Sebagai perusahaan yang baru dibentuk, mendorong operasi manufaktur dan distribusi yang efisien adalah tujuan utama Hellenic Glass Industry. Bagaimana perusahaan ini bisa mendapatkan kontrol ketat atas prosesnya?

Hellenic Glass Industry melibatkan IBM Services untuk merancang proses bisnis yang terintegrasi, didukung oleh SAP S/4HANA yang berjalan di atas IBM Services for Managed SAP Applications.

Hellenic Glass Industry (HGI) lahir di tengah perlambatan keuangan global, dan memisahkan diri dari perusahaan yang lebih besar bernama Yioula Glassworks S.A. pada tahun 2017. HGI mewarisi pabrik-pabrik di Bulgaria dan Ukraina, serta pusat-pusat distribusi di Rumania dan Yunani.

Elias Stassinos, Chief Information Officer di Hellenic Glass Industry S.A., menjelaskan tantangan yang dihadapi perusahaan baru ini: "Setiap lokasi produksi dan distribusi kami secara efektif dijalankan sebagai bisnis yang terpisah. Karena setiap lokasi memiliki pendekatannya sendiri dalam mengelola dan melaporkan kegiatannya, sangat sulit untuk mendapatkan gambaran umum yang akurat tentang kinerja kami di tingkat grup."

Manolis Kainourgiakis, Wakil Group CEO dan Group CFO di Hellenic Glass Industry S.A., menjelaskan, "Sebagai perusahaan baru yang beroperasi dalam iklim ekonomi yang bergejolak, efisiensi biaya operasional merupakan tujuan utama sejak awal. Bagaimana kami dapat membangun fondasi operasional yang kokoh sekaligus memungkinkan masa depan yang berkelanjutan untuk bisnis ini?"

Meskipun praktik kerja terdistribusi menawarkan otonomi kepada setiap unit bisnis, HGI kehilangan skala ekonomi. Dengan manajemen data yang terfragmentasi, sangat sulit untuk menjawab pertanyaan kunci secara tepat waktu, seperti produk mana yang paling laris? atau produk mana yang menghasilkan margin terbesar? Tanpa informasi yang akurat, HGI berisiko kehilangan pendapatan penting atau gagal mengoptimalkan profitabilitas. 

Pada awal setiap bulan, pabrik dan pusat distribusi Hellenic Glass Industry akan membagikan data pesanan, produksi, dan tingkat inventaris ke fungsi keuangan pusat perusahaan dalam format spreadsheet. 

Menutup pembukuan setiap bulan sering kali membutuhkan waktu tiga minggu untuk pekerjaan manual yang memakan waktu—sehingga hanya menyisakan sedikit waktu bagi perusahaan untuk mengidentifikasi dan menindaklanjuti potensi peluang dan ancaman.

Untuk mengatasi tantangan tersebut, Hellenic Glass Industry memutuskan untuk menggunakan metrik dan indikator kinerja utama (KPI) di seluruh grup untuk memahami kinerja dan efisiensi, dengan target yang ambisius untuk penyampaian informasi. 

"Dengan menjadi sebuah bisnis yang terintegrasi, kami yakin bahwa kami dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi eksposur kami terhadap risiko pendapatan," kata Manolis Kainourgiakis. “Tapi jelas sistem spreadsheet kami tidak sesuai dengan tugas itu. Kami mulai mendefinisikan kebutuhan kami, dan mencari solusi bisnis yang hemat biaya."

Perusahaan induk sebelumnya, Yioula Glassworks, telah mengandalkan berbagai platform ERP yang berbeda untuk menjalankan proses bisnis intinya. Tim HGI menyadari bahwa mereka memiliki kesempatan untuk mengimplementasikan sistem terintegrasi untuk perusahaan baru, mengambil keuntungan dari praktik-praktik terbaik sambil menyesuaikan solusi untuk HGI.

Manolis Kainourgiakis menegaskan, "Kami dengan cepat menyadari bahwa SAP S/4HANA menawarkan kepada kami cara yang sangat efektif untuk mengelola operasi kami: dengan satu definisi untuk KPI kami, satu versi kebenaran untuk data bisnis kami, dan proses bisnis standar untuk semua operasi kami."

Hellenic Glass Industry memilih SAP S/4HANA dengan aplikasi untuk keuangan dan pengendalian, perencanaan produksi, manajemen gudang, eksekusi logistik, dan pemeliharaan pabrik. Elias Stassinos berkomentar: "Faktor besar lain di balik keputusan kami untuk menjadikan SAP S/4HANA sebagai fondasi untuk bisnis baru kami adalah kehadiran lokal perusahaan di Yunani. Kami melihat bahwa SAP adalah salah satu pemimpin di pasar kami, dan hal ini memberi kami keyakinan bahwa solusi tersebut akan memenuhi kebutuhan operasional kami yang spesifik."

Untuk membantunya memetakan proses bisnisnya dan mengkonfigurasi solusi SAP S/4HANA untuk mendukung cara kerja baru, Hellenic Glass Industry melibatkan para ahli dari IBM Services. "Kami memilih IBM Services karena sejak awal sudah jelas bahwa mereka benar-benar ingin membuat proyek kami sukses," ujar Elias Stassinos. 

"IBM mengikuti pendekatan praktik terbaik berdasarkan metodologi Ascend untuk SAP S/4HANA, dikombinasikan dengan itikad baik, profesionalisme, dan fleksibilitas yang membuat proyek terus berjalan ketika ada kendala."

Bekerja sama dengan IBM Services, Hellenic Glass Industry berhasil menerapkan SAP S/4HANA menggunakan IBM Services for Managed SAP Applications, sebuah solusi cloud pribadi infrastructure-as-a-service (IaaS) yang didasarkan pada server IBM Power® S824 dan penyimpanan IBM DS8870 yang sangat andal. 

Dikirim dari pusat data IBM di Yunani, SAP S/4HANA berjalan pada sistem operasi SUSE Linux Enterprise Server for SAP Applications.

"Ketika harus memilih platform infrastruktur untuk solusi SAP kami, IBM merupakan pilihan yang jelas," kata Manolis Kainourgiakis. 

“Kami telah menggunakan IBM Systems untuk mendukung bisnis global kami selama lebih dari sepuluh tahun, dan solusinya tidak pernah mengecewakan kami.  

"Berdasarkan pengalaman positif kami bekerja sama dengan IBM di masa lalu, kami tahu bahwa mereka memiliki keahlian teknis dan kemampuan manajemen proyek untuk mendukung kami secara efektif dalam perjalanan transformasi kami. 

"Dengan memilih IBM Services for Managed SAP Applications, kami mendapatkan performa sistem berbasis prosesor IBM POWER8® tanpa perlu investasi modal yang mahal untuk infrastruktur baru." 

Saat ini, perusahaan sedang melatih tenaga kerja globalnya dalam alur kerja yang baru, yang mencakup pengadaan, penjualan, serta manajemen gudang dan inventaris.

"Lingkungan SAP S/4HANA kami sekarang sudah beroperasi penuh, dan tujuan kami selanjutnya adalah memberdayakan karyawan kami dengan keterampilan yang mereka butuhkan untuk beralih dari proses manual berbasis spreadsheet dan merangkul alur kerja SAP," tambah Manolis Kainourgiakis. 

"Hubungan kami dengan IBM Services terus menjadi sangat berharga, dan tim IBM memberikan bantuan yang berkelanjutan dalam hal pelatihan bagi para karyawan kami."

Karena terus mendorong transformasi digitalnya menggunakan SAP S/4HANA pada Layanan IBM untuk Aplikasi SAP Terkelola, Hellenic Glass Industry yakin bahwa mereka memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk membentuk operasi global yang ramping dan hemat biaya.

Setiap palet produk sekarang diberi pengenal unik di SAP S/4HANA, yang dilampirkan sebagai barcode dan dipindai saat produk bergerak melalui rantai pasokan. Dengan semua data produksi, inventaris, dan logistik yang dikelola oleh SAP S/4HANA, HGI memiliki wawasan yang cepat dan akurat tentang stok yang tersedia untuk dijual, dan di mana stok tersebut berada dalam bisnis.

Mendapatkan wawasan terperinci

Saat ini, Hellenic Glass Industry dapat menghasilkan laporan yang akurat tentang KPI di tingkat grup, termasuk jumlah produk yang diproduksi setiap hari, jumlah kiriman yang dikirim ke fasilitas distribusinya, dan ruang yang tersedia di gudang. Yang terpenting, tim keuangan perusahaan dapat menggunakan data ini untuk menyelesaikan penutupan bulanan dalam waktu singkat.

"Di masa lalu, kami biasanya membutuhkan waktu hingga hari ke-22 setiap bulannya untuk menutup pembukuan, namun sejak bekerja sama dengan IBM Services untuk menggunakan SAP S/4HANA, kami telah memangkas waktu tutup buku hingga hari ke-8 setiap bulannya: 63 persen lebih cepat," kata Manolis Kainourgiakis. 

"Semakin cepat kami menutup pembukuan kami, semakin cepat kami dapat menentukan apakah kami berada di jalur yang tepat untuk mencapai target pendapatan kami — dan semakin cepat penutupan yang kami capai dengan IBM dan SAP akan membekali kami untuk mengambil keputusan yang proaktif di pasar yang kompetitif. Kami terus mendorong peningkatan efisiensi, dan kami yakin pada akhirnya kami akan mampu mencapai penutupan dalam lima hari."

Ketika karyawan menyelesaikan transisi untuk menggunakan SAP S/4HANA, Hellenic Glass Industry memprediksi bahwa hal tersebut akan secara substansial meningkatkan efisiensi di banyak area bisnis.

"Salah satu kelemahan besar bekerja dengan spreadsheet adalah kenyataan bahwa mereka dengan cepat membengkak dalam ukuran dan kompleksitas, yang membuat mereka tetap up to date menjadi proses yang memakan waktu," kata Elias Stassinos. "Rata-rata, kami memperkirakan bahwa karyawan kami yang bekerja dengan spreadsheet harus memasukkan kembali data di tiga tempat berbeda—mengurangi efisiensi dan meningkatkan risiko kesalahan manusia. Dalam tahun depan, kami memperkirakan bahwa sepenuhnya beralih SAP S/4HANA akan meningkatkan efisiensi operasional dalam tim produksi, gudang dan administrasi kami sebesar 50 persen, dan sebanyak 80 persen untuk analis bisnis tingkat grup kami. "

Manolis Kainourgiakis menambahkan: “Menggunakan SAP S/4HANA pada Layanan IBM untuk Aplikasi SAP Terkelola, tujuan kami adalah meminimalkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses utama, dimulai dengan alur kerja penjualan kami. Efisiensi yang lebih besar di seluruh bisnis akan membantu menurunkan biaya operasional kami, meningkatkan kelincahan kami dan meningkatkan kemampuan kami untuk bersaing di pasar yang sulit. Tujuan utama kami adalah untuk meningkatkan pendapatan sebelum bunga, pajak, depresiasi dan margin amortisasi [EBITDA] kami menjadi 35 persen—dan solusi IBM dan SAP kami akan memberikan kontribusi penting untuk mencapainya.”

Siap untuk masa depan

Dengan menempatkan data bisnis yang akurat ke tangan para pembuat keputusan seniornya, Hellenic Glass Industry bertujuan untuk membantu tim kepemimpinannya mengarahkan keputusan berbasis data yang terinformasi dengan baik. Untuk membuat wawasan bisnis ini lebih mudah diakses di perangkat apa pun, perusahaan sedang bersiap untuk meningkatkan solusinya dengan solusi mobilitas SAP.

"Kemampuan untuk mengambil tablet dan melihat bagaimana kinerja semua bagian dari bisnis internasional kami hampir secara real time adalah inovasi besar," simpul Manolis Kainourgiakis. "Berkat kerja sama kami dengan IBM Services untuk menerapkan SAP S/4HANA di cloud pribadi berdasarkan server IBM Power Systems, kami membangun bisnis yang ramping dan efisien yang dapat mengatasi kondisi ekonomi yang paling sulit sekalipun."

Dengan kantor pusat di Mandra, Yunani, Hellenic Glass Industry S.A. (tautan berada di luar IBM.com) adalah produsen dan distributor produk kaca terkemuka. Mengkhususkan diri pada kontainer dan peralatan makan, perusahaan ini mengoperasikan pusat produksi di Bulgaria dan Ukraina, dan pusat distribusi di Rumania dan Yunani.