Setelah memulai perjalanan transformasi digital, sebuah perusahaan otomotif besar perlu mengubah platform ERP tradisionalnya. Sangat penting bagi operasi global perusahaan, sistem ini solid namun jelas memiliki kekurangan sebagai perangkat lunak generasi sebelumnya dengan dukungan yang terbatas.
Tim TI berencana untuk bermigrasi dari sistem lama ini ke solusi ERP baru berbasis cloud. Namun, hal ini perlu dilakukan tanpa kehilangan fungsi yang sudah ada dari apa yang telah menjadi tulang punggung komunikasi perusahaan. Lebih dari 500 pengguna di seluruh kantor pusat, jaringan dealer, dan anak perusahaan mengandalkan perangkat lunak ini untuk menjalankan fungsi penjualan, manajemen suku cadang, dan bantuan purnajual.
Untuk memungkinkan transisi yang lancar, tim berusaha meningkatkan proses bisnis utama sebelum mengintegrasikannya ke dalam sistem baru. Salah satu proses tersebut adalah proses entri layanan, yang berisi beberapa pos pemeriksaan diagnostik yang harus diikuti dealer saat melakukan perawatan mobil. Proses ini memiliki serangkaian tantangan alur kerjanya sendiri yang jika tidak ditangani mengancam keberhasilan migrasi. Yakni, beberapa pengguna sistem ERP mengikuti langkah-langkah proses yang sudah menjadi pengetahuan umum namun tidak terdokumentasi.
Analisis lebih cepat
Melakukan analisis proses apa adanya hingga 70% lebih cepat
Peningkatan akurasi
Menemukan bahwa dealer melewatkan langkah diagnostik praktik terbaik dalam 15% kasus
"Kami mewawancarai karyawan di beberapa negara dan menemukan ketidaksesuaian antara alur kerja yang terdokumentasi dan yang sebenarnya," jelas Manajer Proses Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) - Penjualan & Purna Jual di perusahaan otomotif tersebut. "Namun, kami tidak memiliki sumber daya untuk melakukan wawancara di beberapa negara, dan kami tidak dapat memastikan bahwa orang-orang yang kami ajak bicara telah menyampaikan secara akurat langkah-langkah yang mereka ikuti."
Karena selalu ada kemungkinan bahwa pengguna akan lupa atau menghilangkannya, langkah-langkah yang tidak terdokumentasi dalam proses entri layanan menimbulkan potensi kewajiban. Untuk membantu memastikan migrasi yang sukses, perusahaan mencari cara yang hemat biaya untuk mengidentifikasi kesenjangan proses dengan cepat.
Untuk menganalisis proses pemasukan layanannya, perusahaan ini memilih solusi IBM® Process Mining, yang menerapkan algoritme penambangan data untuk secara otomatis menemukan aliran proses. Perusahaan ini juga mensimulasikan proses di masa depan dari proses saat ini. Solusi Process Mining disertakan sebagai kemampuan dasar di seluruh penawaran IBM Cloud Paks for Automation, termasuk penawaran IBM Cloud Pak® for Business Automation.
"Kami telah menjalin hubungan bisnis yang kuat dengan IBM, tetapi dari perspektif teknis, solusi Process Mining menawarkan kemampuan yang tidak dapat dilakukan oleh solusi lain," kata Manajer Proses TIK. "Solusi IBM memungkinkan kami untuk dengan mudah dan efektif merampingkan proses analisis kesenjangan dengan menggunakan data dari sistem ERP tradisional kami dan kemudian melakukan analisis bagaimana-jika. Kami juga bisa dengan cepat menerapkan solusi dari cloud."
Segera setelah perusahaan memasukkan data proses entri layanan ke dalam solusi, model proses apa adanya, termasuk semua varian proses, secara otomatis dihasilkan dari data tersebut. Langkah-langkah yang tidak terdokumentasi akhirnya ditangkap dan dicatat dalam model proses agar tidak menjadi informasi yang terkotak-kotak atau langkah-langkah yang terlupakan.
Tim TI selanjutnya melakukan analisis kesenjangan untuk mendapatkan perbandingan visual dari model proses yang berasal dari data dan model referensi yang diunggah pelanggan. Dengan membandingkan model referensi dengan proses aktual, pelanggan segera menyadari adanya masalah kepatuhan dalam aktivitas pemindaian masuk/pemindaian keluar. Selama aktivitas pemindaian, para pekerja menghubungkan mobil ke alat diagnostik. Mereka juga harus melakukan aktivitas pemindaian keluar, sebuah praktik terbaik di mana mereka memeriksa indikator peringatan pada unit kontrol mobil. Analisis menunjukkan bahwa pada 15% kasus, pekerja tidak melakukan aktivitas pemindaian.
Selain itu, dengan menggunakan solusi Process Mining, tim TI menemukan bahwa sekitar sepertiga dari 75.000 kasus, beberapa dealer di luar negeri telah membuka kasus entri servis setelah aktivitas mulai bekerja, bukan sebelumnya, yang mengakibatkan ketidaksesuaian.
Dengan menggunakan solusi IBM untuk menemukan proses pemasukan layanan yang sebenarnya, perusahaan mengurangi waktu analisis sebesar 70% dibandingkan dengan metode analisis tradisional. Selain itu, dengan wawasan yang lebih luas tentang kegiatan yang tidak sesuai, perusahaan dapat melatih kembali karyawan yang tidak mengikuti proses yang terdokumentasi, sehingga dapat meningkatkan manajemen kualitas.
Perusahaan menyelesaikan analisis otomatis dalam waktu dua bulan. Kemudian menggunakan model proses yang berasal dari data sebagai cetak biru untuk membangun proses entri layanan yang seragam untuk digunakan secara global dengan sistem ERP yang baru. Sebagai hasilnya, perusahaan mengurangi risiko peluncuran sistem baru sekaligus menghemat banyak uang.
"Kami sangat senang dengan kecepatan dan keakuratan analisis yang dilakukan oleh solusi Process Mining," ujar Manajer Proses TIK. "Data tidak berbohong, dan sekarang kami tahu bahwa kami telah menciptakan proses entri layanan yang disukai dan diikuti oleh banyak orang."
Sebagai perusahaan otomotif yang telah lama berdiri, perusahaan ini mendesain dan membuat mobil yang dihormati karena desain dan teknologinya yang inovatif. Perusahaan ini mengirimkan mobil ke pelanggan di seluruh dunia dan membantu menetapkan standar layanan pelanggan di seluruh industri. Perusahaan ini mempekerjakan sekitar 5.000 orang.
Klien yang ditampilkan dalam studi kasus ini awalnya terlibat dengan myInvenio yang mulai menjalankan bisnis sebagai IBM pada 1 Agustus 2021. Produk myInvenio dalam studi kasus ini, myInvenio Process Mining, sekarang dikenal sebagai IBM Process Mining.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2022. IBM Corporation, IBM Automation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Maret 2022.
IBM, logo IBM, ibm.com, dan IBM Cloud Pak merupakan merek dagang dari International Business Machines Corp, terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang dari IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di "Informasi hak cipta dan merek dagang" di ibm.com/legal/copyright-trademark.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.