 2020.
IBM, logo IBM, ibm.com, IBM Watson dan Watson merupakan merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web “Informasi hak cipta dan merek dagang” di https://www.ibm.com/legal/copytrade.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.