Menanggapi perubahan yang didorong oleh pandemi, Kementerian Pendidikan dan Ilmu Pengetahuan di Georgia menghadapi kebutuhan yang sangat mendesak untuk meningkatkan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (EMIS). Dalam jangka waktu yang singkat, organisasi ini harus menyesuaikan sistem lama dengan realitas baru pembelajaran jarak jauh. Mereka beralih ke mitra IT pilihan untuk menemukan solusi.

Merab Gogolauri, Direktur Pengembangan Perangkat Lunak & Infrastruktur Cloud di Mitra Bisnis IBM Orient Logic, menjelaskan: "EMIS memiliki sistem inti yang mencakup beberapa aplikasi Azure yang terintegrasi ke dalam aplikasi eSchool, yang mencakup jurnal elektronik sebagai aplikasi LMS [sistem manajemen pembelajaran]. Sistem yang ada sebelum tahun 2020 bersifat monolitik dan terkoneksi secara ketat. Integrasi data antarsistem dilakukan melalui prosedur sinkronisasi database setiap malam, dan semua sistem harus dihentikan sampai prosedur sinkronisasi selesai. Secara berkala, setidaknya sekali atau dua kali sebulan, terjadi kesalahan sinkronisasi dan tim IT harus bekerja semalaman untuk memperbaikinya guna mencegah pemadaman sistem atau kerusakan data".

Sistem kesulitan mengatasi beban puncak bahkan sebelum pembelajaran jarak jauh diterapkan. Georgia memiliki sistem pendidikan yang sangat terpusat, dengan semua sekolah negeri berada di bawah Kementerian Pendidikan. Perangkat lunak yang digunakan untuk tugas, nilai, jadwal, dan sebagainya memiliki 600.000 pengguna, dengan sekitar 15.000 hingga 20.000 pengguna yang masuk secara bersamaan pada hari tertentu.

David Tatishvili, Wakil Kepala EMIS di Kementerian Pendidikan dan Ilmu Pengetahuan Georgia, mengatakan: "Di Georgia, pendaftaran kelas satu menyebabkan lonjakan besar setiap tahunnya. Ada satu hari dalam setahun ketika seluruh negeri mencoba mendaftarkan siswa kelas satu mereka pada waktu yang sama. Kapasitas harus direncanakan untuk jumlah maksimum pengguna secara bersamaan, hingga 100.000 pengguna sekaligus. Artinya, kami memiliki aplikasi dengan beban kerja yang berat dan membutuhkan infrastruktur yang sangat besar hanya untuk mengakomodasi hal tersebut".

Tantangan tambahannya adalah masukan negatif dari para orang tua jika sistem mengalami gangguan. "Sulit untuk membuat perubahan yang cepat tanpa adanya kerusakan", kata Tatishvili. "Hal ini akan membuat para pengguna yang marah menyerbu saluran komunikasi EMIS dan media sosial di seluruh Georgia."

Semakin jelas bahwa solusi baru dibutuhkan. Gogolauri menjelaskan: "EMIS sudah menggunakan teknologi CM  IBM® QRadar , yang masih penting dalam hal keamanan dan arsitektur secara keseluruhan. Pada awal Covid, terlihat jelas bahwa perangkat lunak sebelumnya tidak dirancang untuk pembelajaran jarak jauh. Kami harus dengan cepat mengubah dan mengadaptasinya saat Kementerian beralih ke pembelajaran jarak jauh melalui Microsoft Teams. Saya menyadari bahwa pengembangan perangkat lunak yang tangkas dan infrastruktur yang tangkas akan membantu Kementerian Pendidikan dan Ilmu Pengetahuan dan EMIS, mengurangi masalah dan menyelesaikan masalah integrasi mereka."

Untuk meringankan situasi tersebut, Orient Logic bekerja sama dengan departemen IT EMIS untuk mendesain ulang lanskap IT Kementerian Pendidikan berdasarkan infrastruktur Kubernetes Red Hat OpenShift  dan Integrasi Tangkas (tautan berada di luar ibm.com). Tujuannya adalah untuk beralih ke sistem baru yang berbasis layanan mikro, yang akan lebih modern dan lebih tangkas, serta dapat dikembangkan dan diperluas dengan cepat.

“Semuanya sekarang berjalan di OpenShift,” Gogolauri menjelaskan“, yang beroperasi sebagai pusat integrasi data pusat untuk semua aplikasi. Teknologi cloud native ini berjalan di lingkungan cloud Kementerian itu sendiri. Alat integrasi Red Hat juga telah digunakan untuk pertukaran data, manajemen API, dan keamanan untuk integrasi dengan entitas eksternal. Alat ini didasarkan pada proyek sumber terbuka terkemuka dan memberikan kemampuan yang tak tertandingi untuk mengintegrasikan sistem apa pun yang mungkin diperlukan EMIS di masa depan. "

Pemantauan kinerja sistem juga kurang padat karya sejak menerapkan IBM® Instana untuk kemampuan observabilitas dan pemantauan kinerja aplikasi. “Kami baru-baru ini menggunakan IBM® Instana dan sangat senang dengan hasil dan visibilitas yang ditingkatkan”, kata Gogolauri. “Sekarang kami bisa melihat apa yang menyebabkan masalah secara real time. Jika terjadi penyimpangan dari metrik tingkat layanan yang telah ditetapkan untuk aplikasi, Instana mengirimkan pemberitahuan terperinci kepada semua orang yang relevan, yang dapat langsung melihat akar penyebab masalah dan segera memulai prosedur remediasi. Instana sudah membantu kami dalam pemecahan masalah, dan secara signifikan meningkatkan waktu untuk resolusi dengan mempercepat identifikasi masalah. Secara keseluruhan, alat ini memungkinkan Kementerian untuk menerapkan perubahan apa pun dengan cepat, tanpa merusak sistem, bahkan dengan pembaruan perangkat lunak baru".

"Bug tidak lagi merusak sistem," Tatishvili menegaskan. "Sinkronisasi sebelumnya sangat buruk, tetapi sekarang bekerja dengan sempurna. Sudah hampir 11 bulan sejak kami menerapkan integrasi Red Hat alih-alih menggunakan prosedur sinkronisasi data lama, dan sejak saat itu kami tidak pernah mengalami masalah besar sekali pun".

Meskipun Georgia telah kembali ke pembelajaran offline di ruang kelas, Gogolauri yakin bahwa pembelajaran jarak jauh dapat dengan mudah diakomodasi lagi: "Kemampuan tim masih ada dan dapat digunakan kembali jika perlu. Sistemnya sekarang lebih kuat; jika ada yang rusak, masalahnya sangat lokal dan dapat dikembalikan. Beberapa sistem terintegrasi langsung melalui API. EMIS dulu memiliki banyak penerapan manual, tetapi sekarang semuanya otomatis".

Modernisasi dan peningkatan ini sangat dihargai oleh staf dan mitra IT, yang tidak lagi harus bekerja malam untuk melakukan perbaikan cepat. Fitur rollback sangat disambut dengan baik. "Kami memberi EMIS solusi yang siap untuk masa depan dan unggul secara teknis", kata Gogolauri. "Sekarang setiap perubahan pada sistem apa pun sangat cepat dan mudah, bahkan saat satu sistem gagal, kegagalan ini tidak berdampak pada sistem lain sama sekali. Jika ada masalah dengan versi aplikasi yang diperbarui, EMIS dapat mengembalikan versi stabil sebelumnya dengan satu klik".

Pembaruan perangkat lunak juga jauh lebih efisien sekarang. Gogolauri menjelaskan: "Dulu perlu waktu beberapa jam untuk menerapkan versi baru secara manual. Akibatnya, memberikan pembaruan perangkat lunak secara bertahap tidaklah praktis. Sebagai gantinya, sebagian besar pembaruan perangkat lunak diterapkan setiap beberapa bulan sekali. Setelah menerapkan CI/CD dan GitOps, proses pengembangan perangkat lunak menjadi lebih efisien: kami yang menulisnya, OpenShift yang menerapkannya, dan tidak ada bantuan teknis yang diperlukan. Perangkat lunak baru diterapkan beberapa kali sehari dalam jumlah kecil, sehingga mempercepat proyek pengembangan perangkat lunak".

Dari sudut pandang Kementerian Pendidikan dan Ilmu Pengetahuan, situasi baru ini juga menunjukkan peningkatan, dan EMIS tidak ragu-ragu untuk merekomendasikan peluncuran di bagian lain dari pemerintah Georgia. "EMIS telah memberi tahu orang-orang betapa bahagianya mereka dengan hasilnya", kata Tatishvili. "Masukan pengguna informal dari para guru dan orang tua juga sangat positif."

Gogolauri menambahkan: "Kami bangga dan senang bahwa kami telah membantu pelanggan kami. Sinkronisasi juga membuat kami pusing, tetapi kami juga membantu mereka untuk menjadi jauh lebih sukses. Semua perubahan ini menghasilkan peningkatan yang signifikan dalam kepuasan pengguna, karena tidak ada lagi pemadaman aplikasi, dan fungsionalitas baru ditambahkan ke aplikasi setiap hari. Langkah selanjutnya adalah EMIS merevisi sistem inti yang lama, menulis ulang semuanya ke dalam layanan mikro dan mengimplementasikan fitur dan perangkat lunak baru. Kami telah mencapai perkembangan yang berkelanjutan.”

Kementerian Pendidikan dan Ilmu Pengetahuan Georgia (tautan berada di luar ibm.com) bertujuan untuk membangun lingkungan pendidikan yang modern dan inovatif melalui kerja sama yang erat dengan masyarakat sipil, menyediakan pembelajaran seumur hidup dan akses yang sama terhadap pendidikan yang berkualitas, dalam rangka mempersiapkan setiap individu untuk kehidupan di masa depan, mendorong lapangan kerja, pengembangan pribadi dan profesional. Pada tahun 2012, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (EMIS) didirikan. Dengan mengembangkan teknologi informasi dan komunikasi yang canggih dan sistem manajemen pendidikan elektronik, EMIS bertujuan untuk lebih mendukung sektor pendidikan.

Mitra Bisnis IBM Orient Logic (tautan berada di luar ibm.com), sebuah perusahaan IT terkemuka, telah beroperasi di pasar Georgia sejak tahun 1995, membantu pelanggan perusahaan di sektor publik dan swasta dengan teknologi transformatif dan pengembangan perangkat lunak. Perusahaan ini mengkhususkan diri dalam bidang keamanan, manajemen cloud, dan otomatisasi bisnis digital, serta merupakan Mitra Utama Red Hat dengan spesialisasi di bidang infrastruktur cloud dan middleware.