"Pada akhir Februari 2020, kami memiliki kasus COVID pertama kami di Irlandia," kata Fran Thompson, Chief Information Officer untuk Health Service Executive (HSE) Irlandia. "Sekolah dan toko-toko telah menutup pintu mereka, kesenian dan olahraga dihentikan, tidak ada yang bisa bepergian, dan mereka yang masih bekerja bekerja dari rumah. Seperti halnya di seluruh dunia, ini adalah situasi yang saya dan tim saya tidak bisa percaya melihatnya, apalagi bagaimana hal itu terjadi dalam semalam. Tidak ada waktu untuk merencanakan, tidak ada waktu untuk mengevaluasi, yang ada hanya panggilan untuk bertindak."
HSE menyediakan layanan kesehatan dan sosial bagi sekitar 5 juta warga Irlandia dan memiliki sistem vaksin regional. Namun untuk vaksinasi COVID, HSE membutuhkan program nasional yang dapat dengan cepat dan aman memvaksinasi seluruh populasi Irlandia.
Salah satu caranya adalah dengan memvaksinasi orang-orang di lokasi non-HSE dan menghilangkan penghalang berlebihan yang tidak sesuai dengan situasi pandemi 'semua ada di tangan'. Semua staf—baik tim HSE maupun petugas kesehatan di garis depan, termasuk banyak pensiunan petugas kesehatan yang berdedikasi yang bergabung kembali dengan HSE untuk berkontribusi dalam upaya ini—perlu divaksinasi dalam jangka waktu dua minggu yang sama dengan karyawan kami sehingga mereka lebih aman saat bekerja di garis depan. Ini adalah tentang manusia, kehidupan mereka, keluarga, dan komunitas.
Semakin cepat HSE bisa mendapatkan suntikan di lengan, semakin banyak nyawa yang akan diselamatkan. Namun, efektivitas program vaksinasi berskala besar ini juga membutuhkan orkestrasi yang mulus dari semua proses yang terkait: komunikasi, penjadwalan, penerimaan, manajemen kasus, pelaporan, dan audit. Solusi vaksinasi baru yang diperlukan untuk meningkatkan skala dengan cepat sekaligus memastikan keamanan data kesehatan setiap warga negara. Selain itu, HSE perlu meluncurkan platform vaksinasi hanya dalam beberapa minggu. Setelah meninjau penawaran dan teknologi dari IBM dan Salesforce (tautan berada di luar IBM), HSE merasa yakin bahwa kedua perusahaan ini memiliki kemitraan, teknologi, keahlian, dan kecepatan untuk memberikan solusi yang begitu penting. Saat itu 14 Desember 2020, dan tidak ada waktu untuk disia-siakan.
Pelacakan Data pada Skala
Melacak hampir 11 juta vaksinasi COVID di seluruh Irlandia
Penyebaran cepat
Meluncurkan platform fungsional hanya dalam waktu 2 minggu
HSE memilih untuk membangun platform di atas teknologi cloud Salesforce dengan IBM Consulting menggunakan IBM Garage™—kerangka kerja untuk transformasi yang menggabungkan orang, proses dan teknologi. Tim all-remote mampu membawa talenta terbaik dari seluruh dunia—dari Irlandia, Inggris, Israel, Mesir dan Australia ke AS dan India. Anggota tim termasuk arsitek solusi, pengembang, desainer, pakar teknis Salesforce, dan karyawan HSE yang memahami kebutuhan agensi. Mereka mengikuti Metodologi Garasi IBMyang gesit dan berpusat pada pengguna—dalam hal desain, pembangunan, skala.
Berpegang pada prinsip desain yang berpusat pada manusia dan menjaga empati kepada pengguna, tim berfokus pada orang-orang penting yang pertama kali akan menggunakan platform vaksinasi: pemberi vaksin, pasien yang dirawat di rumah, dan petugas kesehatan. Untuk setiap persona, para desainer berusaha keras untuk menjawab pertanyaan, Bagaimana kita dapat membuat hidup mereka lebih mudah selama proses vaksinasi?
Tim kolaboratif memprioritaskan fitur-fitur yang dibutuhkan untuk produk minimum yang layak (MVP) yang akan digunakan HSE untuk memvaksinasi kelompok pertama - pekerja kesehatan dan pasien panti jompo. Fitur lainnya dapat menunggu hingga dibutuhkan. Sebagai contoh, HSE pada akhirnya akan menawarkan portal layanan mandiri di mana warga negara dapat mendaftar untuk vaksinasi mereka, tetapi platform tersebut tidak memerlukan fungsi tersebut pada Hari ke-1.
Tim ini merancang COVAX (Sistem Informasi Vaksinasi COVID), sebuah platform manajemen vaksin yang aman dan mudah digunakan. Sistem ini menangkap semua data yang diperlukan untuk menghasilkan sertifikat vaksinasi dan memastikan informasi pribadi yang sensitif tetap sesuai dengan GDPR.
Sementara para desainer masih menyelesaikan rencana solusi, tim teknis mulai membangun platform COVAX karena tidak ada waktu untuk menunggu. Tantangan dalam mengimplementasikan platform vaksinasi nasional selama pandemi adalah situasi—dan oleh karena itu prioritas implementasi tim—akan berubah ketika tim menerima panduan terbaru dari pemerintah Irlandia, European Medicines Agency (EMA), dan Komite Penasihat Imunisasi Nasional (NIAC). Oleh karena itu, tim pengembangan mengikuti proses yang sangat responsif untuk mengembangkan, menguji, dan mengulang solusi dengan cepat.
Anggota tim IBM, Salesforce dan HSE mengikuti upacara yang gesit, termasuk standup harian, retrospeksi, pendalaman, tinjauan kepemimpinan, dan rapat tata kelola untuk menjaga agar proyek tetap berjalan dengan cepat dan kolaboratif. Para pengembang membangun platform inti COVAX di atas Salesforce Health Cloud. Sistem ini juga menggunakan Salesforce Marketing Cloud untuk komunikasi, Salesforce Experience Cloud untuk portal publik, Salesforce Lightning Scheduler untuk penjadwalan janji temu, Salesforce Service Cloud untuk dukungan helpdesk HSE, dan platform pembelajaran Salesforce myTrailhead untuk pelatihan karyawan serta MuleSoft Anypoint Platform untuk integrasi dengan sistem HSE, dokter umum, dan Farmasi. Salesforce Shield menyediakan keamanan platform tambahan dan jejak audit.
"Meskipun kami virtual, kami adalah satu tim dalam satu ruangan besar yang berpikir dan membangun bersama," ujar Michael McKillen, Delivery Lead untuk IBM. "Setiap saat, tangan kiri tahu apa yang dilakukan tangan kanan. Acara ini sangat meriah, dan semua pemangku kepentingan sangat antusias untuk saling membantu karena semua elemen yang berbeda harus bersatu untuk membuat program yang sukses."
Dalam satu sprint selama dua minggu, hanya dalam sembilan hari kerja, tim yang berdedikasi memberikan MVP pertama dari platform COVAX pada tanggal 29 Desember 2020. "Kami mencapai kecepatan nilai yang mengesankan karena pendekatan kemitraan yang kuat antara HSE, IBM dan Salesforce," jelas Tim Elcott, Delivery Partner untuk IBM. "Ada komitmen yang mendalam dari semua pihak karena solusi ini sangat penting untuk menyelamatkan nyawa. Semua orang membuat pengorbanan pribadi untuk dapat memberikan sesuatu dengan skala sebesar ini dengan kecepatan seperti ini." Anggota tim proyek di seluruh dunia membatalkan perjalanan dan pertemuan liburan agar solusi ini sukses.
MVP pertama diluncurkan di empat rumah sakit akut, dan 50.000 petugas kesehatan serta pasien di rumah perawatan di seluruh Irlandia menerima vaksin tersebut. Sejak saat itu, tim gabungan terus mengulangi dan meningkatkan skala MVP. "Kami telah mendorong fitur, fungsionalitas dan/atau lokasi baru secara 'live' setiap tiga minggu sekali," kata Thompson. "Seiring dengan perubahan ketersediaan vaksin dan pergeseran kebijakan pemerintah, rencana peluncurannya pun terus disesuaikan. Tak satu pun dari kami yang pernah berhasil melewati pandemi sebelumnya, jadi tingkat kelincahan ini jauh lebih penting dalam membantu kami menindaklanjuti informasi baru secara real-time."
Saat ini, platform ini mengikuti enam langkah untuk mengelola proses vaksinasi:
- Penerimaan dan penjangkauan: Warga negara mengunjungi portal publik COVAX atau menghubungi pusat panggilan HSE untuk membuat catatan pasien.
- Pemberian layanan: Setelah warga negara mendaftar untuk menerima vaksin, algoritma penjadwalan menentukan klinik vaksin dan waktu janji temu yang optimal. Sistem ini mengotomatiskan komunikasi 2 arah melalui SMS. Di klinik, staf garis depan memvalidasi identitas setiap warga. Vaksinator mengonfirmasi persetujuan dan kelayakan, mencatat detail vaksinasi seperti nomor botol dan jenis vaksin, serta memberikan vaksin. Peristiwa tersebut dicatat dalam profil pasien, dan janji temu kedua dijadwalkan.
- Manajemen hubungan: Pusat kontak HSE Live mendukung lebih dari 2.000 agen layanan yang menangani rata-rata 20.000 pertanyaan per hari melalui email, telepon, dan obrolan.
- Keterlibatan dan pelatihan karyawan: Staf HSE menerima pelatihan yang relevan dan tepat waktu untuk membantu mereka mempelajari cara terbaik menggunakan platform baru dengan cepat.
- Pelaporan dan pemberdayaan karyawan: HSE menggunakan alat analisis bisnis yang canggih untuk memantau dan melaporkan semua aspek data vaksinasi dan status vaksinasi warga.
- Integrasi dan konektivitas melalui MuleSoft Anypoint Platform: HSE mengadopsi pendekatan yang dipimpin API untuk konektivitas guna memberikan pengalaman terhubung secara real-time kepada warga yang mencakup pemasukan data vaksin secara cepat dari sistem dokter umum dan apotek, serta pencarian Pengenal Kesehatan, detail dokter umum, alamat lokasi, dan pemindaian label vaksin.
Hingga saat ini, COVAX telah mengelola pengiriman lebih dari 11 juta vaksin, dan lebih dari 90% warga negara yang memenuhi syarat telah menerima setidaknya satu dosis vaksin. Sekarang, sistem ini mendukung dosis penguat dan terus berkembang dan berkembang sesuai dengan kebutuhan dan peraturan. "Pekerjaan yang telah kami lakukan di sini telah memecahkan tantangan vaksinasi COVID saat ini dan akan membuka jalan bagi tahun-tahun mendatang," kata Thompson. "Strategi ini memberikan kami sebuah model, sebuah kerangka kerja, untuk menghubungkan sistem dokter dengan rumah sakit, portal dan pasien. Strategi ini memberikan kami kerangka kerja untuk memberikan pengalaman pasien yang modern, terlepas dari hari-hari biasa atau waktu-waktu yang luar biasa."
Siap melihat apa yang dapat dilakukan IBM Garage untuk bisnis Anda? Bicaralah dengan pakar IBM Garage
Didirikan pada tahun 2005 dan berkantor pusat di Dublin, Irlandia, HSE (tautan berada di luar IBM) menyediakan layanan kesehatan dan sosial bagi semua orang yang tinggal di Irlandia. Organisasi ini mempekerjakan lebih dari 80.000 orang secara langsung dan 40.000 orang lainnya melalui kontrak. Anggaran tahunan HSE mencapai lebih dari EUR 20 miliar.
Catatan kaki
© Hak Cipta IBM Corporation 2022. IBM Corporation, IBM Garage, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Oktober 2022.
IBM, logo IBM, ibm.com, Enterprise Design Thinking, IBM Cloud, dan IBM Garage adalah merek dagang dari International Business Machines Corp., terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang dari IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di “Informasi hak cipta dan merek dagang” di https://www.ibm.com/id-id/legal/copytrade.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.
Pernyataan Praktik Keamanan yang Baik: Keamanan sistem IT mencakup perlindungan sistem dan informasi melalui pencegahan, deteksi, dan respons terhadap akses yang tidak semestinya dari dalam dan luar perusahaan Anda. Akses yang tidak tepat dapat mengakibatkan informasi diubah, dihancurkan, disalahgunakan, atau disalahgunakan, atau dapat mengakibatkan kerusakan atau penyalahgunaan sistem Anda, termasuk untuk digunakan dalam serangan terhadap pihak lain. Tidak ada sistem atau produk IT yang bisa dianggap sepenuhnya aman dan tidak ada satu pun produk, layanan, atau tindakan keamanan yang bisa sepenuhnya efektif dalam mencegah penggunaan atau akses yang tidak semestinya. Sistem, produk, dan layanan IBM dirancang untuk menjadi bagian dari pendekatan keamanan yang sesuai hukum dan komprehensif, yang akan melibatkan prosedur operasional tambahan, dan mungkin memerlukan sistem, produk, atau layanan lain agar lebih efektif. IBM TIDAK MENJAMIN BAHWA SISTEM, PRODUK, ATAU LAYANAN APA PUN KEBAL DARI, ATAU AKAN MEMBUAT PERUSAHAAN ANDA KEBAL DARI, TINDAKAN JAHAT ATAU ILEGAL DARI PIHAK MANA PUN.