Dalam hal proses bisnis, Ian Cottrell adalah pakarnya, dan dia memiliki dokumen untuk membuktikannya. Setelah lebih dari satu dekade di tim teknologi di perusahaan media dan hiburan Inggris, ITV, Cottrell kembali ke universitas untuk mendapatkan gelar Master of Business Administration (MBA) dengan fokus pada manajemen proses bisnis.
Jadi pada tahun 2014, ketika ia mulai menjalankan peran barunya sebagai Direktur Operasi Saluran ITV, ia agak terkejut dengan tanggapan yang ia dapatkan ketika ia meminta untuk melihat proses tim barunya.
"Saya diberi buku petunjuk yang besar dan tebal serta diagram proses yang dicetak dan kemudian dimasukkan ke dalam lemari," katanya. “Saya bertanya, 'Apakah ini benar-benar yang Anda lakukan?' Mereka berkata, 'Ya, tentu saja. Terakhir kali dicetak, itu benar.”
Hal ini berarti tim operasi tidak pernah yakin dengan proses yang sedang berjalan. Hampir tidak mungkin untuk melihat saling ketergantungan yang terus berkembang antara proses dan departemen. Situasi ini dapat mendorong inefisiensi dan upaya yang berlebihan.
Cottrell tahu pasti ada cara yang lebih baik. Dia menemukan caranya dengan penawaran IBM® Blueworks Live, aplikasi pemodelan proses bisnis berbasis perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) yang berbasis cloud. Saat ini, Blueworks Live merupakan inti dari semua yang dilakukan Cottrell dan timnya.
Konten yang sangat besar
ITV harus memprogram dan memonitor 2,16 juta frame konten setiap hari
Pengurangan Insiden
Saat ini, organisasi mengalami <1 insiden pemrograman per bulan, turun dari 6 insiden per bulan pada tahun 2015
Kurva Pembelajaran yang Lebih Cepat
Belajar menggunakan Blueworks Live membutuhkan < 1 jam
Di antara banyak tugas yang jatuh ke Cottrell dan tim operasi ITV adalah menjadwalkan pemrograman setiap hari ke setiap frame (atau 25 detik), termasuk program, iklan, dan pengumuman. “Tugas tim operasi kami adalah membuat kami tetap mengudara sepanjang waktu. Kami menjadwalkan setiap frame, dan itu harus mulus di layar,” kata Cottrell. Dengan perangkat lunak IBM Blueworks Live, Cottrell dan tim bekerja dari proses umum yang dapat diakses pengguna dengan mudah dari browser apa pun. Proses itu, seperti semua proses yang telah ditangkap tim dalam perangkat lunak Blueworks Live, selalu berubah.
"Jika hasilnya adalah serangkaian peta proses yang sangat rapi, Anda salah. Kami tidak ingin segala sesuatunya menjadi statis, kami tidak ingin menjadi file diagram di dalam laci. Kami ingin terus berubah, terus berinovasi, terus berkembang," kata Cottrell. "Jika kita memiliki pandangan yang statis pada satu titik waktu, hal tersebut akan membuat kita tidak bisa bergerak maju atau mengubahnya. Blueworks Live selalu mewakili apa yang sedang terjadi, dan itulah keindahan alat ini bagi saya."
Selain proses penjadwalan, ITV menggunakan perangkat lunak Blueworks Live untuk mengelola proses pengiriman konten, konektivitas program langsung, manajemen output dan pengiriman ke platform sesuai permintaan, manajemen kampanye promosi dan banyak lagi. Setiap proses memiliki serangkaian persyaratan dan tugas-tugas yang saling terkait, serta rencana apa yang harus dilakukan jika terjadi kesalahan.
Cottrell merasa bahwa proses periklanan sangat menarik karena ada begitu banyak pertimbangan yang harus dipertimbangkan. "Dalam proses komersial, ada berbagai macam putaran dan validasi karena ada sejumlah aturan bisnis. Ada banyak proses pengecekan, karena beberapa di antaranya merupakan tugas sistem dan validasi utama, sementara yang lainnya berkisar pada memastikan Anda tidak berhadapan dengan pengiklan yang kompetitif atau memutar iklan perjudian selama program anak-anak."
Cottrell memuji perangkat lunak Blueworks Live karena membantu timnya bekerja secara kolaboratif dan berkomunikasi secara efisien pada semua proses. Pada tahun-tahun sejak ia bergabung dengan tim operasional, ITV telah mengurangi jumlah insiden on-air yang dialaminya dari enam per bulan menjadi kurang dari satu per bulan, peningkatan yang luar biasa.
Tapi Cottrell belum selesai. Dia juga ingin mengikutsertakan departemen lain. "Jika departemen lain dapat memahami apa yang kami lakukan dengan materi yang mereka serahkan kepada kami, dan jika kami dapat memahami apa yang diperlukan bagi mereka untuk memproduksinya, kami akan mulai bergabung. Agar manajemen proses bisnis benar-benar berfungsi, ia harus menyeluruh," jelasnya.
Dengan Blueworks Live, sangat mudah untuk mencapai tujuan tersebut dengan menambahkan proses baru ke dalam kerangka kerja yang sudah ada. Cottrell memperkirakan bahwa sebagian besar karyawan, bahkan yang tidak memiliki latar belakang TI, membutuhkan waktu kurang dari satu jam untuk memahami cara kerjanya. Pada akhirnya, ia ingin semua orang di ITV bekerja dengan proses yang sama, yang selalu berubah namun selalu terkini.
"Saya memiliki visi sempurna semacam ini di mana saya bisa mengklik sepenuhnya Blueworks dan mengikuti semuanya dari awal hingga akhir. Kami semakin dekat dengan itu sepanjang waktu," pungkasnya.
ITVLink External mulai mengudara pada tahun 1955, dan saat ini merupakan salah satu perusahaan produksi dan distribusi televisi komersial terbesar di Inggris. Selain memproduksi berbagai macam kontennya sendiri, ITV kini mengoperasikan total enam saluran dan telah memperluas operasinya di seluruh dunia dengan stasiun on demand yang populer, BritBox International. Berkantor pusat di London, ITV mempekerjakan lebih dari 6.400 orang.
Catatan kaki
© Hak Cipta IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Automation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Agustus 2021.
IBM, logo IBM, dan ibm.com adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang dari IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di “Informasi hak cipta dan merek dagang” di https://www.ibm.com/id-id/legal/copytrade.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.