Untuk melayani para siswanya dan lebih dari 1.200 institusi dengan lebih baik, Follett Corporation membutuhkan sistem manajemen pesanan yang memungkinkan 1.200 situs e-niaga beroperasi sebagai toko online terpadu.

Follett menggunakan IBM Sterling B2B Integrator, IBM Sterling™ Order Management, dan perangkat lunak IBM® MQ untuk membuat 1.200 toko yang bekerja sama yang berbagi inventaris, katalog, dan pemenuhan pesanan.

Follett adalah salah satu pengecer terbesar di bidang pendidikan tinggi, beroperasi di kampus dan toko online di seluruh AS dan Kanada. Di masa lalu, 1.200 toko online Follett beroperasi kurang lebih secara independen. Sebagian besar toko online mengandalkan satu toko fisik untuk memasok inventarisnya, sehingga pengguna yang mengunjungi toko online hanya akan melihat inventaris yang tersedia di toko kampus lokal yang sesuai. "Jadi, jika toko lokal Anda kehabisan buku atau topi atau kaos tertentu, itu menunjukkan kehabisan stok online," kata Al Scherer, Direktur E-commerce di Follett. "Kami pada dasarnya mengatakan kepada pelanggan untuk membelinya di tempat lain, meskipun kami mungkin memiliki buku itu di pusat distribusi atau di ujung jalan di universitas yang berbeda. Kami memiliki 1.200 situs web point-to-point independen, dan masing-masing pesanan itu hanya diisi oleh toko fisik yang melayani situs web itu. " 

Follett membutuhkan sistem manajemen pesanan yang akan membantunya meniadakan peluang penjualan yang hilang ini dan memungkinkan 1.200 situs e-niaga untuk beroperasi sebagai toko online terpadu.

Follett menggunakan Sterling B2B Integrator, Sterling Order Management, dan perangkat lunak MQ untuk membuat 1.200 toko yang bekerja sama yang berbagi inventaris, katalog, dan pemenuhan pesanan. Karena Follett memiliki banyak sistem yang sudah ada saat menerapkan sistem manajemen pesanan, mereka menggunakan perangkat lunak Sterling B2B Integrator sebagai lapisan terjemahan. Semua data sistem mitra yang masuk atau keluar dari sistem manajemen pesanan Follett bergerak melalui Sterling B2B Integrator, yang menerjemahkan data ke format yang diperlukan sesuai kebutuhan.

Follett juga menggunakan perangkat lunak MQ untuk memindahkan informasi di antara aplikasinya. Sebagian besar pertukaran data MQ ini ditangani secara asinkron. "Ini adalah keputusan arsitektur yang disengaja," kata Scherer. "Tindakan ini memungkinkan aplikasi mitra menskalakan secara independen untuk berjalan secepat mungkin dan tidak memperlambat seluruh sistem berdasarkan mitra paling lambat."

Perangkat lunak Sterling menawarkan banyak fitur bawaan, termasuk alur proses yang disesuaikan, manajemen katalog dan katalog global. Aplikasi ini juga mendukung inventaris musiman. "Tidak seperti peritel biasa, yang memiliki satu musim liburan besar yang sibuk, kami memiliki dua kesibukan, kesibukan musim semi dan kesibukan musim gugur," ujar Pete Bukantis, Manajer TI di Follett.

Dengan solusi Sterling Order Management, Follett juga dapat membuat logika bisnis dan aturan untuk inventaris dan pesanannya. "Jika Anda ingin membeli laptop, kami akan mengirimkannya ke mana pun Anda inginkan. Namun jika Anda berbicara tentang pena, pensil, dan barang dengan harga lebih rendah, kami benar-benar tidak mampu mengirimkannya ke seluruh negeri," ujar Scherer. "Kami menemukan konsep jenis barang ini, yang memungkinkan kami untuk membuat aturan bisnis pemenuhan pesanan yang berbeda di tingkat barang berdasarkan, misalnya, margin unit. Kami juga mendefinisikan item 'inventaris tak terbatas' yang selalu ditampilkan sebagai tersedia secara online."

Follett juga telah menambahkan vendor drop-ship ke dalam model bisnisnya. Vendor drop-ship pada dasarnya adalah mitra bisnis yang menjual produk di situs web Follett. Ketika Follett menerima pesanan produk dari vendor drop-ship, vendor dapat mengirim langsung ke pelanggan atau mengirim ke toko lokal pelanggan. "Hal yang luar biasa dari program vendor drop-ship kami adalah program ini benar-benar memungkinkan kami untuk memperluas koleksi kami di luar apa yang dapat kami bawa di toko fisik kami tanpa meningkatkan risiko eksposur inventaris kami," kata Scherer.

Salah satu manfaat utama dari sistem manajemen pesanan adalah peningkatan pendapatan. "Kami tidak lagi hanya 1.200 toko online yang dilayani oleh 1.200 toko fisik," ujar Scherer. "Arsitektur yang dapat diskalakan telah memungkinkan kami untuk memanfaatkan jaringan toko kami dengan lebih baik dan mengimplementasikan lorong tak berujung melalui drop-ship dan pusat distribusi. Kami hanya memiliki lebih banyak produk yang bisa kami jual secara online." Follet juga telah memperluas fungsionalitas sistem manajemen pesanan di luar divisi pendidikan tinggi ke divisi K-12, yang mencakup 400 toko lainnya.

Saat Follett menerapkan sistem manajemen pesanan, mereka menciptakan proses dukungan otomatis dan panduan pemecahan masalah untuk membantu menjaga sistem tetap berjalan dengan lancar. "Kami membuat panduan pemecahan masalah yang memungkinkan pengguna mulai dari atas dan terus ke bawah, dan menjawab pertanyaan ya atau tidak, dan ini memberikan banyak jawaban atas pertanyaan orang," kata Bukantis. Solusi IBM juga menyediakan data riwayat dan audit yang kuat, langsung siap pakai. Follett dapat menggunakan data audit ini untuk dukungan sistem, pemecahan masalah, dan pelaporan, termasuk laporan mingguan kepada staf tingkat C.

Secara keseluruhan, solusi IBM telah meningkatkan fleksibilitas dan jangkauan Follett. "Kami memiliki toko fisik, pusat katalog, pusat distribusi, vendor drop-ship," ujar Scherer. "Solusi ini juga telah membantu menyediakan kehadiran online untuk beberapa klien kami yang lebih kecil yang mungkin tidak memiliki toko fisik."

Didirikan pada tahun 1873, Follett (tautan berada di luar ibm.com) adalah penyedia teknologi, layanan, serta konten fisik dan digital terkemuka. Perusahaan swasta ini bekerja sama dengan 80.000 sekolah dan mengoperasikan lebih dari 1.250 toko kampus lokal dan 1.600 toko virtual. Follett berkantor pusat di Westchester, Illinois.