Saat ini, GAM melayani lebih dari 17.000 klien di sektor farmasi, rumah sakit, dan supermarket. Hampir 700 karyawan bekerja untuk mendistribusikan lebih dari 13.000 produk di seluruh Brasil dan di sektor farmasi, rumah sakit, dan makanan. Dengan berfokus pada integritas, inovasi, dan kesejahteraan karyawan, GAM telah berkembang menjadi pemain utama dalam industri logistik Brasil.

Untuk mendukung pertumbuhan ini, GAM mengembangkan operasi back-office yang besar. Karyawan melakukan tugas-tugas manual yang berulang-ulang seperti memotong dan menempelkan informasi dari satu solusi CRM ke solusi lainnya, menyiapkan penawaran harga untuk pelanggan dan mengumpulkan sertifikat pajak yang diwajibkan pemerintah.

Namun, memasukkan data secara manual mengakibatkan kesalahan. Pelanggan sering kali harus menunggu penawaran. Tugas-tugas yang berulang ini mengurangi waktu yang dapat dicurahkan oleh karyawan untuk melayani pelanggan dan vendor GAM.

Manajemen GAM menyadari bahwa mereka perlu merampingkan proses-proses ini untuk terus tumbuh dan tetap kompetitif. "Kami selalu berfokus pada teknologi dan inovasi untuk terus bergerak maju," jelas Lucas Remor, Koordinator Proses dan Proyek di GAM. "Jadi, kami memutuskan untuk mencari teknologi yang dapat membantu kami memecahkan masalah ini. Robotic Process Automation, atau RPA, adalah solusi yang menjanjikan."

Dengan menggunakan teknologi IBM Robotic Process Automation, GAM menyadari penghematan yang signifikan. "Kami menghemat sekitar BRL 120.000 per tahun untuk gaji karyawan ketika kami mengotomatiskan tugas manual dan berulang," kata Remor. "Robot sekarang melakukan tugas-tugas ini, dengan karyawan dibebaskan untuk melakukan tugas-tugas cerdas dan bernilai lebih tinggi."

Perusahaan juga meningkatkan tiga tugas inti. Tugas pertama berkaitan dengan bagaimana penawaran harga disiapkan. Di masa lalu, ketika calon pelanggan baru menghubungi GAM untuk mengetahui harga produk, seorang karyawan akan menghabiskan waktu berjam-jam mencari informasi di situs web. Saat ini, robot terus mencari kutipan-kutipan ini dan merespons permintaan dengan cepat, meneruskan informasi tersebut kepada karyawan. Hasilnya, calon pelanggan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dengan lebih cepat, sehingga meningkatkan layanan.

GAM juga meningkatkan proses orientasi vendornya. Sebelum adanya bot, 4-5 orang menghabiskan waktu satu jam untuk mengumpulkan informasi untuk memenuhi syarat vendor baru. Saat ini, sebuah robot menangani tugas ini, membebaskan waktu staf hingga lima jam, setiap hari. Sekarang, daripada mengisi formulir, staf bisa fokus mengelola vendor.

Perusahaan memperoleh manfaat ketiga dalam pengumpulan sertifikat izin pajak, yang disebut CND. Diwajibkan oleh hukum Brasil, sertifikat ini memverifikasi bahwa perusahaan membayar pajak federal, negara bagian, dan kota tepat waktu. Sebuah bot sekarang mengumpulkan sertifikat CND, yang memastikan bahwa GAM selalu memiliki dokumen yang valid pada file.

RPA membebaskan pegawai GAM dari proses yang memakan waktu dan memungkinkan mereka berkonsentrasi pada tugas-tugas yang lebih menarik dan bernilai lebih tinggi. Selain itu, kemampuan pengeditan sederhana IBM memberi staf kekuatan untuk memprogram bot tanpa bergantung pada personel TI.

“Staf telah berubah dari waspada terhadap bot menjadi menerima mereka,” kata Remor. “Mereka mempunyai lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan yang bernilai lebih tinggi. Selain itu, mereka dapat menggunakan bot untuk mengembangkan solusi untuk masalah sehari-hari, yang membuat pekerjaan menjadi lebih memuaskan."

Selain itu, GAM melihat adanya pembagian ide yang lebih besar di antara berbagai area perusahaan. "Ketika sebuah area ingin mengotomatiskan sebuah proses, saya membantu mereka mempertimbangkan berbagai solusi yang disediakan bot. Dengan semua orang bekerja bersama, kami sering menemukan proses yang tidak terduga untuk dikerjakan oleh bot."

Dengan hasil seperti ini, manajemen GAM berencana untuk memperluas penggunaan bot di lebih banyak area perusahaan. Remor menyimpulkan: "Bot dan staf yang bekerja bersama telah meningkatkan bisnis kami melebihi apa pun yang kami harapkan. Sekarang, dengan keterlibatan IBM, kami menantikan lebih banyak lagi inovasi yang dipadukan dengan layanan terbaik yang ditawarkan oleh IBM. Kombinasi ini jelas memberikan kami keunggulan di pasar yang sangat kompetitif."

CATATAN:
Klien yang ditampilkan dalam studi kasus ini awalnya bekerja sama dengan WDG Soluções Em Sistemas E Automação De Proces LTDA yang mulai menjalankan bisnis sebagai IBM pada tanggal 1 Januari 2021. Produk WDG dalam studi kasus ini, WDG Studio dan WDG RPA, kini dikenal sebagai IBM RPA Studio dan IBM RPA Solution.