Ricoh perlu memastikan kualitas layanan yang andal dan latensi rendah saat mereka memperluas layanan konferensi video dan web, serta menghindari pemadaman sistem yang disebabkan oleh kegagalan perangkat keras.

Ricoh memilih untuk bermigrasi ke IBM Cloud bare metal servers di lima pusat data global IBM Cloud untuk memastikan layanan yang andal, dan menciptakan mekanisme untuk meningkatkan kapasitas yang berlebihan untuk menghilangkan pemadaman.  

Ricoh pertama kali menawarkan paket bisnis konferensi video dan web, Unified Communication System (UCS), pada bulan Agustus 2011, yang memungkinkan pengguna untuk memulai konferensi hanya dengan menyalakan dan menekan sebuah tombol. Yang menggembirakan bagi Ricoh, tahun-tahun berikutnya terjadi peningkatan pesat dalam jumlah pengguna bisnis, dan beban kerja melonjak.

"UCS adalah layanan yang sangat peka terhadap penundaan," ujar Naoki Umehara dari Departemen Cloud Platform Ricoh. "Makin dekat lokasi pusat data kami dengan pengguna, makin tinggi kualitas video dan audio yang dapat kami berikan. Kami hanya memiliki dua pusat data, di Amerika Serikat dan Jepang, dan menjadi tantangan tersendiri untuk menyediakan layanan yang stabil karena jumlah pengguna UCS yang terus meningkat di seluruh dunia."

Infrastruktur Ricoh terdiri dari virtual machines di VMware vSphere dalam cloud pribadi yang dihosting di dua pusat data dan dikelola menggunakan VMware vCenter Server. Seiring dengan meningkatnya permintaan layanan, perusahaan mulai mengalami masalah dengan pemadaman yang disebabkan oleh kegagalan perangkat keras.

"Prioritas utama kami adalah menyediakan layanan berkualitas tinggi yang sangat stabil dan tersedia 24/7. UCS digunakan untuk video bisnis global dan konferensi web, dan memastikan pengiriman layanan yang selalu aktif sangat penting," kata Naoki Umehara.

Untuk membangun ketahanan dan mempertahankan kualitas, Ricoh berencana untuk menambah pusat data lagi di Australia. Namun, ada kekhawatiran tentang latensi, mengingat jaraknya ke AS dan Jepang, dan tentang biaya pengoperasian pusat data di beberapa lokasi.

Ricoh meninjau strateginya dan memilih untuk beralih dari pusat datanya sendiri ke menguji coba penyedia cloud komersial. Perusahaan memutuskan bahwa operasi baru di Australia akan menjadi langkah pertama yang ideal, dan mencari cara untuk mengaktifkan layanan UCS baru dengan perubahan sesedikit mungkin. Ricoh menyelidiki penawaran IBM Cloud bare metal servers, dan memilih pusat data IBM Cloud Melbourne untuk memperluas jejak UCS-nya, mereplikasi tumpukan VMware vSphere dan vCenter yang sama sehingga aplikasinya akan terus berjalan seperti sebelumnya.

Hiroyuki Kanda dari Departemen Platform Cloud Ricoh menceritakan kisahnya: "Kami melihat bahwa tidak ada masalah dengan paket data yang hilang dan latensi, yang selama ini menjadi salah satu kekhawatiran utama kami. Setelah menguji koneksi antara pusat data Melbourne dan pusat data on-premises Ricoh, serta membandingkan beban kerja yang mendasari dan server pengiriman video, kami melihat bahwa IBM Cloud bare metal servers mendukung beban yang lebih tinggi dan lebih fleksibel untuk dikelola."

Setelah penerapan di Melbourne yang sukses, Ricoh melanjutkan dengan peluncuran server tambahan di Amsterdam, Washington DC, dan Seoul (lihat diagram). Untuk beban kerja domestik Jepang, di mana sebagian besar pengguna Ricoh berada, cloud pribadi dan IBM Cloud yang ada saat ini beroperasi secara paralel hingga migrasi ke pusat data IBM Cloud Tokyo selesai, sehingga memastikan layanan yang berkesinambungan saat Ricoh melakukan transisi.  

"Kami bisa mencapai transisi yang mulus dari virtual machines on-premises ke IBM Cloud bare metal servers," ujar Hiroyuki Kanda. "Karena tidak ada perubahan konfigurasi aplikasi yang diperlukan, maka tinggal mengambil gambar, memindahkan virtual machines ke IBM Cloud, dan mengubah alamat IP."

Dengan UCS yang sekarang berjalan di IBM Cloud, biaya operasional Ricoh berkurang setengahnya dalam tiga tahun terakhir. Jika sebelumnya perusahaan harus berurusan dengan siklus perencanaan yang panjang dan menilai kapasitas, Ricoh sekarang dapat menerapkan sumber daya server fisik tambahan berdasarkan permintaan kapan pun diperlukan.

“Sejak mengadopsi IBM Cloud, kami telah mengadopsi pendekatan Immutable Infrastructure di mana infrastruktur secara otomatis dibangun kembali setiap kali sistem berubah, untuk membantu memastikan stabilitas, efisiensi, dan keandalan yang lebih besar,” kata Hiroyuki Kanda. “Kami juga telah memperkenalkan otomatisasi melalui beragam API yang ditawarkan oleh IBM Cloud. Misalnya, kami membuat mekanisme untuk menerapkan lingkungan pengembangan tambahan secara otomatis pada pukul 8:00 pagi pada hari kerja, dan kemudian menurunkan kembali skalanya pada pukul 20:00. Ini memberi kami kapasitas ketika kami membutuhkannya, menghindari investasi berlebihan, dan membantu kami memotong biaya.”

Selain itu, dengan beralih ke IBM Cloud, Ricoh telah meningkatkan stabilitas sistem dan ketersediaan yang lebih baik. Saat permintaan meningkat, Ricoh dapat menambahkan server lebih lanjut dan menerapkan virtual machines untuk memastikan dimilikinya kapasitas yang cukup. Daripada memberikan modal investasi hanya pada beberapa pusat data yang besar dan jauh secara geografis, IBM Cloud memungkinkan Ricoh untuk meningkatkan kapasitas sesuai permintaan, sesuai kebutuhan, dan memilih lokasi pengiriman yang akan memaksimalkan kualitas layanan.

Mengikuti kesuksesan dalam mengadopsi IBM Cloud, Ricoh memanfaatkan kemampuan baru ini. Perusahaan berencana untuk membuat mekanisme pemulihan bencana otomatis, mentransisikan beban kerja antar-pusat data tanpa gangguan layanan. "IBM Cloud telah membuka banyak pintu bagi kami," ujar Hiroyuki Kanda. "Kami yakin bahwa IBM Cloud akan memberikan konferensi video dan web yang stabil, andal, dan berkapasitas tinggi, serta membantu kami mengembangkan layanan-layanan baru yang menarik di masa depan."

Berkantor pusat di Tokyo, Ricoh (tautan berada di luar ibm.com) beroperasi di sekitar 200 negara, memberdayakan tempat kerja digital dengan menggunakan teknologi dan layanan inovatif, yang memungkinkan setiap orang untuk bekerja lebih cerdas. Ricoh telah mendorong inovasi selama lebih dari 80 tahun, dan kini menjadi penyedia terkemuka konferensi video dan web, solusi manajemen dokumen, layanan TI, dan sistem industri.