Bangunan publik sering kali memainkan banyak peran dalam masyarakat kita. Sebagai situs peristiwa bersejarah penting, struktur ini jadi bagian penting dari warisan kita. Dibarengi dengan signifikansi arsitekturnya, bangunan publik sering kali menjadi daya tarik bagi pengunjung dan wisatawan. Selain itu, banyak dari bangunan-bangunan ini masih digunakan sehari-hari sebagai tempat tinggal resmi, gedung pemerintah, balai kota, museum, perpustakaan, dan fasilitas umum lainnya.
Ini adalah kisah tentang suatu bangunan ikonik yang merupakan magnet pariwisata global yang sangat kuat dan menjadi tempat kerja bagi lebih dari 2.500 orang. Awalnya dibangun pada abad pertengahan dan terakhir direnovasi lebih dari 150 tahun yang lalu, situs ini selalu rumit pemeliharaannya. Karena pekerjaan besar hanya dapat dilakukan selama periode liburan singkat, biaya menjadi meningkat dan ruang lingkup renovasi pun terbatas.
Akibatnya, hampir setiap aspek bangunan memerlukan perbaikan: pemanas, ventilasi, sistem kelistrikan, atap, jendela, bebatuan, dan banyak lagi. Demi alasan kesehatan dan keselamatan, asbes harus disingkirkan dan sistem pemadam kebakaran harus dimodernisasi. Akses bagi penyandang disabilitas dan prosedur evakuasi darurat juga menjadi perhatian karena bangunan ini tidak dirancang untuk kebutuhan tersebut.
Pada bulan Oktober 2019, badan publik yang bertanggung jawab atas situs tersebut memutuskan untuk bertindak. Lembaga ini membentuk sebuah organisasi independen yang ditugaskan untuk merenovasi bangunan secara menyeluruh dan menerapkan langkah-langkah untuk membuatnya lebih mudah dan lebih murah dikelola. Organisasi baru ini dibentuk sebagai organisasi dua tingkat, yang terdiri dari Badan Sponsor sebagai pengelola ruang lingkup, anggaran, dan kerangka waktu, serta Otoritas Pelaksana sebagai pengawas dan pelaksana pekerjaan.
Penting untuk bergerak cepat; enam bulan setelah pengumuman pembentukannya, organisasi ini bertanggung jawab untuk memproses orientasi, mengelola, dan membayar para pemasok program restorasi. Organisasi ini juga perlu meningkatkan tim internalnya dengan cepat, dari staf inti awal yang terdiri dari 25 orang menjadi program berskala penuh.
Karena didirikan sebagai badan yang sepenuhnya independen, organisasi ini tidak dapat menggunakan infrastruktur TI sektor publik yang sudah tersedia. Akibatnya, diperlukan waktu sekitar tiga bulan untuk menemukan solusi yang dapat memenuhi kebutuhan keuangan, pengadaan, SDM, dan perekrutan. Solusi tersebut juga harus fleksibel sehingga dapat mengikuti perkembangan program restorasi.
Pengiriman Lebih Cepat
Memberikan solusi yang berfungsi penuh berdasarkan praktik terbaik hanya dalam 3 bulan
Penyelesaian Tepat Waktu
Memastikan penyelesaian tepat waktu selama pandemi COVID-19 dengan mengalihkan 60% pekerjaan ke model kerja jarak jauh
Terdesak oleh keterbatasan waktu, organisasi ini memutuskan untuk fokus pada hal-hal mendasar: menciptakan fondasi kokoh yang menyediakan fungsionalitas mutlak dan wajib ada terlebih dahulu, serta kemudian mengembangkannya seiring dengan bertambahnya jumlah staf dan pemasok yang bergabung.
Menyadari bahwa mereka tidak memiliki waktu untuk membangun infrastruktur TI yang lengkap dari awal dan ingin merangkul teknologi modern yang tahan terhadap gempuran zaman, organisasi ini memutuskan untuk mengadopsi solusi perangkat lunak sebagai layanan (SaaS). Mereka menginginkan sebuah platform dengan proses standar industri yang masuk akal dan siap untuk segera digunakan. Platform tersebut juga harus beroperasi di cloud sehingga tim manajemen program dapat fokus merancang proses bisnis mereka tanpa khawatir akan perangkat lunak dan infrastruktur yang mendasarinya, sekaligus mendapatkan keamanan data yang canggih.
Setelah mempertimbangkan beberapa opsi, organisasi ini akhirnya menetapkan rangkaian Oracle Cloud Applications sebagai platform pilihannya. Dengan Oracle, para pengambil keputusan organisasi dapat melihat peta jalan yang jelas untuk berkembang dari solusi skala kecil awal ke situasi masa depan yang telah direncanakan. Mereka juga memahami bagaimana tumbuh secara terukur dan modular. Mereka juga mendapati bahwa Oracle banyak digunakan oleh berbagai lembaga sektor publik lainnya. Ini makin meyakinkan mereka bahwa platform ini merupakan solusi yang tepat.
Selanjutnya, organisasi ini membutuhkan mitra implementasi yang berpengalaman dalam menghadirkan solusi Oracle Cloud di bawah batasan waktu yang ketat. Oracle merekomendasikan IBM Services, yang baru-baru ini menyelesaikan proyek yang sangat mirip bagi organisasi sektor publik lain di negara yang sama.
Organisasi ini terkesan dengan pendekatan IBM dalam memahami persyaratan dan membantu menentukan produk minimum yang layak (MVP). Pendekatan IBM Design Thinking membantu menjaga proyek tetap berada di jalurnya dengan berfokus pada ruang lingkup. Pendekatan ini membedakan antara fitur-fitur inti yang benar-benar harus ada di MVP dan fitur-fitur pengembangan lainnya yang dapat diselesaikan oleh organisasi tersebut pada fase proyek selanjutnya.
Sebagai contoh, proses orientasi pemasok akan menjadi salah satu proses terpenting bagi organisasi ini ketika mulai mengelola sejumlah besar kontraktor untuk mengerjakan bangunan. Namun, perusahaan hanya perlu memproses orientasi sejumlah kecil pemasok di awal karena telah mengambil alih pengelolaan sejumlah kontrak dan pesanan pembelian yang sudah ada.
Oleh karena itu, tim memutuskan untuk menangani proses orientasi secara manual untuk kelompok pemasok pertama ini, sehingga waktu mereka dapat digunakan untuk fokus pada prioritas yang lebih mendesak bagi implementasi awal Oracle. Keuntungan lainnya, menjalankan proses orientasi awal secara manual akan membantu staf membersihkan data dan mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang persyaratan, sehingga mereka dapat membangun proses otomatis yang lebih kuat di fase proyek berikutnya.
Salah satu pelajaran utama yang diperoleh dari IBM adalah cara mengomunikasikan pendekatan MVP dan manfaat standardisasi kepada para pemangku kepentingan organisasi. Selama sprint desain, tim gabungan IBM dan klien menggunakan IBM Blueworks Live untuk memetakan dan menyematkan proses Oracle sehingga semua orang dapat melihat dengan jelas cara kerja proses tersebut. Hal ini membantu semua pihak untuk menerapkan cara yang lebih terstandardisasi sesuai praktik terbaik dalam melaksanakan pekerjaan dan melepaskan persepsi lama yang mereka miliki tentang pelaksanaan suatu proses.
Setelah desain MVP selesai, tim merencanakan dan melaksanakan pembangunan dan pengujian Oracle Cloud Applications untuk memastikan penyelesaian sesuai tenggat. Karena tim telah menggunakan fungsionalitas bawaan sedapat mungkin, sebagian besar logika bisnis telah diuji secara menyeluruh oleh Oracle. Ini berarti bahwa upaya pengujian dapat fokus terutama pada area yang diperkirakan memiliki volume transaksi tinggi atau tingkat risiko tinggi. Dengan demikian, proses pengujian dapat disesuaikan dengan waktu yang tersedia tanpa mengorbankan kualitas.
Meskipun lebih dari 60% proyek harus dikerjakan dari jarak jauh karena pandemi COVID-19, tim berhasil memenuhi tenggat. Modul SDM, pengadaan, dan perekrutan diluncurkan dalam waktu kurang dari tiga bulan, disusul oleh modul keuangan satu bulan kemudian. Semua proses migrasi berjalan dengan baik dan sistem diluncurkan sesuai tenggat sehingga karyawan baru dapat mulai bekerja secara produktif segera setelah bergabung dengan organisasi.
Berkat hadirnya Oracle Cloud Applications, organisasi ini kini memiliki alat yang dibutuhkan untuk mengelola bisnis sehari-hari seiring dengan bertambahnya jumlah staf dan dimulainya proses orientasi pemasok untuk mendukung desain dan pelaksanaan puluhan proyek renovasi yang vital.
Dengan mengadopsi solusi standar industri di bidang keuangan, pengadaan, SDM, dan perekrutan, organisasi ini kini memiliki serangkaian proses bisnis yang jelas dan terdokumentasi dengan baik, yang akan membantunya tetap cerdas, efisien, dan skalabel seiring pertumbuhannya. Sementara itu, platform Oracle Cloud yang mendasarinya akan berkembang untuk mengikuti persyaratan peraturan dan menyediakan fungsionalitas yang lebih kaya. Hal ini memungkinkan organisasi ini untuk fokus pada masalah tingkat bisnis, bukan infrastruktur TI.
Solusi ini memungkinkan tata kelola yang kuat dan transparansi penuh, yang merupakan prioritas utama bagi organisasi yang berinvestasi pada dana publik. Laporan terstandardisasi dari Oracle Cloud Applications membantu Badan Sponsor dan Otoritas Pelaksana untuk memahami pos-pos pembelanjaan dan membangun opini serta analisis seputar kontrak, permintaan, dan pesanan pembelian. Selain itu, setiap keputusan keuangan dan operasional sangat mudah diaudit, sehingga memberikan akuntabilitas penuh.
Seiring dengan meningkatnya pekerjaan, organisasi ini akan dapat melaporkan total kontrol tahunan di tingkat korporat dan mengidentifikasi area program yang melampaui atau tidak memenuhi anggaran. Sistem ini juga dapat menganalisis rantai pasokan guna memastikan bahwa otorisasi diberikan dengan tepat dan pemasok dibayar secara adil, akurat, dan tepat waktu.
Karena organisasi ini pada akhirnya bertanggung jawab kepada pemerintah dan para wajib pajak, sangat penting untuk dapat mempertanggungjawabkan setiap sen dana yang dibelanjakan untuk program restorasi. Dengan bantuan dari IBM dan Oracle, organisasi ini yakin akan kemampuannya dalam menjaga kepercayaan publik bahwa program restorasi dikelola secara efisien dan memanfaatkan dana publik sebaik mungkin untuk menghadirkan salah satu bangunan publik paling ikonik di dunia yang sesuai dengan standar modern saat ini.
Klien IBM ini bertanggung jawab melaksanakan renovasi salah satu bangunan publik bersejarah terpenting di dunia. Dibentuk sebagai perusahaan independen pada tahun 2019, peran utama organisasi ini adalah melaksanakan pengadaan dan pengelolaan kontraktor serta rantai pasokan untuk proyek tersebut.
Catatan kaki
© Hak Cipta IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Services, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Maret 2021.
IBM, logo IBM, ibm.com, dan IBM Services adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web pada "Informasi hak cipta dan merek dagang" di www.ibm.com/id-id/legal/copytrade.shtml.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.
Oracle Cloud Applications bukan merupakan produk atau penawaran IBM. Oracle Cloud Applications dijual atau dilisensikan, bilamana terjadi, kepada pengguna berdasarkan syarat dan ketentuan Oracle, yang disediakan bersama produk atau penawaran tersebut. Ketersediaan, serta setiap dan semua jaminan, layanan, dan dukungan untuk Oracle Cloud Applications menjadi tanggung jawab langsung dari, dan disediakan langsung kepada pengguna oleh, Oracle.
Pernyataan Praktik Keamanan yang Baik: Keamanan sistem IT mencakup perlindungan sistem dan informasi melalui pencegahan, deteksi, dan respons terhadap akses yang tidak semestinya dari dalam dan luar perusahaan Anda. Akses yang tidak tepat dapat mengakibatkan informasi diubah, dihancurkan, disalahgunakan, atau disalahgunakan, atau dapat mengakibatkan kerusakan atau penyalahgunaan sistem Anda, termasuk untuk digunakan dalam serangan terhadap pihak lain. Tidak ada sistem atau produk IT yang bisa dianggap sepenuhnya aman dan tidak ada satu pun produk, layanan, atau tindakan keamanan yang bisa sepenuhnya efektif dalam mencegah penggunaan atau akses yang tidak semestinya. Sistem, produk, dan layanan IBM dirancang untuk menjadi bagian dari pendekatan keamanan yang sesuai hukum dan komprehensif, yang akan melibatkan prosedur operasional tambahan, dan mungkin memerlukan sistem, produk, atau layanan lain agar lebih efektif. IBM TIDAK MENJAMIN BAHWA SISTEM, PRODUK, ATAU LAYANAN APA PUN KEBAL DARI, ATAU AKAN MEMBUAT PERUSAHAAN ANDA KEBAL DARI, TINDAKAN JAHAT ATAU ILEGAL DARI PIHAK MANA PUN.