Untuk setiap kendaraan yang disewa, Fleet Hire Services harus mengelola segunung informasi, mulai dari perjanjian sewa dan faktur hingga catatan perbaikan. Mungkinkah untuk menemukan cara yang lebih efisien untuk memanfaatkan konten ini?

Fleet Hire Services bekerja sama dengan Open Connections untuk merampingkan pengambilan dan penyimpanan data menggunakan solusi manajemen konten perusahaan IBM, membantu tim mengelola operasi yang kompleks dengan lebih efektif.

Selama lebih dari 35 tahun, perusahaan-perusahaan di seluruh Inggris telah beralih ke Fleet Hire Services dan anak perusahaannya, West Wallasey Car Hire Limited, untuk layanan penyewaan kendaraan yang fleksibel. Untuk memberikan pengalaman penyewaan yang luar biasa kepada setiap pelanggan, tim harus menangani sejumlah besar konten di belakang layar. Mulai dari korespondensi pelanggan dan kontrak penyewaan hingga biaya penalti dan faktur.

Dengan armada 11.500 kendaraan yang terus berkembang dan tim yang relatif kecil yang mengelola semuanya, Fleet Hire Services mendapati bahwa bisnisnya yang berkembang dengan cepat melampaui proses manajemen dokumen yang ada.

Tom Tierney, Koordinator Proyek IT di West Wallasey Car Hire Limited, menceritakan kisahnya: “Secara tradisional, kami menjalankan operasi kami di atas kertas. Misalnya, jika pelanggan menelepon untuk memesan mobil atau van, tim penyewaan kami akan menuliskan detailnya, memasukkan informasi tersebut ke dalam sistem penyewaan inti kami, dan mencetak perjanjian penyewaan serta lembar pengecekan kerusakan. Dan ketika kami mengirimkannya ke pelanggan di seluruh Inggris, mereka menandatangani dokumennya. Dokumen tersebut kemudian dikembalikan ke pemindai kami, di mana tim kami akan memindainya ke dalam sistem terpisah untuk diarsipkan; mereka kemudian akan memperbarui sistem penyewaan untuk mengubah status kendaraan tersebut menjadi disewa. Itu adalah proses yang sangat berbelit-belit, menghabiskan banyak waktu dan tenaga staf kami, dan itu adalah cerita yang sama pada hampir semua area bisnis lainnya.”

Dia memberikan sebuah contoh: “Ketika kami ingin memperbarui atau memperluas armada kami, kami biasanya membeli kendaraan dalam jumlah besar. Jadi, bukan hal yang aneh jika kami menerima batch besar faktur dan nota pengiriman, untuk ratusan kendaraan, sekaligus. Tim harus memasukkan informasi secara manual pada setiap kendaraan, seperti nomor registrasi, nomor mesin, nomor sasis, warna, pajak Road Fund Licence [RFL], biaya pembelian, dan banyak detail lainnya ke dalam sistem back-end kami, yang merupakan tugas lain yang memakan waktu dan rumit.”

Menyadari bahwa harus ada cara yang lebih efektif untuk mengelola volume informasi yang terus bertambah, Fleet Hire Services mulai mencari solusi yang dapat membantu mengurangi tekanan pada tim back-office, dan mendukung cara kerja yang lebih efisien dan otomatis.

Pencarian perusahaan ini membawanya ke Open Connections, Mitra Bisnis Gold IBM, yang mengusulkan platform manajemen dan pengambilan dokumen yang kuat yang dibangun di atas perangkat lunak manajemen konten perusahaan IBM.

“Open Connections menunjukkan kepada kami bahwa manajemen konten perusahaan IBM bisa membawa kami ke tempat yang kami inginkan,” kenang Tom Tierney. “Kami datang kepada mereka dengan membawa persyaratan dan gambaran umum tentang cara kerja proses yang ada, dan mereka membantu kami melihat bagaimana kami bisa melakukan banyak hal dengan lebih baik dengan solusi IBM.”

Fleet Hire Services dimulai dari yang kecil, dengan memperkenalkan IBM® Datacap dan IBM FileNet® Content Manager sebagai fondasi untuk cara yang lebih efisien dan konsisten dalam menangkap dan menyimpan informasi penyewaan kendaraan. Perusahaan ini bekerja sama dengan Open Connections untuk mengintegrasikan solusi IBM dengan aplikasi back-end, termasuk sistem manajemen penyewaan. IBM Content Navigator menyediakan antarmuka front-end yang intuitif untuk platform manajemen konten yang baru, sehingga pengguna bisnis dapat dengan mudah mengakses informasi.

Ketika kami mengirimkan kendaraan kepada pelanggan, mereka menandatangani perjanjian sewa yang berisi barcode, yang kemudian dipindai oleh Fleet Hire Services. Datacap secara otomatis mengekstrak informasi penting dari gambar dokumen, dan memasukkannya ke dalam sistem manajemen penyewaan. Proses ini juga memicu fungsi pengatur waktu, yang menunjukkan berapa lama sebuah kendaraan berhenti dalam status tertentu seperti “Sedang Dikirim” atau “Sedang Dijemput”, hal ini mengindikasikan bahwa dokumen belum dikembalikan ke pemindai. Di masa mendatang, Fleet Hire Services mempertimbangkan untuk memperkenalkan aplikasi seluler dan tanda tangan elektronik untuk dokumen penyewaan, sehingga prosesnya menjadi lebih cepat dan lebih mudah bagi pelanggan.

Membangun kesuksesan awal ini, Fleet Hire Services kemudian bekerja sama dengan Open Connections untuk memperluas solusi manajemen konten perusahaan IBM di seluruh back-office.

“Begitu kami melihat apa yang bisa dilakukan oleh solusi dari IBM dan Open Connections untuk proses penyewaan kendaraan kami, kami menyadari bahwa ada potensi besar untuk mengoptimalkan banyak area operasi lainnya,” kata Tom Tierney. “Pengalaman kami menunjukkan betapa fleksibelnya solusi IBM, meskipun pada awalnya kami memperkenalkannya untuk menyelesaikan kebutuhan tertentu, kami telah mampu mengadaptasi perangkat lunak ini untuk menyempurnakan banyak proses lainnya.

“Tim Open Connections telah menjadi kekuatan pendorong di balik semua penyesuaian ini. Kita hanya perlu datang kepada mereka dengan ide atau masalah yang ingin kita perbaiki dan mereka akan menemukan cara untuk mewujudkannya. Kami sangat terkesan dengan kualitas pekerjaan yang telah mereka berikan, serta dukungan dan saran. Mereka telah menjadi aset yang tak ternilai untuk proyek ini.”

Pendekatan baru untuk manajemen konten membantu tim di seluruh bisnis bekerja lebih cepat dan lebih efisien. Dalam hutang dagang, Fleet Hire Services telah beralih dari pemrosesan faktur manual. Kini menggunakan Datacap untuk secara otomatis mengekstrak informasi penting dari dokumen faktur saat mereka tiba, dan menyimpan data di repositori FileNet Content Manager pusat. Konten elektronik kemudian mengalir di sistem akuntansi, siap untuk ditinjau dan dibayar.

Tom Tierney berkomentar: “Kami menangani ratusan faktur dan Pemberitahuan Biaya Penalti [PCN] setiap bulannya, dan bahkan ribuan pada waktu tersibuk kami. Sehingga, menghilangkan kebutuhan staf untuk memasukkan informasi secara manual dari semua dokumen ini menghemat banyak waktu dan tenaga kerja kami.

“Kami juga semakin pintar tentang cara kami mengelola faktur dan PCN. Open Connections membantu kami mengembangkan fitur yang mengatur faktur dan PCN berdasarkan tanggal penerbitan dan tenggat waktu pembayaran. Jika faktur atau PCN tertentu mendekati tanggal jatuh tempo, itu akan memicu peringatan, memberi tahu tim bahwa pembayaran harus segera dilakukan. Ini membuatnya lebih mudah bagi staf kami untuk menangani beban kerja karena mereka dapat memprioritaskan barang-barang yang paling mendesak, memastikan bahwa pemasok, dewan, dan polisi kami selalu dibayar tepat waktu.”

Selain itu, insight baru yang dikumpulkan tentang konten perusahaan telah membantu Fleet Hire Services untuk membuka penghematan biaya yang berharga.

Tom Tierney menjelaskan: “Semua kendaraan kami harus dikenakan pajak sebelum dapat digunakan di jalan. Jika kami membeli kendaraan, tetapi tidak berniat untuk segera menggunakannya, maka kami harus mengajukan Statutory Off Road Notification [SORN] sehingga tidak akan dikenakan pajak. Dan kami menggunakan nomor referensi dari setiap buku catatan kendaraan untuk melengkapi SORN.

“Karena kami cenderung membeli kendaraan dalam jumlah besar, dan secara bertahap menambahkannya ke armada kami selama beberapa bulan, sering terjadi bahwa kami akan membayar pajak atas kendaraan yang hanya duduk di dealer, biaya yang sama sekali tidak perlu, hanya karena kami tidak memiliki visibilitas yang mudah ke status pajak setiap kendaraan.”

Dia melanjutkan: “Hari ini, kami menggunakan Datacap untuk secara otomatis menarik informasi dari buku catatan kendaraan dan mengkonfirmasi apakah mereka harus dikenakan pajak atau tidak. Kami memperkirakan bahwa kami menghemat sekitar GBP 1.200 per bulan dengan menghindari biaya perpajakan yang tidak perlu, dan itu semua berkat peningkatan visibilitas yang kami dapatkan dari solusi manajemen konten perusahaan IBM.”

Karena Fleet Hire Services terus memperluas penggunaan solusi manajemen konten perusahaan IBM, baik karyawan maupun pelanggan yang mereka layani menuai manfaat dari peningkatan akses dan kontrol informasi.

Tom Tierney menyimpulkan: “Sebelumnya, kami menangkap banyak data, tetapi kami tidak berbuat banyak dengannya. Berkat IBM dan Open Connections, kami sekarang memaksimalkan konten perusahaan kami. Tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memburu file kertas, mencetak dokumen, dan memasukkan data ke dalam sistem yang berbeda. Mereka bekerja lebih cepat dan lebih akurat. Akibatnya, mereka dapat melewati volume pekerjaan yang lebih tinggi, yang membantu kami menjaga bisnis tumbuh dengan cara yang menguntungkan, karena kami dapat menghindari peningkatan jumlah karyawan.

“Dan yang sama pentingnya, keuntungan efisiensi membebaskan lebih banyak waktu bagi karyawan kami dalam peran yang berhadapan dengan pelanggan untuk fokus pada interaksi klien. Dengan menyediakan layanan yang menarik dan responsif setiap kali pelanggan menghubungi, kami memperkuat loyalitas mereka, yang sangat penting bagi kesuksesan bisnis kami yang berkelanjutan.”

Fleet Hire Services (tautan ada di luar ibm.com) berspesialisasi dalam layanan dan perbaikan kendaraan komersial dan mobil. Perusahaan ini juga menawarkan layanan penyewaan kendaraan komersial melalui anak perusahaannya, West Wallasey Car Hire Limited. Fleet Hire Services saat ini mengoperasikan armada lebih dari 11.500 mobil dan kendaraan komersial ringan, melayani perusahaan besar dan kecil di seluruh Inggris.