Ketika memikirkan tentang pertahanan nasional, wajar jika berfokus pada keberanian dan dedikasi personel angkatan bersenjata: Kementerian Pertahanan (MoD) Inggris mempekerjakan lebih dari 190.000 orang di Angkatan Darat Inggris, Angkatan Laut Kerajaan, Angkatan Udara Kerajaan, dan Komando Strategis. Namun kita tidak boleh melupakan kontribusi vital dari 58.000 personel sipil MoD, yang menyediakan berbagai layanan pendukung untuk membantu menjaga negara tetap aman.
Seperti semua organisasi modern besar, MoD bergantung pada efisiensi sejumlah layanan bisnis, seperti keuangan, pengadaan, dan sumber daya manusia. Tidak seperti Kementerian dan masing-masing angkatan yang menjalankan departemen akuntansi, pembelian, dan SDM mereka sendiri, MoD mengoperasikan model layanan bersama terpusat, yang dilaksanakan oleh divisi Layanan Bisnis Pertahanan (DBS).
DBS bertanggung jawab atas penyediaan layanan ini secara menyeluruh, termasuk tidak hanya staf ahli dan proses bisnis yang dirancang dengan baik, tetapi juga teknologi yang mendasarinya. Selama bertahun-tahun, seiring dengan meluasnya tugas DBS, DBS mewarisi banyak sistem IT dan sumber data yang berbeda dari berbagai lembaga di dalam MoD, mulai dari aplikasi dan basis data perusahaan yang besar hingga alat bantu dan spreadsheet yang dibuat khusus.
Mengelola kerumitan ini menjadi pekerjaan penuh waktu bagi tim DBS, dan beban pemeliharaan menyulitkan mereka untuk memberikan peningkatan layanan. Organisasi ini ingin beralih ke model operasi yang lebih modern dan efisien dan menyadari bahwa standarisasi dan konvergensi lingkungan IT akan menjadi langkah pertama yang penting, membantu memangkas biaya kepemilikan, mengurangi pemeliharaan, dan memitigasi risiko bisnis.
"DBS ingin menyederhanakan lingkungan sistemnya karena beberapa alasan," jelas James Courtney-Holt, CIO Finance & Commercial Lead di DBS. "Dengan begitu, kami akan dapat memanfaatkan perangkat lunak Oracle dan IBM® Cognos inti kami dengan sebaik-baiknya dan mengaktifkan sumber daya DBS. Tim internal DBS kami dapat bertanggung jawab penuh atas dukungan dan perubahan sistem kami. Dan kami dapat bersiap untuk beralih ke layanan cloud di masa depan
Layanan bersama yang lebih cerdas
Layanan bersama yang lebih cerdas membantu Kementerian Pertahanan mendukung 19.000 personel angkatan bersenjata
Warisan untuk Sistem Perusahaan
Platform baru ini menggantikan 4 sistem lama dengan hanya 1 aplikasi perusahaan
DBS meluncurkan inisiatif besar dan multiyear untuk merasionalisasi lingkungan sistem dan mendorong efisiensi baru. Dengan dukungan dari IBM® Consulting dan Deloitte, DBS bertujuan untuk mentransformasi tiga area utama IT-nya: aplikasi perusahaan yang mendukung proses kontrak, pembelian, dan keuangan (CP&F); sistem keuangan yang mendukung perencanaan, penganggaran, dan peramalan (PB&F); serta basis data dan perangkat analitik yang menyediakan informasi manajemen (MI) bagi para pengguna di seluruh MoD.
Kontrak, pembelian, dan keuangan
Untuk meningkatkan efisiensi proses komersial dan keuangannya, DBS memutuskan untuk mengganti sejumlah sistem terpisah dengan satu aplikasi Oracle eBusiness Suite yang akan menangani seluruh alur kerja secara menyeluruh. Lebih dari empat kali rilis, tim gabungan dari DBS, IBM, Deloitte, dan departemen MoD lainnya bekerja sama untuk mengimplementasikan siklus pengadaan-ke-pembayaran yang lancar dalam sistem baru, kemudian melengkapinya dengan fungsionalitas tambahan untuk manajemen kontrak dan integrasi dengan Government eMarketplace (GeM), katalog pemasok baru yang diadopsi di berbagai departemen pemerintah Inggris.
Dengan berpindah ke sistem tunggal untuk CP&F, DBS dapat menghentikan tiga platform ERP yang ada, serta sejumlah sistem tambahan yang lebih kecil dan proses manual. Pemindahan ini telah menyederhanakan pemeliharaan sistem dan mengurangi biaya operasional, sekaligus memberikan lebih banyak waktu bagi staf DBS untuk berfokus pada peningkatan kualitas layanan dan pengembangan fitur baru. Proyek ini juga memberikan kesempatan untuk melakukan pembersihan data, yang telah menghasilkan peningkatan kualitas data yang signifikan dan memberikan kepercayaan diri yang lebih besar kepada para pengambil keputusan dalam sistem.
Perencanaan, penganggaran, dan perkiraan
Beberapa tahun yang lalu, DBS mengganti sistem perencanaan bisnis yang telah mencapai akhir masa pakainya dengan platform baru berdasarkan perangkat lunak IBM. Sejak saat itu, tim DBS dan IBM telah menyelesaikan beberapa peningkatan untuk meningkatkan fungsionalitas, termasuk peningkatan terkini ke versi terbaru perangkat lunak IBM Planning Analytics . Solusi PB&F kini mendukung pengelolaan anggaran tahunan dan perkiraan untuk tahun keuangan saat ini serta siklus penganggaran tahunan dengan jangka waktu sepuluh tahun untuk perencanaan jangka panjang.
Selain data rencana dan perkiraan, sistem ini juga menyertakan data keuangan saat ini, yang memungkinkan pengguna menganalisis perbedaan antara hasil yang diharapkan dan yang sebenarnya. DBS menyediakan akses ke berbagai alat bantu untuk membantu pengguna di berbagai tingkat organisasi berinteraksi dengan data ini, mulai dari alur kerja untuk membantu manajer departemen menyumbangkan data anggaran mereka hingga alat bantu analisis yang terintegrasi dengan spreadsheet yang canggih untuk pengguna tingkat atas di tim keuangan.
Informasi manajemen
Sejalan dengan proyek ini, DBS juga telah menciptakan gudang data terpusat untuk informasi manajemen, mengambil data dari operasi akuntansi dan sistem CP&F serta platform PB&F dan beberapa sumber data lainnya.
Dengan menggunakan solusi IBM® Cognos Analytics, pengguna dapat mengakses dan memvisualisasikan informasi keuangan dan operasional serta secara otomatis menghasilkan laporan tentang data lintas fungsi. Platform ini memecah silo data dan membantu menghilangkan kebutuhan akan pelaporan berbasis spreadsheet manual,menghemat waktu para analis di seluruh Kementerian.
Para pengambil keputusan di MoD semakin mempercayai gudang data untuk menyediakan data yang terkendali dengan baik dari sistem sumber yang diatur dengan baik. Mengurangi kebutuhan departemen untuk mempertahankan angka mereka sendiri dan membantu memastikan bahwa keputusan dibuat berdasarkan informasi yang konsisten dan akurat.
“Kami ingin memperluas kemampuan analisis Keuangan dan Komersional kami,” kata Courtney-Holt. “Dalam 12 bulan ke depan, kami akan memperluas gudang untuk memasukkan SDM, penggajian, dan data proyek. Kami juga ingin berbagi data dengan sistem MI Pertahanan lainnya melalui API sehingga di mana pun data DBS akhirnya dikonsumsi, data tersebut diambil dari gudang kami sebagai 'sumber kebenaran tunggal'.”
Fase terbaru dari inisiatif transformasi DBS telah berlangsung selama krisis COVID-19. Selama lockdown pertama di Inggris, seluruh tim proyek harus beralih bekerja dari rumah, yang menciptakan tantangan seputar akses ke sistem. Meskipun demikian, berkat fleksibilitas dan dedikasi tim gabungan DBS, IBM, dan Deloitte, proyek ini tidak pernah kehilangan momentum. DBS terus mencapai semua target kinerja utamanya dan memberikan setiap rilis perangkat lunak dan fungsionalitas baru secara tepat waktu.
"Hubungan antara DBS dan tim IBM sangat penting dalam kesuksesan kami," kata Courtney-Holt. "Bahkan ketika kami telah bekerja berdasarkan proyek demi proyek, kami tidak pernah melupakan tujuan jangka panjang yang lebih luas yang ingin kami capai. Kami telah melakukan kerja sama untuk memastikan sumber daya DBS berperan penuh dalam perubahan yang kami lakukan. Saya senang bahwa DBS dan IBM telah mengelola hal ini sebagai sebuah kemitraan strategis."
Selain penghematan yang signifikan pada manajemen dan pemeliharaan IT, hasilnya juga mencakup peningkatan kinerja dan ketersediaan sistem, dengan lebih sedikit insiden yang dilaporkan dan lebih sedikit waktu henti yang tidak direncanakan. Peningkatan stabilitas berarti staf DBS dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memperbaiki masalah IT dan lebih banyak waktu untuk meningkatkan layanan yang sudah ada serta mengembangkan fitur baru.
"Di masa lalu, kami bersalah karena mengejar perubahan dengan mengorbankan keberlanjutan jangka panjang sistem kami," ujar Courtney-Holt. "Peralihan ke pendekatan 'evergreening' dengan peningkatan sistem secara berkala dan penekanan pada eksploitasi fungsionalitas komersial siap pakai akan memberikan fondasi yang lebih kuat bagi pelanggan kami untuk eksploitasi dan akan memaksimalkan investasi yang telah kami lakukan pada sistem utama Oracle dan Cognos."
Kementerian PertahananLink Eksternal adalah salah satu departemen terbesar dan terpenting dalam pemerintahan Inggris, yang mempekerjakan lebih dari 190.000 personel angkatan bersenjata dan 58.000 personel sipil. Kementrian ini bekerja untuk menjaga keamanan dan kemakmuran negara serta mempertahankan jangkauan dan pengaruh globalnya dengan melindungi warga negara, wilayah, nilai, dan kepentingan Inggris di dalam dan luar negeri.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Maret 2021.
IBM, logo IBM, ibm.com, Cognos, dan TM1 adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web pada "Informasi hak cipta dan merek dagang" di www.ibm.com/id-id/legal/copytrade.shtml.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.
Oracle eBusiness Suite bukanlah produk atau penawaran dari IBM. Oracle Autonomous Database dijual atau dilisensikan, sesuai kasusnya, kepada pengguna berdasarkan syarat dan ketentuan Oracle, yang disediakan dengan produk atau penawaran. Ketersediaan, dan setiap dan semua jaminan, layanan, dan dukungan untuk Oracle Autonomous Database adalah tanggung jawab langsung dari, dan disediakan langsung kepada pengguna oleh, Oracle.