“Alat manajemen proses kami bersifat sumber terbuka. Tidak ada pemasok lokal yang dapat mendukungnya, dan teknologinya sudah tua, jadi tidak praktis bagi pengembang internal kami untuk mempelajarinya,” kata Merve Faydali, Customer Experience Application Manager di MNG Kargo. “Solusi ini tidak mampu memberikan output yang dibutuhkan oleh unit bisnis kami. Selain itu, kami ingin mengotomatisasi banyak proses manual kami sebagai bagian dari transformasi digital kami, tetapi platform tidak mampu melakukannya.”

Tantangan lain adalah kurangnya integrasi antara proses bisnis perusahaan dan sistem manajemen dokumen tersebut. Banyak proses berbasis kertas dan membutuhkan penyimpanan dokumen secara fisik. Sulit untuk memantau proses tersebut untuk efisiensi dan memberi manajemen masukan penting untuk keputusan bisnis.

MNG Kargo membutuhkan platform baru yang dapat diskalakan untuk mengotomatisasi proses bisnisnya dan sistem manajemen dokumen otomatis yang terdigitalisasi untuk mengelola konten di seluruh organisasi.

"Kemampuan alur kerja otomatisasi bisnis memungkinkan transfer mudah sekitar 5.300 faktur per bulan ke dalam sistem ERP kami, meningkatkan kelangsungan operasional—tujuan penting dari perusahaan transportasi terkemuka di pasar," kata Faydali. "Selain itu, kami sekarang menjalankan proses perawatan kendaraan kami menggunakan kemampuan alur kerja, sebuah proses yang sebelumnya membutuhkan faktur kertas manual paling banyak. Kami berhasil menghemat banyak upaya dengan mengintegrasikan proses ke dalam ERP.

"Kami juga menjalankan persetujuan paket non-standar melalui kemampuan alur kerja," lanjutnya. "Dan kami telah merancang proses baru agar permintaan keuangan dari cabang-cabang kami dapat mengalir ke kantor pusat secara digital. Alur permintaan utama ini memiliki berbagai sub-aliran di bawahnya, yang menyediakan hierarki persetujuan antara operasi dan kantor pusat."

Kemampuan manajemen konten dari solusi ini menjadi fondasi bagi sistem manajemen dokumen perusahaan, yang dengannya perusahaan dapat mendigitalkan faktur dan dokumen penting lainnya serta menyimpannya dengan aman menggunakan skema keamanan kompleks bawaan yang dirancang untuk melindungi dokumen rahasia agar tidak terpapar ke pengguna yang tidak berwenang.

Bekerja sama, ketiga tim — 32bit, IBM dan MNG Kargo — tidak hanya dapat memenuhi target tanggal penyelesaian proyek, tetapi juga melatih tim TI MNG Kargo untuk mulai melakukan pemeliharaan sistem dan pengembangan aplikasi. Dalam waktu tiga tahun, perusahaan ini membangun prosesnya sendiri.

Saat ini, MNG Kargo menuai hasil dari alur kerja otomatisasi bisnis dan sistem manajemen konten yang baru. Dengan yang pertama, perusahaan dapat melacak lebih dari 2.500 permintaan proses bisnis dan 8.000 tugas per hari dan menargetkan untuk meningkatkan jumlah permintaan proses bisnis menjadi 4.000 pada akhir tahun 2021, dengan total lebih dari 10.000 transaksi per hari.

Dengan adanya alur kerja otomatis:

• Proses otomatis untuk mengirimkan permintaan kendaraan dan menghasilkan estimasi kuantitas dan biaya harian membuat persetujuan pembayaran menjadi lebih cepat, sehingga meningkatkan kepuasan pemasok.
  
  
• Otomatisasi proses klaim kerusakan memungkinkan penyelesaian dan kompensasi klaim yang lebih cepat, yang membuat pelanggan lebih bahagia.
  
  
• Akses ke informasi rahasia dalam dokumen dan laporan memberikan lebih banyak visibilitas ke dalam hubungan sebab-akibat yang konkret dalam proses kompensasi kerusakan pengiriman, sehingga manajemen dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik berdasarkan nilai yang terukur.
  
  
• Integrasi dengan sistem ERP memungkinkan keputusan persetujuan yang lebih sadar dan akurat dalam proses material melalui akses ke informasi tentang produk yang diminta oleh pengguna dan informasi stok saat ini.
  
  
• Pengiriman email atau surat pengantar permintaan secara otomatis memberikan resolusi yang lebih cepat dalam proses permintaan keuangan operasional.
  
  
• Visibilitas yang lebih besar ke dalam faktur operasional membantu mendorong keputusan investasi, dan akses yang lebih mudah ke data keluhan pelanggan membantu menyelesaikan masalah dan meningkatkan proses di sumber masalah.

Staf juga dapat dengan mudah membandingkan jumlah pembelian yang disetujui dengan jumlah faktur. "Sebelumnya, sulit bagi para manajer untuk mendeteksi perbedaan karena persetujuan dilakukan melalui email," ujar Faydali. "Sejak mengimplementasikan proyek ini, manajemen bisa melihat semua bagian proses selama beberapa bulan, dan beberapa contoh kecurangan bisa diblokir sebagai hasilnya."

Sistem manajemen konten yang baru juga memberikan dampak yang sangat positif. Permintaan proses bisnis melibatkan rata-rata 3.000 dokumen per hari, yang menghasilkan 6.000 transaksi per hari. Sebagian besar dokumen ini adalah faktur yang berisi informasi rahasia. Selain memproses, menangani, dan melindungi dokumen, sistem ini menyimpan cadangan sekitar 43 juta faktur masa lalu.

Dengan sistem manajemen konten:

• Karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari faktur dan dokumentasi lainnya, yang meningkatkan efisiensi dan menghemat uang perusahaan.
  
  
• Dokumen dapat dengan mudah diambil, dan penyimpanan dokumen-dokumen tersebut lebih aman.

Saat ini, MNG Kargo sedang dalam proses mengintegrasikan proses-proses tambahan ke dalam sistem tersebut dan siap untuk tahap selanjutnya dalam perjalanan otomatisasi. "Kami memperbarui kontrak kami dengan 32bit di awal tahun dan berencana untuk bertemu dengan 32bit dan IBM untuk mempelajari teknologi AI dan robotic process automation (RPA) di tahun mendatang," pungkas Faydali. Kombinasi kerja sama tim dan inovasi tersebut menjadi pertanda baik bagi kesuksesan yang berkelanjutan karena perusahaan mengembangkan proses baru yang terotomatisasi dalam mengejar transformasi digitalnya.

Didirikan pada tahun 2003 dan berkantor pusat di Istanbul, Turki, MNG Kargo (tautan berada di luar ibm.com) merupakan penyedia layanan kurir dan pengiriman paket terkemuka di Turki. Perusahaan ini memiliki lebih dari 850 cabang, 27 pusat transfer, 35 hub mini dan 14 direktorat regional. Dengan lebih dari 12.000 karyawan, perusahaan memberikan layanan ke lebih dari 600.000 alamat per hari di 220 negara menggunakan sekitar 3.500 kendaraan daratnya sendiri selain kendaraan sewaan.

Tentang Bilgisayar 32bit

Didirikan pada tahun 1988 di Istanbul, Turki, IBM Business Partner 32bit menyediakan solusi peranti lunak TI siap pakai bagi perusahaan-perusahaan, serta integrasi teknologi dan layanan konsultasi. Bidang keahlian utama meliputi proses bisnis, arsitektur berorientasi layanan (SOA) dan integrasi, aplikasi keuangan, serta aplikasi seluler dan Java Enterprise Edition (JEE).