Pandemi COVID-19 melumpuhkan banyak bisnis. Sebagai contoh, penjualan ritel, perjalanan, dan acara olahraga semuanya mengalami penurunan besar. Namun, respons dunia terhadap virus ini juga mendorong inovasi, menginspirasi banyak organisasi untuk mengembangkan cara-cara baru dalam menyelesaikan pekerjaan terpenting mereka sekaligus menjaga karyawan mereka seaman dan sesehat mungkin.
Perjalanan Kuwait National Petroleum Company (KNPC) menuju otomatisasi menggambarkan fenomena ini. Sekitar setahun sebelum pandemi, tim TI KNPC memulai upaya untuk mendigitalkan dan mengotomatiskan alur komunikasi antardepartemen yang penting dengan menggunakan perangkat lunak berbasis teknologi IBM Cloud Pak® for Business Automation. Mereka menyempurnakan otomatisasi proses untuk empat departemen dan bersiap untuk membawa departemen lain ke dalam tim ketika pandemi mengubah segalanya.
Tiba-tiba, berbagi dokumen fisik dan mengirimkannya ke para pemangku kepentingan di seluruh organisasi menjadi hal yang berpotensi berbahaya. Mengambil pendekatan satu per satu untuk mendigitalkan proses untuk departemen tambahan tidak lagi dapat diterima. Untuk menjaga agar dokumen bisnis yang penting tetap berjalan, departemen TI, yang dipimpin oleh Anfal Al Rashed, Kepala Proyek untuk Solusi Digitalisasi dan Otomatisasi, harus mempercepat implementasi dan membawa seluruh perusahaan secepat mungkin.
Waktu siklus yang berkurang
Berkurangnya siklus memo dari 5 hari menjadi <3 jam
Penghematan
Solusi ini telah membantu menghemat lebih dari 607.740 lembar kertas
Pada tahun 2019, KNPC mulai menggunakan Easy Memo, sebuah aplikasi bisnis yang dikembangkan oleh Mitra Bisnis IBM EBLA Computer Consultancy Company yang memungkinkan perusahaan untuk membuat, meninjau, menyetujui, dan mendistribusikan memo atau surat elektronik. Easy Memo menggunakan kemampuan manajemen konten dari IBM Cloud Pak for Business Automation untuk menyimpan memo dan korespondensi bisnis penting KNPC dengan aman.
Solusi ini juga memungkinkan KNPC untuk menandatangani dokumen secara digital dengan cara yang sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh pengadilan Kuwait, mengklasifikasikannya sesuai dengan taksonomi unik KNPC, dan melacaknya ketika dokumen tersebut melalui proses peninjauan dan persetujuan. Selain itu, Easy Memo memungkinkan KNPC untuk merespons memo elektronik dalam bentuk barang, menyertakan lampiran dengan memo dan melakukan pencarian konten lengkap.
Karyawan di empat departemen pertama KNPC yang mengadopsi aplikasi Easy Memo baru saja membiasakan diri dengan alur kerja yang baru ketika pandemi dimulai. Sudah jelas bagi Al Rashed dan departemen TI bahwa seluruh organisasi membutuhkan solusi digital, namun mendapatkan dukungan dari 29 departemen lain di KNPC menghadirkan tantangan baru.
Untungnya, Al Rashed dan departemen TI tahu apa yang harus dilakukan. “Kami meminta manajer TI kami mengirimkan memo elektronik yang ditandatangani secara digital kepada semua manajer departemen. Memo ini memulai reaksi berantai ketika departemen demi departemen meminta untuk menggunakan Easy Memo,” kata Al Rashed.
Setelah itu, tim membawa 2-4 departemen baru ke dalam platform setiap bulannya. “Kami bahkan tidak perlu melakukan sesi latihan untuk itu. Sesi kesadaran singkat sudah lebih dari cukup bagi para karyawan untuk memahami apa itu dan bagaimana cara menggunakannya," kata Al Rashed.
Pada bulan Desember 2020, seluruh 33 departemen KNPC menggunakan Easy Memo untuk berbagi, mengedit, menandatangani, dan menyimpan memo dan korespondensi. Itu termasuk 168 divisi dan sekitar 5.000 karyawan. Secara keseluruhan, KNPC telah mengotomatiskan 26 proses bisnis inti.
Manfaat solusi baru ini sangat cepat dan luar biasa. Sebagai permulaan, siklus rata-rata untuk menyiapkan korespondensi penting telah berubah dari lima hari menjadi tiga jam. Organisasi ini tidak lagi memerlukan kurir atau penyimpanan kertas, dan penggunaan kertas serta tintanya telah menurun drastis, menghemat sekitar 80 pohon dan 303 kartrid tinta sejauh ini.
Perubahan lebih mudah dilakukan sekarang, dan bahkan dokumen yang mengalami beberapa kali pengeditan pun dapat dengan cepat diproses. Solusi ini juga memungkinkan karyawan untuk melacak kemajuan memo mereka saat mereka bergerak di dalam perusahaan, sehingga mudah untuk mengidentifikasi dan meniadakan hambatan.
Selain itu, biaya tenaga kerja yang terkait dengan pengarsipan dokumen fisik, sekitar KWD 6 per berkas, telah ditiadakan, demikian pula biaya yang terkait dengan pencarian dokumen yang salah arsip (KWD 37) dan pembuatan ulang dokumen yang hilang (KWD 68). Rata-rata, Easy Memo membantu karyawan KNPC menghabiskan sekitar 75% lebih sedikit waktu untuk korespondensi internal daripada yang mereka lakukan di masa lalu.
Sekarang, departemen TI sedang mencari cara bagaimana IBM dan Easy Memo dapat merampingkan proses lebih jauh lagi. "Kami sedang mencari pengenalan suara berbasis Watson, dan kami juga sangat tertarik untuk menggunakan otomatisasi proses robotik (RPA) untuk menghilangkan beberapa pekerjaan yang membosankan yang kami lakukan," Al Rashed menyimpulkan.
Didirikan pada tahun 1960, KNPC (tautan berada di luar ibm.com) bertanggung jawab atas penyulingan minyak mentah dan penjualan serta distribusi semua produk minyak bumi di pasar Kuwait. Perusahaan ini memiliki dua kilang dengan total kapasitas penyulingan sebesar 800.000 barel per hari dan mengoperasikan 63 stasiun pengisian bahan bakar-termasuk 3 stasiun bergerak-dengan rencana untuk mengoperasikan 82 stasiun lainnya dalam 5 tahun ke depan. KNPC mempekerjakan sekitar 6.000 orang dari berbagai negara.
EBLA (tautan berada di luar ibm.com) dianggap sebagai salah satu perusahaan TI terbesar yang dikelola secara profesional di Timur Tengah dan perusahaan integrator sistem terkemuka di wilayah Teluk Arab. Didirikan pada tahun 1993, EBLA memiliki kantor di Kuwait dan Qatar. 250 karyawannya fokus pada penjualan dan dukungan berbagai solusi perusahaan.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Automation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, November 2021.
IBM, logo IBM, ibm.com, FileNet, dan IBM Cloud Pak adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di "Informasi hak cipta dan merek dagang" di ibm.com/legal/copyright-trademark.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.