Bangunan adalah beberapa aset terbesar dan termahal yang harus dioperasikan organisasi – itulah sebabnya banyak bisnis Inggris mengandalkan keahlian HFL Building Solutions untuk membantu menjaga properti mereka tetap aman, nyaman, dan efisien.
HFL mengkhususkan diri pada layanan pemeliharaan, layanan fasilitas terpadu dan layanan lingkungan gedung. Misinya adalah memastikan bahwa fasilitas klien dikelola seefisien dan seefektif mungkin. Untuk melakukan hal ini, perusahaan mengandalkan wawasan yang jelas tentang aktivitas para insinyurnya dan infrastruktur yang dibangun yang mereka kelola dan pelihara.
Mark Roberts, Direktur Keuangan di HFL, menjelaskan: "Pekerjaan yang kami lakukan relatif mudah – kerumitannya berasal dari volume operasi kami. Kami mempekerjakan 150 orang, yang beroperasi di lebih dari 400 lokasi, menghasilkan sekitar 4.000 pesanan kerja setiap bulannya."
Setiap kali seorang insinyur mengunjungi lokasi untuk melaksanakan perintah kerja – seperti melakukan pemeriksaan kesehatan pemeliharaan preventif atau memberikan pekerjaan perbaikan pada sistem pemanas – mereka menambahkan laporan tertulis tentang pekerjaan tersebut ke dalam buku catatan yang disimpan di lokasi.
Setiap buku log memberikan catatan penting tentang pekerjaan yang dilakukan untuk klien, bersama dengan dokumen pendukung penting, termasuk perencana komersial, desain, sertifikat, dan banyak lagi. HFL bergantung pada akses yang siap ke informasi ini untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari secara efektif, melacak biaya yang sedang berlangsung, dan memberi informasi kepada klien tentang status fasilitas mereka. Dalam banyak kasus, informasi tersebut juga penting bagi klien untuk membuktikan bahwa mereka memenuhi persyaratan peraturan dan hukum seputar fasilitas perusahaan.
Sebelumnya, HFL menggunakan buku catatan fisik dan mengandalkan proses berbasis spreadsheet untuk mengelola alur kerja pendukung. Pendekatan ini menyebabkan penundaan dalam menyelesaikan laporan perintah kerja, sementara dokumen sering kali salah diarsipkan atau hilang – yang menyebabkan pengerjaan ulang yang memakan waktu dan meningkatkan risiko bagi bisnis dan kliennya. Dengan operasi yang semakin berkembang, HFL ingin menemukan cara yang lebih berkelanjutan dan aman dalam mengelola perintah kerja.
Manajemen yang disederhanakan
HFL telah mengurangi jumlah pesanan kerja terbuka sebesar 95% untuk manajemen yang disederhanakan
Platform Tepercaya
Maximo menyediakan platform tunggal tepercaya untuk mengelola pekerjaan di lebih dari 400 lokasi klien
Meskipun penerapan awal solusi IBM Maximo EAM SAAS Flex Maximo terbukti efektif dalam membantu perusahaan menangani kasus penggunaan yang lebih mendasar, HFL ingin meningkatkannya ke level berikutnya.
Mark Roberts mengatakan, "Kami bertekad untuk membuat sistem ini sukses, jadi kami mencari mitra yang tidak hanya memiliki pengetahuan yang baik tentang solusi Maximo, tetapi juga pengalaman yang telah terbukti dalam bekerja sama dengan perusahaan-perusahaan di sektor kami. Pencarian itu membawa kami ke MaxLogic.”
HFL sekarang memanfaatkan potensi penuh IBM Maximo, menggunakan MaxLogic Managed Service (MMS) untuk mendapatkan hasil maksimal dari solusi dengan upaya administratif dan manajemen yang lebih sedikit. Perjalanan perusahaan untuk mentransformasi proses bisnis saat ini telah berjalan dengan baik, dimulai dengan basis perencanaan dan rekayasa - termasuk manajemen perintah kerja – dan berkembang untuk mencakup manajemen akun dan kontrak.
Roberts menyatakan: "MaxLogic memberikan pandangan baru terhadap semua yang kami lakukan, membantu kami memimpin tinjauan yang sangat menyeluruh dan menciptakan kembali proses kami. Mereka tidak takut untuk menyingsingkan lengan baju mereka dan langsung bekerja bersama kami. Hal hebat lainnya dari tim MaxLogic adalah mereka jelas merupakan spesialis teknis yang memahami Maximo luar-dalam, tetapi mereka menggabungkannya dengan sejarah di sektor kami, sehingga mereka memahami pekerjaan yang kami lakukan dan persyaratan yang kami miliki."
Langkah besar dalam transformasi HFL adalah menyatukan informasi dari ratusan situs klien ke dalam sebuah penyimpanan data digital bersama, yang didukung oleh IBM Maximo Application Suite. Perusahaan ini telah mengganti tumpukan dokumen dengan buku catatan virtual, bersama dengan templat standar untuk menyiapkan lokasi dan perintah kerja di Maximo.
Untuk membuat informasi digital ini tersedia bagi tim di lapangan, MaxLogic memperkenalkan HFL ke Maximo Mobile di salah satu penyebaran bersama pertama kalinya dari Maximo Application Suite dan Maximo Mobile di Eropa. Dengan langkah ini, para insinyur sekarang dapat mengakses perintah kerja, serta dokumen pendukung, kapan saja dan di mana saja – membantu mereka bekerja lebih efektif.
Roberts menjelaskan bagaimana pendekatan baru ini bekerja: "Segera setelah teknisi membuka perintah kerja di Maximo Mobile, mereka dapat melihat apa yang harus diselesaikan pada tanggal tersebut dan tugas-tugas spesifik yang relevan. Solusi ini juga meminta pengguna untuk menyelesaikan tugas mereka dan mengonfirmasi bahwa mereka telah menyelesaikan masing-masing tugas. Setelah daftar tugas untuk perintah kerja selesai, solusi menentukan tanggal perintah kerja, membuat laporan, dan menyimpannya di buku catatan virtual.
Saat ini, pengguna di seluruh bisnis, termasuk tim dukungan bisnis dan manajer kontrak, menikmati akses siap pakai ke file-file digital ini melalui Maximo. HFL juga telah menyiapkan portal web yang memberikan akses swalayan kepada klien ke buku catatan yang relevan untuk pertama kalinya.
Sekarang setelah HFL mengubah dasar-dasar manajemen perintah kerja, perusahaan mengalihkan perhatiannya untuk mengoptimalkan proses perencanaan dan analisis yang lebih kompleks.
James Kissane, Direktur Pengembangan Bisnis di HFL, mencatat: "Dengan perintah kerja yang dicatat dengan cepat dan semua informasi dari lokasi dan operasi klien kami disatukan dalam satu sistem, kami dapat menjawab berbagai pertanyaan baru dengan data kami. Misalnya, Anda dapat melihat bagaimana kinerja situs tertentu dibandingkan dengan kontrak yang kami tetapkan sebelumnya. Apakah kita menghasilkan keuntungan? Apakah biaya lebih tinggi atau lebih rendah dari yang kita perkirakan? Ini adalah wawasan yang tidak kami miliki sebelum bekerja dengan MaxLogic.”
Melalui kolaborasinya dengan MaxLogic, HFL telah secara substansial meningkatkan kualitas informasi yang tersedia untuk tim dan kliennya, yang membantu mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik.
Roberts menegaskan: "Pemahaman kami akan data dan cara kami mengelolanya masih belum ideal saat pertama kali memperkenalkan Maximo. Awalnya, kami memiliki 200.000 perintah kerja terbuka yang duduk di Maximo; dengan bantuan dari MaxLogic, kami telah menguranginya menjadi kurang dari 20.000 rekaman langsung. Mereka telah memberdayakan tim kami untuk memahami dengan tepat data apa yang kami tangkap dan simpan, serta membangun aturan tata kelola yang lebih baik di sekitarnya."
Dia menambahkan: “Data ini akan menjadi kunci untuk membangun pemahaman yang lebih bernuansa tentang kinerja kami, tidak hanya secara operasional, tetapi juga secara finansial. Saat ini, kami mengetahui keseluruhan margin kami, pendapatan kami, dan laba kami; apa yang akan ditambahkan oleh Maximo adalah tampilan profitabilitas yang sangat terperinci di tingkat lokasi. Dengan demikian, kami dapat memahami biaya di tingkat lokasi, dan mengambil tindakan yang lebih tepat sasaran untuk mengendalikan biaya di lapangan, yang menciptakan penghematan yang sangat penting bagi kami dan klien kami."
Fondasi data dan wawasan yang kuat ini, ditambah dengan proses yang sangat optimal seputar pesanan kerja dan manajemen kontrak, akan memungkinkan HFL menjalankan bisnis yang lebih ramping dan gesit.
"Kami sudah sangat dekat untuk melakukan semuanya di dalam Maximo," ujar Roberts. "Hal ini tidak hanya menyederhanakan berbagai hal bagi tim kami, namun juga membantu mereka bereaksi lebih cepat saat terjadi perubahan rencana—yang sering terjadi di bidang pekerjaan kami. Misalnya, seorang teknisi berencana untuk mengunjungi situs klien, tetapi mendapat panggilan darurat menit terakhir ke situs lain, membuat mereka tidak tersedia untuk pekerjaan asli. Dengan Maximo, kami dapat mengikuti perubahan ini saat terjadi, sehingga kami tidak terjebak di belakang, dan dapat mengatur sumber daya kami untuk meminimalkan gangguan pada pekerjaan kami.
"Demikian juga, sekarang para teknisi mengelola perintah kerja secara real time di Maximo, itu berarti kami dapat menyelesaikan perintah kerja lebih cepat dan mengomunikasikannya kepada klien secara lebih tepat waktu. Semakin cepat kita bisa menyelesaikan pekerjaan, semakin baik, dan klien kita jauh lebih bahagia karenanya.”
Ke depannya, Maximo akan menjadi batu loncatan untuk peningkatan dan inovasi yang lebih besar lagi di HFL. Melanjutkan kolaborasinya dengan MaxLogic, perusahaan berencana untuk memperkenalkan pemantauan aset cerdas dan kemampuan pemeliharaan prediktif yang baru untuk waktu kerja aset dan produktivitas tenaga kerja yang lebih tinggi.
Roberts menyimpulkan: "Salah satu hal paling berharga yang kami dapatkan dari bekerja sama dengan MaxLogic adalah memahami dengan tepat apa yang bisa dilakukan oleh Maximo. Sekarang, setelah kami mengetahui kemungkinannya, kami ingin menggunakan lebih banyak lagi kemampuan solusi ini. Ini akan membantu kami menjalankan bisnis dengan lebih baik dan memberikan layanan yang lebih baik lagi kepada para klien kami."
HFL Building Solutions (tautan berada di luar IBM.com) adalah perusahaan jasa bangunan terkemuka yang berkantor pusat di Manchester, Inggris. Perusahaan ini menyediakan layanan manajemen gedung, operasional dan teknis untuk ratusan klien di seluruh Inggris, yang mencakup lokasi-lokasi seperti taman ritel, fasilitas rekreasi, institusi pendidikan dan properti komersial.
IBM Gold Business Partner MaxLogic adalah perusahaan solusi dan konsultasi yang memiliki semangat untuk melakukan transformasi digital dan fokus pada manajemen aset perusahaan. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2020 dan beroperasi dari kantor pusatnya di Leeds, Inggris.
Ketentuan hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2022.IBM Corporation, IBM Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Oktober 2022.
IBM, logo IBM dan ibm.com, dan IBM Z adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang dari IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web pada "Informasi hak cipta dan merek dagang" di https://ibm.com/legal/copytrade.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.
Pernyataan Praktik Keamanan yang Baik: Keamanan sistem IT mencakup perlindungan sistem dan informasi melalui pencegahan, deteksi, dan respons terhadap akses yang tidak semestinya dari dalam dan luar perusahaan Anda. Akses yang tidak tepat dapat mengakibatkan informasi diubah, dihancurkan, disalahgunakan, atau disalahgunakan, atau dapat mengakibatkan kerusakan atau penyalahgunaan sistem Anda, termasuk untuk digunakan dalam serangan terhadap pihak lain. Tidak ada sistem atau produk IT yang bisa dianggap sepenuhnya aman dan tidak ada satu pun produk, layanan, atau tindakan keamanan yang bisa sepenuhnya efektif dalam mencegah penggunaan atau akses yang tidak semestinya. Sistem, produk, dan layanan IBM dirancang untuk menjadi bagian dari pendekatan keamanan yang sesuai hukum dan komprehensif, yang akan melibatkan prosedur operasional tambahan, dan mungkin memerlukan sistem, produk, atau layanan lain agar lebih efektif. IBM TIDAK MENJAMIN BAHWA SISTEM, PRODUK, ATAU LAYANAN APA PUN KEBAL DARI, ATAU AKAN MEMBUAT PERUSAHAAN ANDA KEBAL DARI, TINDAKAN JAHAT ATAU ILEGAL DARI PIHAK MANA PUN.